摘 要：新時(shí)代，自學(xué)考試檔案管理迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。文章通過對現(xiàn)有自學(xué)考試檔案管理中存在的問題深入剖析，包括管理水平低下、檔案信息碎片化、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)低下以及缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制等方面。針對這些問題，提出了一系列創(chuàng)新思路和策略，包括加強(qiáng)管理意識(shí)、提升隊(duì)伍建設(shè)水平、健全管理制度、推動(dòng)電子檔案建設(shè)以及完善檔案審查監(jiān)督體系等。通過這些創(chuàng)新舉措，旨在提高自學(xué)考試檔案管理的效率、透明度和質(zhì)量，為推動(dòng)自學(xué)考試事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞：新形勢；自學(xué)考試；檔案管理；創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，自學(xué)考試作為一種靈活的學(xué)習(xí)方式，為廣大學(xué)生提供了更為便捷的學(xué)習(xí)途徑。然而，在新形勢下，自學(xué)考試檔案管理面臨著一系列亟待解決的問題。管理水平低下、檔案信息碎片化、隊(duì)伍素質(zhì)不足以及缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制等問題威脅著自學(xué)考試檔案管理的正常運(yùn)行。為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，本文將從多個(gè)角度出發(fā)，提出一系列創(chuàng)新檔案管理思路和策略，以期為自學(xué)考試檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐支持。通過本文的研究，旨在為推動(dòng)自學(xué)考試檔案管理體系不斷創(chuàng)新與完善提供參考，促使其更好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求。

一、新形勢下自學(xué)考試檔案管理中存在的問題

1.現(xiàn)代化管理水平較低

自學(xué)考試作為我國高等教育體系中的重要組成部分，其檔案管理在現(xiàn)代化進(jìn)程中面臨顯著的管理水平不足問題。盡管已建立了自學(xué)考試報(bào)考信息查詢平臺(tái)，但相較于傳統(tǒng)高等教育，全國范圍內(nèi)的自學(xué)考試檔案信息平臺(tái)尚未建立，導(dǎo)致信息管理呈現(xiàn)碎片化和分散性的狀態(tài)。這種局面使得自學(xué)考試檔案數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)集中管理和共享，影響了檔案信息的整體質(zhì)量和管理效能。缺乏一個(gè)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，限制了對自學(xué)考試檔案信息的及時(shí)獲取和準(zhǔn)確分析，阻礙了自學(xué)考試檔案管理向著現(xiàn)代化推進(jìn)。

2.檔案信息碎片化嚴(yán)重

盡管社會(huì)已經(jīng)邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，但在我國高等教育自學(xué)考試領(lǐng)域，檔案信息仍然面臨嚴(yán)重的碎片化狀況。這一現(xiàn)象表現(xiàn)為檔案信息分散存儲(chǔ)在各個(gè)自學(xué)考試管理機(jī)構(gòu)中，缺乏有效的整合機(jī)制，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象日益突出。檔案信息的碎片化不僅增加了信息檢索的困難，還影響了對檔案信息的全面把握，分散的存儲(chǔ)方式使得信息的流動(dòng)性受到限制，難以適應(yīng)當(dāng)今信息共享和協(xié)同工作的現(xiàn)代需求。

3.檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平低下

在自學(xué)考試檔案管理中，檔案管理干部隊(duì)伍的素質(zhì)水平存在顯著問題。領(lǐng)導(dǎo)層的決策水平相對較低，組織能力不強(qiáng)，知識(shí)更新不及時(shí)，專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，優(yōu)秀人才嚴(yán)重不足等現(xiàn)象普遍存在。這一狀況直接影響了自學(xué)考試檔案管理的發(fā)展，限制了管理水平的提高。在信息技術(shù)不斷更新和檔案管理要求不斷提高的當(dāng)今時(shí)代，需要檔案管理干部具備更高水平的專業(yè)知識(shí)、領(lǐng)導(dǎo)力和組織協(xié)調(diào)能力。因此，迫切需要通過系統(tǒng)的培訓(xùn)等提升措施，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)培養(yǎng)，以適應(yīng)新形勢下自學(xué)考試檔案管理的要求，為檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的人才支持。

4.檔案管理監(jiān)督機(jī)制缺乏

自學(xué)考試檔案管理，如同其他檔案管理工作一樣，要求嚴(yán)格的管理部署、科學(xué)的檢查與認(rèn)真地執(zhí)行，尤其強(qiáng)調(diào)審查監(jiān)督的重要性。然而，當(dāng)前一些單位在開展自學(xué)考試檔案整理的過程中存在一些馬虎行為，未能層層把關(guān)，通常只采取簡單應(yīng)對的方式，容易導(dǎo)致管理漏洞的產(chǎn)生和錯(cuò)誤的積累。這種現(xiàn)象不僅使自學(xué)考試檔案材料數(shù)據(jù)陷入混亂和不實(shí)的狀態(tài)，還顯著削弱了檔案的可信度和利用率。

二、新形勢下自學(xué)考試檔案管理的創(chuàng)新策略

1.增強(qiáng)自學(xué)考試檔案管理意識(shí)

檔案管理工作的質(zhì)量和效果直接受到管理人員的素質(zhì)和覺悟水平的影響。因此，必須通過深入分析，深刻理解并切實(shí)增強(qiáng)自學(xué)考試檔案管理意識(shí)的重要性。首先，培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)是提升管理人員檔案意識(shí)的基礎(chǔ)。管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而嚴(yán)肅的工作，關(guān)系到學(xué)校教育質(zhì)量和學(xué)生個(gè)體發(fā)展。通過強(qiáng)調(diào)檔案管理的責(zé)任感，可以激發(fā)管理人員對工作的認(rèn)真態(tài)度和高度的工作責(zé)任心。

此外，信心和工作熱情的提升是檔案管理工作成功的關(guān)鍵。建立培訓(xùn)機(jī)制，使管理人員在日常工作中不斷提高專業(yè)水平，增強(qiáng)信心，使其能夠應(yīng)對日益復(fù)雜的檔案管理工作；其次，具備強(qiáng)烈的團(tuán)隊(duì)意識(shí)是增強(qiáng)檔案管理意識(shí)的重要方面。自學(xué)考試檔案管理是一個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的過程，需要全體教職員工的共同努力。通過加強(qiáng)培訓(xùn)和溝通，提高全體工作人員對檔案工作的重視程度和參與度，形成共識(shí)，共同致力于提升檔案質(zhì)量。建立檔案管理的團(tuán)隊(duì)精神，共同關(guān)心檔案工作的每個(gè)細(xì)節(jié)，從而最大化地發(fā)揮自學(xué)考試檔案的作用。因此，增強(qiáng)自學(xué)考試檔案管理意識(shí)是創(chuàng)新檔案管理策略的基石。通過培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)、提高信心和工作熱情以及強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)，管理人員能夠更好地適應(yīng)新形勢下的檔案管理需求，為自學(xué)考試檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)自學(xué)考試檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作人員作為檔案管理工作的核心力量，其素質(zhì)水平直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量和效益。在新形勢下，為提高自學(xué)考試檔案管理的整體水平，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)迫切需要的創(chuàng)新策略。

首先，必須建立專業(yè)的自學(xué)考試檔案管理團(tuán)隊(duì)。通過設(shè)立專門的檔案管理部門或崗位，確保有足夠的專業(yè)人員專職從事檔案管理工作。這些人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還需要了解自學(xué)考試的特殊性和需求，以更好地滿足自學(xué)考試檔案管理的實(shí)際需要。

其次，開展有針對性的培訓(xùn)是關(guān)鍵。針對自學(xué)考試檔案管理的特殊性，對檔案管理隊(duì)伍展開分階段、有計(jì)劃的培訓(xùn)至關(guān)重要。培訓(xùn)內(nèi)容包括但不僅限于檔案管理的基本理論、法規(guī)政策、信息技術(shù)的應(yīng)用以及管理工作中的實(shí)際操作等方面。通過培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其更好地勝任自學(xué)考試檔案管理的工作。強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)是其中一個(gè)重點(diǎn)，包括了解檔案的歸檔、檢索、保管和銷毀等基本業(yè)務(wù)流程，熟悉檔案管理的基本原則和規(guī)范。同時(shí)，還需要培養(yǎng)他們對檔案信息安全、隱私保護(hù)等方面的敏感性，確保檔案管理工作的合規(guī)性。

最后，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中信息化的應(yīng)用已成為不可忽視的趨勢。檔案管理隊(duì)伍需要具備一定的計(jì)算機(jī)技能，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，提高工作效率，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。加強(qiáng)自學(xué)考試檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是提高檔案管理水平的必要手段。通過建立專業(yè)團(tuán)隊(duì)、有針對性的培訓(xùn)，可以有效提高檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力，更好地適應(yīng)新形勢下自學(xué)考試檔案管理的要求。

3.健全自學(xué)考試檔案的管理制度

在新形勢下，健全自學(xué)考試檔案管理制度是確保檔案管理工作規(guī)范、高效開展的重要策略。一個(gè)完備的管理制度既需要明確檔案管理的目標(biāo)和任務(wù)，也需要細(xì)化具體的管理流程和操作規(guī)范。

首先，明確檔案管理的目標(biāo)和任務(wù)是建立健全管理制度的基礎(chǔ)。制定明確的目標(biāo)有助于為整個(gè)檔案管理工作提供明確的方向，而具體的任務(wù)則可以指導(dǎo)管理人員有條不紊地推進(jìn)檔案管理的各項(xiàng)工作。在自學(xué)考試檔案管理中，目標(biāo)和任務(wù)的明確性有助于更好地滿足考生需求，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。

其次，制定規(guī)范的管理流程是管理制度的關(guān)鍵。明確檔案的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索和銷毀等環(huán)節(jié)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人和操作規(guī)范。在新形勢下，可以借助信息技術(shù)建立電子化的管理流程，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。

管理制度流程包括：（1）檔案采集階段。明確收集哪些信息，由誰負(fù)責(zé)，如何確保信息的準(zhǔn)確性和完整性；（2）檔案整理階段。制定整理規(guī)范，明確如何分類、歸檔，確保檔案的有序性；（3）檔案存儲(chǔ)階段。規(guī)定存儲(chǔ)的方式和環(huán)境，確保檔案的安全性和可訪問性；（4）檔案檢索階段。建立快速、準(zhǔn)確的檢索機(jī)制，確保信息能夠及時(shí)獲??；（5）檔案銷毀階段。明確銷毀的條件和程序，確保信息能夠合規(guī)銷毀。

此外，強(qiáng)化檔案管理的信息安全意識(shí)。新形勢下，信息安全問題日益突出，因此，在管理制度中要增加信息安全的相關(guān)規(guī)定，包括對敏感信息的加密和權(quán)限控制，防范信息被泄露的措施等，有助于提高檔案管理的可信度和安全性。比如，某自學(xué)考試機(jī)構(gòu)在制定檔案管理制度時(shí)，明確了檔案管理的總體目標(biāo)是確保檔案信息的真實(shí)、完整和安全，并為此制定了詳細(xì)的檔案管理流程；在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，采用了先進(jìn)的電子化存儲(chǔ)系統(tǒng)，確保了信息的安全性和便捷性；在檔案銷毀階段，制定了詳細(xì)的銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序，定期銷毀檔案，以保障信息的及時(shí)清理。因此，健全自學(xué)考試檔案管理制度是提高檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵策略。通過明確目標(biāo)和任務(wù)、規(guī)范管理流程以及強(qiáng)化信息安全，可以更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，確保檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

4.加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，整合碎片化檔案信息

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案不僅為檔案管理帶來了新的方式和手段，還是解決碎片化檔案信息的有效途徑。首先，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)需要建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)。通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)，搭建一個(gè)全面的電子檔案平臺(tái)，包括數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、檢索和傳遞等功能，有助于提高檔案管理的效率，減少人工操作煩瑣性的同時(shí)，能夠更好地保障檔案信息的安全性；其次，強(qiáng)化電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。確保電子檔案的格式、命名規(guī)則和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)等方面符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以便于信息的有序管理和快速檢索。標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案建設(shè)有助于提高檔案信息的質(zhì)量和一致性，防止信息碎片化。

另外，推動(dòng)電子檔案建設(shè)需要培養(yǎng)檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力。加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)，提高管理人員對電子檔案系統(tǒng)的熟練程度，使其能夠靈活運(yùn)用系統(tǒng)功能，更好地服務(wù)于自學(xué)考試檔案管理工作。整合碎片化檔案信息是新形勢下自學(xué)考試檔案管理亟須解決的問題。由于檔案信息的多源性和多樣性，信息碎片化的現(xiàn)象普遍存在，通過加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，可以有效整合碎片化的檔案信息。例如，某省自學(xué)考試機(jī)構(gòu)在推動(dòng)電子檔案建設(shè)時(shí)，通過引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，將原本分散存儲(chǔ)在各個(gè)管理單位的檔案信息集中到一個(gè)電子平臺(tái)上。這一系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的整合，還提供了便捷的檢索和共享功能，極大地提高了檔案管理的效率和利用率。

通過加強(qiáng)電子檔案建設(shè)和整合碎片化檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化和一體化。既有助于提高檔案信息的質(zhì)量和完整性，又能夠滿足自學(xué)考試檔案管理在新形勢下對信息處理和管理效率的要求。這一策略有望為自學(xué)考試檔案管理帶來更為高效和便捷的管理手段，推動(dòng)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化和智能化的方向開展。

5.健全自考檔案審查監(jiān)督體系

在新形勢下，為提高自學(xué)考試檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，健全自學(xué)考試檔案審查監(jiān)督體系成為重要的創(chuàng)新策略。一個(gè)有效的審查監(jiān)督體系不僅有助于發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題，還能夠確保檔案信息的真實(shí)性和可信度。

第一，建立科學(xué)的自學(xué)考試檔案審查標(biāo)準(zhǔn)。明確自學(xué)考試檔案的審查范圍、審查內(nèi)容和審查標(biāo)準(zhǔn)，確保每一份檔案都能夠經(jīng)歷全面的審查。這一標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法規(guī)政策，同時(shí)也需要根據(jù)自學(xué)考試的特殊性合理調(diào)整，確保審查的全面性和有效性。

第二，明確審查的程序和責(zé)任主體。確保每一步審查程序都有明確的責(zé)任人，并建立相應(yīng)的協(xié)作機(jī)制。例如，可以設(shè)立專門的審查小組，由具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員組成，負(fù)責(zé)對檔案詳細(xì)的審查。

第三，引入信息技術(shù)手段，建立電子化的審查監(jiān)督系統(tǒng)。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對檔案審查過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，提高審查的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，電子化的審查監(jiān)督系統(tǒng)能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息傳遞，促進(jìn)審查工作科學(xué)化和規(guī)范化開展。

第四，加強(qiáng)對檔案審查人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和審查水平。因?yàn)闄n案審查是一項(xiàng)細(xì)致入微的工作，審查人員需要具備豐富的檔案管理知識(shí)以及充分了解相關(guān)的法規(guī)政策。通過系統(tǒng)培訓(xùn)，可以提高審查人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)新形勢下檔案審查工作的需求。

總之，健全自學(xué)考試檔案審查監(jiān)督體系是提高檔案管理水平和確保檔案信息質(zhì)量的重要途徑。通過建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和程序、明確責(zé)任主體以及引入信息技術(shù)手段，可以更好地保障檔案審查工作的科學(xué)性和規(guī)范性，為自學(xué)考試檔案管理提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

在新形勢下，自學(xué)考試檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)，通過增強(qiáng)管理意識(shí)、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、健全管理制度、推動(dòng)電子檔案建設(shè)以及完善審查監(jiān)督體系等創(chuàng)新思路和策略，有望提高檔案管理的效率、透明度和質(zhì)量。這些舉措旨在為推動(dòng)自學(xué)考試事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持，促使自學(xué)考試檔案管理更好地適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化。通過不斷創(chuàng)新與完善，我們有信心在新時(shí)代推動(dòng)自學(xué)考試檔案管理跨入新的高度，助力廣大學(xué)子更好地邁向知識(shí)的殿堂。

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（作者單位：濟(jì)南市教育招生考試院）

作者簡介：曹苒（1980—），女，漢族，山東濟(jì)南人，館員，本科，研究方向：檔案管理。