摘 要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院財務檔案管理迎來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。文章概述了醫(yī)院財務檔案的管理范圍，詳細剖析了信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理存在的主要問題，包括信息安全風險、培訓與技術普及不足以及成本壓力等，并提出了一系列切實可行的對策。例如，在培訓與技術支持方面，強調(diào)了建立全面培訓計劃和專業(yè)技術支持團隊的重要性，在成本控制與效益分析方面，強調(diào)了合理投資、精細成本控制和持續(xù)效益評估等策略。能夠助力醫(yī)院健康、持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展，實現(xiàn)信息化背景下財務檔案管理的持續(xù)優(yōu)化和提升，為醫(yī)院在信息時代取得更大發(fā)展提供指導和支持。

關鍵詞：信息化；醫(yī)院；財務檔案

中圖分類號：G271；R197.322 文獻標識碼：A

在信息技術迅猛發(fā)展的時代，醫(yī)院財務檔案管理模式也經(jīng)歷著轉(zhuǎn)變。新興科技的涌現(xiàn)為醫(yī)療機構帶來了數(shù)字化、自動化和智能化的全新機遇，為財務檔案管理注入了新的活力。然而，隨之而來的是一系列新的挑戰(zhàn)，需要深入探討和應對。通過深入剖析信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理的趨勢、問題，并提出相應的對策，旨在引領醫(yī)療行業(yè)更好地應對數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的復雜挑戰(zhàn)，以推動醫(yī)院財務檔案管理工作更高效、更安全的開展。在信息化背景下，如何巧妙應用科技優(yōu)勢，既保障財務檔案的安全性和準確性，又提升管理效率將是醫(yī)院亟須解決的核心議題。

一、信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理概述

1.醫(yī)院財務檔案范圍

醫(yī)院財務檔案是指醫(yī)院為了記錄和管理財務活動而建立和維護的文件以及記錄體系，對于醫(yī)院的財務管理、財務報告及其合規(guī)性非常重要。按類別展開整理，醫(yī)院財務檔案主要包括：

（1）會計記錄：常見的財務報表，如資產(chǎn)負債表、損益表和現(xiàn)金流量表等，用于反映醫(yī)院的財務狀況和經(jīng)營業(yè)績。總賬記錄所有財務交易的賬戶，以確保準確的財務報告；分類賬詳細記錄每一筆交易的分類，如收入、支出、資產(chǎn)以及負債等；日記賬按時間記錄所有財務交易的詳細信息。

（2）患者財務記錄：記錄患者在治病過程中的藥物、治療的賬單以及患者繳費后的收費單據(jù)、付款記錄。

（3）經(jīng)濟合同和協(xié)議：這一部分主要針對與醫(yī)院往來的藥物供應商及保險公司等，還有明確記錄合同執(zhí)行情況的記錄報表。

（4）預算和財務規(guī)劃：對未來資金的安排等財務目標、策略和規(guī)劃。

（5）稅務文件：申報稅務的文件和稅務合規(guī)文件。

以上只是一般性的檔案管理內(nèi)容，實際上可能會因醫(yī)院規(guī)模、類型和地區(qū)法規(guī)的不同而有所變化。保持財務檔案的完整性和準確性對于醫(yī)院的財務健康和合規(guī)性至關重要。醫(yī)院財務檔案發(fā)揮著關鍵的作用，對醫(yī)院的經(jīng)濟穩(wěn)健管理、法律合規(guī)性和整體運營的監(jiān)督起著重要作用。

2.信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理趨勢

隨著社會的發(fā)展，信息技術像一只大手推動社會組織的運行，各行業(yè)領域越來越依賴數(shù)字化、網(wǎng)絡化、自動化和智能化的運作和管理。在醫(yī)院財務檔案管理中，信息化背景涵蓋了以下幾個方面的發(fā)展：

（1）數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是簡單地將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文檔，而是借助先進的技術手段優(yōu)化整個財務管理流程，提高效率，降低成本，并增強了信息的可用性和安全性。通過數(shù)字化技術，財務檔案可以存儲在電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）中，使信息檢索更加高效。電子文檔的可搜索性大幅提高，財務人員可以通過關鍵詞、日期等準確、快速地找到需要的信息，促進信息的即時共享。數(shù)字化轉(zhuǎn)型減少了對大量紙質(zhì)文件的需求，節(jié)約了辦公空間，減少了存儲和維護紙質(zhì)檔案的成本。降低紙張的使用對環(huán)境友好，符合可持續(xù)發(fā)展的環(huán)保理念。這一過程對于醫(yī)院財務檔案管理來說，是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理和適應信息時代要求的必然趨勢。

（2）自動化和工作流程優(yōu)化。自動化和工作流程優(yōu)化是指在醫(yī)院財務檔案管理中引入自動化工具和優(yōu)化工作流程，減少因人工操作造成的錯誤，提高工作效率，并優(yōu)化內(nèi)部控制。引入自動化工具，如財務管理軟件、電子審批系統(tǒng)等，以替代煩瑣的手工操作。自動化工具可以涵蓋財務流程的各個環(huán)節(jié)，包括發(fā)票處理、支付審批、報銷管理等。設計并實施自動化的財務審批流程，以加速審批過程，包括自動化的審批通知、在線審批系統(tǒng)以及與相關部門的及時溝通。自動化工具能夠有效減少因人為錯誤引起的財務問題。通過預設規(guī)則、邏輯和驗證，自動化系統(tǒng)能夠識別潛在的錯誤并及時修正，降低了錯誤的發(fā)生率。通過自動化和工作流程優(yōu)化，醫(yī)院財務檔案管理不僅提高了工作效率，還增強了財務流程的透明度和精確性，為財務管理提供了更可靠的基礎。

（3）移動化應用。移動化應用是指通過移動設備，如智能手機、平板電腦等移動終端，安裝相關應用程序，使財務人員能夠隨時隨地訪問和處理財務信息，不僅提高了工作的靈活性，還加強了團隊之間的協(xié)作和信息分享。移動化應用允許財務人員通過其移動設備隨時隨地訪問財務數(shù)據(jù)和系統(tǒng)，不再受制于辦公場地的局限，財務人員可以在會議、外出辦公或在家工作的情況下依然能夠獲取所需的財務信息。移動應用注重用戶體驗的設計，使財務人員可以通過直觀、易用的界面來執(zhí)行各種財務操作。優(yōu)化的用戶體驗提高了移動應用的接受度和使用效果。移動化應用的普及在醫(yī)院財務檔案管理中為財務人員提供了更靈活、便捷的工作方式，推動了團隊協(xié)作和信息共享的效率提高。

（4）實時數(shù)據(jù)分析。實時數(shù)據(jù)分析是指醫(yī)院通過信息技術，能夠在數(shù)據(jù)生成的同時對財務數(shù)據(jù)做出及時分析和處理。利用實時數(shù)據(jù)分析，可以生成即時的財務報告，包括資產(chǎn)負債表、損益表以及現(xiàn)金流量表等。實時數(shù)據(jù)分析有助于及時發(fā)現(xiàn)潛在的財務問題和異常情況，提前預警風險。通過監(jiān)測關鍵的財務指標，可以迅速識別偏離預期的趨勢，從而及時采取糾正措施。醫(yī)院管理層可以隨時查看最新的財務狀況，了解醫(yī)院的經(jīng)濟狀況。實時數(shù)據(jù)分析提供了客觀的財務績效評估，使管理層能夠更快速地了解各個部門和項目的表現(xiàn)。

二、信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理存在的問題

1.信息安全風險

在信息化背景下，醫(yī)院財務檔案管理所面臨的一系列信息安全風險呈現(xiàn)多層次和多維度的挑戰(zhàn)。數(shù)字化和電子化的進程雖然為財務管理提供了便捷性，卻也引發(fā)了一系列潛在問題。首先，數(shù)據(jù)被泄露成為一個顯著問題，數(shù)字檔案的傳輸和存儲容易受到未經(jīng)授權的訪問，可能導致敏感財務信息被泄露。其次，網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件造成嚴重的風險，有可能導致系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失，甚至勒索行為。員工的疏忽和錯誤操作也成為財務檔案管理中一個難以忽視的問題，可能引發(fā)嚴重的數(shù)據(jù)安全問題。供應鏈風險則源于與外部合作伙伴或供應商共享信息的不確定性，可能被泄露或濫用。此外，合規(guī)性和法規(guī)風險，尤其是在醫(yī)療領域的特殊法規(guī)下，對財務檔案的管理提出了更高的標準和要求。最后，社會工程學攻擊作為一種針對人的攻擊手段，增加了財務信息被非法獲取的風險。這些問題相互交織，需要細致而全面的安全措施以應對不同層面的威脅，確保醫(yī)院財務檔案安全可控。

2.培訓及技術普及不足

在信息化大背景下，醫(yī)院財務檔案管理所面臨的培訓與技術普及差距問題顯著，衍生出一系列潛在的難題。

首先，員工可能因缺乏對系統(tǒng)操作的充分培訓而導致操作技能不足，從而引發(fā)數(shù)據(jù)輸入錯誤和操作失誤的潛在風險，不僅可能對財務數(shù)據(jù)的準確性產(chǎn)生負面影響，還可能導致整個財務檔案管理系統(tǒng)的運行效率下降。

其次，技術普及差距可能導致財務團隊未能充分了解和適應新的信息化系統(tǒng)，進而妨礙了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有效應用。員工可能因為對新技術的不熟悉而產(chǎn)生抵觸情緒，降低了系統(tǒng)的整體使用率。這種技術普及不足可能阻礙醫(yī)院財務團隊充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的潛在優(yōu)勢，限制了系統(tǒng)的實際效益。

3.成本壓力

在信息化背景下，醫(yī)院財務檔案管理面臨著顯著的成本壓力。這一挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在技術投資、培訓、數(shù)據(jù)遷移、安全隱私保護以及運維維護等方面。引入財務信息化系統(tǒng)需要龐大的投資，包括購置相關硬件和軟件，并需對員工開展相應培訓，以適應新系統(tǒng)。此外，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的過渡，涉及大量數(shù)據(jù)的準確遷移，需要耗費大量的時間和人力。安全性和隱私保護是醫(yī)療信息化的核心要求，因此，實施和維護高水平的安全措施也構成了一項不可忽視的成本。此外，信息化系統(tǒng)的日常運行需要專業(yè)的技術支持和維護，增加了醫(yī)院的運營開支。但是，從長遠來看，信息化有望提高工作效率，減少錯誤，能夠給醫(yī)院財務管理帶來更為可觀的長期收益。醫(yī)院在決策時需要全面考慮短期成本與長期效益，以實現(xiàn)信息化建設的順利推進。

三、信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理對策

1.信息安全管理

為了應對信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理所面臨的成本壓力和信息安全管理的挑戰(zhàn)，醫(yī)院可以采取一系列綜合對策。（1）建立詳盡的信息安全政策，確?；颊咝畔⒑拓攧諗?shù)據(jù)的合理使用、存儲和傳輸。（2）投資先進的安全技術和設備設施，包括身份驗證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術，以提高醫(yī)院整體的信息安全水平。（3）通過開展定期的培訓，增強醫(yī)院工作人員對信息安全威脅的認識，降低社會工程學等攻擊的風險。（4）建立權限管理制度，確保只有合適的人員能夠訪問敏感數(shù)據(jù)，并實施審計機制以監(jiān)測數(shù)據(jù)訪問行為。同時，制訂完善的備份和災難恢復計劃，應對各類意外事件，保障財務檔案的可靠性和可用性。（5）與專業(yè)安全機構合作，開展安全風險評估和滲透測試，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全問題。強調(diào)合規(guī)性與監(jiān)管遵從，確保信息安全體系符合相關法規(guī)要求。通過社交工程學培訓，使醫(yī)院員工具備防范釣魚攻擊、欺詐等威脅的能力。通過這些綜合對策，醫(yī)院能夠更有效地解決財務檔案管理的成本壓力，提高信息安全管理水平，保障醫(yī)療信息的完整性和保密性。

2.培訓與技術支持

在信息化背景下，醫(yī)院財務檔案管理面臨的挑戰(zhàn)可以通過強調(diào)培訓與技術支持來得到有效解決。通過全面的員工培訓計劃，確保工作人員熟練掌握新引入的財務信息化系統(tǒng)，包括基本操作、數(shù)據(jù)輸入規(guī)范、信息安全意識等方面。同時，建立專業(yè)的技術團隊，能夠快速響應并解決工作人員在系統(tǒng)使用中遇到的技術問題，提供多種支持渠道以方便獲取幫助。此外，還應定期組織持續(xù)的培訓活動，使員工能夠適應系統(tǒng)的更新和變化，熟練掌握系統(tǒng)的應用。鼓勵用戶提供反饋，建立反饋機制，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并提供改進。制作清晰易懂的操作手冊和文檔，并建立知識庫，為工作人員提供自助式的技術支持。通過這些對策，醫(yī)院能夠更好地提高工作人員對系統(tǒng)的接受度和使用效率，最大限度地發(fā)揮信息化帶來的作用。這種綜合的解決方案將有助于醫(yī)院有效應對財務檔案管理的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)信息化管理的順利推進。

3.成本控制與效益分析

為了解決信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理的成本問題，醫(yī)院可以采取一系列綜合對策，側(cè)重在成本控制與效益分析方面。首先，建立明確的投資規(guī)劃，確保在引入信息化系統(tǒng)時資金的合理分配，并制定成本控制機制，監(jiān)控各方面的支出，防止不必要的開支；其次，定期開展效益分析和ROI評估，全面了解信息化系統(tǒng)的實際效果，包括工作效率的提高、錯誤減少等方面，給未來的決策提供參考依據(jù)。在選擇技術解決方案時，應考慮系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，避免出現(xiàn)過度投入或不足的情況。通過實現(xiàn)財務檔案管理的自動化和流程優(yōu)化，降低人工處理的時間和成本的同時，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并將更多財務流程納入信息化系統(tǒng)中，以進一步提高效率，降低處理成本。此外，還應定期評估系統(tǒng)性能，及時更新系統(tǒng)，以防止額外的維護和升級成本。建立績效管理體系，通過設定與信息化目標相關的績效指標，激勵員工積極參與和支持信息化建設。通過這些綜合對策，醫(yī)院可以更好地解決成本壓力和效益分析方面的問題，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的順利推進，提高醫(yī)院財務檔案管理的整體水平。

四、小結

在信息化背景下，醫(yī)院財務檔案管理正朝著數(shù)字化、自動化和智能化的方向迅速發(fā)展，以提高工作效率，并實現(xiàn)更好的數(shù)據(jù)管理與分析。醫(yī)院財務檔案室應采取一系列措施解決信息安全風險、培訓與技術普及不足和成本壓力等問題。

為了應對信息化背景下醫(yī)院財務檔案管理存在的問題，醫(yī)院可以采取建立信息安全管理體系、制訂全面的培訓計劃、明確投資規(guī)劃等一系列有針對性的對策。同時，加強網(wǎng)絡安全、制定訪問權限規(guī)范和定期開展安全審計，以保障患者隱私和財務數(shù)據(jù)的安全。此外，對員工展開培訓，保證其能夠熟練掌握新系統(tǒng)的操作，建立專業(yè)的技術支持團隊，以迅速解決員工在使用過程中的問題，提高系統(tǒng)的整體可用性。注重成本控制，并建立有效的效益分析機制，以確保投資的可持續(xù)性和合理性。通過這些綜合對策，能夠提高醫(yī)院財務檔案管理水平，助力醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：單縣婦幼保健院）

作者簡介：董秦（1978—），女，漢族，山東單縣人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。