摘要：新時(shí)代背景下，數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展給事業(yè)單位的檔案資源管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。加快檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是事業(yè)單位亟待解決的關(guān)鍵問(wèn)題。要想確保數(shù)字化檔案管理改革進(jìn)程的平穩(wěn)推進(jìn)，事業(yè)單位必須加大信息安全管理力度，及時(shí)更新數(shù)字化技術(shù)、提升管理人員的素質(zhì)。本文將分析事業(yè)單位檔案資源管理的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，探討新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以及事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；事業(yè)單位；檔案資源；數(shù)字化應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-260X（2024）10-0044-05

收集、儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)、利用有價(jià)值屬性的文件資料，是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容。這也決定了檔案資源管理在事業(yè)單位各部門工作開(kāi)展過(guò)程中起著傳輸紐帶的作用。受信息技術(shù)手段落后和系統(tǒng)更新成本較大等因素的制約，我國(guó)事業(yè)單位普遍采用傳統(tǒng)的檔案資源管理模式，存在檔案資源管理效率低下且利用率不高等問(wèn)題，難以滿足時(shí)代的發(fā)展需要。借助信息化工具傳輸、儲(chǔ)存及開(kāi)發(fā)利用檔案資源是事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然途徑。

1事業(yè)單位檔案資源管理的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)

1.1檔案資源管理特點(diǎn)

檔案資源管理的高效開(kāi)展對(duì)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展有著重要影響。為了滿足大眾對(duì)公共檔案的使用需求，以及推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)深化改革目標(biāo)，各級(jí)單位必須把握好檔案資源管理的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上提升檔案資源管理的實(shí)效性。一是廣泛性。事業(yè)單位的檔案必須包括各個(gè)部門所有的信息，做到覆蓋面廣、跨度大。二是便捷性。事業(yè)單位要分門別類地登記、管理所收集的各類信息，便于相關(guān)人員或部門查找、使用。三是價(jià)值性。事業(yè)單位要甄別檔案文件或數(shù)據(jù)的價(jià)值，避免收集一些無(wú)價(jià)值性的檔案文件或信息而浪費(fèi)管理資源。四是保密性。事業(yè)單位承擔(dān)公共服務(wù)的職責(zé)，其檔案信息涉及公共服務(wù)內(nèi)容。若這些信息被竊取，就會(huì)給公共安全帶來(lái)威脅。因而做好保密工作是事業(yè)單位檔案資源管理的重要內(nèi)容。

1.2檔案資源管理發(fā)展趨勢(shì)

一是法治化。全面依法治國(guó)背景下，事業(yè)單位要做好依法“管檔治檔”工作，在法律規(guī)定的范圍內(nèi)開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作。事業(yè)單位要將“有法必依”的口號(hào)轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)，保證檔案管理工作合法合規(guī)，為檔案利用價(jià)值的最大化開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。二是信息化。隨著科技的發(fā)展，檔案管理信息化已然成為不可阻擋的趨勢(shì)。事業(yè)單位要積極探索檔案載體電子化、檔案?jìng)鞑ネ緩叫畔⒒男侣窂?，滿足檔案管理的可持續(xù)發(fā)展需求。三是集中化和共享化。集中化是事業(yè)單位提升檔案管理效率的重要保障。共享化有助于事業(yè)單位向社會(huì)提供更高質(zhì)量的檔案服務(wù)。四是知識(shí)化。事業(yè)單位要在傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，深化與補(bǔ)充檔案內(nèi)容，進(jìn)一步提升檔案的利用價(jià)值。

2新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的機(jī)遇

在科技飛速發(fā)展的推動(dòng)下，數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用逐漸深入，已然成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵力量。作為事業(yè)單位的重要資產(chǎn)，檔案資源的數(shù)字化應(yīng)用成為事業(yè)單位提高社會(huì)服務(wù)質(zhì)量的必要手段與內(nèi)在要求。在數(shù)字化技術(shù)的幫助下，事業(yè)單位檔案資源的管理效率與管理安全性得到了大幅度提升，檔案資源的利用價(jià)值與社會(huì)效益也得到了充分展現(xiàn)，這對(duì)事業(yè)單位樹(shù)立現(xiàn)代化、高效的管理形象有促進(jìn)作用。數(shù)字化技術(shù)在事業(yè)單位檔案資源管理中的應(yīng)用意義主要體現(xiàn)在以下方面。

2.1檔案管理效率更高

數(shù)字化技術(shù)可以簡(jiǎn)化檔案資源的存儲(chǔ)與檢索流程。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案資源存儲(chǔ)與檢索流程過(guò)于繁瑣，給工作人員帶來(lái)了較大的壓力。檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)使事業(yè)單位的檔案信息被便捷地存儲(chǔ)于電子媒介中成為可能。這一改變不僅節(jié)省了物理空間，還能將檔案信息的檢索速度提升到新的層次。工作人員可以通過(guò)檢索關(guān)鍵詞、日期或分類信息等方式快速定位、獲取檔案資源，提升工作效率。數(shù)字化技術(shù)可以提升檔案信息的傳遞速度。以往事業(yè)單位的檔案信息會(huì)受到物理距離及傳輸介質(zhì)的阻礙而難以高效流動(dòng)。數(shù)字化檔案資源的流動(dòng)不受時(shí)空限制，為工作人員異地查閱、調(diào)檔等操作的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。除此之外，在內(nèi)部局域網(wǎng)的幫助下，事業(yè)單位可以高效共享檔案信息，提升與其他部門的合作效率。數(shù)字化技術(shù)提升了檔案信息的利用效率。與紙質(zhì)版檔案相比，數(shù)字化檔案具有可編輯性、可復(fù)制性的優(yōu)勢(shì)，降低了重要檔案信息被遺失的風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，數(shù)字化檔案還能以圖片、音頻、視頻的形式儲(chǔ)存或被利用，進(jìn)而更好地服務(wù)于單位決策，提升檔案資源的利用價(jià)值。

2.2檔案資源共享更加便捷

數(shù)字化技術(shù)為檔案資源的備份與異地存儲(chǔ)提供了可能。數(shù)字化檔案資源可以通過(guò)云存儲(chǔ)、硬盤備份等多種途徑進(jìn)行異地存儲(chǔ)，提升了檔案資源的社會(huì)服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)提升了檔案資源在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中的應(yīng)用質(zhì)量。檔案資源可以在數(shù)字化技術(shù)的支持下更好地在網(wǎng)絡(luò)上傳播、分享，打破了事業(yè)單位各部門之間的信息孤島現(xiàn)象，優(yōu)化了事業(yè)單位內(nèi)部的溝通協(xié)作效果。數(shù)字化技術(shù)拓寬了事業(yè)單位檔案資源的利用范圍。事業(yè)單位的檔案資源是事業(yè)單位工作情況的反映，也是社會(huì)歷史發(fā)展情況的記錄。有了數(shù)字化技術(shù)的助力，事業(yè)單位的檔案信息可被廣泛地傳播、使用，滿足社會(huì)其他群體利用事業(yè)單位檔案信息的需求。

2.3檔案資源的存儲(chǔ)更加安全

檔案資源是事業(yè)單位乃至整個(gè)社會(huì)的重要“財(cái)產(chǎn)”。一旦遭到破壞，極易對(duì)社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境不佳，檔案資源極易受到物理因素、人為因素的影響而出現(xiàn)損壞或丟失的現(xiàn)象。在數(shù)字化技術(shù)的幫助下，工作人員可以通過(guò)加密數(shù)據(jù)、備份資料和恢復(fù)數(shù)據(jù)等多樣化技術(shù)手段來(lái)保證檔案資源的完整性。對(duì)于一些敏感且重要的檔案信息，工作人員可以通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密儲(chǔ)存、動(dòng)態(tài)監(jiān)控等途徑防止信息被竊取，更好地維護(hù)事業(yè)單位的利益。

3新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的挑戰(zhàn)

3.1技術(shù)方面挑戰(zhàn)

數(shù)字化檔案容易遭受黑客攻擊和病毒侵害。受技術(shù)水平不高、技術(shù)更新不及時(shí)的影響，事業(yè)單位的檔案資源存儲(chǔ)系統(tǒng)存在被黑客惡意攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)據(jù)極易被竊取或破壞，從而對(duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)行帶來(lái)威脅，甚至?xí)：?guó)家安全。檔案資源在數(shù)字化應(yīng)用的過(guò)程中容易被丟失或損壞。數(shù)字化檔案具有數(shù)據(jù)高度集中、易復(fù)制性和易傳輸性的特點(diǎn)。遷移、存儲(chǔ)與處理大量數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位的工作人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。一旦出現(xiàn)技術(shù)故障，事業(yè)單位重要的檔案信息就會(huì)被損壞或丟失，造成嚴(yán)重后果。技術(shù)更新與系統(tǒng)維護(hù)成本過(guò)高。事業(yè)單位只有持續(xù)更新技術(shù)與數(shù)字化管理設(shè)施，才能提升檔案資源的管理與利用質(zhì)量。而技術(shù)、設(shè)施的更新?lián)Q代離不開(kāi)大量資金的支持。數(shù)字化設(shè)施的日常維護(hù)與管理也需要充足的人力、物力支持，這些因素給事業(yè)單位帶給了較大的經(jīng)濟(jì)壓力。

3.2管理方面挑戰(zhàn)

首先，檔案管理流程需重新調(diào)整。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作之間存在較大差異。事業(yè)單位必須結(jié)合數(shù)字化檔案管理的新特點(diǎn)調(diào)整、優(yōu)化檔案管理流程，才能提升檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的質(zhì)量。其次，檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。數(shù)字化時(shí)代，檔案管理人員必須具備優(yōu)秀的信息素養(yǎng)和良好的管理能力才能為檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)提供支持。而當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案管理人員接受新事物的能力不強(qiáng)，數(shù)據(jù)管理、信息安全方面的知識(shí)儲(chǔ)備量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，難以成功應(yīng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)帶來(lái)的檔案管理挑戰(zhàn)。除此之外，事業(yè)單位沒(méi)有為檔案管理人員提供系統(tǒng)的培訓(xùn)、教育課程，在很大程度上降低了檔案管理人員的專業(yè)化成長(zhǎng)速度。最后，事業(yè)單位的檔案管理制度有待完善。數(shù)字化檔案管理涉及多方面內(nèi)容。事業(yè)單位只有建立一套有針對(duì)性的、完整的管理制度，明確規(guī)定數(shù)字化檔案資源管理各個(gè)主體的行為和責(zé)任，才能提升數(shù)字化檔案資源管理的規(guī)范化水平。而當(dāng)前部分事業(yè)單位在此方面做得并不到位，影響檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的高質(zhì)量推進(jìn)。

3.3法律與道德挑戰(zhàn)

首先，事業(yè)單位在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中存在隱私保護(hù)問(wèn)題。如何確保個(gè)人或組織的信息在數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化過(guò)程中不被泄露是應(yīng)被關(guān)注的重要內(nèi)容。若檔案中的個(gè)人信息被非法濫用，就會(huì)使事業(yè)單位面臨法律的制裁，影響事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。其次，數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性有待保障。將事業(yè)單位的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字資源是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。工作人員必須始終保持清醒的頭腦，排除其中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，才能高質(zhì)量完成工作任務(wù)。但受種種因素的影響，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，檔案信息極易被篡改或偽造，這對(duì)檔案信息的真實(shí)性、可信度帶來(lái)了威脅。

4新時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的策略

4.1加大技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新力度

先進(jìn)的檔案資源數(shù)字化管理技術(shù)是事業(yè)單位順利推進(jìn)檔案資源數(shù)字化管理工作的重要保障。新時(shí)代，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)在檔案資源管理中應(yīng)用的必要性，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在新技術(shù)研發(fā)與技術(shù)創(chuàng)新方面投入大量精力，為數(shù)字化檔案資源管理工作的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。例如，事業(yè)單位可以利用人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案分類、索引及檢索工作，盡最大努力保證檔案信息的查詢效率與查詢準(zhǔn)確性。AI技術(shù)在檔案歸檔中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下方面：一是智能收集檔案信息。網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)技術(shù)可以快速抓取檔案資源中的信息，并能自動(dòng)清洗和處理所抓取的數(shù)據(jù)，形成數(shù)字化檔案素材。二是自動(dòng)分類檔案信息。自然語(yǔ)言分析技術(shù)可以利用機(jī)器自動(dòng)學(xué)習(xí)歷史分類成果及數(shù)據(jù)的分類特征表現(xiàn)等建立自動(dòng)分類模型，有效預(yù)測(cè)新的檔案數(shù)據(jù)類別，提升檔案數(shù)據(jù)分類的實(shí)效性。三是自動(dòng)整編檔案數(shù)據(jù)。AI技術(shù)可以圍繞業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的數(shù)字化檔案素材開(kāi)展整編工作，包括自動(dòng)排序、編頁(yè)碼和蓋檔號(hào)章等，切實(shí)減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也降低了事業(yè)單位的檔案管理成本。除此之外，AI技術(shù)在檔案檢索中的應(yīng)用價(jià)值也很突出。一是人物檢索。AI技術(shù)可以提取、標(biāo)記照片或視頻中的人臉數(shù)據(jù)，快速提取檔案人物的資料。二是音視頻檢索。AI技術(shù)可以高效率處理音視頻檔案，包括將語(yǔ)音中的詞匯內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可讀的輸入內(nèi)容，以及對(duì)語(yǔ)音信息進(jìn)行文字轉(zhuǎn)寫(xiě)等。三是圖片檢索。AI技術(shù)可以根據(jù)圖形特征進(jìn)行建模，快速定位圖片中的人物信息及其他信息。事業(yè)單位只有不斷創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理技術(shù)，才能推動(dòng)檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的深入發(fā)展。最后，事業(yè)單位要根據(jù)數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)建立健全的數(shù)字化技術(shù)管理制度，明確相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用及操作流程，進(jìn)一步提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用質(zhì)量。

4.2完善數(shù)字化檔案管理設(shè)施

事業(yè)單位只有完善數(shù)字化檔案管理設(shè)施才能將數(shù)字化檔案管理的改革、創(chuàng)新成果充分展現(xiàn)出來(lái)。事業(yè)單位要立足本單位發(fā)展的實(shí)際情況，以及充分借鑒其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，加大在數(shù)字化檔案管理設(shè)施引進(jìn)、應(yīng)用方面的資源投入力度。首先，事業(yè)單位要積極引進(jìn)專業(yè)人才。檔案資源數(shù)字化應(yīng)用工作的抽象性、復(fù)雜性較高。為此事業(yè)單位要與各大高?；蚩蒲袡C(jī)構(gòu)展開(kāi)合作，積極儲(chǔ)備專業(yè)性人才，并適當(dāng)提升專業(yè)性人才的薪資待遇，有效留住人才，將人才的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。其次，事業(yè)單位要大力引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備及系統(tǒng)。物質(zhì)基礎(chǔ)的匱乏很難提升檔案資源的數(shù)字化發(fā)展水平。事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到設(shè)備更新?lián)Q代的重要意義，用先進(jìn)的管理設(shè)備、管理系統(tǒng)為數(shù)字化檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展做好鋪墊。事業(yè)單位要安排專員開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研活動(dòng)，把握好常用設(shè)備的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)與存在的不足之處，并盡量與規(guī)模大、信譽(yù)高的廠家合作，保證所選擇設(shè)備的性價(jià)比突出。除此之外，事業(yè)單位要充分考慮相關(guān)設(shè)備的后期維護(hù)成本，盡量選用經(jīng)濟(jì)性較高的設(shè)備為檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展提供支持。事業(yè)單位也要安排專員定期維護(hù)、保養(yǎng)相關(guān)設(shè)備，以免因設(shè)備故障而給檔案資源數(shù)字化管理工作的正常開(kāi)展帶來(lái)負(fù)面影響。定期更新?lián)Q代相關(guān)設(shè)備給事業(yè)單位帶來(lái)了較大的經(jīng)濟(jì)壓力。確有困難的事業(yè)單位要積極獲取政府相關(guān)部門的支持，盡最大努力為檔案管理人員營(yíng)造良好的數(shù)字化工作環(huán)境。

4.3提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度

新時(shí)代，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要與時(shí)俱進(jìn)地更新管理理念，為檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)提供大力支持，才能將檔案資源數(shù)字化管理的質(zhì)量提升到新的層次。事業(yè)單位檔案資源的收集、整理、開(kāi)發(fā)及利用工作都有較高價(jià)值，既是對(duì)當(dāng)前工作的總結(jié)與歸納，也能為未來(lái)工作的有效開(kāi)展提供指引。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，以及明確數(shù)字化技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用價(jià)值，用全新的管理理念推動(dòng)檔案資源數(shù)字化應(yīng)用的高效開(kāi)展，才能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。與此同時(shí)，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要轉(zhuǎn)變內(nèi)部員工對(duì)數(shù)字化檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，為內(nèi)部員工積極主動(dòng)地參與數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中創(chuàng)造條件。一是制定完善的數(shù)字化檔案管理制度，明確數(shù)字化檔案管理的實(shí)施要點(diǎn)，強(qiáng)化內(nèi)部人員的認(rèn)知。二是利用各大會(huì)議向內(nèi)部員工強(qiáng)調(diào)數(shù)字化檔案管理的實(shí)施意義，帶領(lǐng)內(nèi)部員工深入學(xué)習(xí)管理制度的內(nèi)容，為內(nèi)部員工的數(shù)字化檔案管理工作指明方向。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)層要為本單位數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的提升做出保障。一是做好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，支持技術(shù)人員開(kāi)發(fā)更高層級(jí)的檔案信息檢索目錄，為實(shí)現(xiàn)高效、全覆蓋、精準(zhǔn)化的檔案檢索工作做好鋪墊。二是輔助各部門人員將自身在數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、發(fā)揮的作用落到實(shí)處，提升檔案信息資源分階段、分類別、分部門的數(shù)字化管理實(shí)效性。與此同時(shí)，事業(yè)單位要率先開(kāi)展珍貴、易損壞檔案的數(shù)字化應(yīng)用工作，并不斷積累數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，逐步提升數(shù)字化檔案管理水平。最后，事業(yè)單位要制定明確的數(shù)字化檔案管理工作考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，給內(nèi)部員工規(guī)定好年度、季度及月度工作量，保證數(shù)字化檔案管理工作的高效推進(jìn)。與此同時(shí)，事業(yè)單位要及時(shí)為在數(shù)字化檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員發(fā)放精神或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，將這部分優(yōu)秀人員的榜樣與帶動(dòng)作用充分發(fā)揮出來(lái)，切實(shí)調(diào)動(dòng)內(nèi)部員工做好數(shù)字化檔案管理工作的積極性。此外，事業(yè)單位要建設(shè)檔案信息中心，高效率處理、解決數(shù)字化檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理效率。

4.4加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

與紙質(zhì)版檔案管理不同的是，數(shù)字化檔案管理對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為了提高管理人員的工作適應(yīng)能力，事業(yè)單位應(yīng)為管理人員提供系統(tǒng)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，加快管理人員的成長(zhǎng)蛻變速度。

4.4.1事業(yè)單位應(yīng)明確培訓(xùn)的內(nèi)容

新時(shí)期，事業(yè)單位的檔案管理人員必須具備如下素質(zhì)：一是良好的政治素養(yǎng)。檔案管理工作與事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、國(guó)家的安全穩(wěn)定發(fā)展有緊密聯(lián)系。檔案管理人員必須具備較高的思想政治素養(yǎng)和強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能做好檔案管理工作。二是高水平的專業(yè)技能。數(shù)字化時(shí)代，檔案管理人員不僅要有完善的知識(shí)體系和良好的創(chuàng)新能力，還要具備優(yōu)秀的信息素養(yǎng)，才能勝任數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理工作。在一定的信息處理能力、信息問(wèn)題解決能力、信息交流能力的帶動(dòng)下，檔案管理人員才能高效率完成檔案分類、鑒別、篩選及分析工作。三是良好的心理素質(zhì)。檔案管理工作具有枯燥、乏味且體量大的特點(diǎn)，很容易使檔案管理人員出現(xiàn)各種各樣的心理問(wèn)題。若檔案管理人員缺乏一定的工作積極性和充足的工作熱情，就會(huì)影響數(shù)字化檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展。為此做好檔案管理人員的心理疏導(dǎo)應(yīng)成為事業(yè)單位的重要任務(wù)。

4.4.2事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)方法

事業(yè)單位要選擇專業(yè)的培訓(xùn)人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)的質(zhì)量達(dá)標(biāo)。培訓(xùn)負(fù)責(zé)人要摒棄“填鴨式”的培訓(xùn)方法，要將相關(guān)內(nèi)容以學(xué)習(xí)者易接受的方式呈現(xiàn)出來(lái)，才能提升培訓(xùn)的實(shí)效性。一是利用微課視頻開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)。微課視頻具有短小精悍的特點(diǎn)，能夠在5—10分鐘之內(nèi)將某一重要內(nèi)容清晰地講解出來(lái)。在微課視頻的幫助下，檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性、學(xué)習(xí)效率更加理想。與此同時(shí)，微課視頻具有共享性、靈活性強(qiáng)的特點(diǎn)，為培訓(xùn)負(fù)責(zé)人構(gòu)建“線上+線下”的培訓(xùn)模式提供了支持。不同檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力、工作需求有所不同。在差異化培訓(xùn)模式下，檔案管理人員更能提升學(xué)習(xí)針對(duì)性。為此培訓(xùn)負(fù)責(zé)人可以將微課視頻推送到信息化平臺(tái)上，方便檔案管理人員結(jié)合自身實(shí)際隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，提升培訓(xùn)的實(shí)效性。除此之外，培訓(xùn)負(fù)責(zé)人可以在線上平臺(tái)向檔案管理人員推送檢測(cè)試題，結(jié)合檔案管理人員的檢測(cè)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容。事業(yè)單位還可為優(yōu)秀的檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)，支持其持續(xù)接觸新的管理思想、學(xué)習(xí)新的管理案例，為其工作的高質(zhì)量開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。最后，事業(yè)單位要開(kāi)通線上問(wèn)題反饋渠道，及時(shí)收集檔案管理人員在工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、遇到的新困難，盡最大努力幫助檔案管理人員解決困難，支持其保持愉悅的工作心態(tài)。與此同時(shí)，事業(yè)單位要定期開(kāi)展心理疏導(dǎo)活動(dòng)，確保檔案管理人員擁有健康的心理狀態(tài)。

4.5提升數(shù)字化檔案管理的安全性

事業(yè)單位做好數(shù)字化檔案管理的安全保障工作是提升數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。事業(yè)單位要積極完善數(shù)字化檔案安全管理保障體系，確保各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)處于安全狀態(tài)。首先，事業(yè)單位要健全檔案信息安全管理規(guī)章制度，完善責(zé)任追究制度、保密制度等，做到分工明確、責(zé)任到人，切實(shí)提升檔案數(shù)據(jù)安全管理效率，并大幅度減少因人為因素造成的檔案安全隱患。其次，事業(yè)單位要安排技術(shù)人員定期升級(jí)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升其抵御黑客入侵及病毒攻擊的能力。技術(shù)人員還要加強(qiáng)檔案訪問(wèn)用戶身份驗(yàn)證，并利用安全密鑰強(qiáng)化安全管理質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案管理人員要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)全過(guò)程監(jiān)控檔案信息的流動(dòng)過(guò)程，及時(shí)捕捉潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素和有針對(duì)性地消除安全隱患。事業(yè)單位還可將第三方機(jī)構(gòu)的技術(shù)監(jiān)督及評(píng)估指導(dǎo)作用落到實(shí)處，更好地預(yù)判、消除數(shù)字化檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。再次，事業(yè)單位要充分尊重及保護(hù)好個(gè)人隱私。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要向內(nèi)部員工強(qiáng)調(diào)保護(hù)個(gè)人隱私的重要性，使其認(rèn)識(shí)到私自泄露個(gè)人隱私是違法行為。與此同時(shí)，事業(yè)單位要實(shí)施一系列培訓(xùn)活動(dòng)強(qiáng)化內(nèi)部員工的隱私保護(hù)意識(shí)，盡最大努力降低員工私自泄露檔案信息的概率。事業(yè)單位的安全保密教育內(nèi)容具體如下：一是不準(zhǔn)私自打印、拷貝、存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)信息。二是不準(zhǔn)私自攜帶或處理檔案文件。三是不準(zhǔn)私自處理保存檔案信息的舊光盤。四是不準(zhǔn)向第三方透露數(shù)字化檔案管理的任何內(nèi)容。事業(yè)單位還要建立富有效力的監(jiān)督機(jī)制，加大對(duì)違反規(guī)定要求的人員的懲罰力度，用高犯錯(cuò)成本來(lái)有效約束內(nèi)部員工的行為。此外，事業(yè)單位要采取加密、水印等技術(shù)手段降低檔案信息被非法獲取或?yàn)E用的概率。最后，事業(yè)單位要確保數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性，為提高檔案信息的利用價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。一是確保數(shù)字化檔案信息在生成、傳輸、保管和利用全過(guò)程當(dāng)中的真實(shí)性。檔案管理人員要利用數(shù)字簽名、時(shí)間戳、版本控制等技術(shù)監(jiān)督檔案信息流通的全過(guò)程，并要借助第三方公證或認(rèn)證處理一些有法律效力的數(shù)字檔案。二是加大與相關(guān)部門的合作、溝通力度，共同制定數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字化檔案管理行業(yè)的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

5結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案資源管理具有廣泛性、便捷性、價(jià)值性、保密性的特點(diǎn)，檔案資源管理發(fā)展趨勢(shì)為法治化、信息化、集中化、共享化、知識(shí)化。數(shù)字化時(shí)代，事業(yè)單位可以利用數(shù)字化技術(shù)提升檔案資源管理效率、檔案資源共享便捷性和存儲(chǔ)安全性。同時(shí)加大技術(shù)研發(fā)與創(chuàng)新力度，完善數(shù)字化檔案管理設(shè)施，提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的重視程度，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升數(shù)字化檔案管理的安全性。