朱敏威

采購業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營中至關(guān)重要的一環(huán)。審計視角下，由于采購計劃的不當安排，企業(yè)可能面臨庫存不足或過剩的問題，這種情況可能導致生產(chǎn)活動的中斷或資源的無效利用。因供應商選擇不當及采購方式不合理或者招投標及定價機制不科學而可能會引發(fā)購買劣質(zhì)或過高成本物資的風險，出現(xiàn)舞弊行為或遭受到欺詐；因采購驗收不規(guī)范和付款審核不嚴而有可能造成物資和資金投入的損耗或浪費，是企業(yè)采購業(yè)務的主要風險點。金蝶ERP可以作為企業(yè)應對審計、完善企業(yè)內(nèi)部控制制度、降低風險的強力輔助工具。

對于絕大多數(shù)企業(yè)來說，尤其是制造業(yè)企業(yè)，采購操作在企業(yè)運營中扮演著核心角色，涵蓋了獲取物資以及進行相關(guān)付款等一系列活動。企業(yè)為了滿足自身的生產(chǎn)、運營、研究等需求，購買外部的物資（如原材料、零部件、設備等）或接受勞務，并支付相應款項。采購業(yè)務要與供應商進行協(xié)商、談判，還需要進行訂單管理、物流跟蹤、質(zhì)量控制等，以確保物資或服務能夠按時、保質(zhì)、保量地到達企業(yè)。進行科學的采購管理，構(gòu)建健全的內(nèi)部控制體系以優(yōu)化采購流程。以下對審計視角下的采購業(yè)務風險及基于金蝶ERP采購業(yè)務內(nèi)部控制機制的構(gòu)建進行探討。

一、審計視角下的采購業(yè)務風險

會計師事務所和注冊會計師作為獨立的第三方機構(gòu)和專業(yè)的審計人員，需要以中立和公平的視角對公司的采購流程及其內(nèi)部管理進行評估。從這一角度看，需特別注意的采購相關(guān)風險包括：可能導致生產(chǎn)暫停或資源浪費的情況；采購過程中存在購入劣質(zhì)或高價物資的可能性，以及面臨舞弊和欺詐的風險；涉及物資和資金流失的潛在風險。

（一）采購計劃不當，對市場趨勢的誤判

不當?shù)牟少徲媱澃才藕蛯κ袌鲒厔莸恼`判可能引起庫存不足或過剩，這種情況有可能造成企業(yè)生產(chǎn)的中斷或資源的無效利用。

合理制定采購計劃并準確把握市場變化的趨勢，是確保企業(yè)生產(chǎn)順利進行和資源高效利用的關(guān)鍵。當采購計劃安排失誤或?qū)κ袌鲒厔莸念A測出現(xiàn)偏差時，可能會出現(xiàn)庫存不足或過剩的情況，從而觸發(fā)一連串的問題。庫存不足可能會導致生產(chǎn)暫停，進而影響企業(yè)按計劃完成產(chǎn)品交付，從而影響銷售和客戶滿意度；庫存積壓則會造成資源浪費，使企業(yè)承受財務壓力和運營成本增加的困擾。

（二）錯誤選擇供應商，采購方法不當

若選擇錯誤的供應商，采用不恰當?shù)牟少彿椒?，進行不合理的招標或采用不合理的定價制度，或者審批程序不規(guī)范，企業(yè)可能會購買低質(zhì)高價的物資，甚至可能遭遇舞弊或欺詐行為。

選擇不適合的供應商，可能會引發(fā)一系列問題。首先，制定的采購策略不當，可能會導致采購的物資質(zhì)量不佳或者價格過高。其次，當招標流程或定價體系缺乏合理性，可能會給供應商提供不公平的競爭環(huán)境，進而影響到物資的質(zhì)量和價格。此外，授權(quán)流程未遵循標準規(guī)程，可能會給供應商留下漏洞，讓他們有了欺詐的機會。因此，一旦在供應商的挑選和采購方法選擇上存在問題時，這些因素都有可能導致購入的物資品質(zhì)不佳且價格過高，甚至可能面臨舞弊或欺詐的風險。這些問題不僅會影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，還可能對企業(yè)的聲譽和信譽造成嚴重損害。

（三）采購驗收流程不規(guī)范，付款審查不嚴格

當采購驗收流程不夠規(guī)范，付款審查不嚴格時，可能會導致物資和資金的損耗，對企業(yè)信譽造成不利影響。

在企業(yè)的采購業(yè)務中，采購驗收是一個非常重要的環(huán)節(jié)。如果這個環(huán)節(jié)不規(guī)范，缺乏嚴格的流程和標準，就可能導致一系列問題，可能導致企業(yè)采購的物資質(zhì)量不符合要求，并對公司的生產(chǎn)效率和產(chǎn)品品質(zhì)造成負面影響；可能導致實際采購數(shù)量與驗收數(shù)量不一致，造成庫存管理混亂，甚至可能影響到企業(yè)的正常生產(chǎn)。

付款審核是企業(yè)財務部門的一項重要職責，其主要目的是確保企業(yè)資金的安全和合規(guī)性。如果付款審核不嚴格，就可能存在資金損失的風險，例如：在未經(jīng)授權(quán)人員許可獲取企業(yè)支付信息并嘗試欺詐支付的情況下，如果付款審核不嚴謹，不能有效進行阻止，將可能導致企業(yè)資金損失。此外，付款審核的不嚴謹還可能引發(fā)企業(yè)違反合同條款或相關(guān)法規(guī)，進而導致企業(yè)信用受損。

二、基于金蝶ERP的采購業(yè)務內(nèi)部控制

采購業(yè)務在企業(yè)運營的過程中地位至關(guān)重要，伴隨著生產(chǎn)中斷或資源浪費和購買質(zhì)劣價高物資的風險，也面臨著舞弊或欺詐，以及物資和資金損失等多重風險。因此，公司在采購業(yè)務中建立健全內(nèi)部控制系統(tǒng)尤為重要。金蝶ERP的應付模塊為企業(yè)完善內(nèi)部控制提供了極大的幫助。該模塊從采購訂單-收料-入庫-發(fā)票-應付單-付款單-付款-賬務處理的業(yè)財流程對采購業(yè)務進行內(nèi)部控制。

（一）需求和采購計劃的編制

制定采購計劃編制制度，以規(guī)范公司的采購行為，確保采購計劃的合理性與科學性。這一制度規(guī)定了采購計劃編制的詳細流程，明確了責任人、時間節(jié)點等要素，從而確保了采購計劃的準確性和及時性。通過這一制度的實施，可以更加規(guī)范地管理公司的采購業(yè)務，避免不必要的浪費和損失。公司依據(jù)具體發(fā)展目標，考慮現(xiàn)有庫存和在途物資情況，科學地安排采購計劃。通過合理配置資源，可以防止采購過量或不足，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃得到有效執(zhí)行。采購計劃應被整合進年度經(jīng)營預算管理中，并在獲得批準后，作為公司的嚴格指令執(zhí)行。

生產(chǎn)部根據(jù)年度經(jīng)營預算和公司現(xiàn)有庫存結(jié)構(gòu)、數(shù)量、資金周轉(zhuǎn)能力等，對主要物資擬定全年（或階段性）采購及供應計劃，精確而迅速地制定需求計劃。在制定需求計劃的過程中，需要遵循公平公正的原則，不得明示或暗示地指派特定的供應商。這一規(guī)定確保了采購計劃的公正性和透明度，避免產(chǎn)生不正當?shù)睦骊P(guān)系。采購部門通過細致的管理，確保庫存維持在最佳狀態(tài)，避免過多的積壓和浪費。進口配套件、國內(nèi)緊缺配套件等因供貨周期長，通常按年編制計劃，物資每半年訂購一次，每兩月進行一次補充或調(diào)整。對于具有獨家代理權(quán)、專有技術(shù)或?qū)＠奶厥猱a(chǎn)品，必須提供相關(guān)的獨家或?qū)＠C明文件，這些文件在經(jīng)過專業(yè)技術(shù)團隊的深入討論之后，應提交至相應的授權(quán)審批機構(gòu)或個人進行正式的審核批準，以確保特殊產(chǎn)品的采購符合相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，保證該采購行為的合法性和合規(guī)性。

（二）請購和采購

建立健全的采購申請制度，根據(jù)需要采購物資或所需勞務的種類，指定負責管理的部門，并授權(quán)它們進行請購操作，同時明確規(guī)定相關(guān)部門或個人的職責和權(quán)限以及請購流程的具體細節(jié)。

生產(chǎn)部、質(zhì)量部、運營部或研發(fā)部等部門依據(jù)采購需求，結(jié)合實際庫存量、安全庫存量原材料采購周期等數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中編制采購申請單。

采購申請單中寫明采購物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交貨日期等信息，由部門負責人審批。在處理預算內(nèi)的采購項目時，應嚴格遵循預算安排并按計劃進行請購，同時依據(jù)市場狀況提出恰當?shù)牟少徤暾?。這些部門需根據(jù)市場動態(tài)及時提出合理的采購要求，同時密切關(guān)注預算內(nèi)項目的實施情況。對于超出預算或非預算內(nèi)的采購項目，首先應執(zhí)行預算調(diào)整流程，經(jīng)授權(quán)部門或個人審批之后，方可辦理請購手續(xù)。

在審查采購申請過程中，部門負責人應特別檢查申請的準確性和完整性，確保其符合生產(chǎn)和經(jīng)營需求和采購計劃，以及是否處于預算之內(nèi)，對每個細節(jié)都進行嚴格審查，以確保采購申請的合理性和必要性。對于不遵循規(guī)定的采購請求，部門負責人應指示請購部門修改其請求內(nèi)容或直接駁回申請。

（三）供應商的選擇

設立細致的供應商評價和入圍機制。通過審核供應商的資質(zhì)和信譽，比如通過對供應商考察，確定符合條件的供應商名錄。對于增加新的供應商、擴展現(xiàn)有供應商提供的服務或更改供應物資目錄，采購部門應根據(jù)需求提出申請，經(jīng)過規(guī)定的審批環(huán)節(jié)和程序批準之后，納入供應商清單和管理信息系統(tǒng)。采購部門按照公平競爭、擇優(yōu)錄取的原則，有效預防欺詐風險，確認供應商，并與其簽署質(zhì)量保障協(xié)議。在確定的供應商、采購模式和采購價格的基礎上，制定采購合同，對合同的條款進行詳細的說明。根據(jù)授權(quán)，確定雙方的權(quán)利義務及違約責任。對供應商供應的物資的質(zhì)量、價格、交貨時間，以及他們的信用、運營情況等，進行實時管理和評估。

在最終評估結(jié)果的基礎上，制定出一份供應商的淘汰與替換清單，建立合格供應商目錄，經(jīng)過核準之后，合理地挑選并調(diào)整供應商，并將相關(guān)的信息錄入到供應商的管理系統(tǒng)中。在金蝶ERP中，可以借助供應商列表快速地新增和維護對應供應商的各種基本信息，如財務信息、組織信息等。

（四）采購價格定價

設立有效的采購價格體系，運用多樣化的策略如議價采購、投標程序、比較定價等，合理設定購買成本。針對那些標準化水平較高、需求規(guī)劃明確、價格比較穩(wěn)定的物資，通過公開且具有競爭性的方式，如投標和集體協(xié)商，來簽訂統(tǒng)一合同。構(gòu)建一個采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)，持續(xù)進行關(guān)鍵物資的市場供應和需求情況以及價格動態(tài)的行情分析，確保這些信息的有效應用。在金蝶ERP中，可以通過采購價目表來維護物料的采購價格，并對采購訂單進行控制。當采購訂單的采購物料單價超過或低于價目表單價上限或下限時，生成不了采購訂單，需要經(jīng)過有權(quán)限的人員審批后才能繼續(xù)進行后續(xù)的步驟。

（五）采購框架協(xié)議和采購合同

在簽定統(tǒng)一合同之前，對潛在供應商的企業(yè)資質(zhì)和信譽度進行徹底的風險評價。采用競爭機制來執(zhí)行統(tǒng)一合同，確保供應商擁有足夠的合同履行能力。購銷協(xié)議的簽訂應通過恰當?shù)氖跈?quán)和必要的審核流程，保證合同條件的準確性、明確性和完整性，確認對方擁有簽署資格和履約能力。協(xié)議中對于重要物資驗收量與協(xié)議規(guī)定量之間的允許差異作出一致性規(guī)定。

（六）驗收入庫

遵循《倉庫管理制度》，并嚴格執(zhí)行入庫檢驗手續(xù)，經(jīng)檢驗不合格（或數(shù)量、型號、規(guī)格不相符）的物資不得入庫；對個別檢驗指標不合要求，但不影響產(chǎn)品質(zhì)量的，需讓步接收的，必須走“不合格品處置”相關(guān)程序，嚴把入庫質(zhì)量關(guān)。當采購物資驗收不合格時，由質(zhì)檢部直接在檢驗報告上寫出處置結(jié)論，采購經(jīng)辦人員在退換貨處理的同時，通知供應商進行整改，供應商需要給出產(chǎn)品不合格的原因分析、改進措施以及糾正預防的辦法等書面報告。當出現(xiàn)較嚴重質(zhì)量問題時，由質(zhì)檢部組織相關(guān)部門編寫質(zhì)量異常評審單，填寫處理意見并簽字。對不合格品的處理意見可為三種：拒收，由采購部處理退貨；換貨，由供應商重新提供一批生產(chǎn)物資；挑貨，由倉庫或供應商挑出合格商品進行接收。對于需進行索賠的，由質(zhì)檢部填寫索賠通知單，寫明不合格物料名稱、批號、供貨單位、不合格原因以及索賠明細等信息，由運營部負責處理。對于檢驗合格的物資，倉儲人員應填寫入庫單據(jù)，蓋上物資接收章，登記物資賬目，并及時將入庫單據(jù)輸入金蝶ERP系統(tǒng)。

（七）付款

采購付款分批結(jié)、月結(jié)或按合同（協(xié)議）約定付款三類，原則上由經(jīng)辦人填寫付款通知單，并附采購合同（協(xié)議）、送貨清單、入庫驗收單和稅務發(fā)票等憑據(jù)。付款通知單由經(jīng)辦人發(fā)起申請，經(jīng)部門經(jīng)理審批、分管副總審批、財務審核和董事長（或總經(jīng)理）審批后，出納根據(jù)付款通知單付款。單筆付款金額超過5萬元的，必須由董事長（或總經(jīng)理）審批付款。開票前，需與供應商對賬，賬目一致，才可開票。付款審批權(quán)限清晰、明確，在款項支付之前，確保已完成必要的審核流程，經(jīng)辦人員和審批人員在辦理付款過程中，只有在采購預算、購銷合同及相關(guān)單據(jù)和審批流程經(jīng)過嚴格核查且無誤后，才能辦理付款事宜。支付過程中，應嚴格檢驗采購發(fā)票及其他票據(jù)的真實性、合規(guī)性和有效性，以決定是否支付該筆采購款項。若企業(yè)在采購過程的控制和追蹤中發(fā)現(xiàn)任何異常情況，應拒絕向供應商付款，并采取措施避免資金損失和信譽受損。財務部按合同規(guī)定的付款方式進行支付，并謹防因支付方式的不當而產(chǎn)生法律風險。

采購部定期與供應商核對往來款項，加強預付賬款和定金的管理，定期追蹤核查，發(fā)現(xiàn)疑問及時采取措施。財務部及時維護好采購流程中的所有記錄，保證財務記賬、采購文檔及倉庫記錄之間的一致性。公司指定專人通過函證等方式，定期向供應商發(fā)送對賬請求，以核實應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等財務往來，對于供應商提出的任何異議，需要及時調(diào)查原委，并在獲得授權(quán)管理部門或人員的同意之后，進行必要的調(diào)整。

三、采購業(yè)務內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點的思考

采購業(yè)務內(nèi)部控制關(guān)鍵控制點為：是否已明確請購，對于審查、采購、接收、支付和采購后的評估等各個環(huán)節(jié)的責任和審批權(quán)力的確定，建立價格監(jiān)控體系；采購業(yè)務應當集中，避免多頭采購或分散采購，降低采購成本；采購業(yè)務人員是否定期進行崗位輪換；重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務，是否組織相關(guān)專家進行論證，同時進行集體決策和審批。

（作者單位：浙江力聚熱能裝備股份有限公司）