李斯瑩

摘?要：隨著信息技術(shù)快速發(fā)展、財務(wù)透明度及管理要求的提高，以數(shù)字化手段賦能高校財務(wù)流程，提高財務(wù)管理效率和決策科學(xué)性，已成必然趨勢。文章提出以搭載OCR的RPA技術(shù)賦能高校財務(wù)報銷，能針對性地解決當(dāng)前報銷流程中的難點及痛點。文章以RPA+OCR技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建在審核、制單及支付中的自動化應(yīng)用，重塑高校財務(wù)報銷流程。最后，文章就如何促進RPA+OCR技術(shù)的順利實施，從制度規(guī)劃、運行環(huán)境、系統(tǒng)對接及人才培養(yǎng)4個方面提出建議。

關(guān)鍵詞：RPA；OCR；智能報銷

中圖分類號：F23?????文獻標(biāo)識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.02.056

教育部于2021年頒布了《高等學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》，為數(shù)字化校園建設(shè)提供了指導(dǎo)和規(guī)范，促進了數(shù)字化校園建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。數(shù)智化、無紙化、自動化成為近年來的高校財務(wù)的關(guān)鍵詞。作為數(shù)字化改革的先行者，浙江數(shù)字經(jīng)濟“一號工程”極大地推動了人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的應(yīng)用，為深化高校智能財務(wù)提供契機。在此背景下，以方便師生為宗旨，提升財務(wù)效率為導(dǎo)向，用數(shù)字化技術(shù)賦能高校財務(wù)，使財務(wù)處理方式更高效、準(zhǔn)確，更好地滿足高校管理的需要，已是大勢所趨。

1?當(dāng)前數(shù)字化基礎(chǔ)及存在的問題——以Z大學(xué)為例

Z大學(xué)作為曾經(jīng)的首批會計電算化工作試點省屬高校，其計劃財務(wù)處對財務(wù)信息化建設(shè)一直予以高度重視。從2008年前的現(xiàn)場排隊現(xiàn)金支付，到2008-2012年的排隊叫號轉(zhuǎn)卡支付，再到2012-2021年間使用的網(wǎng)上預(yù)約現(xiàn)場叫號模式，Z大學(xué)計劃財務(wù)處的財務(wù)服務(wù)系統(tǒng)幾經(jīng)迭代，數(shù)字化程度不斷加深。

自2022年10月起，Z大學(xué)財務(wù)已采用網(wǎng)上智能報銷系統(tǒng)。在該系統(tǒng)下，師生可通過登錄網(wǎng)上智能報銷系統(tǒng)進行填報并提交報銷預(yù)約申請。預(yù)約成功后，報銷人將通過智能投遞柜或至財務(wù)報銷大廳提交財務(wù)報銷單據(jù)。財務(wù)人員收單后進行票據(jù)審核、賬務(wù)處理及資金支付。當(dāng)前的網(wǎng)上智能報銷系統(tǒng)能實現(xiàn)多渠道預(yù)約，不限預(yù)約數(shù)量，支持電腦、手機、PAD端。雖然當(dāng)前的智能財務(wù)報銷系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)報銷線下排隊時間長，預(yù)約需求量大于放號量的問題，但財務(wù)工作仍面臨以下困境。

（1）日益增加的報銷及審計壓力。隨著新業(yè)務(wù)和新渠道的不斷增多，財務(wù)審核、制單壓力增大。當(dāng)前的系統(tǒng)僅是通過讓師生提前將財務(wù)報銷進行網(wǎng)上預(yù)約，從減少師生排隊等候的角度緩解了財務(wù)人員與師生間的矛盾，無法從根本上減輕日益增加的財務(wù)報銷壓力。在人員不變的情況下，單據(jù)的增多容易導(dǎo)致人工操作錯誤。傳統(tǒng)的審核、制單模式將難以滿足新時代下高頻率、高標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)報銷及審計要求。

（2）報銷審核存在滯后性。當(dāng)前財務(wù)報銷需要待報銷單據(jù)提交后，由財務(wù)人員根據(jù)相關(guān)的規(guī)定和程序，對于各項經(jīng)費的使用及報銷進行審核。因此，如果出現(xiàn)報銷系統(tǒng)欄目填寫錯誤、提交票據(jù)不合規(guī)、材料不齊全、報銷金額不符合預(yù)算等問題，要待財務(wù)人員審核時才能發(fā)現(xiàn)。

（3）電子發(fā)票信息未能被充分提取。電子發(fā)票的真實性驗證涉及到發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息的核對，以及通過發(fā)票驗真系統(tǒng)等工具進行驗證。當(dāng)前Z大學(xué)的報銷系統(tǒng)雖然能通過與稅務(wù)局票據(jù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，實時對發(fā)票進行驗真查詢，但報銷人員在提交原始單據(jù)時仍需將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)版。這導(dǎo)致電子發(fā)票仍以紙質(zhì)形式入賬，需要手工計算金額，過程仍較為繁瑣。

（4）復(fù)合型人才缺乏。高校財務(wù)人員普遍缺乏將專業(yè)知識與數(shù)據(jù)處理、軟件維護等計算機知識相結(jié)合的能力。由于日常重復(fù)性高的冗余性財務(wù)工作占用了大量時間，財務(wù)人員對新技術(shù)的學(xué)習(xí)時間與精力十分有限，進一步導(dǎo)致財務(wù)人員無法充分利用技術(shù)手段提高財務(wù)做賬、管理的效率和準(zhǔn)確性。

（5）傳統(tǒng)的財務(wù)流程改造將產(chǎn)生較大經(jīng)濟、時間成本。財務(wù)流程改造通常涉及技術(shù)設(shè)備升級、系統(tǒng)更新以及對財務(wù)人員培訓(xùn)的費用。傳統(tǒng)財務(wù)改造流程將對學(xué)校產(chǎn)生較大經(jīng)費負(fù)擔(dān)。因此，應(yīng)確保經(jīng)費優(yōu)先用于關(guān)鍵和緊急需要的改造項目，還應(yīng)優(yōu)先選擇改造成本小的方案，避免資源浪費。

2?基于RPA+OCR技術(shù)的財務(wù)報銷流程設(shè)計

2.1?RPA+OCR的概念及特點

RPA（Robotic?Process?Automation）是指機器人流程自動化，它能通過提前預(yù)設(shè)的執(zhí)行腳本，針對重復(fù)性高、規(guī)則明確的業(yè)務(wù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動化。OCR（Optical?Character?Recognition）技術(shù)是指光學(xué)字符識別技術(shù)。它能用拍照等光學(xué)方式，通過字符識別技術(shù)提取票據(jù)上的信息，供使用者后續(xù)編輯使用。

2.2?RPA+OCR技術(shù)優(yōu)化策略

基于RPA+OCR技術(shù)的特點，它能與當(dāng)前財務(wù)報銷系統(tǒng)有機結(jié)合，針對性地從以下幾個方面解決當(dāng)前財務(wù)報銷流程中的困境，見圖1。

（1）提升財務(wù)報銷效率。搭載OCR的RPA技術(shù)是一種虛擬勞動力，它能7*24小時不間斷進行審核、制單與支付。它能跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)抓取數(shù)據(jù)，提升填報信息準(zhǔn)確性。例如，在報銷酬金時，RPA能自動抓取到人事系統(tǒng)中的姓名、卡號等酬金信息，自動完成報銷單據(jù)填報，顯著減輕當(dāng)前報銷人填單，審核人員制單的負(fù)擔(dān)。通過將財務(wù)人員從冗余的財務(wù)工作中轉(zhuǎn)移出來，可使財務(wù)人員轉(zhuǎn)向規(guī)范修訂、數(shù)據(jù)挖掘等高附加值的工作，更大程度地為管理層決策做好支持，助力高校全面提質(zhì)、降本、增效。在利用RPA技術(shù)賦能財務(wù)報銷流程的過程中，能同步實現(xiàn)數(shù)據(jù)留痕。這不僅能讓師生看到整個報銷過程，還能更好地滿足當(dāng)前日趨嚴(yán)格的查閱、審計要求。

（2）前置審核流程。RPA+OCR技術(shù)能自動識別票據(jù)字符，提取相關(guān)信息，為報銷人自動生成報銷申請單初稿。財務(wù)部門通過提前建立規(guī)則庫，將財務(wù)制度及報銷標(biāo)準(zhǔn)，如分次報銷、關(guān)聯(lián)交易、勞務(wù)費發(fā)放限制等，內(nèi)嵌至系統(tǒng)中。報銷人在提交預(yù)約單前，RPA技術(shù)可通過抓取報銷單中的信息與系統(tǒng)內(nèi)置的規(guī)則進行比對，實現(xiàn)線上自動稽核。針對材料有誤，不符合報銷標(biāo)準(zhǔn)或是預(yù)算設(shè)置的報銷及時進行退單。通過前置財務(wù)審核，實現(xiàn)事前預(yù)警，在保證審核速度的同時也確保了財務(wù)風(fēng)控。同時，通過RPA技術(shù)前置審核流程，避免了報銷人來回跑的情況，減少了財務(wù)與報銷人員之間的矛盾。

（3）優(yōu)化發(fā)票入賬形式。RPA+OCR技術(shù)能直接獲取電子發(fā)票上的重要信息，包括賬號、戶名、開戶行、發(fā)票號碼。通過將電子類票據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，并利用RPA+OCR技術(shù)，直接抓取票據(jù)上的相關(guān)信息，簡化填報流程，避免生僻字影響，減少手工輸入計算產(chǎn)生的錯誤，改變當(dāng)前電子票據(jù)仍以紙質(zhì)形式入賬的困境。

（4）有助于高校培養(yǎng)復(fù)合型人才。當(dāng)前的RPA軟件具有用戶友好的可視化界面和無代碼平臺，通過簡單的培訓(xùn)即可使財務(wù)人員掌握。財務(wù)人員可通過RPA軟件的拖拽式圖形界面，不用具體進行編程，即可創(chuàng)建RPA流程。財務(wù)人員了解財務(wù)報銷的規(guī)則與細(xì)節(jié)，以及報銷流程中的難點與痛點。而RPA技術(shù)易于使用的特性能讓每個財務(wù)人員都成為程序的開發(fā)者。在此背景下，財務(wù)人員能將技術(shù)與專業(yè)知識有機結(jié)合，利用RPA技術(shù)有針對性地解決當(dāng)前報銷痛點。

（5）平衡流程改造成本及有效性。?RPA是一種外掛軟件，使用RPA+OCR技術(shù)進行流程優(yōu)化，不用對現(xiàn)有系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)和應(yīng)用程序進行改造，不會產(chǎn)生較大的經(jīng)濟及時間成本。同時，RPA技術(shù)具有可擴展性和靈活性，可以根據(jù)用戶需求進行定制和設(shè)置調(diào)整，以適應(yīng)不同的業(yè)務(wù)流程的變化和新的需求。因此，RPA技術(shù)能在滿足優(yōu)化流程需求的同時，兼顧流程改造成本。

3?基于RPA+OCR技術(shù)的財務(wù)報銷流程

針對目前報銷流程中存在的問題，本文構(gòu)建了RPA+OCR技術(shù)在財務(wù)報銷的核心環(huán)節(jié)：審核、制單、支付中的具體應(yīng)用框架，并加以分析。通過應(yīng)用RPA及OCR技術(shù)，能進一步規(guī)范高校財務(wù)流程，提升財務(wù)報銷效率，有效促進高校業(yè)、財、稅、金的一體化。重塑后的財務(wù)報銷流程見圖2。

3.1?填單及審核

如圖2所示，通過應(yīng)用?RPA+OCR技術(shù)，報銷人可用手機拍照上傳相關(guān)票據(jù)，或直接導(dǎo)入電子票據(jù)，并通過OCR技術(shù)采集單據(jù)上的數(shù)據(jù)信息。智能報銷系統(tǒng)通過與稅務(wù)局票據(jù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，在上傳發(fā)票后的幾分鐘內(nèi)就能進行發(fā)票驗真。同時，智能報銷系統(tǒng)會將采集到的發(fā)票號碼，與學(xué)校系統(tǒng)中的發(fā)票數(shù)據(jù)庫進行比對，查驗是否有發(fā)票重復(fù)報銷情況。對于偽造或重復(fù)票據(jù)予以退回，對連號的票據(jù)予以警示并要求經(jīng)辦人上傳說明，并在后續(xù)以高亮警示標(biāo)識對財務(wù)審核人員予以提示。

發(fā)票驗證通過后，RPA將抓取發(fā)票及其他票據(jù)、合同上的信息，自動生成報銷單初稿。報銷人僅需對報銷單進檢查，確認(rèn)無誤后，即可提交至項目負(fù)責(zé)人審批。針對部分需改動金額的單據(jù)，例如實際需要報銷金額小于發(fā)票金額的情況，報銷人僅需修改相關(guān)部分信息即可提交。項目負(fù)責(zé)人線上審批通過后，RPA技術(shù)將對報銷單據(jù)中的信息與提前內(nèi)嵌至財務(wù)系統(tǒng)中的報銷標(biāo)準(zhǔn)進行比對，對報銷費用的合規(guī)性及是否超支等問題進行初審。對于不符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)及時線上退回并提供退回原因說明，對于符合報銷標(biāo)準(zhǔn)的單據(jù)則流轉(zhuǎn)至下一流程，實現(xiàn)自動稽核。為兼顧審核效率與風(fēng)控要求，系統(tǒng)將對如單筆報銷達到大額審批標(biāo)準(zhǔn)的，或報銷人修改過金額等信息的報銷單標(biāo)注預(yù)警高亮提示，針對此類報銷單，將由人工進行審核。

在此流程下，RPA可以實現(xiàn)財務(wù)的自動計算、驗證和數(shù)據(jù)檢查。通過簡化數(shù)據(jù)采集和處理的過程，減少人工干預(yù)產(chǎn)生的錯誤和糾錯的成本，提高信息準(zhǔn)確性和高校工作質(zhì)量。同時，RPA+OCR技術(shù)能實現(xiàn)自動稽核，財務(wù)人員僅需關(guān)注標(biāo)有高亮警示標(biāo)識的業(yè)務(wù)，這將大大減輕了財務(wù)審核的壓力。此外，通過應(yīng)用RPA+OCR技術(shù)，能記錄和跟蹤所有的財務(wù)交易和流程，提供高財務(wù)透明度和可追溯性。如果發(fā)生任何矛盾或爭議，財務(wù)和報銷人員都可以隨時查閱系統(tǒng)記錄來快速解決問題，減少爭議的產(chǎn)生。

3.2?制單

財務(wù)人員基于人工制單流程的分析結(jié)果，提前將財務(wù)制單流程進行梳理和分解，轉(zhuǎn)化為程序邏輯。待單據(jù)完成審核后，RPA機器人將執(zhí)行提前設(shè)置的制單程序，模擬人工操作，自動點擊相關(guān)模塊，自動生成憑證。針對在自動化流程中可能出現(xiàn)的異常情況，如系統(tǒng)故障、錯誤的輸入等，系統(tǒng)同時還對RPA機器人設(shè)置了異常流程監(jiān)控和錯誤處理機制，例如發(fā)送通知、生成報警或?qū)⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)交給人工處理等，充分保證其正常運行。

3.3?支付

財務(wù)部門可通過設(shè)置支付申請、復(fù)核和提交RPA機器人以實現(xiàn)支付流程的自動化。首先，支付申請RPA機器人讀取憑證數(shù)據(jù)，并登錄國庫平臺，自動錄入數(shù)據(jù)，選擇用款計劃生成支付令號。接著，支付復(fù)核RPA機器人則將原始憑證中獲取的數(shù)據(jù)，與支付令中的信息進行匹配，如匹配一致，將流轉(zhuǎn)至支付提交RPA機器人。最后，支付提交RPA機器人將自動比對收款信息及復(fù)核支付令中的信息，并提交核對一致的支付令。同時，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置RPA支付異常流程監(jiān)控機制，針對支付失敗或付款過程中發(fā)生錯誤的情況觸發(fā)相應(yīng)的異常處理機制，確保任務(wù)正常運行。在RPA自動支付流程中，人工僅需支付出現(xiàn)預(yù)警提示的報銷單，極大地緩解了出納支付的壓力。同時，在該模式下，出納也能對有預(yù)警標(biāo)識的報銷單給予更大的關(guān)注，提升支付效率的同時也保障了財務(wù)風(fēng)控。

4?建議

4.1?制度規(guī)劃，做好頂層設(shè)計

高校在推進RPA+OCR在財務(wù)上的應(yīng)用時，要基于校園整體信息化戰(zhàn)略視角，明確目標(biāo)和優(yōu)先事項，確保財務(wù)系統(tǒng)與校園整體數(shù)字化改革系統(tǒng)的互操作性和一體化。在此背景下，財務(wù)部門應(yīng)將RPA等信息化管理手段制定進財務(wù)制度，讓RPA+OCR技術(shù)的應(yīng)用在當(dāng)前校園數(shù)字化框架下有章可循。財務(wù)部門應(yīng)及時更新財務(wù)制度并同步完善財務(wù)制度在智能系統(tǒng)中規(guī)則條款的內(nèi)嵌，確保制度規(guī)范的有效實施。通過定期監(jiān)測制度規(guī)范的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題和瓶頸，加以更新和完善。

4.2?強化網(wǎng)絡(luò)安全，保證運行環(huán)境質(zhì)量

要確保RPA+OCR技術(shù)的順利實施，學(xué)校應(yīng)建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全措施。可以從以下幾個方面入手：

一是設(shè)立網(wǎng)絡(luò)保護措施。通過加強網(wǎng)絡(luò)安全配置，定期對校園網(wǎng)環(huán)境進行檢測，識別并修復(fù)系統(tǒng)中的安全漏洞和弱點，及時更新防火墻和安裝軟件補丁，防止惡意病毒攻擊。

二是加強訪問權(quán)限的控制與管理，明確責(zé)任和權(quán)限，確保其規(guī)范性和透明性。通過設(shè)置身份認(rèn)證強密碼策略等措施，使得僅有訪問權(quán)限的人才能進入系統(tǒng)操作運行程序。

三是加強員工網(wǎng)絡(luò)安全意識的培訓(xùn)，樹立教職工遵守網(wǎng)絡(luò)安全政策的意識，指導(dǎo)財務(wù)人員及教職工防范、識別網(wǎng)絡(luò)攻擊的方法。

4.3?加強校內(nèi)系統(tǒng)對接，打破信息孤島

高校財務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強協(xié)作，為RPA及OCR的應(yīng)用提供更加順暢的環(huán)境。業(yè)務(wù)與財務(wù)部門應(yīng)共同與信息技術(shù)部門協(xié)作，確定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、取數(shù)口徑，統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，確保不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)可以互聯(lián)互通，打破信息壁壘，實現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的采集與共享，讓RPA+OCR技術(shù)能在更廣的層面實現(xiàn)取數(shù)，發(fā)揮自動化優(yōu)勢。同時，財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期通過會議，工作組研討等方式確保系統(tǒng)的兼容性和可擴展性，不斷拓寬、加強RPA+OCR技術(shù)在工作中的應(yīng)用。

4.4?加強人才培養(yǎng)

高校要加強復(fù)合型人才培養(yǎng)。學(xué)校應(yīng)為財務(wù)人員提供多元化的培訓(xùn)形式，包括參加培訓(xùn)、研討會、行業(yè)會議等。財務(wù)人員通過持續(xù)學(xué)習(xí)政策制度、信息技術(shù)等，保持對新技術(shù)、法規(guī)的了解，不斷更新和提升自身專業(yè)及數(shù)字化水平。針對RPA+OCR技術(shù)的應(yīng)用，高校應(yīng)鼓勵財務(wù)人員與技術(shù)人員及其他高校RPA財務(wù)使用人員進行交流和互動，吸收他們的經(jīng)驗、與時俱進地利用RPA+OCR技術(shù)優(yōu)化財務(wù)報銷流程。

5?結(jié)語

本文以Z大學(xué)當(dāng)前報銷流程中存在的不足作為切入點，分析了RPA+OCR技術(shù)在財務(wù)報銷中的應(yīng)用。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：RPA+OCR技術(shù)具有用戶友好、經(jīng)費投入少、能不間斷工作的特點，能通過多環(huán)節(jié)輔助，優(yōu)化審核流程，實現(xiàn)稽核、制單、支付的自動化，有效提升財務(wù)報銷效率。文章對RPA+OCR技術(shù)在財務(wù)審核、制單及支付環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，構(gòu)建了具體流程并加以分析。最后，文章就RPA+OCR技術(shù)的應(yīng)用給出建議，以期為RPA+OCR技術(shù)在高校智能財務(wù)中的具體實施提供借鑒和參考。

參考文獻

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