婁維維

摘要：在當今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)共享服務模式日益成為提高效率、優(yōu)化資源利用和降低成本的關鍵戰(zhàn)略。企業(yè)共享服務是一種將特定業(yè)務功能集中管理的模式，如財務、人力資源、信息技術等，可以實現(xiàn)資源的最大化利用，降低業(yè)務運營的復雜性，并提高效率，它不僅僅是一種組織結構或流程的改變，它還涵蓋了內部控制體系的建設，以確保財務數(shù)據(jù)的準確性、合規(guī)性和風險管控。隨著共享服務的規(guī)模擴大和影響力增加，管理和控制相關風險也就變得至關重要，這正是企業(yè)內控體系的重要性的體現(xiàn)。在企業(yè)共享服務環(huán)境中，內控體系有助于確保共享服務的各個方面運作良好，減輕潛在風險。文章將探討企業(yè)共享服務下的內控體系建設，強調了內控在共享服務模式中的關鍵作用，以及如何應用內控要素、工具和技術來支持共享服務的有效實施。

關鍵詞：企業(yè)；共享服務；內控體系

一、引言

隨著全球市場競爭的不斷加劇，企業(yè)在追求效率、降低成本、提高靈活性和加強核心競爭力等方面面臨著更大的壓力。在這一背景下，企業(yè)共享服務模式逐漸嶄露頭角。企業(yè)共享服務，通常簡稱為SSC（Shared Service Center），是一種將特定業(yè)務功能（如財務、人力資源、采購等）集中管理和運營的模式。這種模式通過將類似的業(yè)務流程集中處理，實現(xiàn)了資源和成本的優(yōu)化，提高了服務質量和一致性，同時也有助于提高核心業(yè)務的集中化管理和創(chuàng)新。

二、企業(yè)共享服務的興起和重要性

近年來，企業(yè)共享服務模式迅速興起，成為許多組織的戰(zhàn)略選擇。這種模式涵蓋了一系列支持性業(yè)務功能，如財務會計、人力資源、采購、客戶服務等。企業(yè)將這些功能集中到共享服務中心，通過標準化流程和自動化工具來提供支持。這一模式的興起源于對效率、成本降低和服務質量提高的追求，以及對核心業(yè)務集中的需求，共享服務模式帶來了顯著的益處。通過合并重復的業(yè)務活動，企業(yè)可以降低運營成本，減少冗余和浪費；標準化流程和自動化工具的應用可以提高任務執(zhí)行的速度和準確性，提高了效率；共享服務模式有助于提高服務質量和一致性；通過確保所有業(yè)務活動都按照相同的標準執(zhí)行，企業(yè)可以減少差錯，提高了客戶和合作伙伴的滿意度；通過將支持性業(yè)務功能外包給共享服務中心，企業(yè)可以將更多的精力和資源投入核心業(yè)務活動中，增強了核心競爭力。這使得企業(yè)能夠更專注于創(chuàng)新、產(chǎn)品開發(fā)和市場擴展。共享服務中心通常配備強大的信息技術基礎設施，有助于更好地管理和分析財務和業(yè)務數(shù)據(jù)。這為企業(yè)提供了更好的數(shù)據(jù)支持，有助于決策制定、戰(zhàn)略規(guī)劃和風險管理。

三、內控體系在企業(yè)管理中的作用和必要性

內控體系有助于企業(yè)識別、評估和管理風險。通過明確的內部控制程序，企業(yè)可以更好地預防和應對潛在的風險，減少損失和不確定性，還有助于發(fā)現(xiàn)風險并采取糾正措施，以確保企業(yè)持續(xù)穩(wěn)健地經(jīng)營。內控體系是確保財務數(shù)據(jù)準確性的關鍵因素，它包括財務報告、賬目核對、預防欺詐等程序，以確保財務信息的真實性和可靠性。這對于投資者、股東和監(jiān)管機構來說至關重要，因為準確的財務數(shù)據(jù)是決策和評估企業(yè)價值的基礎。內控體系有助于保護企業(yè)的資產(chǎn)和資源，它包括控制措施，以確保資產(chǎn)不會被盜竊、浪費或濫用，這涉及資產(chǎn)清單、物理安全措施和信息技術安全等方面的管理，以減少潛在的損失。內控體系有助于確保企業(yè)遵守適用的法規(guī)和法律要求，包括稅務法規(guī)、會計準則、勞動法規(guī)等，通過內部控制，可以監(jiān)測并確保其活動符合法律要求，避免違法違規(guī)。內控體系有助于提高企業(yè)的效率和效益，通過自動化流程、標準化操作和最佳實踐的應用，優(yōu)化業(yè)務流程，減少資源浪費，提高生產(chǎn)力。內控體系為管理層提供了可靠的數(shù)據(jù)和信息，用于決策制定，管理層可以依賴內部控制的數(shù)據(jù)來評估業(yè)務績效、制定戰(zhàn)略計劃和調整運營方向。一個健全的內控體系有助于維護企業(yè)的聲譽和信譽，通過確保企業(yè)在道德和法規(guī)方面的合規(guī)性，企業(yè)可以建立信任，吸引客戶和合作伙伴。

四、企業(yè)共享服務中的內控要素

（一）控制環(huán)境和文化

1. 內控文化在共享服務中的建立和維護

企業(yè)需要明確定義內控文化的核心價值和原則，包括強調財務透明度、誠實和合規(guī)性，以及強調員工的責任和義務。內控文化的定義應該在整個組織中廣泛傳播，確保所有員工都了解其重要性，高層領導必須以身作則，樹立內控文化的榜樣。他們應該積極參與內控活動，強調合規(guī)性和透明度，并在決策中考慮風險管理因素。領導的支持和參與對于建立內控文化至關重要，為員工提供內控方面的培訓和教育是建立內控文化的關鍵。培訓可以包括內部控制流程的詳細解釋、合規(guī)性要求的培訓及道德和誠實行為的強調。員工應該了解他們在內控體系中的角色和責任，持續(xù)的內控文化需要良好的溝通和意識推廣，企業(yè)可以通過內部通信渠道、會議和培訓來不斷提醒員工內控文化的重要性。分享成功案例和強調內部控制的積極影響也可以激發(fā)員工的積極參與。建立內控文化需要持續(xù)監(jiān)督和評估機制，可以通過內部審計、自查和外部審計等手段來確保內部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)問題后，必須采取糾正措施并追蹤進展。獎勵和認可對于維護內控文化至關重要。企業(yè)可以設立獎勵機制，以表彰積極參與內部控制的員工，并將內控成就納入績效評估體系。內控文化應該是一個不斷改進的過程，企業(yè)應該定期回顧內部控制流程，識別潛在的改進機會，并及時采取措施加強內部控制。

2. 高級管理層對內控的承諾和示范作用

高級管理層應該制定和傳達內控標準，明確組織對內控的期望。這包括確定財務透明度、合規(guī)性、誠實和道德行為的標準，這些標準將指導整個組織的內控實踐。高級管理層應該承諾遵守所有適用的法規(guī)和法律要求，并將合規(guī)性視為首要任務，他們的承諾將在整個組織中強調合規(guī)性的重要性，并鼓勵員工積極參與內部控制。高級管理層應該以身作則，成為內控文化的榜樣，積極參與內部控制流程，積極支持內部控制的實施，并展示誠實和合規(guī)的行為，這將激勵員工模仿他們的行為。高級管理層應該主動參與風險管理和內部控制決策，識別關鍵風險，并采取適當?shù)拇胧﹣斫档瓦@些風險，這表明他們對組織的穩(wěn)健性和可持續(xù)性負有責任。高級管理層應該定期審查內部控制的有效性，并向董事會和利益相關者報告內控的狀態(tài)，確保內部控制的報告是準確和透明的，以便各方能夠了解組織的風險狀況。高級管理層應該提供必要的資源和支持，以確保內部控制的有效實施，這包括人力資源、技術工具和培訓等方面的支持。高級管理層可以設立獎勵機制，以表彰在內部控制方面取得積極成就的員工，這將鼓勵員工積極參與內部控制。

（二）風險評估和識別

1. 共享服務中的風險評估方法和工具

風險矩陣是一種常見的風險評估工具，用于將風險按照其潛在影響和發(fā)生概率進行分類，組織確定哪些風險需要優(yōu)先關注和管理。SWOT分析是一種系統(tǒng)性的方法，用于評估組織的內部優(yōu)勢和劣勢，以及外部機會和威脅，可以幫助組織識別潛在的風險因素，并制定應對策略。風險工作坊是一種集體討論的方法，通常包括來自不同部門和層級的員工，在工作坊中，參與者可以識別和評估風險，共享他們的觀點和經(jīng)驗，以更全面地理解潛在的風險。風險評分卡是一種標準化的評估工具，用于為不同風險分配分數(shù)，這些分數(shù)可以幫助組織確定哪些風險需要優(yōu)先處理。場景分析涉及設定不同的未來情景，以評估不同風險情況下的影響，這可以幫助組織制訂應對多種風險情況的計劃。確定和跟蹤關鍵績效指標是一種重要的風險評估方法，通過監(jiān)測KPIs，組織可以及時識別潛在的問題和風險。有許多專門設計用于風險管理的軟件工具，這些工具可以幫助組織識別、評估和監(jiān)測風險。這些軟件通常包括風險注冊、報告和跟蹤功能。定期進行風險調查和報告是風險評估的一部分。這可以包括員工意見調查、客戶反饋和供應商評估等。

2. 與共享服務相關的常見風險的識別

操作風險涉及共享服務的日常運營，包括流程中斷、系統(tǒng)故障、員工錯誤或失誤等，這些風險導致服務交付延遲、數(shù)據(jù)不準確或客戶不滿。共享服務涉及大量敏感財務數(shù)據(jù)的處理和存儲，因此，數(shù)據(jù)安全風險非常重要，數(shù)據(jù)泄露、未經(jīng)授權的數(shù)據(jù)訪問、網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)丟失都導致嚴重的安全問題。企業(yè)在共享服務中必須遵守各種法規(guī)和行業(yè)標準，包括隱私法、金融監(jiān)管法規(guī)等，不符合合規(guī)性要求導致罰款、法律訴訟和聲譽損失。如果企業(yè)依賴外部供應商提供共享服務，那么供應商的不穩(wěn)定性、服務中斷或合同違規(guī)對企業(yè)造成影響。供應商風險需要嚴格管理。員工離職、人員不足、培訓不足或不當行為都對共享服務的有效性和安全性產(chǎn)生負面影響，必須確保員工在共享服務中具備必要的技能和培訓。技術變化、軟件更新或系統(tǒng)集成問題會對共享服務產(chǎn)生影響，企業(yè)需要確保技術基礎設施的穩(wěn)定性和安全性。不當?shù)墓芾砗皖I導層決策導致共享服務的低效率或不合規(guī)，領導層需要積極參與風險管理和決策制定。如果共享服務不能滿足內部客戶的需求和期望，會導致客戶不滿，甚至客戶流失。政治、經(jīng)濟、環(huán)境和社會因素等對共享服務產(chǎn)生影響，企業(yè)需要監(jiān)測并應對這些因素的變化。

（三）內部控制政策和程序

1. 制定和實施適用于共享服務的內部控制政策和程序

企業(yè)需要明確定義共享服務的內部控制目標，這些目標應該與服務的性質、目的和業(yè)務需求一致。例如，目標包括確保數(shù)據(jù)安全、提高操作效率、保持合規(guī)性等。進行詳細的風險評估，識別與共享服務相關的潛在風險，這包括操作風險、數(shù)據(jù)安全風險、合規(guī)性風險等。了解潛在風險是確定內部控制政策和程序的基礎。制定內部控制政策，明確各個方面的要求，如數(shù)據(jù)訪問權限、流程控制、合規(guī)性要求等。政策應該明確、簡明，并與風險評估一致，根據(jù)內部控制政策，設計實際的操作程序。這些程序應該涵蓋共享服務的各個方面，包括數(shù)據(jù)輸入、處理、存儲、報告等，確保程序能夠有效地識別和管理風險。將所有相關的流程文檔化，包括操作手冊、流程圖、工作指南等。員工理解和遵守內部控制政策和程序，為員工提供培訓，以確保他們了解內部控制政策和程序，并正確執(zhí)行，員工的參與是內部控制的關鍵。建立監(jiān)測機制，定期審計共享服務的內部控制效果，包括內部審計、風險評估和性能指標的追蹤。監(jiān)測和審計有助于識別問題并采取糾正措施?；诙ㄆ诘娘L險評估和審計結果，制定風險管理策略，這包括制訂風險防范計劃，以降低潛在的風險。內部控制政策和程序應該是靈活的，并根據(jù)變化的需求和風險進行調整和改進，不斷學習和改進是保持內部控制有效性的關鍵。

2. 確保政策和程序的一致性和有效性

在內部控制政策中明確定義責任和權限，確保每個員工知道自己的職責，包括訪問數(shù)據(jù)的權限、流程審批權限和風險管理職責等，確保這些責任和權限與內部控制政策的一致性。提供全員培訓，培訓應該包括政策解讀、操作指南和風險教育，培訓計劃的定期更新是確保一致性的關鍵。建立內部審計程序，定期監(jiān)測共享服務的內部控制效果，審計團隊應該檢查政策和程序的實施情況，并識別潛在的問題，監(jiān)測和審計結果應及時報告給高級管理層，以便采取糾正措施。進行定期的合規(guī)性檢查，以確保內部控制政策和程序符合適用的法規(guī)和標準，合規(guī)性檢查可以包括內部合規(guī)團隊的審查和外部合規(guī)機構的評估。確保流程的標準化，以減少操作變異性，共享服務中的流程應該一致，避免不規(guī)范的操作。這可以通過制定標準操作程序來實現(xiàn)，利用自動化和數(shù)字化工具來確保政策和程序執(zhí)行的一致性。自動化可以幫助減少人為錯誤，提高操作的一致性，建立內部溝通機制，以確保政策和程序的變更和更新被及時傳達給所有員工，內部溝通可以通過內部通知、會議和在線平臺來實現(xiàn)。建立績效評估和獎勵機制，以鼓勵員工遵守政策和程序，獎勵可以包括績效獎金、獎項和晉升機會等。鼓勵員工提供反饋意見，并根據(jù)反饋不斷改進政策和程序，員工的經(jīng)驗和意見是改進的寶貴資源。高級管理層應該以身作則，積極示范，遵守政策和程序，他們的行為和決策對員工產(chǎn)生重大影響，可以樹立一致性的榜樣，促進有效性執(zhí)行。

（四）內部控制措施的實施

1. 在共享服務中實施內部控制措施，包括審計和監(jiān)督活動

創(chuàng)建專門的內部審計團隊，負責對共享服務的運作進行審計和監(jiān)督，內部審計團隊應該由具有財務和內部控制經(jīng)驗的專業(yè)人員組成。開發(fā)年度審計計劃，確定需要審計的共享服務流程和領域，計劃應包括審計的范圍、目標、時間表和資源分配。進行風險評估，確定共享服務中的關鍵風險和薄弱環(huán)節(jié)，確定審計的重點和優(yōu)先級。制定審計程序，包括文件審查、流程分析、內部控制測試和數(shù)據(jù)分析等，審計團隊應根據(jù)審計計劃執(zhí)行這些程序，以評估內部控制的有效性。建立監(jiān)測機制，定期監(jiān)測共享服務的內部控制，包括實時審計、數(shù)據(jù)分析和異常報警系統(tǒng)，監(jiān)測活動有助于及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。完成審計后，內部審計團隊應向高級管理層和利益相關者提供審計報告，報告應包括發(fā)現(xiàn)的問題、風險評估、建議的改進措施和時間表。管理層應采取糾正措施，解決審計報告中的問題和建議，這包括修改流程、提供培訓、改進系統(tǒng)或增加資源，確保糾正措施的有效性，跟蹤改進的進展，并定期復審共享服務的內部控制，確保問題得到根本解決。不斷改進審計和監(jiān)督活動，以適應變化的風險和需求。內部審計團隊應持續(xù)學習和改進審計方法和工具，進行合規(guī)性審計，以確保共享服務遵守適用的法規(guī)和法律要求，合規(guī)性審計可以降低法律風險。

2. 內控措施的持續(xù)改進和優(yōu)化

定期審查和評估已實施的內控措施，以確認其有效性，這包括審計、監(jiān)測、風險評估和政策執(zhí)行等方面的措施。比較企業(yè)的內控措施與行業(yè)最佳實踐和標準，了解其他成功企業(yè)的經(jīng)驗和方法，以尋找改進的機會。監(jiān)測共享服務的運作，識別問題、瓶頸和潛在的風險，可以通過員工反饋、內部審計、監(jiān)測系統(tǒng)和持續(xù)的風險評估來實現(xiàn)?；趩栴}和瓶頸的識別，制訂具體的改進計劃，這些計劃應包括明確的目標、時間表和資源分配。培訓員工，增強他們對內控的認識和意識，員工應了解內控措施的重要性，以及如何有效地實施這些措施?？紤]引入新的技術工具和自動化流程來改善內控，自動化可以提高效率，減少錯誤和風險。定期復審內控改進計劃的進展，確保按計劃執(zhí)行，這包括跟蹤改進的結果和效果。建立持續(xù)監(jiān)測機制，在實時或定期基礎上監(jiān)測共享服務的內部控制，這可以包括實時報警系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析。與員工和利益相關者進行溝通，接受反饋和建議。員工應被鼓勵反應問題和提供改進建議，確保所有內控措施和改進計劃都被記錄。跟蹤歷史數(shù)據(jù)和改進歷程，考慮進行外部審計和認證，以驗證內部控制的有效性，這可以增加外部信任和透明度。

（五）信息和溝通

1. 制定信息共享和溝通策略，確保財務數(shù)據(jù)的準確傳遞

要建立明確的財務數(shù)據(jù)共享渠道，所有相關方應知道在何時、何地及如何共享財務數(shù)據(jù)。這可以通過內部網(wǎng)站、電子郵件、內部社交平臺等方式來實現(xiàn)。要確保共享的財務數(shù)據(jù)采用標準化的格式和模板，減少錯誤，確保數(shù)據(jù)的一致性。在數(shù)據(jù)共享前，必須進行驗證和校驗，這一步驟的目的是確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，以防止錯誤數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)。需要確保共享的財務數(shù)據(jù)是最新的，建立定期更新的計劃，以確保數(shù)據(jù)的時效性。為了維護數(shù)據(jù)的安全性，要確保只有授權人員能夠訪問和共享財務數(shù)據(jù)，使用權限管理工具和加密技術來保護數(shù)據(jù)的安全性。為了加強員工對信息安全的認識，可以提供信息安全培訓，教育員工如何正確處理和共享敏感的財務數(shù)據(jù)。為了確保數(shù)據(jù)的傳遞和接收是有序的，需要明確溝通協(xié)議和流程，包括通知、確認收據(jù)和反饋機制。在共享財務數(shù)據(jù)時，提供數(shù)據(jù)的背景和目的是至關重要的，接收方能更好地理解數(shù)據(jù)的重要性和用途。要建立數(shù)據(jù)質量監(jiān)控系統(tǒng)，以定期檢查和評估共享數(shù)據(jù)的質量，發(fā)現(xiàn)問題時，立即采取糾正措施。促進跨部門合作和溝通，以確保共享的財務數(shù)據(jù)滿足不同部門的需求。建立協(xié)作文化和機制。提供適當?shù)募夹g支持和工具，以簡化數(shù)據(jù)共享流程，包括數(shù)據(jù)共享平臺、協(xié)作工具和數(shù)據(jù)可視化工具。要定期審查和改進數(shù)據(jù)共享和溝通策略，根據(jù)用戶反饋和數(shù)據(jù)質量監(jiān)控的結果，不斷優(yōu)化策略，以確保財務數(shù)據(jù)準確傳遞，減少錯誤、降低風險，促進有效的信息共享和溝通，提高共享服務的效率和可靠性，同時確保財務數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

2. 內部控制信息的報告和監(jiān)測

需要建立明確的內部控制信息報告流程。這包括指定負責收集、整理和匯報內部控制信息的團隊或個人，確保這些人具備適當?shù)募寄芎椭R來執(zhí)行這項任務。制定內部控制信息的報告標準和指標，以衡量控制措施的有效性，這些標準和指標應與組織的戰(zhàn)略目標和風險關聯(lián)，并能夠反映出內部控制的整體健康狀況。確保內部控制信息定期報告給高級管理層和利益相關者，報告的頻率可以根據(jù)需要而定，但通常應包括月度、季度和年度報告，報告應具有透明度，清晰地傳達內部控制信息的核心結果和趨勢。有助于高級管理層和利益相關者更好地了解控制情況。在報告中，要包括關于已識別的風險和潛在風險的信息，包括風險的性質、影響程度和應對措施。

五、結語

共享服務模式的成功實施需要充分考慮內部控制體系的建設。在共享服務環(huán)境中，內部控制的作用至關重要，如果缺乏有效的內部控制，共享服務面臨潛在的風險，包括數(shù)據(jù)錯誤、合規(guī)性問題、信息安全威脅等。因此，企業(yè)共享服務的成功實施需要建立健全的內部控制體系，以確保財務數(shù)據(jù)的準確性、風險的管理和合規(guī)性的維護，這就引發(fā)了對于企業(yè)共享服務下的內部控制體系建設的研究和關注。這個研究領域涵蓋了內部控制要素、工具和技術的應用，以及內控培訓和持續(xù)改進的實踐，旨在確保共享服務的順利運營和風險的有效管控。

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（作者單位：中鐵十九局集團有限公司）