張亞?李凱悅?張永創(chuàng)

采購與付款循環(huán)內部控制是零售企業(yè)內部控制質量管理重要的環(huán)節(jié)，與企業(yè)的經濟利益密切聯(lián)系，值得零售企業(yè)特別關注。M商業(yè)廣場作為新興的零售企業(yè)，其采購與付款循環(huán)內部控制也處于起步階段，采購與付款循環(huán)內部控制尚存在一定的問題。本文以M商業(yè)廣場為研究對象，從采購與付款循環(huán)內部控制方面進行研究，找出其中關于采購計劃環(huán)節(jié)、供應商評估和選擇環(huán)節(jié)、倉儲部門驗收與入庫環(huán)節(jié)、款項支付環(huán)節(jié)等方面的問題，并提出相應的對策，以實現(xiàn)商業(yè)廣場健康穩(wěn)定的發(fā)展。

一、M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內部控制現(xiàn)狀

（一）M商業(yè)廣場概況

M商業(yè)廣場始于2016年9月，由資金實力雄厚的M商業(yè)連鎖有限公司投資興辦，是以顧客自選方式經營食品、家庭日用品、果蔬等為主的大型綜合性零售商場，又稱自選商場。M商業(yè)廣場是典型的事業(yè)部型組織結構，其組織結構如圖1所示。

圖1 商業(yè)廣場的組織結構

（二）M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內部控制現(xiàn)狀

1采購計劃環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀

M商業(yè)廣場利用ERP系統(tǒng)對采購計劃進行規(guī)范化管理，根據(jù)銷售部門和倉庫管理部門人員定期編制的采購計劃，經相關負責人審批后報送采購部門。采購部門人員根據(jù)報送的采購計劃，進行審核，對其可行性進行分析，并將結果反饋給相應的部門。

2 供應商評估和選擇環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀

選擇合適的供應商可以使企業(yè)的采購資金得到有效使用，降低企業(yè)經營成本，直接關系到企業(yè)的經營效益。根據(jù)采購計劃，M商業(yè)廣場采購部門聯(lián)系供應商，對供應商的資質進行查驗，根據(jù)查驗后的結果填寫《供應商調研報告》，并對供應商進行篩選。同時，采購人員需要統(tǒng)計候選供應商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等基本信息以及提供商品的數(shù)量、報價、交貨期、付款期等信息，根據(jù)了解的信息，填寫《市場價格調查報告》。采購部門負責人根據(jù)《供應商調研報告》《市場價格調查報告》來確定合適的供應商。

3 倉儲部門驗收入庫環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀

供應商將訂購的商品送達公司后，倉庫驗收人員需要根據(jù)訂購單，對商品進行驗收，核查商品與訂購單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格等是否一致，并對商品的質量進行檢查，保證供應商提供的商品與訂購單一致且無毀損。核查無誤的商品，由倉庫驗收人員填寫《商品驗收單》，并通知倉庫商品保管人員接收商品。倉庫商品保管人員再次對供應商提供的商品進行核查，確認無誤后填寫《商品入庫單》，并將《商品入庫單》傳遞至財務部，財務人員根據(jù)商品入庫單進行記賬。

4 款項的支付環(huán)節(jié)內部控制現(xiàn)狀

在按照合同約定日期需要向供應商進行商品款項支付時，由采購部門人員填寫《商品采購及用款審批單》，列明供應商名稱、開戶銀行、銀行賬戶、商品類別、數(shù)量、單價等信息，并在其后附上《采購合同》《商品驗收單》《商品入庫單》等單據(jù)的原件或復印件。采購人員將《商品采購及用款審批單》及相關附件單據(jù)交由財務部門的付款會計，付款會計對相關單據(jù)進行嚴格的審核，再交由財務主管再次審核，審核無誤后簽字確認，并通知出納進行付款。

此外，M商業(yè)廣場的部分商品采用直接采購，直接采購多數(shù)以現(xiàn)場支付為主，這一環(huán)節(jié)采購人員將查驗無誤的商品驗收后，就直接和供應商采用轉賬或現(xiàn)金支付的方式進行現(xiàn)場結算。

二、M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內部控制存在的問題

（一）缺乏科學采購計劃

采購計劃是企業(yè)開展采購活動的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)在制定年度、季度、月采購計劃時，需要考慮往期的銷售情況以及企業(yè)庫存和所在行業(yè)的情況，避免采購過多，或者采購過少，從而影響企業(yè)正常經營。M商業(yè)廣場銷售部門人員和倉庫管理人員在編制采購計劃時，通常會根據(jù)上期的銷售總量制定下期的銷售總目標，并將銷售總目標下分到具體的商品品類，由商品品類負責人來確定具體商品的采購計劃。這種情況將導致各個商品品類分配到的銷售目標缺乏科學依據(jù)，并且商品品類負責人在制定采購計劃時容易加入個人主觀意見，最終極易出現(xiàn)公司存貨周轉率低、存貨存在減值的可能、倉庫空間未得到充分利用等問題。

（二）供應商評估與選擇環(huán)節(jié)管理缺失

M商業(yè)廣場采購人員對供應商進行初步篩選，并對有采購意向的供應商進行資質審查，但是對有意提供商品的供應商沒有建立供應商檔案，對其進行長期科學動態(tài)地評價。此外，采購部門負責人對采購人員提供的《供應商調研報告》《市場價格調查報告》并沒有進行嚴格的審核，就直接據(jù)此確定供應商，這有可能存在采購人員與供應商串通舞弊，從中謀取私利，對企業(yè)經濟利益造成損失。

（三）倉儲部門驗收與入庫環(huán)節(jié)存在漏洞

倉庫部門商品保管人員沒有盡職盡責。倉庫部門商品保管人員在根據(jù)驗收人員提供的《商品驗收單》對商品進行入庫前的查驗時，沒有做到認真核對采購商品的品類、規(guī)格、質量等，而是直接按照《商品驗收單》填列《商品入庫單》。此外，即便倉庫商品保管人員在對商品進行驗收時，發(fā)現(xiàn)了問題，但因為怕給自己增加工作量，抱著息事寧人的態(tài)度，并沒有及時上報。這兩種情況很大可能會導致商品存在數(shù)量和質量的問題，等到實際銷售的時候發(fā)現(xiàn)問題，已經錯過最佳的退換貨和索賠時間，或者供應商推卸責任，拒不承認，給公司造成一定的損失。

缺乏退換貨內部控制。在對供應商提供的商品進行驗收和入庫環(huán)節(jié)，一旦出現(xiàn)商品數(shù)量和質量等問題，就要與供應商進行交涉，對商品進行退換貨。M商業(yè)廣場沒有建立退換貨嚴格的內部控制，缺少對這種極易發(fā)生的問題進行嚴格規(guī)范。沒有嚴格的退換貨內部控制，就會導致資金流失，甚至可能會出現(xiàn)公司內部人員與供應商串通一氣，利用職務之便拿回扣，貪污公司資產，也會導致公司的信譽受到影響。

（四）款項的支付環(huán)節(jié)有待改善

由M商業(yè)廣場的商品采購付款制度可知，應由財務部門付款會計人員核對《商品采購及用款審批單》與《采購合同》《商品驗收單》《商品入庫單》、采購發(fā)票等單據(jù)品類、數(shù)量和金額等是否一致，是否符合公司財務報銷制度，審核后簽字確認，然后再交由財務主管進行再次審核并簽字確認。

然而在實際工作中，一些付款會計在對相關單據(jù)進行檢查審核時，僅僅是草率地檢查金額是否一致，對發(fā)票的真?zhèn)?，采購的品類、?shù)量、付款內容和采購合同等相關單據(jù)是否一致，并沒有做到嚴格審核就簽字確認。有些財務主管再次對付款內容進行審核時，過度依賴付款會計的審核，草率簽字確認。

M商業(yè)廣場采購人員在利用現(xiàn)金直接采購環(huán)節(jié)，存在很大的風險。在缺乏監(jiān)督的情況下，采購人員和供應商容易串通，用次品代替良品、減少商品數(shù)量、虛報商品價格等手段從中騙取企業(yè)資金，導致商品成本增加，影響企業(yè)利潤。此外，還存在企業(yè)財務人員不能對企業(yè)資金進項有效管理，降低企業(yè)資產的使用效率。

三、M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內部控制的改進策略

（一）科學制定采購計劃

制定科學的采購計劃，對零售企業(yè)有效控制成本，實現(xiàn)利潤最大化非常重要。M商業(yè)廣場在編制采購計劃時，不能僅參考當期銷售量，應綜合考慮各個方面的因素，比如商品庫存量情況、消費者對產品的需求、公司戰(zhàn)略方向等，然后銷售人員和倉庫管理人員對商品采購進行定性和定量分析，制定科學的采購計劃。

（二）規(guī)范供應商評估和選擇管理

采購部門對提供商品的每個供應商單獨建立一份檔案，將供應商資質、產品質量、價格等信息詳細記錄下來，建立供應商評價管理體系，科學動態(tài)地對供應商進行管理，以便選擇信用高、產品質量好、價格低的供應商商品。

采購部門負責人，不定時實地考察供應商，了解供應商相關資質、提供商品質量、價格等情況，與采購人員提供的情況進行對照，核實是否一致，針對不一致的情況進行調查處理。另外，不定時輪換采購人員負責的業(yè)務范圍，防止采購人員長期與熟悉的供應商串通舞弊，謀取個人私利，造成公司利益損失。

（三）強化倉儲部門驗收與入庫環(huán)節(jié)內部控制

為了防止倉庫部門商品保管人員玩忽職守，做到對供應商提供的商品嚴格審查，在入庫前的商品查驗環(huán)節(jié)，可以不向商品保管人員提供《商品驗收單》，而是在商品查驗后將填寫的《商品入庫單》和《商品驗收單》進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理。同時品質部對即將入庫的商品進行再次核查，針對數(shù)量小，金額大的商品采取全部查驗；數(shù)量多、金額不高的商品采取抽樣檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并進行處理。對于缺乏信譽的供應商報送采購部門，以便對供應商進行科學動態(tài)評審。

M商業(yè)廣場應建立一定的退換貨內部控制，具體的退換貨流程如圖2。在商品驗收環(huán)節(jié)和商品入庫前再次查驗，發(fā)現(xiàn)供應商提供的商品存在數(shù)量和質量問題，及時通知供應商并要求其在規(guī)定的時間內進行解決，比如退貨、換貨或者價格折讓等。

（四）完善款項支付內部控制

對付款業(yè)務體系進行改進，可以完善企業(yè)的內部控制流程體系，提高行業(yè)的競爭力，降低企業(yè)運營風險。針對財務部門付款會計沒有嚴格按照規(guī)定審查商品采購及用款審批單、采購合同、采購發(fā)票，以及財務主管沒有認真再次進行審核就草率簽字等問題，公司內部審計人員應不定時進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行處理，并嚴懲相應人員，避免類似情況再次發(fā)生。

對于M購物廣場直接采購環(huán)節(jié)，公司內部審計部門、財務部門人員應當不定時親臨現(xiàn)場，針對采購過程當中的現(xiàn)金支付進行突擊檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、上報，這樣就能在一定程度上有效減少現(xiàn)金支付環(huán)節(jié)串通舞弊的發(fā)生。公司應盡可能減少現(xiàn)金支付，更多采用線上支付方式，可以降低采購人員接觸到現(xiàn)金的可能性，從而降低現(xiàn)金支付的風險。此外，還需要加強采購與付款內部控制、加強企業(yè)文化建設、加強員工的培訓與教育、完善內外部信息溝通機制、進行崗位分工等，進一步完善M商業(yè)廣場采購與付款循環(huán)內部控制。

結語：

采購與付款環(huán)節(jié)是零售企業(yè)內部控制質量管理最為重要的環(huán)節(jié)之一，通過加強這個環(huán)節(jié)的管理，能夠有效控制企業(yè)成本，增強企業(yè)信譽，實現(xiàn)利潤最大化。本文以零售企業(yè)的代表M商業(yè)廣場一個事業(yè)分部為例，運用內部控制和采購與付款循環(huán)相關理論，對M商業(yè)廣場在采購與付款環(huán)節(jié)存在的問題進行分析，發(fā)現(xiàn)其缺乏科學采購計劃、供應商評估與選擇環(huán)節(jié)管理缺失、倉儲部門驗收與入庫環(huán)節(jié)存在漏洞、款項的支付環(huán)節(jié)有待改善等。并針對存在的問題提出行之有效的解決方案：科學制定采購計劃、規(guī)范供應商評估和選擇管理、強化倉儲部門驗收與入庫環(huán)節(jié)、完善款項支付內部控制等，以期能夠為其他零售企業(yè)的采購與付款環(huán)節(jié)內部控制質量管理提供參考。