謝承梅

(徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 國有資產(chǎn)管理處,江蘇 徐州 221140)

0 引言

房產(chǎn)資源是高等學(xué)校的基礎(chǔ)性辦學(xué)資源,也是學(xué)科發(fā)展的重要資源和顯性投入,是服務(wù)高校高質(zhì)量內(nèi)涵式發(fā)展的基本支撐條件。在高校的資產(chǎn)管理工作中,房產(chǎn)是學(xué)校辦學(xué)層次和規(guī)模的重要體現(xiàn),也是影響學(xué)校未來發(fā)展規(guī)劃決策的重要資產(chǎn)。但高校房產(chǎn)普遍存在體量大、利用率統(tǒng)計(jì)難導(dǎo)致綜合調(diào)配難、信息化平臺(tái)建設(shè)不充分等現(xiàn)象[1-3]。

1 XZ高校在房產(chǎn)管理過程中存在的難點(diǎn)

XZ高校在房產(chǎn)管理過程中也遇到了各種各樣的難點(diǎn),具體表現(xiàn)如下。

1.1 體量大,變化大

高校房產(chǎn)具有體量較大和用途較多樣的特點(diǎn),以XZ學(xué)校為列,該校目前有2個(gè)校區(qū)3 559間房屋,其中新校區(qū)2 822間,老校區(qū)737間。老校區(qū)作為大學(xué)科技園,主要用于校企合作企業(yè)使用,目前有近200家企業(yè)在老校區(qū),入園企業(yè)更換較頻繁。新校區(qū)作為教學(xué)區(qū)主要用于教學(xué),主要用于學(xué)生宿舍、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、行政辦公、食堂超市等生活服務(wù)以及青年教師周轉(zhuǎn)用房等。由于近年來學(xué)校發(fā)展較快,教師和學(xué)生人數(shù)都出現(xiàn)了較大幅度的增長,學(xué)校內(nèi)設(shè)部門增、拆、合并變化較大,導(dǎo)致原有的房產(chǎn)資源越來越緊張,學(xué)校的房產(chǎn)管理部門面臨越來越大的房產(chǎn)管理壓力。

1.2 不同類型房產(chǎn)管理困難不同

根據(jù)國家和省相關(guān)文件,該校相應(yīng)出臺(tái)了公用房管理辦法,確定了“統(tǒng)一規(guī)劃、按需配置、合理使用、分類管理、超額收費(fèi)”的原則,并將學(xué)校用房分成行政辦公用房、教學(xué)實(shí)訓(xùn)用房、公共用房、經(jīng)營性用房、學(xué)生生活用房、教師宿舍6大類。在實(shí)際管理過程中,以上各類用途的房間均出現(xiàn)了不同類別的管理困難:一是辦公用房調(diào)配難度較大,存在部分房屋實(shí)際利用不充分但房產(chǎn)管理部門由于無相關(guān)確實(shí)證據(jù),造成收回困難、難以調(diào)配的情況。二是教學(xué)用房實(shí)際利用不充分,學(xué)校目前使用的排課系統(tǒng)對同一門課無法安排一個(gè)以上的上課地點(diǎn),造成某些教室實(shí)際無人使用但系統(tǒng)顯示課滿的情況。三是經(jīng)營性用房僅能統(tǒng)計(jì)出整體的出租出借率,無法統(tǒng)計(jì)某個(gè)房間全年出租出借率情況。四是學(xué)生宿舍和教師宿舍的變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)不直觀。五是體育館、圖書館、會(huì)議室等公共區(qū)域用房的利用率無法統(tǒng)計(jì)。

1.3 原有的房產(chǎn)系統(tǒng)無法滿足新需求

原有的房產(chǎn)管理系統(tǒng)僅作為資產(chǎn)管理內(nèi)部使用的一個(gè)系統(tǒng),實(shí)際使用過程中,學(xué)校其他部門、學(xué)校外的單位和人員在辦理與房產(chǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)時(shí)仍然采用紙質(zhì)模式,無法實(shí)現(xiàn)信息化,造成房產(chǎn)管理信息化存在盲點(diǎn)和漏洞。同時(shí)原有的公用房系統(tǒng)是標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品,不是定制產(chǎn)品,模塊不能根據(jù)管理需要靈活調(diào)整,無法實(shí)現(xiàn)一些特定流程的審批和房屋利用率統(tǒng)計(jì)功能,且無法對接學(xué)校其他資源平臺(tái)、無法信息交互形成信息孤島,不能滿足一體化智慧校園建設(shè)的要求,更無法實(shí)現(xiàn)績效評價(jià)和事前監(jiān)督反饋[4-7]。

2 房產(chǎn)管理平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀分析

通過調(diào)研國內(nèi)同類型院校和查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料,目前絕大部分學(xué)校通過購買或開發(fā)實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)的信息化管理,主要是實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)的可視化管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理。但房產(chǎn)利用率方面則主要是人工匯總統(tǒng)計(jì),沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理,且統(tǒng)計(jì)時(shí)對不同類型的房屋未進(jìn)行分類計(jì)算。對具體到每個(gè)類型和每個(gè)房間的利用率的計(jì)算,有些學(xué)校采取在房間門口張貼二維碼進(jìn)場掃描的方式統(tǒng)計(jì)。這種方式實(shí)際操作起來不太便利,很多老師因?yàn)樯险n前時(shí)間緊張、事后遺忘或嫌麻煩不會(huì)主動(dòng)掃描二維碼,導(dǎo)致房屋利用率實(shí)際統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確。XZ高校采取讀取相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)再設(shè)定公式直接計(jì)算利用率的辦法實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)利用率的自動(dòng)統(tǒng)計(jì),同時(shí)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端辦理、手機(jī)短信提示業(yè)務(wù)辦理等功能,在國內(nèi)少見報(bào)道[8-11]。

3 房產(chǎn)管理集成平臺(tái)設(shè)計(jì)

3.1 XZ高校房產(chǎn)管理信息化發(fā)展路徑

2019年以前,XZ高校的房產(chǎn)管理主要采取電子表格和紙質(zhì)房屋結(jié)構(gòu)圖相對應(yīng)的方式,屬于房產(chǎn)管理的粗放階段。2019年,XZ高校購買了公用房管理系統(tǒng),該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了可視化和統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能,可實(shí)現(xiàn)各校區(qū)建筑物展示、房屋樓層平面圖展示,對學(xué)校房屋資源進(jìn)行了可視化和圖形化管理。同時(shí),該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了房屋使用人、使用部門、面積、進(jìn)入、騰退等檔案管理功能,并實(shí)現(xiàn)高基表、部門、樓棟等報(bào)表的生成,實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)的精細(xì)化管理。

本次房產(chǎn)管理平臺(tái)按照前期規(guī)劃,確定設(shè)計(jì)理念為“利舊開新、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確”,充分利用原有房產(chǎn)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)接搭建新的房產(chǎn)管理平臺(tái)。原房產(chǎn)系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)表,原有功能繼續(xù)充分利用。新的房產(chǎn)管理平臺(tái)主要拓展房產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)流程審批和房產(chǎn)利用率統(tǒng)計(jì)功能,實(shí)現(xiàn)利用率可視化和校內(nèi)校外流程通辦,將房產(chǎn)管理提升到績效評價(jià)、反饋監(jiān)督和優(yōu)化資源配置的有效管理階段。XZ高校房產(chǎn)管理發(fā)展路徑如圖1所示。

3.2 平臺(tái)基礎(chǔ)架構(gòu)

平臺(tái)采用B/S結(jié)構(gòu),支持組織架構(gòu)的搭建、呈現(xiàn)及相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置。平臺(tái)提供流程定義與配置,支持表單內(nèi)容自定義,并支持查詢統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用。平臺(tái)具備開放接口,SSO單點(diǎn)登錄支撐,提供可視化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、操作設(shè)置、流程設(shè)置,以支持基礎(chǔ)表單應(yīng)用。房產(chǎn)管理平臺(tái)與校園網(wǎng)智能平臺(tái)集成,可在PC端與移動(dòng)端操作。電腦端設(shè)定訪問網(wǎng)址、用戶名和密碼,并綁定用戶的手機(jī)信息。然后對接校園辦公平臺(tái),校內(nèi)人員可通過校園一體化平臺(tái)訪問,可直接登錄,其他方式登錄則需輸入用戶名和密碼。移動(dòng)端登錄則需下載App后登錄使用。硬件方面,平臺(tái)要求大容量服務(wù)器,用于儲(chǔ)存附件材料和用戶訪問。

3.3 平臺(tái)建設(shè)前期準(zhǔn)備

學(xué)校召開各部門房產(chǎn)管理員會(huì)議,根據(jù)各個(gè)部門的現(xiàn)有房間下發(fā)圖紙,如需要更改圖紙數(shù)據(jù)則需部門簽字蓋章后交學(xué)校房產(chǎn)管理部門。房產(chǎn)管理部門匯總數(shù)據(jù)后,對更改的房間進(jìn)行清查,實(shí)地到每個(gè)房間核實(shí)使用部門、使用人、具體用途、面積等基本信息。經(jīng)過上述步驟后,更新公用房系統(tǒng)的電子檔案信息,做到賬實(shí)相符。在第一階段工作的基礎(chǔ)上,房產(chǎn)管理部門對全校房產(chǎn)進(jìn)行功能用途分類檢查,對實(shí)際使用功能和房屋系統(tǒng)功能不符的房間,按照實(shí)際功能調(diào)整系統(tǒng)數(shù)據(jù),確保每個(gè)房間的用途分類準(zhǔn)確。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度直接影響數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性。為了提高數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度,本次平臺(tái)建設(shè)盡量減少人工輸入數(shù)據(jù),主要采取與校內(nèi)其他數(shù)據(jù)平臺(tái)對接的模式。房產(chǎn)平臺(tái)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全部取自原有房產(chǎn)系統(tǒng),實(shí)時(shí)讀取原有的房產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。除此以外,平臺(tái)對接人事部門的人員管理系統(tǒng),讀取教職工人數(shù)和職稱、級別等人員信息;對接教務(wù)系統(tǒng),讀取課程安排地點(diǎn)和課時(shí)量等信息;對接學(xué)生入住系統(tǒng),讀取學(xué)生宿舍安排信息;對接校園一卡通系統(tǒng),讀取公共場所使用頻次信息。平臺(tái)通過以上對接后,再按照房間系統(tǒng)的用途分類,確定每個(gè)房間的利用率計(jì)算公式,計(jì)算出全校每個(gè)房間的利用率,生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。報(bào)表可以實(shí)現(xiàn)分類別或匯總展示利用率的功能。

3.4 房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

傳統(tǒng)的房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)是通過簽批一系列的紙質(zhì)單據(jù),最后紙質(zhì)單據(jù)歸檔到房產(chǎn)管理部門和業(yè)務(wù)處理部門來完成的。這種方式不便于統(tǒng)計(jì)和分析,對一些中間環(huán)節(jié)的部門,簽字結(jié)束后會(huì)覺得手里沒有憑據(jù),后續(xù)審計(jì)、監(jiān)察時(shí)才能發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題。房產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)為電腦端、移動(dòng)端均可操作。根據(jù)XZ高校的房產(chǎn)管理辦法,該平臺(tái)主要設(shè)計(jì)場地租用借用申請、房間調(diào)配申請、房屋維修申請等流程。3個(gè)業(yè)務(wù)流程根據(jù)不同的審批權(quán)限設(shè)置了不同審批層級。

審批層級分為部門內(nèi)部審批、房屋業(yè)務(wù)管理部門審批、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。內(nèi)部審批流程指審批部門內(nèi)部發(fā)生的房屋管理業(yè)務(wù),這種業(yè)務(wù)不影響房間總數(shù),也不改變房間用途和功能,只需各個(gè)部門負(fù)責(zé)人審批即可,如房間使用人變更、房間名稱變更等。房屋業(yè)務(wù)管理部門審批指房屋使用部門負(fù)責(zé)人審批后,還需房屋的業(yè)務(wù)管理部門審批,這種業(yè)務(wù)一般涉及房間在校內(nèi)的跨部門流動(dòng)或者用途、功能等發(fā)生改變,如申請?jiān)黾踊驕p少房間、改變房間用途等。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批是指在前面審批結(jié)果的基礎(chǔ)上,增加學(xué)校房屋管理分管領(lǐng)導(dǎo)的審批。這種業(yè)務(wù)一般是指對房間做出重大改變或房間使用人為校外人員,如申請改變房屋結(jié)構(gòu)、房屋出租出借等。

其中,業(yè)務(wù)管理部門人員又根據(jù)不同的業(yè)務(wù)權(quán)限,需要審批的范圍也不相同。對于涉及跨部門的業(yè)務(wù),如場地出租出借,各個(gè)部門根據(jù)職責(zé)的權(quán)限,對同一張單據(jù)及上傳附件材料進(jìn)行審批,形成共同監(jiān)管。房產(chǎn)管理總體業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

圖2 房產(chǎn)管理總體流業(yè)務(wù)程

業(yè)務(wù)流程中的各類人員設(shè)計(jì)了查詢、編輯權(quán)限,根據(jù)不同的用戶角色,給不同人員對應(yīng)的管理權(quán)限。流程同時(shí)設(shè)計(jì)短信提示功能,與學(xué)校辦公平臺(tái)對接并形成待辦處理事項(xiàng)。報(bào)表中心針對業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了分類統(tǒng)計(jì)功能。當(dāng)發(fā)起者發(fā)起流程后,流程中的下一個(gè)節(jié)點(diǎn)人會(huì)收到一條短信提醒,同時(shí)平臺(tái)端口和智慧校園辦公平臺(tái)端口會(huì)收到一條待辦事項(xiàng),當(dāng)流程節(jié)點(diǎn)人同意或不同意該待辦事項(xiàng),流程會(huì)繼續(xù)流轉(zhuǎn),同時(shí)生成下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的短信提醒信息,直至業(yè)務(wù)辦理完畢或終止流程。流程流轉(zhuǎn)過程中,發(fā)起者和已辦理事項(xiàng)的節(jié)點(diǎn)處理人均可在電腦端和移動(dòng)端查看流程的處理情況,也可催辦提醒。

比如在場地對外出租出借流程中,校外發(fā)起者需登錄或下載App,系統(tǒng)管理員設(shè)定權(quán)限,發(fā)起者填寫并發(fā)起流程表單。場地對外出租出借業(yè)務(wù)流程如圖3所示。該流程涉及物業(yè)、教務(wù)、宣傳、繼續(xù)教育學(xué)院、國資、財(cái)務(wù)、保衛(wèi)7個(gè)不同的部門審批。發(fā)起者選定借用地點(diǎn)后,根據(jù)相關(guān)地點(diǎn)匹配到對應(yīng)的物業(yè)公司,物業(yè)經(jīng)理主要審批用房時(shí)間是否沖突,教務(wù)處主要審批是否有課程安排沖突,繼教院審批培訓(xùn)類業(yè)務(wù),宣傳部審批非培訓(xùn)類業(yè)務(wù)。上述業(yè)務(wù)審批通過后,國資處經(jīng)辦人根據(jù)文件規(guī)定在流程表單中填寫收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),國資處部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核,反饋到發(fā)起者后發(fā)起者在表單中上傳交費(fèi)憑證,財(cái)務(wù)處核實(shí)費(fèi)用是否到賬,保衛(wèi)處備案進(jìn)校,校領(lǐng)導(dǎo)審核完畢后至發(fā)起者結(jié)束。網(wǎng)上辦理流程不但節(jié)約辦理者的時(shí)間,且易于存檔和查詢,根據(jù)出租出借的房間地點(diǎn)信息的填寫數(shù)據(jù)還能歸集到房產(chǎn)利用率的計(jì)算上,整個(gè)流程形成了閉環(huán)管理。

圖3 場地對外出租出借業(yè)務(wù)流程

3.5 房間利用率計(jì)算辦法設(shè)計(jì)

本文將現(xiàn)有房屋分成行政辦公類用房、教學(xué)實(shí)訓(xùn)類用房、公共區(qū)域類用房、經(jīng)營性用房、學(xué)生宿舍用房、教師宿舍類用房6大類。根據(jù)不同房屋的用途特點(diǎn),平臺(tái)設(shè)計(jì)了6種不同的房屋利用率計(jì)算辦法。

3.5.1 行政辦公類用房

行政辦公類用房主要是學(xué)校各部門和二級學(xué)院管理人員的辦公室用房,該類房間的特點(diǎn)是根據(jù)上級文件對房間使用人設(shè)定使用面積標(biāo)準(zhǔn),行政辦公用房的面積標(biāo)準(zhǔn)如表1所示。該類房間的利用率計(jì)算辦法為該間房所有人員應(yīng)使用的面積之和除以該間房實(shí)際使用面積。行政辦公用房類的房間利用率=房間使用人×相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)(m2)之和/房間實(shí)際使用面積(m2)。

表1 行政辦公用房的面積標(biāo)準(zhǔn)

3.5.2 教學(xué)實(shí)訓(xùn)類用房

教學(xué)實(shí)訓(xùn)類用房主要由公共教室及二級學(xué)院的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室構(gòu)成,該類房間主要供學(xué)生教學(xué)實(shí)訓(xùn)使用。為獲取這類房間的利用率,目前有些學(xué)校采用上課教師掃描二維碼登記的方式進(jìn)行,但這種方式一是費(fèi)時(shí)費(fèi)力,教師積極性不高,導(dǎo)致很難推行;二是這種方式獲取的利用率數(shù)據(jù)屬于事后獲取,比如需要統(tǒng)計(jì)某學(xué)期該教室的利用率則需要學(xué)期結(jié)束后才能完整獲取,會(huì)造成時(shí)滯,不利于事先決策。XZ高校采取讀取教務(wù)課表系統(tǒng)的方法,將某學(xué)年(期)所有課程安排一次性讀取后按地點(diǎn)累加,計(jì)算出該地點(diǎn)某學(xué)年(期)課時(shí)總和。同時(shí),參考國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),將每個(gè)教室的標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)量設(shè)定為每周26學(xué)時(shí),每學(xué)期按20周計(jì),即每學(xué)期的標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)量為520學(xué)時(shí)。該類房間的利用率計(jì)算辦法為某學(xué)年該房間排課的課時(shí)量總和除以標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)量。排課的總課時(shí)為教務(wù)系統(tǒng)和房產(chǎn)平臺(tái)臨時(shí)申請用房的課時(shí)和。教學(xué)實(shí)訓(xùn)類用房的房間利用率=某學(xué)年該房間課時(shí)總和/520學(xué)時(shí)×2(學(xué)期)。

3.5.3 公共區(qū)域類房間

公共區(qū)域類房間主要包括體育館、圖書館、食堂等場所,這些場所由于沒有固定的人員使用,利用率較難計(jì)算,但這些場所的共同特點(diǎn)是人員均使用校園一卡通。根據(jù)這一特點(diǎn),該校統(tǒng)計(jì)某個(gè)時(shí)間段內(nèi)校園一卡通的刷卡頻次,并根據(jù)管理部門提供的數(shù)據(jù)設(shè)定體育館、圖書館、食堂等場所的同時(shí)可容納人數(shù)。用某期間內(nèi)的刷卡頻次之和除以該期間內(nèi)可同時(shí)容納的人數(shù),即公共區(qū)域房間的房間利用率=刷卡頻次之和(某期間)/可同時(shí)容納人數(shù)×期間天數(shù)(某期間)。

3.5.4 經(jīng)營性用房

經(jīng)營性用房主要是學(xué)校對外出租出借并收取費(fèi)用的房間。這些房間存在租戶不固定、租期不固定的特點(diǎn)。該校利用原有的房屋系統(tǒng),將合同里租戶的使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息進(jìn)行登記,然后對接到新的房產(chǎn)管理平臺(tái)。平臺(tái)按照房間地點(diǎn)信息,將同一個(gè)房間的租借時(shí)間按天進(jìn)行累計(jì),再按年計(jì)算。該類房間的利用率為全年累計(jì)出租出借天數(shù)除以365天。如租期出現(xiàn)跨年則設(shè)定跨年部分統(tǒng)計(jì)到次年。經(jīng)營性用房房間利用率=某間房某年租戶的實(shí)際租用天數(shù)(分年累計(jì))/365。

3.5.5 學(xué)生宿舍和教師宿舍用房

學(xué)生宿舍和教師宿舍用房設(shè)計(jì)辦法類似,每間宿舍的實(shí)際學(xué)生人數(shù)取自學(xué)生入住系統(tǒng),每間教師宿舍的實(shí)際入住人數(shù)取自公寓管理系統(tǒng),計(jì)算方法都是用某個(gè)房間的實(shí)際入住人數(shù)除以該間房應(yīng)入住人數(shù)。學(xué)生宿舍和教師宿舍的房間利用率=該房間的實(shí)際入住人數(shù)/該房間的可入住人數(shù)。

3.6 房產(chǎn)利用率系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

平臺(tái)從原有的房產(chǎn)系統(tǒng)讀取使用面積、使用時(shí)長等數(shù)據(jù)字段,統(tǒng)計(jì)房間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)即房間標(biāo)準(zhǔn)值。連通教務(wù)、人事等其他系統(tǒng),取課時(shí)量、使用人等數(shù)據(jù)字段,統(tǒng)計(jì)實(shí)際使用值。最后根據(jù)房間利用率計(jì)算公式,形成房間利用率計(jì)算表。該表可按照房屋用途分為辦公用房類利用率、教室實(shí)驗(yàn)類房間利用率表、學(xué)生宿舍利用率表、教室宿舍利用率表、經(jīng)營性用房利用率表等。

3.6.1 辦公用房

對辦公用房而言,表單可按部門、房間地點(diǎn)、利用率范圍等篩選,直觀反映每個(gè)部門、每個(gè)房間的利用情況,還可穿透房間使用人的具體信息。如利用率高于100%,說明該間房利用充分;如房間利用率為0,說明該間房閑置;如利用率較低,說明該間房利用不充分。辦公用房房間利用率系統(tǒng)和穿透效果如圖4-5所示。圖中,地點(diǎn)為1-A01-106房間利用率為117.49%。通過點(diǎn)擊穿透,該間房實(shí)際使用面積為22.98 m2,有3名標(biāo)準(zhǔn)為每人9 m2的普通管理人員,即合計(jì)應(yīng)使用面積為27 m2。用合計(jì)應(yīng)使用面積27 m2除以房間使用面積22.98 m2,得出該間房利用率為117.49%,說明該房間人員標(biāo)準(zhǔn)用房面積小于實(shí)際用房面積,利用率充分。

圖4 辦公用房利用率系統(tǒng)截圖

圖5 辦公用房穿透效果系統(tǒng)截圖

3.6.2 教室及實(shí)訓(xùn)用房

對教室及實(shí)訓(xùn)用房而言,該表單利用率除了和教室的實(shí)際使用時(shí)間有關(guān),還跟系統(tǒng)設(shè)定的教室的標(biāo)準(zhǔn)課時(shí)520直接相關(guān)。因此,該指標(biāo)應(yīng)該主要關(guān)注利用率較低的教室。表單除了可以按地點(diǎn)、學(xué)期、學(xué)年等統(tǒng)計(jì)篩選,還可穿透統(tǒng)計(jì)每間教室的具體課時(shí)量的構(gòu)成。教室及實(shí)訓(xùn)用房利用率的系統(tǒng)和穿透效果如圖6-7所示。地點(diǎn)為1-B01-201的房間2023年利用率為22.69%,為2023年該地點(diǎn)累計(jì)課時(shí)量236除以全年標(biāo)準(zhǔn)值1 040得出。

圖6 教室及實(shí)訓(xùn)用房利用率的系統(tǒng)截圖

圖7 教室及實(shí)訓(xùn)室穿透效果截圖

3.6.3 學(xué)生宿舍和教師宿舍

對學(xué)生宿舍和教師宿舍而言,表單主要體現(xiàn)實(shí)際入住人數(shù)、可住人數(shù)和空余人數(shù),可直觀反映宿舍利用情況,可按地點(diǎn)、利用率等篩選。此外,表單還設(shè)置穿透功能,對實(shí)際入住人員的其他信息也可查詢。該類房間利用率主要關(guān)注利用率不為100%的房間,低于100%說明該間房未住滿員。如圖8所示,地點(diǎn)為1-C02-213的房間,可住人數(shù)為6人,實(shí)際入住人數(shù)為5人,空余1人,該間房利用率為83.33%。

圖8 學(xué)生宿舍利用率系統(tǒng)截圖

3.6.4 經(jīng)營性用房

對經(jīng)營性用房而言,表單體現(xiàn)房間地點(diǎn)、租戶、租期信息,房間利用率除了和實(shí)際出租時(shí)間有關(guān),還與標(biāo)準(zhǔn)天數(shù)365有關(guān),如考慮租戶退場后的合理空閑時(shí)間,則標(biāo)準(zhǔn)天數(shù)可以調(diào)減。因此,此類房間的利用率主要關(guān)注利用率低于某個(gè)范圍的房間。如圖9-10所示,地點(diǎn)為2-A01-209的房間利用率為70.14%,通過穿透查看2023年1月1日至9月13日該房有租戶,房屋利用率為實(shí)際出租天數(shù)256天除以365天。2023年該房間如果后續(xù)有其他租戶,則將租戶信息錄入后系統(tǒng)將對天數(shù)進(jìn)行累加后再計(jì)算。如果該房間發(fā)生租戶提前退場,則修改該房間使用截止日期后系統(tǒng)會(huì)重新進(jìn)行計(jì)算利用率。

圖9 經(jīng)營性用房利用率系統(tǒng)截圖

圖10 經(jīng)營性用房利用率穿透效果截圖

4 房產(chǎn)平臺(tái)應(yīng)用效果分析

房產(chǎn)管理平臺(tái)的應(yīng)用,使房產(chǎn)實(shí)現(xiàn)了從被動(dòng)管理到主動(dòng)管理的目標(biāo),開始由精細(xì)管理轉(zhuǎn)向有效管理,最重要的是將房產(chǎn)由圖形可視化升級到房產(chǎn)利用率可視化。截至目前,平臺(tái)已上線運(yùn)營3個(gè)月,上線時(shí)間雖短,卻為學(xué)校運(yùn)營、規(guī)劃發(fā)展提出不少有效的參考建議,填補(bǔ)了房產(chǎn)管理中房間利用率的空白,彌補(bǔ)了房產(chǎn)管理中缺少抓手的短板,極大地提高了管理績效。

4.1 為學(xué)校重大決策提供依據(jù)

學(xué)校發(fā)展離不開基礎(chǔ)建設(shè)的發(fā)展,房產(chǎn)作為基礎(chǔ)建設(shè)中最核心的部分往往和學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)。XZ高校因近年學(xué)生人數(shù)增長較快,造成教室緊張的現(xiàn)象。為緩解教室緊張現(xiàn)象,學(xué)校通過以前房產(chǎn)系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算出的生均教學(xué)面積,發(fā)現(xiàn)教室相對短缺的問題,提出新建教學(xué)樓的規(guī)劃。但新建教學(xué)樓投入巨大,學(xué)校面臨債務(wù)風(fēng)險(xiǎn),該項(xiàng)規(guī)劃未落實(shí)。自系統(tǒng)上線后,教室和實(shí)訓(xùn)室利用率直觀呈現(xiàn),房產(chǎn)管理部門發(fā)現(xiàn)學(xué)校有近40%的教室利用率低于50%。根據(jù)這一數(shù)據(jù),與其他部門一起分析原因,找出教室利用率低是由排課系統(tǒng)的漏洞引起的。因此學(xué)校只需升級現(xiàn)有的排課系統(tǒng)就可解決教室不足的問題。這一發(fā)現(xiàn)為學(xué)校重大決策提供了強(qiáng)有力的支撐材料,避免了因信息了解不充分出現(xiàn)重要決策失誤。

4.2 為房間調(diào)配提供事前的數(shù)據(jù)支撐,為管理提供抓手

房間作為重要資源是各個(gè)部門都想要爭取的資源,因此學(xué)校房產(chǎn)管理部門對房間的調(diào)配往往會(huì)遇到難題和阻力。如果房產(chǎn)管理部門缺少強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐,不單本部門對房產(chǎn)利用情況的了解不準(zhǔn)確,房產(chǎn)調(diào)配工作更是難以開展。根據(jù)不同類型的房產(chǎn)利用率表,可根據(jù)學(xué)校的學(xué)生、教師變化情況做出預(yù)先的動(dòng)態(tài)調(diào)整,從而達(dá)到在房屋總量不變的情況下充分利用所有房間的目的。XZ高校因?qū)I(yè)建設(shè)擬改建升級部分樓宇,已于一年前提出改造規(guī)劃,計(jì)劃搬遷騰空部分房間。但由于該部分房間涉及部門人員較多,實(shí)驗(yàn)室分布雜亂,且各部門僅考慮自身利益,搬遷工作遇到困難。前期經(jīng)實(shí)際調(diào)研,房產(chǎn)管理部門發(fā)現(xiàn)這部分房間使用率很低,部分實(shí)驗(yàn)室長期空置。但房產(chǎn)管理部門與有關(guān)部門溝通時(shí),有關(guān)部門均以這部分房間正常使用,使用率很高來拖延搬遷。自房產(chǎn)平臺(tái)上線后,這部分房間的利用率直接呈現(xiàn)到各部門面前,面對切實(shí)數(shù)據(jù),搬遷工作十分順利。

4.3 流程透明,打通校外校內(nèi)通辦堵點(diǎn),減少管理盲點(diǎn)和難題

房產(chǎn)平臺(tái)流程設(shè)計(jì)打通了校內(nèi)校外辦理同一業(yè)務(wù)的難題。以往的房產(chǎn)系統(tǒng)建設(shè)注重校內(nèi)流程的設(shè)計(jì),通常辦理人員限于校內(nèi)人員。但實(shí)際運(yùn)營中,房產(chǎn)管理還涉及校外人員,如校外人員租借場地業(yè)務(wù),校外人員需要挨個(gè)部門簽批,辦理起來比較困難。房產(chǎn)平臺(tái)的使用不僅使業(yè)務(wù)辦理透明化,也做到了有始有終,形成業(yè)務(wù)閉環(huán)。網(wǎng)上辦理也有利于業(yè)務(wù)檔案的保存,尤其是一些中間環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)部門,對房產(chǎn)業(yè)務(wù)的辦理有了更多的數(shù)據(jù)支撐。同時(shí),流程表單中涉及的數(shù)據(jù)會(huì)匯集到房產(chǎn)利用率中,可以統(tǒng)計(jì)房產(chǎn)零星使用的情況,進(jìn)一步提高了房產(chǎn)管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

5 結(jié)語

通過一段時(shí)間的運(yùn)營,學(xué)校的房產(chǎn)管理平臺(tái)基本達(dá)到了設(shè)計(jì)目標(biāo),切實(shí)解決了房產(chǎn)管理中的一些問題。今后該平臺(tái)還將繼續(xù)開發(fā)其他功能,實(shí)現(xiàn)單一房產(chǎn)管理平臺(tái)向綜合管理平臺(tái)發(fā)展的目標(biāo)。如利用現(xiàn)有的衛(wèi)星圖和樓宇房間圖實(shí)現(xiàn)校園導(dǎo)航功能,用于會(huì)議引導(dǎo)、招生宣傳、迎新校慶等;也可與資產(chǎn)管理平臺(tái)對接,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的可視化管理。本文探索了現(xiàn)有房屋利用率的計(jì)算辦法來實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)利用率的計(jì)算,希望為其他單位的房產(chǎn)管理帶來一些新的思考和啟發(fā)。