王軍凱

摘 要：基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度實施智慧檔案管理模式是目前檔案管理工作創(chuàng)新改革主導(dǎo)方向。文章簡要分析了該模式的應(yīng)用可行性，并圍繞現(xiàn)有局限性提出改進建議，通過加強智慧平臺建設(shè)、拓展智能服務(wù)設(shè)計、強化人才力量保障和更新檔案管理制度等路徑，確?，F(xiàn)行模式合乎現(xiàn)代化管理的要求，為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的高度挖掘給予明確指引，夯實檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代醫(yī)院管理制度；醫(yī)院智慧檔案管理；檔案管理制度；智慧平臺

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

引言

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度屬于中國特色基本醫(yī)療衛(wèi)生制度的關(guān)鍵部分，以人民健康為管理基礎(chǔ)，以公益性價值為發(fā)展根本，以管辦、政事分開為指導(dǎo)要素，力求打造高效運行、科學(xué)管理、權(quán)責(zé)分明的現(xiàn)代化管理體系。在該背景下推行醫(yī)院智慧檔案管理模式，具體依托檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型開創(chuàng)新格局，以期在深化管理職能的前提下提升檔案管理的便捷性，有效提升檔案管理智慧服務(wù)質(zhì)量。

一、基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式的可行性

1.促進檔案資源高效利用

在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度“以人民健康為本”“將社會效益置于首位”“分類指導(dǎo)管理”等要求下實施醫(yī)院智慧檔案管理模式，有利于提高檔案資源的利用率。以結(jié)核病檔案為例，基于該模式能實現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接共享，致使肺結(jié)核診斷影像、治療醫(yī)囑以及回訪情況，均完整保存于智慧平臺內(nèi)，以數(shù)字化信息系統(tǒng)確保綜合檔案信息得以有效傳播，無論是個案還是流行性疾病特征，均可依附此模式得以快速總結(jié)，為疾病防治、疾病新療法研究給予便捷化數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)，可供有關(guān)人員高效利用所需檔案資源。

2.推進信息化管理改革

醫(yī)院在現(xiàn)代化發(fā)展背景下，除了在診療設(shè)施上有所升級創(chuàng)新外，其醫(yī)院管理途徑、管理方法也開始趨于信息化方向轉(zhuǎn)變。而實施醫(yī)院智慧檔案管理模式，能依靠智慧管理系統(tǒng)運行流程，為醫(yī)院其余業(yè)務(wù)的信息化轉(zhuǎn)型提供參考助力。經(jīng)過對檔案管理模式的有效改革，可以借助新模式積攢豐富的改革經(jīng)驗，加快醫(yī)院改革速度。

3.維護檔案數(shù)據(jù)存儲安全

結(jié)核病醫(yī)院在檔案管理過程中，所保存的結(jié)核防治檔案以及患者病歷檔案、職工檔案、科技檔案等，早期多以紙質(zhì)資料為主，其保存年限有限，且容易受外在潮濕、干燥、鼠害蟲咬等干擾降低完整度，危及檔案存儲的安全。而新模式指引下針對醫(yī)院檔案資料實施智慧管理服務(wù)，多以電子檔案系統(tǒng)予以保管，且存儲形式為收錄影像文本的磁盤、U盤為主，更易提升檔案數(shù)據(jù)的安全性。并且，在后續(xù)反復(fù)查閱檔案時，很少引起數(shù)據(jù)破損問題。由此表明，醫(yī)院智慧檔案管理模式確實是合乎現(xiàn)代醫(yī)院管理制度要求的可行性保障。

二、基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式的局限性

在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度背景下推行智慧檔案管理模式，應(yīng)先探索影響因素。就現(xiàn)有新模式實施結(jié)果分析，能夠意識到當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理模式創(chuàng)新改革方面仍有不足，要想達到預(yù)期效果應(yīng)突破現(xiàn)有束縛。

1.檔案數(shù)據(jù)低效利用

醫(yī)院檔案屬于醫(yī)院發(fā)展的重要產(chǎn)物，不但具備指引性作用，而且可以根據(jù)檔案記載內(nèi)容實現(xiàn)“知古鑒今”，從既往病例診治結(jié)果及科技成果中評估現(xiàn)有發(fā)展質(zhì)量。在現(xiàn)行模式指導(dǎo)下醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)整體利用率不高，且多數(shù)醫(yī)院僅將檔案管理片面識別為“數(shù)據(jù)整理記錄”，而忽視了數(shù)據(jù)利用價值，長此以往，容易在長期“不啟用檔案”行為中增加數(shù)據(jù)損失的可能性，繼而延緩醫(yī)院壯大發(fā)展的速度。檔案數(shù)據(jù)能否得以高效利用是實施新模式應(yīng)用成效的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案管理缺乏創(chuàng)新性

醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)復(fù)雜且類別繁多，而目前所應(yīng)用的檔案管理模式不具備創(chuàng)新特色，導(dǎo)致檔案服務(wù)單調(diào)，且檔案管理者也很難為醫(yī)院人員提供便捷的指導(dǎo)服務(wù)。在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中尚未創(chuàng)造有利的創(chuàng)新條件，各項檔案管理服務(wù)沒有滿足“分類指導(dǎo)管理”的現(xiàn)代化管理需求，應(yīng)注重檔案管理服務(wù)模塊的創(chuàng)新設(shè)計。

3.管理人才能力一般

結(jié)核病醫(yī)院在發(fā)展中多以結(jié)核病診療技術(shù)水平以及患者滿意度的提升為重點，導(dǎo)致人才配備側(cè)重于診療項目，忽視了對檔案管理專職人才的培養(yǎng)與選拔。醫(yī)院內(nèi)部擔(dān)負(fù)檔案管理工作的人員也多屬于醫(yī)務(wù)部、后勤部等在職人員兼任，通常很少有時間外出參與檔案管理培訓(xùn)活動，本身對檔案管理內(nèi)容的認(rèn)知度不高，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作缺少人才保障。人才力量的缺失將限制新模式的有力推進，違背了現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的規(guī)定。

4.制度內(nèi)容缺少時效性

醫(yī)院智慧檔案管理模式作為檔案管理新模式，在推進階段還需針對原有檔案管理制度內(nèi)容予以更新，當(dāng)前，常將工作重心放在信息系統(tǒng)引進、平臺搭建等部分，未能與時俱進，忽視了新制度的完善和補充，不利于新模式取得理想效果。

據(jù)此，醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)以上述多項不足為出發(fā)點予以針對性改進，為新模式的廣泛運用與推進帶來助力。

三、基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的智慧檔案管理模式的完善路徑

1.加強智慧平臺建設(shè)

為支撐醫(yī)院智慧檔案管理模式，應(yīng)以智慧平臺為著力點充分實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。一方面，醫(yī)院可以直接引進“智慧醫(yī)院數(shù)字醫(yī)院電子健康檔案服務(wù)平臺”“智慧檔案管理系統(tǒng)”“醫(yī)院智慧管理平臺”等既有研發(fā)平臺，并從其他醫(yī)院實際運用中汲取經(jīng)驗；另一方面，還可聯(lián)合科技單位自主研發(fā)智慧平臺，以便在智慧醫(yī)院管理平臺助力下盡快完成檔案數(shù)據(jù)智慧管理、智慧服務(wù)轉(zhuǎn)變?nèi)蝿?wù)。其中，較為關(guān)鍵的是應(yīng)針對醫(yī)院檔案文件實施歸檔處理和數(shù)據(jù)利用優(yōu)化設(shè)計。正如，利用醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)時，檔案管理人員可以采用平臺交互功能篩選數(shù)據(jù)，隨即以云數(shù)據(jù)形式予以傳輸，以便增加數(shù)據(jù)采集的便捷性。

在智慧平臺建設(shè)階段，具體需要運用層級設(shè)計思想，以管理層→基礎(chǔ)層→應(yīng)用層順序逐步完善。在管理層中可以建立多檔案一體化管理架構(gòu)，即實現(xiàn)檔案管理專屬機構(gòu)、疾病防控中心和檔案信息管理部等多主體的聯(lián)合管理，繼而擴大檔案數(shù)據(jù)共享范圍?；A(chǔ)層則需要依附云技術(shù)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可同云計算平臺、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、醫(yī)療期刊管理系統(tǒng)以及計算機設(shè)施服務(wù)平臺，共同搭建完整的基礎(chǔ)服務(wù)層級，檔案管理人員可隨時根據(jù)檔案獲取需求，以互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)線上傳送，甚至能建立個性化服務(wù)模塊，為更多檔案使用者帶來高效利用檔案數(shù)據(jù)的契機。所謂應(yīng)用層為數(shù)字檔案庫，如醫(yī)院歷代領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科建設(shè)、機構(gòu)沿革及人才庫等，將豐富多樣的醫(yī)院檔案納入檔案庫內(nèi)，并根據(jù)期刊、圖書、情報等加以分類，同時，依靠電子掃描儀等工具將新檔案隨時收錄于電子檔案系統(tǒng)內(nèi)。隨著智慧平臺的日益完善，醫(yī)院智慧檔案管理模式也將得到充分落實，檔案管理者能夠通過新模式，賦予檔案數(shù)據(jù)使用者滿意的指導(dǎo)服務(wù)，從根本上實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的充分流轉(zhuǎn)和利用，助力醫(yī)院得以良性發(fā)展。

2.智能服務(wù)拓展設(shè)計

醫(yī)院檔案管理工作中推行新模式是為了達成分類管理的目的，避免因管理不到位影響檔案數(shù)據(jù)利用效果，無形中鞏固了檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位。關(guān)于新模式的有力推進，考慮到部分醫(yī)院搭建智慧平臺時投入經(jīng)費不足或者在外在環(huán)境上缺乏實踐性，還可以采用智能服務(wù)拓展設(shè)計方式減輕數(shù)字化轉(zhuǎn)型負(fù)擔(dān)，此處指的是以微信公眾平臺充當(dāng)智慧管理載體，可就該平臺服務(wù)模塊的延伸強化智慧管理功能，具體涵蓋以下幾項服務(wù)模塊：

（1）科研檔案

結(jié)核病醫(yī)院在其發(fā)展階段，常通過開展科研活動提升診療服務(wù)質(zhì)量或是研究新療法，建立標(biāo)準(zhǔn)化診療路徑。因此，在科研項目運作及科研活動舉辦期間所形成的科研成果、結(jié)核病課題規(guī)劃報告、結(jié)核病歷史科研過程文件以及醫(yī)院所持專利權(quán)科研作品等，均可依靠某信公眾平臺中該模塊予以收錄、查閱和傳送，甚至可直接關(guān)注微信公眾號實時獲取科研檔案數(shù)據(jù)。

（2）病歷檔案

結(jié)核病醫(yī)院常收治大量的結(jié)核病患者，因其病程、病癥和年齡等均存在差異，且部分個案還具有臨床代表性價值，所以，針對每一位入院診治患者，都需要規(guī)范化整理病歷檔案，并對該服務(wù)模塊設(shè)定查閱分享權(quán)限，以免因外人私自更改檔案信息違背檔案真實性的原則。另外，為促使病歷檔案得以安全保存，需為其設(shè)立保密小組和監(jiān)督小組，核實檔案數(shù)據(jù)查閱者權(quán)限范圍后準(zhǔn)予進入此模塊下載檔案。

（3）運營檔案

醫(yī)院運營中主要通過診療項目保持基本效益，還需配備信息化硬件設(shè)備設(shè)施改造醫(yī)院環(huán)境，兼顧醫(yī)院整改工程、資產(chǎn)審計、薪資管理等事項。此時，均可在運營檔案服務(wù)模塊內(nèi)添加審計類、財務(wù)類、施工類綜合檔案，并保管好每個檔案的原始資料，繼而實現(xiàn)年度透明化展示，運用醫(yī)院檔案打造公正的運營環(huán)境。

（4）學(xué)術(shù)檔案

結(jié)核病醫(yī)院中多包含經(jīng)驗豐富且技法嫻熟的教授專家人員，因此，還需妥善保管學(xué)術(shù)研究檔案，特別是專家會診報告、學(xué)術(shù)交流資料等。經(jīng)過在某信公眾平臺增設(shè)智慧檔案管理服務(wù)模塊，即可加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促使新模式在完備條件下及早為檔案管理者所用。

3.強化人才力量保障

醫(yī)院智慧檔案管理模式的應(yīng)用，除了需要得到上述軟件系統(tǒng)保障外，還應(yīng)進一步強化管理人才力量。檔案管理工作雖然依靠某信公眾平臺、智慧管理系統(tǒng)能夠獲得便捷化的管理服務(wù)，但并非完全離得開人力，且新模式只是以達成高效管理為目的。醫(yī)院負(fù)責(zé)人在新模式導(dǎo)向下需以提升檔案管理人員的智慧檔案管理技能為創(chuàng)新重點，包括為檔案管理者組織實訓(xùn)課程和培訓(xùn)指導(dǎo)活動。

例如，可以借鑒云南昆明醫(yī)療機構(gòu)培訓(xùn)經(jīng)驗。2023年，共計為16個州醫(yī)院及疾控中心工作人員開設(shè)“結(jié)核病信息化管理培訓(xùn)班”，共有46名人員參訓(xùn)，以線上指導(dǎo)與線下學(xué)習(xí)結(jié)合形式給予信息化管理技能培訓(xùn)服務(wù)，以結(jié)核病病歷檔案為管理重點，促使參訓(xùn)人員知曉信息化管理流程之余，也對結(jié)核病健康監(jiān)測等知識點產(chǎn)生了深刻理解，最終為降低當(dāng)?shù)亟Y(jié)核病發(fā)病率帶來了積極影響。同時，各醫(yī)院檔案管理者從中也能充分了解檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略。此外，還需加強檔案管理制度化與信息化意識的改善。比如，鄭州市第六人民醫(yī)院在2023年開辦了“強化檔案意識——打造精細化管理”思想教育活動，針對30多名檔案管理者，以“自主學(xué)習(xí)”“常態(tài)化培訓(xùn)”為培訓(xùn)重點，便于在履行常規(guī)檔案管理工作職責(zé)的基礎(chǔ)上主動學(xué)習(xí)新模式應(yīng)用技巧，繼而逐步增強醫(yī)院智慧檔案管理模式人才保障力量。

4.更新檔案管理制度

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度背景下要求檔案管理工作深度落實權(quán)責(zé)分明、高效運行相關(guān)要求。隨著新模式的逐步推進，還需對現(xiàn)行檔案管理制度予以更新，這一點是促使智慧檔案管理過程趨于規(guī)范化、制度化發(fā)展的關(guān)鍵依據(jù)，值得引起重視。

在通常情況下，針對與新模式相對應(yīng)的新制度，具體可以出具傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件歸檔管理條例以及智慧平臺建設(shè)管理辦法等關(guān)聯(lián)制度，還需增設(shè)場地布局、軟件設(shè)計、電子文件歸檔程序使用標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案遷移與轉(zhuǎn)換規(guī)定等明確規(guī)定。另外，為助力新模式得以順利運用，理應(yīng)結(jié)合上述提到的平臺建設(shè)、功能模塊拓展等細節(jié)，補充數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描和數(shù)字化科研成果檢驗等內(nèi)容，只有檔案管理制度能為智慧檔案管理模式的應(yīng)用帶來可靠指引，才能促進結(jié)核病醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型，使之盡快完善檔案管理創(chuàng)新的條件。

關(guān)于檔案管理新制度的確立，應(yīng)緊跟醫(yī)院智慧檔案管理模式應(yīng)用流程加以更新。例如，智慧檔案庫建設(shè)制度，此制度中主要對智慧檔案庫的建設(shè)背景、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)步驟和建設(shè)保障提出了具體要求。即建設(shè)步驟部分涵蓋了：（1）立項規(guī)劃。成立項目組→提出預(yù)算→布置建設(shè)任務(wù)→編制實施方案；（2）設(shè)施配備。購進平臺硬件設(shè)備、安裝軟件系統(tǒng)；（3）檔案整理。清點和登記、歸檔、粘貼標(biāo)簽、輸入編號；（4）數(shù)字化轉(zhuǎn)換。整理紙質(zhì)檔案后建立電子檔案；（5）信息掃描收錄。分類管理，錄入檔案流轉(zhuǎn)記錄及基礎(chǔ)信息；（6）檔案維護和調(diào)閱。用戶登錄系統(tǒng)后找到指定檔案后按規(guī)下載，并界定傳閱權(quán)限等多項規(guī)定。經(jīng)由檔案管理新制度的支持，新模式將達到預(yù)期效果，提升智慧管理服務(wù)的質(zhì)量。

四、結(jié)論

綜上所述，基于現(xiàn)代醫(yī)院管理制度完善醫(yī)院智慧檔案管理模式，其可行性體現(xiàn)在檔案資源高效利用、推進信息化管理改革、維護檔案數(shù)據(jù)存儲安全上，應(yīng)確立優(yōu)化方向，從智慧平臺建設(shè)、智慧服務(wù)拓展、人才力量保障和更新檔案管理制度等方面著手，確保完善后的醫(yī)院檔案管理工作在新模式指導(dǎo)下，能逐步提升管理有效性，為醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)共享和醫(yī)院業(yè)務(wù)延伸提供助力。

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（作者單位：鞍山市結(jié)核病醫(yī)院）