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        服務行業(yè)企業(yè)內部控制存在的問題及對策

        2024-03-28 06:33:46文亞蘭
        今日財富 2024年7期
        關鍵詞:服務行業(yè)管理企業(yè)

        文亞蘭

        近年來,服務業(yè)發(fā)展成果顯著,但與此同時,因企業(yè)內部控制(以下簡稱“內控”)經驗不足、人才短缺、信息化水平低等問題導致企業(yè)內控不完善的問題日漸突出。為規(guī)范企業(yè)日常運作,規(guī)避經營風險,提升管理效率,確保經營目標實現(xiàn),本文從營造內控環(huán)境、建立內控體系、梳理內控流程、提升信息化水平、加強檢查與監(jiān)督等維度闡述了全面提升企業(yè)內控和抗風險能力的策略,希望對服務行業(yè)企業(yè)內控工作起到一定的促進作用,為服務業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展做出應有的貢獻。

        近年來,結合新時代發(fā)展的特點,同時也為拉動內需,國家持續(xù)加大對服務經濟的支持力度,進一步提升服務經濟在國民經濟中的占比,隨著服務經濟的發(fā)展,服務業(yè)結構也逐步得到優(yōu)化,市場競爭力明顯增強。但相較于傳統(tǒng)產業(yè),服務業(yè)管理水平相對處于初期階段,尤其是企業(yè)內控管理還存在較大問題。在服務業(yè)蓬勃發(fā)展的大背景下,從業(yè)人員素質不均、人員短缺、管理層對企業(yè)內控重視度不夠等問題,一定程度上影響了服務行業(yè)企業(yè)規(guī)范穩(wěn)定發(fā)展。與此同時,服務行業(yè)多為中小型企業(yè),抗風險能力比較弱,一方面在經營規(guī)模、市場拓展方面缺乏優(yōu)勢,另一方面企業(yè)內部管理機制建設也大多不完善。因此,探討服務行業(yè)企業(yè)內控建設對于服務行業(yè)企業(yè)風險控制和發(fā)展具有一定的意義。

        一、服務行業(yè)企業(yè)內控的重要性

        企業(yè)管理,內控已經從單純的審計找問題迭代到全面核心控制、點控制及控制的改善方面,貫穿企業(yè)整個經營活動的全過程。

        內控是指企業(yè)為了實現(xiàn)其經營目標,確保資產的安全完整,保證會計信息資料的正確可靠,確保經營方針的貫徹執(zhí)行,保證經營活動的經濟性、效率和效果而在企業(yè)內部采取的自我調整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。

        服務業(yè)企業(yè)內控主要包括內部環(huán)境控制和業(yè)務流程控制。

        內部環(huán)境控制要求企業(yè)建立合理的組織架構、激勵約束機制和授權機制,并對授權實行動態(tài)管理,建立有效的評審和反饋機制,確保各項工作責權到位、有序進行。

        業(yè)務流程控制是確保企業(yè)具體業(yè)務目標實現(xiàn)的保障,包括崗位職責描述與劃分、分授權管理、流程管控、預算目標的制定及調整管理、資產安全管理、會計核算管理、經營數(shù)據(jù)管理、經營分析管理、激勵方案管理、信息報送管理等。

        二、服務行業(yè)企業(yè)內控的原則

        (一)合理合法

        內控首先應當符合國家及地方的法律、行政法規(guī)的規(guī)定和有關政府監(jiān)督部門的監(jiān)管要求。

        (二)全面無死角

        內控在層級上應當包括頂層治理層、高層決策層及基層執(zhí)行層,在涵蓋范圍上應當覆蓋投資、經營、結算、評價等各項經濟活動,在流程上應當涵蓋戰(zhàn)略決策、執(zhí)行、內部檢查、反饋等各個環(huán)節(jié)。

        (三)抓重點、抓核心

        內控相關部門應梳理及審視各個核心控制點,根據(jù)業(yè)務的重要性和風險的高低,掌握內控措施的實施,確保重大缺陷得到嚴格控制。

        (四)確保有效

        內控要能夠切實保障企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn),并根據(jù)企業(yè)規(guī)模水平、業(yè)務類型、業(yè)務特征、風險水平和所在的市場環(huán)境等情況,針對企業(yè)現(xiàn)實環(huán)境、自身業(yè)務與管理的要求不斷地迭代和優(yōu)化。

        (五)相互制衡

        企業(yè)的組織架構、崗位職責及分權管理應當嚴謹,不同部門、崗位的權責不能模糊,不相容崗位如出納和會計、倉管與采購等屬于高度敏感崗位,要互相制約、互相監(jiān)督。同時人力部門要嚴格把控員工間的親屬關系,關鍵崗位要采取回避政策。

        (六)投入產出匹配

        企業(yè)內部的任何管理行為都需要平衡投入及產出,如因內部控制導致企業(yè)活力、員工積極性和內部效率受到影響,或成本投入過大,與獲得的收益不匹配,要及時檢討,避免因為管理過度影響經營。

        三、服務行業(yè)企業(yè)內控存在的問題

        (一)內控環(huán)境不佳

        當前,服務行業(yè)企業(yè)內控環(huán)境較為薄弱,主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面,服務行業(yè)企業(yè)多為家族企業(yè)或者內部為帶徒弟式人才發(fā)展策略,在這種管理模式下,內部專業(yè)化分工程度較低,較難實現(xiàn)不相容職務相分離;另一方面,服務行業(yè)企業(yè)文化與企業(yè)內控之間的聯(lián)動性不佳,將內控的理念融入企業(yè)文化能夠為內控營造良好的基礎,但在實踐中,為了給客戶提供有溫度的服務,服務行業(yè)企業(yè)通常踐行“家”文化,企業(yè)文化與內控完全不契合,沒有形成聯(lián)動,內控實施過程存在潛在的企業(yè)文化阻力。

        (二)人才短缺及從業(yè)人員素質不均衡

        現(xiàn)階段,新興消費平臺、共享經濟、數(shù)字經濟百花齊放、蓬勃發(fā)展,服務業(yè)進入了發(fā)展的新階段。與此同時,我們在該行業(yè)積累的經驗不足以支撐服務業(yè)爆發(fā)式的快速增長,尤其缺乏高素質服務行業(yè)人才。因多種原因,中國服務行業(yè)從業(yè)人員收入較其他行業(yè)偏低,年輕人缺乏進入服務行業(yè)的動力,服務行業(yè)不能像制造業(yè)和其他行業(yè)一樣具備較強的人才儲備和先進的管理經驗。

        (三)服務行業(yè)信息化水平不高

        當今社會信息化、數(shù)字化的重要性無論對哪個行業(yè)都不言而喻,但是由于服務行業(yè)企業(yè)人力、物力、財力等方面的限制,信息化水平還不能有效支撐企業(yè)發(fā)展及在業(yè)務前端規(guī)避大部分風險。同時,企業(yè)之間信息化發(fā)展不均衡,許多服務行業(yè)企業(yè)雖然已上線信息化系統(tǒng),但在功能的全面性和完善性等方面水平較低,如需實現(xiàn)個性化的功能,則需要高昂的開發(fā)費用,該問題制約著服務行業(yè)企業(yè)內控水平的提升及發(fā)展。

        (四)服務行業(yè)對內控的認知和重視度不足

        服務行業(yè)企業(yè)業(yè)務存在金額小、數(shù)量多的特點,如需完成各個環(huán)節(jié)的內控梳理及業(yè)務的內控閉環(huán),需投入較大的人力和精力。而服務行業(yè)企業(yè)多為勞動密集型企業(yè),人力大部分投入到業(yè)務一線,后臺管理職能盡量精簡,人手不足,無法保證內控對各個風險點的覆蓋。人力投入的不足和服務行業(yè)日漸提升的內控需求如何實現(xiàn)平衡,是服務行業(yè)企業(yè)亟需理順的重點問題。

        (五)服務行業(yè)內控責任部門及工作職責不清晰

        較多服務行業(yè)企業(yè)的內控責任部門是財務部,但此種設置忽視了財務本身在賬務核算、應收管理、資金管理等較多環(huán)節(jié)存在高風險控制點,財務既當裁判員,又當運動員,此種設置使服務行業(yè)企業(yè)內控具有較大的局限性。

        四、對策建議

        (一)健全和完善服務行業(yè)企業(yè)內控環(huán)境

        首先,企業(yè)管理層要轉變對內控的認識,投入一定的資源支持內控制度建設,積極開展企業(yè)風險評估,準確定位企業(yè)可能存在的風險要素,并集中精力控制主要風險。其次,服務行業(yè)企業(yè)要在平衡成本的基礎上對內部的組織架構及人員任免進行全面梳理,確保不相容崗位嚴格分離,減少風險因素。最后,要強化企業(yè)員工的風險意識,營造內控和風險管理的內部氛圍和企業(yè)文化,并定期開展正向、反向的宣傳,讓內控和風險管控思想與文化滲透到各級員工及各項工作中,為企業(yè)內控和風險管理提供必要的環(huán)境、組織和文化保障。

        (二)結合企業(yè)的規(guī)模、業(yè)務特性及需求建設有效的內控體系

        內控體系不追求大而全,但是一定要有效。

        建議企業(yè)設立內部審計部,負責制定和完善企業(yè)內管理辦法,推動完善風險評估、風險治理、風險管控等組織機構及管理體系,制定和完善公司分權手冊、重要信息報送及其他重要規(guī)范,同時對內控體系情況進行抽查和評價。定期開展內控培訓、宣貫及交流,促進各部門、各單位內控管理水平提升。

        單體無法支撐內控體系的,可在集團平臺設置集團內控管理部門,對下屬企業(yè)制定統(tǒng)一的內控管理標準,明確單體企業(yè)各部門工作職責,推動內部控制工作落地,并組織內控檢查,倒逼企業(yè)提升內控管理水平。

        無集團平臺支撐的小型企業(yè)可借助外部審計和專業(yè)第三方內部控制評估公司,擴寬渠道,聯(lián)合第三方推動內部進行提升及改善。

        (三)抓住各環(huán)節(jié)關鍵控制點,制定全面的內控管理制度和流程

        一是銷售環(huán)節(jié)。銷售與發(fā)貨控制應當閉環(huán),要合理、科學地制定銷售和信用政策,要全面考察客戶的信用情況并實時關注。銷售合同和發(fā)貨程序應當通過審批流程做好管控,確保信息對稱、明確、及時更新。銷售收入確認、成本結轉要符合會計制度的規(guī)定。應收賬款、往來款項的核對要及時,一旦涉及壞賬,相關計提依據(jù)、核銷程序要明確。發(fā)生銷售退回時,相關記錄及驗收程序要完整及相關信息要與銷售收入、應收賬款等拉通。銷售及收款的相關會計賬目核算應當真實、完整、規(guī)范;產品銷售折扣和折讓及其稅金處理應當符合國家有關法律及公司相關規(guī)定。最后,所有的憑證記錄要完整、全面。

        二是采購環(huán)節(jié)。采購需求應當層層把關及審批后才能制定采購計劃。應盡量選擇實力較強的供應商,對于主要、核心供應商還應做好對其考察和調研工作,確保其誠信和品質符合公司的要求。采購方式、付款方式、驗收流程要完善。付款、對賬、采購價格應當在信息系統(tǒng)中做好真實、完善、規(guī)范的記錄并及時做好跟進工作。

        三是成本費用管控環(huán)節(jié)。成本及有關存貨的計價應當真實、合理、規(guī)范,生產成本及費用支出應當經濟、合理、生產成本和費用的歸集、分配、攤提等應符合國家的準則、制度及企業(yè)相關管理要求。成本、費用應與預算水平、收入水平及行業(yè)平均水平相當,應做好數(shù)據(jù)分析,確保其處于合理范圍,如有成本與費用支出水平異常,應敏銳地分析是否在采購價格、耗用等環(huán)節(jié)存在漏洞和浪費,要及時進行稽查及反饋。

        四是貨幣資金管理?,F(xiàn)金、銀行存款的管理應當嚴謹,前端賬戶的開立需嚴格把控,現(xiàn)金盤點和銀行對賬單的核對應當嚴格進行,與貨幣資金有關的票據(jù)的購買、保管、使用、銷毀等應當有完整的記錄,銀行預留印鑒和有關印章的管理應當嚴格有效。要落實資金管理責任,保證貨幣資金的安全,提高資金使用效率,貨幣資金管理應當符合國家法律法規(guī)及企業(yè)有關規(guī)定。

        五是存貨管理。應制定科學、合理的貨物庫存水平,貨物的采購應依據(jù)庫存水平計量并獲得事前充分審批,非特殊情況減少人為干預。存貨的驗收、領用、盤點、處置的控制流程應完善。特殊存貨如貴價存貨應建立交叉崗位的稽核機制;易腐敗、變質的存貨應高度關注其使用情況,并定期反饋到期日存貨的信息,加速領用,避免浪費;腐蝕性、危險性存貨應獨立存放,建立管控流程,避免發(fā)生泄露及污染等。存貨成本的核算方法,跌價準則計提等會計處理方法應當符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。

        六是固定資產管理業(yè)務。固定資產價值較高,采購與引入決策及程序應充分、完整、明確。固定資產引進、驗收、使用、維護保養(yǎng)、處置等環(huán)節(jié)控制制度應完善。固定資產確認、折舊計提、減值準備、處置等會計處理應當符合統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。

        七是預算管理。要完善預算管理體系,預算編制要有充分的市場情況分析和運營戰(zhàn)略分析支持,經營預算應由各運營部門編制,財務負責整合及審核,預算目標確定后,要有完善的流程審批,執(zhí)行過程要定期檢討、復盤,如有經營環(huán)境和運營戰(zhàn)略的重大調整要同步更新及調整預算目標,年度要對預算執(zhí)行進行決算及復盤,相關達成情況要與管理層的績效考核掛鉤并應用到獎懲方案中。

        八是人力資源管理。人力選、育、用、留等環(huán)節(jié)的制度和程序應當規(guī)范?!斑x”應關注人員素質及氣質與企業(yè)的匹配性;“育”核心應當以提高員工道德素養(yǎng)和職業(yè)勝任力為目標;“用”的激勵方法應有效,應當能正向牽引員工與企業(yè)共贏;“留”的薪酬水平和制度應當能吸引及留住優(yōu)秀人才,同時薪酬發(fā)放標準和程序應當規(guī)范。

        九是IT信息系統(tǒng)管理。信息系統(tǒng)開發(fā)、更新和運維程序應當合理。信息系統(tǒng)的用戶授權、安全訪問、信息流轉及使用、信息管控應當嚴謹。硬件管理應該規(guī)范。信息系統(tǒng)流程應當規(guī)范,財務信息系統(tǒng)賬務處理等制度應當完善。

        (四)強化內部信息系統(tǒng)建設

        信息化日新月異的發(fā)展對企業(yè)內部控制水平的提升起到了難以復制的作用。嚴謹、完善的信息系統(tǒng)可以將企業(yè)的內部控制流程和關鍵控制點固化于系統(tǒng)各項流程和管控中,極大地簡化了手工稽核的工作量,并很大程度上提升了準確率。服務行業(yè)企業(yè)受制于成本的壓力,無法像其他大規(guī)模、高利潤的行業(yè)企業(yè)一樣,大投入定制開發(fā)個性化的內控系統(tǒng),可直接借鑒目前市場上較成熟的產品,此類產品在內控和風險管控方面已經較為完善,能夠覆蓋大部分內控點,可對企業(yè)反向賦能,利用系統(tǒng)邏輯倒逼內部流程和體系的優(yōu)化。

        (五)定期開展內控檢查和評審

        閉環(huán)管理,才能保障內控的正向循環(huán),確保其落地及改善。檢查、評審可在每年年度或年中進行一次,或者根據(jù)實際需要不定期進行,內容必須包括:內控環(huán)境評價、自查情況評價、業(yè)務流程綜合評價和內控缺陷整改落實評價。

        結語:

        現(xiàn)代化管理的服務業(yè)在中國高速發(fā)展,為提高服務行業(yè)企業(yè)經濟效益、促進服務行業(yè)規(guī)范化、創(chuàng)新發(fā)展,要在企業(yè)內控方面建立起完善的制度,增強企業(yè)的市場競爭力,推動企業(yè)長足穩(wěn)健發(fā)展。

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