摘 要：在新時(shí)代是信息化社會(huì)的時(shí)代，數(shù)字技術(shù)的不斷應(yīng)用與推廣，各行各業(yè)紛紛采取創(chuàng)新性改革，逐步推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。在檔案領(lǐng)域也是如此，作為巨大的信息存放資源體系，其面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，需要相關(guān)部門(mén)充分重視數(shù)字化建設(shè)工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的廣泛整合、快速處理、高效應(yīng)用。本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新的實(shí)踐與探索進(jìn)行分析研究，從發(fā)展環(huán)境建設(shè)、制度體系建設(shè)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、安全防護(hù)建設(shè)四個(gè)方面提出針對(duì)性較強(qiáng)的優(yōu)化策略，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，不斷提升檔案事業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下各部門(mén)檔案數(shù)據(jù)和信息提供更強(qiáng)有力的保護(hù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；電子檔案；數(shù)字化；轉(zhuǎn)型創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)匯總方式也由人工采集轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€傳輸。數(shù)字化技術(shù)與檔案工作的融合度、匹配度逐步加深，整體呈現(xiàn)主體多元化、內(nèi)容信息化、模式協(xié)同化、管理高效化、安全規(guī)范化等特征，無(wú)論是對(duì)提升檔案服務(wù)效率而言還是檔案的開(kāi)發(fā)利用，都呈現(xiàn)出新模式、新氣象。因此，如何探究大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)、優(yōu)化策略，需要檔案工作者對(duì)檔案管理情況、原則、理論等進(jìn)行重新思考，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理的基本方案，進(jìn)而為檔案事業(yè)發(fā)展指明新的發(fā)展方向、開(kāi)拓新的渠道。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵及意義

檔案數(shù)量不計(jì)其數(shù)，類(lèi)型復(fù)雜多樣，尤其在信息爆炸的新時(shí)代，每天各行各業(yè)都在產(chǎn)生新的檔案，而且非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占比也在逐步提升，這就加大了檔案管理的難度。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，全面優(yōu)化管理模式，提高管理效率和利用率，充分發(fā)揮檔案自身價(jià)值十分必要。

1.1 檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及特征

數(shù)字檔案大多是指將檔案的原始紙質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字掃描技術(shù)進(jìn)行處理后形成的檔案資源，直接產(chǎn)生并應(yīng)用于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等電子設(shè)備，其過(guò)程是信息從模擬到數(shù)字的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化是信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，是以嶄新方式開(kāi)展工作的重要保障。檔案數(shù)字化是一種全新檔案信息管理模式，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)將虛擬形態(tài)檔案之間建立聯(lián)系，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)終端等加以全面整合、集中管理，從而構(gòu)建龐大的檔案數(shù)字資源管理利用數(shù)據(jù)庫(kù)，使其可以有效達(dá)到開(kāi)發(fā)利用、共建共享的目的。具體存儲(chǔ)方式是利用OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)將檔案資源由庫(kù)房轉(zhuǎn)移到防磁機(jī)房或者移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等載體，徹底打破了傳統(tǒng)檔案的時(shí)空壁壘。

1.2 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

在存儲(chǔ)方面，通過(guò)數(shù)字化云存儲(chǔ)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)大量電子檔案的保存，無(wú)需占用大量的實(shí)體空間，保證原始檔案紙質(zhì)文件的持久性及長(zhǎng)期保存，避免褪色、風(fēng)化、損毀等問(wèn)題，節(jié)約成本，減少管理費(fèi)用。在利用方面，信息檢索技術(shù)可通過(guò)語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等手段，及時(shí)了解查詢(xún)用戶(hù)的意圖，進(jìn)而提升查檔利用服務(wù)的精準(zhǔn)度，依托自動(dòng)分類(lèi)、檔案索引，可基于多種元數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)高速檢索，推動(dòng)查閱歸檔簡(jiǎn)單快捷，大大提升了利用效率。同時(shí)可借助互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)傳輸，實(shí)現(xiàn)異地信息共享，擴(kuò)大“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”的覆蓋面和受眾面。例如，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”相關(guān)技術(shù)將原本分屬于不同部門(mén)、不同領(lǐng)域的檔案加以整合[1]，檔案利用者可通過(guò)當(dāng)?shù)貦n案服務(wù)部門(mén)的自助服務(wù)終端進(jìn)行檢索、瀏覽等操作，線上提交申請(qǐng)，后臺(tái)驗(yàn)證通過(guò)后生成驗(yàn)證碼，借閱者可通過(guò)掃碼打印蓋有電子印章的檔案文件，從而打通檔案為民服務(wù)的最后一公里。在管理方面，推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、信息化管理，構(gòu)建智慧化應(yīng)用平臺(tái)，讓現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)代替人工完成海量檔案文件資料的接收、歸檔、編目、鑒定、分類(lèi)、保管，可將管理者從傳統(tǒng)模式的繁重又重復(fù)的工作中解放出來(lái)，提高其工作積極性及主觀能動(dòng)性，進(jìn)而形成良好工作氛圍。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新面臨的矛盾及困境

2.1 整體環(huán)境矛盾突出

新時(shí)代檔案數(shù)量急劇增加且形式多樣，受傳統(tǒng)思想觀念影響，大多檔案管理人員思維意識(shí)陳舊，創(chuàng)新動(dòng)力不強(qiáng)，難以主動(dòng)接受和嘗試運(yùn)用新技術(shù)、新手段、新模式，仍采用過(guò)去紙質(zhì)文件管理、人工查詢(xún)利用的方式開(kāi)展工作，不僅制約了檔案數(shù)字化管理效率的提升，還不利于檔案資源價(jià)值的充分開(kāi)發(fā)與利用，對(duì)整個(gè)行業(yè)的信息化發(fā)展造成了不利影響。受思維模式的弊端影響，在部分行業(yè)圈內(nèi)尚未進(jìn)行數(shù)字化加工活動(dòng)，數(shù)字化率甚至不到50%，相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性，姑且認(rèn)為檔案工作就是將文件資料收集至庫(kù)房即可，無(wú)需投入過(guò)多資金，沒(méi)有海量的數(shù)據(jù)資源做基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)技術(shù)無(wú)從應(yīng)用，即使開(kāi)展信息化系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，也是一種資源浪費(fèi)[2]。

2.2 系統(tǒng)平臺(tái)較為落后

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案資源在檔案信息中的比重逐年增高，但由于檔案管理軟硬件設(shè)施跟不上時(shí)代發(fā)展的速度，對(duì)于數(shù)據(jù)的保存、管理、利用造成了較大影響。一是在硬件方面。數(shù)字化上沒(méi)有配置高性能掃描設(shè)備、相機(jī)設(shè)備及其他硬件設(shè)施，對(duì)數(shù)字化加工進(jìn)程有所影響，管理上沒(méi)有配置先進(jìn)性強(qiáng)、兼容性高的服務(wù)器、存儲(chǔ)器，無(wú)法為檔案資源的高效管理、開(kāi)發(fā)利用打好基礎(chǔ)。二是軟件方面。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、5G、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等技術(shù)尚未被有效應(yīng)用，檔案系統(tǒng)功能單一，具備將電子文件導(dǎo)入系統(tǒng)，滿(mǎn)足日常查詢(xún)即可，對(duì)于自動(dòng)分類(lèi)、著錄、數(shù)據(jù)挖掘、OCR識(shí)別、圖像辨認(rèn)等方面尚未開(kāi)發(fā)相應(yīng)功能，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代檔案多樣化管理、多元化利用的需求。同時(shí)受系統(tǒng)底層構(gòu)架、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型的制約與差異，使得檔案管理系統(tǒng)與行業(yè)內(nèi)外其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在技術(shù)藩籬，整體呈條塊分割問(wèn)題，數(shù)據(jù)信息不流通、不共享，與“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)環(huán)境優(yōu)勢(shì)相背離，影響了數(shù)字檔案信息流轉(zhuǎn)效率與開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

2.3 管理體系不夠健全

一是管理制度缺失，部分行業(yè)的檔案工作不夠規(guī)范，沒(méi)有科學(xué)完善的制度體系做支撐，使得大多工作“干到哪兒算哪兒”，也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)的檔案管理科室機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制度的制定、規(guī)范的設(shè)立、執(zhí)行的監(jiān)督，使檔案的收集整理、分類(lèi)著錄、保存利用、共建共享等流程無(wú)法可依、無(wú)章可循，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化、工作規(guī)范化進(jìn)程。二是標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。數(shù)字檔案的采集范圍、歸檔格式不明確，使得不同單位人員移交的檔案電子格式不統(tǒng)一，甚至有較多不具有顯著價(jià)值的信息資源立卷歸檔，還需要檔案主管部門(mén)進(jìn)行二次篩選、加工、轉(zhuǎn)化，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)模式檔案的有效融合，進(jìn)而更好地發(fā)揮電子檔案應(yīng)有的職能作用，還大大增加了日常工作量。

2.4 信息面臨泄露風(fēng)險(xiǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，雖然檔案數(shù)字化管理能夠提升檔案管理的質(zhì)量和效率，但是也面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)，如不加以重視，極易導(dǎo)致大量數(shù)字化檔案的流失和損壞。一是管理人員檔案安全管理意識(shí)淡薄，制度方面缺乏完善的數(shù)字化檔案管理和監(jiān)督機(jī)制，在實(shí)際管理利用過(guò)程中沒(méi)有關(guān)注安全性，一旦信息被泄露，將會(huì)使電子檔案數(shù)據(jù)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速傳播，可能導(dǎo)致不可預(yù)料的后果，嚴(yán)重?fù)p害檔案的安全性與有效性。二是數(shù)據(jù)安全管理體系建設(shè)不完整，在軟硬件、防護(hù)手段方面支持不夠。在日益便捷的電子文件的共享和交流過(guò)程中存在著較大安全隱患，社會(huì)上的不法分子會(huì)利用各種手段破壞系統(tǒng)設(shè)置、攻擊軟件漏洞、竊取機(jī)密信息、篡改檔案內(nèi)容，造成無(wú)法挽回的損失。同時(shí)，在缺乏安全技術(shù)的支撐下，檔案主管部門(mén)管理者也難以按照科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析處理，使得安全性、可靠性及合法性面臨著極大的威脅。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型未來(lái)的創(chuàng)新與發(fā)展

雖然電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為檔案行業(yè)未來(lái)發(fā)展的必經(jīng)之路，但是從宏觀角度看，仍存在發(fā)展滯后、發(fā)展不平衡等問(wèn)題，相當(dāng)一部分單位仍處于紙質(zhì)檔案向信息化轉(zhuǎn)變的初級(jí)階段，這就需要相關(guān)部門(mén)單位快速啟動(dòng)數(shù)字化工作，并在制度流程、技術(shù)水平等方面加強(qiáng)建設(shè)，真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)。

3.1 優(yōu)化數(shù)字化轉(zhuǎn)型環(huán)境

一是各行各業(yè)檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要樹(shù)立檔案意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理理念，做好檔案宣傳工作，推動(dòng)更多的檔案工作人員轉(zhuǎn)變思維觀念，跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求，注重現(xiàn)代化技術(shù)的更新和應(yīng)用。要進(jìn)一步強(qiáng)化依法治檔意識(shí)，進(jìn)而推進(jìn)數(shù)字化時(shí)代檔案管理工作走向法治化、規(guī)范化、合理化。同時(shí)，要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，使自己能夠站在利用者的角度開(kāi)展工作，主動(dòng)調(diào)整工作方式方法，利用大數(shù)據(jù)分析和人工智能專(zhuān)家決策，精準(zhǔn)定位用戶(hù)需求，智能推薦相關(guān)檔案，為社會(huì)群眾提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)也讓檔案的潛在價(jià)值得到充分開(kāi)發(fā)。二是加快檔案數(shù)字化加工速度，推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，通過(guò)尋找具有涉密資質(zhì)的第三方數(shù)字化加工公司，以婚姻登記、工人調(diào)配、知青下鄉(xiāng)、人事調(diào)動(dòng)等民生檔案為重點(diǎn)，進(jìn)行紙質(zhì)文件的整理、掃描、膠裝、生成目錄、圖像數(shù)字掛接、數(shù)據(jù)備份等檔案整理工作，同時(shí)檔案室嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，對(duì)數(shù)字化掃描加工結(jié)果做到每日核對(duì)、及時(shí)完善，確保數(shù)字化加工的準(zhǔn)確率，從而為大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)造良好環(huán)境[3]。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)功能

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，建立一套聯(lián)合多部門(mén)、多行業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，滿(mǎn)足各單位及社會(huì)群眾需求，已成為數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)之路的“標(biāo)配”，但是平臺(tái)建造也需注意以下幾點(diǎn)，一是構(gòu)建長(zhǎng)效資金保障機(jī)制，著力推廣“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)+檔案”的管理新模式，制定信息化建設(shè)方案的同時(shí)，積極申請(qǐng)專(zhuān)項(xiàng)資金，用于采購(gòu)信息基礎(chǔ)設(shè)施、安裝數(shù)字化加工設(shè)備，也要為后期軟硬件運(yùn)維提供財(cái)政支持。二是扎實(shí)開(kāi)展社會(huì)調(diào)研，尋找行業(yè)內(nèi)應(yīng)用范圍廣、使用方便快捷、技術(shù)成熟的云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)平臺(tái)功能，全面打造電子檔案管理新模式。例如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)龐大的檔案資源進(jìn)行精細(xì)化檢索，利用云計(jì)算技術(shù)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行高度整合，再由檔案管理人員提取信息，進(jìn)行下一步的檔案編研，從而打造新型開(kāi)發(fā)利用模式。三是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，共建共享，將電子檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)階段正在使用的OA辦公系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)實(shí)行無(wú)縫對(duì)接，徹底打破技術(shù)壁壘，推動(dòng)電子檔案數(shù)據(jù)在線傳遞、實(shí)時(shí)共享，加大檔案文件利用率的提高，也為文件資料歸檔提供了較大便利。

3.3 完善數(shù)字化管理體系

一是在組織架構(gòu)方面。各行業(yè)各部門(mén)要真正將檔案信息化發(fā)展納入重點(diǎn)工作，在單位內(nèi)部設(shè)置檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組及業(yè)務(wù)科室，進(jìn)一步明確檔案工作職責(zé)，細(xì)化業(yè)務(wù)流程分工，制定發(fā)展規(guī)劃，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，做到專(zhuān)事有專(zhuān)人、專(zhuān)人行專(zhuān)責(zé)。二是制度建設(shè)方面。領(lǐng)導(dǎo)小組要深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，結(jié)合自身信息化工作業(yè)務(wù)流程漏洞及存在的問(wèn)題，全面優(yōu)化本單位電子檔案管理制度與業(yè)務(wù)工作流程，確保各項(xiàng)工作開(kāi)展有法可依、有章可循[4]。三是制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系。明確立卷歸檔范圍與采集內(nèi)容，確保各行業(yè)各部門(mén)歷史留存檔案能夠完整保存，同時(shí)從制度層面明確數(shù)字檔案格式，真正確保電子文件統(tǒng)一、規(guī)范，避免出現(xiàn)二次加工，全面采用雙層PDF的格式，在保證電子文件清晰度的同時(shí)避免電子檔案資源被惡意篡改。四是管理團(tuán)隊(duì)優(yōu)化。各行業(yè)檔案部門(mén)要積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理人才，扎實(shí)開(kāi)展理論技能培訓(xùn)工作，不斷為干部隊(duì)伍注入新鮮血液，為未來(lái)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)提供源源不斷的動(dòng)力。

3.4 重視數(shù)字化信息保護(hù)

一是在制度層面加強(qiáng)檔案信息保護(hù)。不僅是針對(duì)庫(kù)房的紙質(zhì)檔案文件，還要在電子檔案安全管理制度上不斷優(yōu)化，依托制度的約束力將檔案信息保護(hù)的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，讓數(shù)字檔案能夠得到妥善保管。例如，制定《冗余備份制度》，根據(jù)檔案的類(lèi)型、數(shù)量、內(nèi)容、保存期限定期開(kāi)展多重備份、異地備份、異質(zhì)備份，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)定做到關(guān)鍵檔案每周一次備份甚至是每天一次備份，保證電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全、可用。二是在技術(shù)層面加強(qiáng)檔案信息保護(hù)。重視技術(shù)應(yīng)用，并不斷升級(jí)安全防護(hù)軟件，有效管理檔案數(shù)據(jù)信息，提升其安全性和可靠性[5]。例如，數(shù)字簽名技術(shù)，讓檔案工作者用密鑰對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理，其唯一性保證了檔案資源不會(huì)隨意被應(yīng)用；防火墻技術(shù)，將檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行隔離，避免不法分子通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行非法訪問(wèn)；區(qū)塊鏈技術(shù)，利用其不可篡改的功能，防止在借閱過(guò)程中被檔案利用者惡意損壞，保證了檔案內(nèi)容的原始性、真實(shí)性。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都在推行信息化建設(shè)，檔案作為重要信息來(lái)源，在社會(huì)公共管理與文化宣傳層面扮演著越來(lái)越重要的角色，為此，相關(guān)部門(mén)要利用數(shù)字化手段進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)方式，革新檔案管理發(fā)展理念，緊緊把握數(shù)字中國(guó)建設(shè)機(jī)遇，力求在信息化發(fā)展的道路上取得新突破，進(jìn)而在新時(shí)代推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：孫秀貞（1976—），大學(xué)學(xué)歷，福建省漳州市醫(yī)院館員。主要從事檔案管理研究。