崔益富／文

常州鼎行會計師事務(wù)所（普通合伙）

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，國家出臺了一系列創(chuàng)業(yè)激勵政策，中小企業(yè)數(shù)量激增，逐漸成為國民經(jīng)濟發(fā)展的重要動力。作為國民經(jīng)濟的重要組成部分，中小企業(yè)在勞動就業(yè)、政府稅收等方面發(fā)揮著重要作用，但由于其經(jīng)營規(guī)模較小、技術(shù)含量較低，因此相較于大型企業(yè)來說，面臨的市場競爭更加激烈。中小企業(yè)要結(jié)合自身實際情況，加強內(nèi)部控制體系建設(shè)，增強風(fēng)險識別與防范能力，提升資源配置水平，營造良好的工作氛圍，為自身可持續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。建立完善、高效的內(nèi)部控制體系作為提高企業(yè)運行效率的方法和手段，是防范風(fēng)險問題的重要路徑。是否具備科學(xué)完善的內(nèi)部控制體系是衡量企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標志。文章簡要闡述中小企業(yè)建立內(nèi)部控制體系的積極意義，并針對問題提出有效的優(yōu)化策略。

與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)普遍具有發(fā)展速度快、存貨時間短的特點。分析成因可以發(fā)現(xiàn)，許多中小企業(yè)在發(fā)展過程中沒有認識到內(nèi)部控制體系的重要作用，在實踐中仍存在諸多問題，具體表現(xiàn)在內(nèi)部控制環(huán)境不佳、風(fēng)險評估不到位、控制活動滯后等方面，嚴重制約了其可持續(xù)發(fā)展?；诖耍疚姆治鲋行∑髽I(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制體系的路徑，明確其在建立和實施內(nèi)部控制體系的過程中存在的困境，追蹤各種問題形成的原因，并提出解決策略。

中小企業(yè)建立內(nèi)部控制管理體系的重要性

通過構(gòu)建和應(yīng)用內(nèi)部控制體系，企業(yè)不但可以規(guī)范保管和科學(xué)利用各類資源，避免出現(xiàn)資產(chǎn)損壞、挪用、浪費等問題，而且能夠識別經(jīng)營管理各個環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險問題，對經(jīng)濟活動進行事前規(guī)劃、事中控制、事后糾正，防范和處理風(fēng)險，避免給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。并且，能夠主動識別各環(huán)節(jié)的風(fēng)險，針對各類風(fēng)險形成的原因，制定防范措施和方法，規(guī)范經(jīng)營管理流程，約束有關(guān)人員的行為，從而有效提高運營效率和治理水平，確保戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。內(nèi)部控制還可以調(diào)整業(yè)務(wù)處理流程，按照各部門、各層級實際工作要求做好權(quán)限和職責(zé)劃分，通過組織協(xié)調(diào)和績效考核，督促各個部門員工深入了解自身工作目標，認真履行自身職責(zé)，有效減少錯誤或者違規(guī)問題的發(fā)生。通過構(gòu)建內(nèi)部控制體系，企業(yè)可以更加有效地收集和分析數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)的準確性和完整性，幫助管理者審視過去、控制現(xiàn)在、規(guī)劃未來，為調(diào)整經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐。此外，中小企業(yè)在經(jīng)營管理過程中要嚴格遵守有關(guān)政策方針和法律法規(guī)，建立一套可行性較強的內(nèi)部控制體系，約束好內(nèi)部各項經(jīng)營行為，并將其落實到工作中，從而使自身生產(chǎn)經(jīng)營活動符合有關(guān)監(jiān)管要求，保證運營的合規(guī)性和合法性。

中小企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制管理體系存在的問題

內(nèi)部環(huán)境

不少中小企業(yè)過于注重短期利益，忽視了內(nèi)部控制管理體系建設(shè)，也沒有全面認識到其對自身發(fā)展的重要作用，沒有結(jié)合內(nèi)部控制工作實際需求優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和審批流程，也沒有合理設(shè)置各個部門的職能和權(quán)限，影響了各個部門工作職能的發(fā)揮，容易出現(xiàn)管理混亂或者權(quán)力交叉的問題。一些企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不夠完善，未能建立科學(xué)的權(quán)責(zé)發(fā)生制，董事長和總經(jīng)理由一人兼任，影響了董事會監(jiān)督職能的發(fā)揮，提升了運營風(fēng)險出現(xiàn)的概率。一些企業(yè)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的個人意愿建設(shè)企業(yè)文化，使得員工對企業(yè)文化缺乏認同感，影響了企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，容易出現(xiàn)消極怠工和徇私舞弊問題。

風(fēng)險評估

許多企業(yè)未能建立專門的風(fēng)險評估部門，對風(fēng)險的認識還停留在機會風(fēng)險層面，風(fēng)險管控工作過于被動，無法識別和評估經(jīng)營管理各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險，對潛在風(fēng)險問題出現(xiàn)的概率和帶來的影響缺乏準確的判斷，容易給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失。一些企業(yè)決策層對風(fēng)險的認識不夠全面，缺乏對市場環(huán)境的深入分析，無法準確分析企業(yè)的風(fēng)險承受能力，制定的風(fēng)險管控措施缺乏全面性和系統(tǒng)性，沒有對風(fēng)險進行事前預(yù)警和事中控制，導(dǎo)致風(fēng)險問題出現(xiàn)時管控不夠及時。

控制活動

一些企業(yè)將工作重心放在內(nèi)部控制體系建設(shè)方面，忽視了后續(xù)內(nèi)部控制活動的實施。首先，企業(yè)系統(tǒng)控制不夠規(guī)范，會計系統(tǒng)控制過于混亂，沒有實行不相容崗位分離制度，會計核算缺乏準確性。其次，不同部門之間沒有建立制衡機制，權(quán)責(zé)不明，反饋機制不夠完善，預(yù)算指標設(shè)置與企業(yè)實際情況不匹配，在實際執(zhí)行中容易出現(xiàn)偏差。再次，企業(yè)沒有建立科學(xué)規(guī)范的審批制度，沒有合理設(shè)置有關(guān)人員的權(quán)限，提升了經(jīng)營風(fēng)險出現(xiàn)的概率，容易造成成本損失。最后，部分企業(yè)在很多方面都存在不足，如固定資產(chǎn)管理、存貨管理等，沒有科學(xué)配置各崗位，也沒有對賬目、實物、資金做好分離，存在管理混亂的問題。

信息與溝通

信息與溝通是內(nèi)部控制取得理想效果的重要保障，但許多中小企業(yè)在這方面存在各種問題。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層出于建設(shè)成本、效益提升等方面的考量，沒有做好ERP 系統(tǒng)研發(fā)，各種業(yè)務(wù)管理依然使用人工模式，工作效率低下。其次，企業(yè)將信息化建設(shè)工作的重心放在業(yè)務(wù)模塊建設(shè)方面，不能保證各系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源一致，導(dǎo)致部門間存在“信息孤島”現(xiàn)象，難以將信息快速反饋到各管理層，影響每項決策的制定。最后，企業(yè)在使用信息化系統(tǒng)的過程中，缺乏對操作風(fēng)險和信息安全工作的重視，容易出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)泄露或者操作失誤等風(fēng)險。

中小企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制管理體系的策略

優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

首先，完善內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)要結(jié)合有關(guān)政策法規(guī)完善內(nèi)部控制管理機制，使其在內(nèi)部控制活動中充分發(fā)揮指引作用，幫助企業(yè)防范各種風(fēng)險問題。企業(yè)要以會計制度為依據(jù)，結(jié)合自身所處行業(yè)特點編制出與管理規(guī)劃、內(nèi)部控制特征相匹配的內(nèi)部控制管理制度，并結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化持續(xù)優(yōu)化，為內(nèi)部控制各項工作提供指引。其次，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)要結(jié)合自身實際情況優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，形成董事會、監(jiān)事會、股東大會相互制約和高效協(xié)同的工作模式，科學(xué)整合內(nèi)部資源，從而提高各個部門的運作效率。再次，設(shè)置崗位職能。企業(yè)要嚴格遵循崗位不相容原則，科學(xué)設(shè)置各崗位，確保各崗位員工間相互制約和監(jiān)督，從而建立相互監(jiān)督的工作機制。例如，在付款工作中，出納要負責(zé)制定單據(jù)，由會計或總經(jīng)理復(fù)核；在盤點工作中，財務(wù)人員負責(zé)主導(dǎo)，并檢查賬目和實物的一致性；在采購環(huán)節(jié)，收到發(fā)票以后，要對單據(jù)、發(fā)票、合同進行配對，由會計負責(zé)做賬和核對；出差以前，要由總經(jīng)理負責(zé)審批，報銷以前要填寫報告，從而管控銷售人員的行為。最后，培訓(xùn)崗位技能，建設(shè)企業(yè)文化。企業(yè)要通過編制崗位職能書和說明書的方式確定各個崗位員工的工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，明確行為細節(jié)、工作重點、內(nèi)部控制節(jié)點等，定期組織員工接受培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和綜合能力，從而為各項工作的落實奠定基礎(chǔ)。同時，企業(yè)要充分考量業(yè)務(wù)特點、發(fā)展現(xiàn)狀和企業(yè)文化，通過各種形式在內(nèi)部進行宣導(dǎo)，并利用績效考核制度加強員工對其的重視，從而增強員工的責(zé)任感和企業(yè)的凝聚力。

健全風(fēng)險評估機制

一方面，評估風(fēng)險。中小企業(yè)要結(jié)合自身實際情況設(shè)置風(fēng)險管理機構(gòu)，配備具有較強專業(yè)能力和較高綜合水平的風(fēng)險管理人員，邀請專業(yè)咨詢機構(gòu)人員到企業(yè)對員工進行培訓(xùn)和輔導(dǎo)，完善自身風(fēng)險評估機制。通過加強績效考核，激發(fā)員工參與風(fēng)險管理的主動性，動員所有員工在履行崗位職責(zé)的同時評估風(fēng)險，從而建立全員參與的風(fēng)險管理模式。企業(yè)必須定期識別經(jīng)營管理中各環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險，評估各類風(fēng)險產(chǎn)生的概率、影響程度，從而制定防范措施和方法，將各類風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)。例如，在管理應(yīng)收賬款風(fēng)險時，企業(yè)要結(jié)合客戶財務(wù)和信用狀況，為其設(shè)置合理的賬期和額度，并定期評估風(fēng)險，從而保證賬款及時收回。

另一方面，制定風(fēng)險應(yīng)對策略。企業(yè)在完成風(fēng)險識別、分析、評估以后，要制定具有針對性的預(yù)警和應(yīng)對方案，將風(fēng)險危害控制到最小。各個部門要結(jié)合風(fēng)險評估結(jié)果，提前模擬應(yīng)對措施，從而保證風(fēng)險控制的有效性。同時，企業(yè)要結(jié)合真實發(fā)生的風(fēng)險事件，及時改進和優(yōu)化風(fēng)險管理機制，最大限度地減少給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失。例如，企業(yè)應(yīng)收賬款到期未還，銷售人員要積極與客戶溝通。假如時間超出一個月，要通知有關(guān)人員停止發(fā)貨；假如應(yīng)收賬款規(guī)模超過了客戶額度，要及時聯(lián)系客戶付清超出貨款；假如長期存在超額問題，而客戶沒有付清超額部分，要及時停止發(fā)貨。

強化控制活動

首先，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。企業(yè)要結(jié)合規(guī)章制度和崗位說明書，優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，規(guī)范數(shù)據(jù)信息和單據(jù)憑證的傳遞流程，實現(xiàn)不同崗位的有效銜接，為物流、資金流、信息流的高效流通奠定基礎(chǔ)。企業(yè)在發(fā)展過程中，要結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化梳理現(xiàn)有流程，精簡無效或者低效流程，從而避免出現(xiàn)冗余問題，保證內(nèi)部控制工作的有效性。例如，應(yīng)用紙質(zhì)銀行承兌匯票，主要是為了避免實物在傳遞過程中遺失。隨著電子承兌匯票系統(tǒng)的應(yīng)用，紙質(zhì)匯票的開具和應(yīng)用增加了采購、銷售、財務(wù)的工作量，變成了冗余流程，企業(yè)可以及時取消。其次，完善授權(quán)審批制度。中小企業(yè)要完善內(nèi)部授權(quán)審批制度，規(guī)范審批流程，通過應(yīng)用績效考核機制，對嚴格執(zhí)行授權(quán)審批制度的員工給予獎勵，對執(zhí)行不規(guī)范的員工進行批評教育或扣除獎金，從而提升員工遵守企業(yè)制度的積極性，為防范風(fēng)險問題提供助力。最后，優(yōu)化財產(chǎn)保全制度。企業(yè)要建立科學(xué)完善的財產(chǎn)保全制度，主要包括存貨管理、固定資產(chǎn)管理等方面，規(guī)范資產(chǎn)采購、使用、處置等工作，并通過績效考核制度，懲處損害企業(yè)財產(chǎn)安全的行為，鼓勵員工及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題，核實以后給予物質(zhì)或精神獎勵，增強員工的資產(chǎn)管理意識，確保無形資產(chǎn)、實物資產(chǎn)完整和安全。

提升信息化建設(shè)水平

一方面，中小企業(yè)要全面梳理內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理制度，科學(xué)規(guī)劃信息化系統(tǒng)建設(shè)路徑和方法，加強各個部門的溝通和交流，結(jié)合自身實際情況搭建和完善ERP 系統(tǒng)，以工作需求為基礎(chǔ)進行流程設(shè)計和權(quán)限分配，從而提高數(shù)據(jù)信息收集和分析效率。在開發(fā)信息化系統(tǒng)的過程中，企業(yè)要對可能出現(xiàn)的風(fēng)險節(jié)點進行動態(tài)控制，建立規(guī)范化的權(quán)限分配制度、文檔保留制度、數(shù)據(jù)訪問制度等，特別是要充分考慮自身未來發(fā)展趨勢，保證系統(tǒng)的可拓展性。同時，企業(yè)要主動安排專項員工高效應(yīng)用信息化系統(tǒng)，并且做好升級維護，認真收集經(jīng)營管理過程中在信息系統(tǒng)應(yīng)用方面遇到的問題，積極與外部專業(yè)機構(gòu)合作，優(yōu)化系統(tǒng)功能，從而滿足業(yè)務(wù)工作的實際需求。

另一方面，完善內(nèi)部報告制度。企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實踐，設(shè)定科學(xué)、規(guī)范的內(nèi)部報告制度，加強各層級、各部門間員工的溝通和交流，使準確可靠的信息能夠及時傳送到有關(guān)人員手中，提升企業(yè)數(shù)據(jù)溝通的時效性和順暢性。

經(jīng)濟全球一體化背景下，中小企業(yè)面臨的市場競爭愈發(fā)激烈，對其內(nèi)部管理提出了新挑戰(zhàn)和新要求。新時期，企業(yè)要注重內(nèi)部控制體系構(gòu)建和應(yīng)用的重要作用，積極優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，完善風(fēng)險評估機制，強化業(yè)務(wù)經(jīng)營活動，提高信息化水平，規(guī)范監(jiān)督管理工作，建立完善的內(nèi)部控制體系，為創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益夯實基礎(chǔ)。