［摘 要］目前，檔案庫房智能化管理工作的實施解決了傳統(tǒng)人工管理工作中存在的問題。許多單位開始運用良好的管理方式，推動檔案庫房管理工作向智能化、自動化方向發(fā)展?；诖?，文章結合實際情況，首先簡要分析研究背景，其次分析檔案庫房智能化管理工作中的安全隱患，最后提出檔案庫房智能化管理的建議，以期對相關部門的檔案管理工作有所幫助。

［關鍵詞］檔案庫房；智能化管理；安全隱患

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.057

［中圖分類號］G271；G270.7［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）20-0180-03

0? ? ?引 言

隨著時代的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位逐漸加大檔案信息管理方面的關注力度。另外，自新時期以來，信息產業(yè)以及知識經濟逐漸成為社會發(fā)展的重要推動力，而檔案庫房智能化管理中的安全隱患也隨著時代的發(fā)展不斷增加?；诖耍鲉挝槐仨氈匾暀n案庫房智能化管理，提升工作人員檔案保管維護、收集整理以及利用服務等工作效率，促使檔案管理工作水平得以提升。

1? ? ?研究背景

1.1? ?新時代背景下檔案管理與互聯(lián)網技術相融合

近年來，隨著科學技術和網絡技術的迅速發(fā)展，我國已經進入“互聯(lián)網+”的嶄新時代，在時代需求下檔案資源管理引入了互聯(lián)網和物聯(lián)網等先進技術，檔案實現(xiàn)了“檔案館+智能化管理”的模式［1］。檔案管理通過網絡信息技術實現(xiàn)了多平臺的相互交融，實現(xiàn)了及時的檔案信息采集與實時反饋，促使電子檔案的資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

1.2? ?新時代對檔案庫房管理提出新要求

新時代無疑對檔案庫房管理提出了新的要求與任務，提高檔案歸檔、保管以及智能化管理水平無疑成為時代的要求［2］。因此，要建立檔案庫房智能化安全管理體系，使電子檔案和檔案密集架實現(xiàn)智能化安全管理；制定檔案庫房智能化安全管理的有效措施，使檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務發(fā)生改變時，不需要修改或重新設計就能適應用戶的變化需求。

2? ? ?檔案庫房智能化管理工作中的安全隱患

2.1? ?溫濕度調控方面

檔案在存儲過程中對庫房的溫度以及濕度有一定的要求［3］，因此，若基于智能化機制模式進行思考，應明確檔案庫房智能化系統(tǒng)中溫濕度主控操作的重要性。但由于系統(tǒng)中此部分工作未落實到位，系統(tǒng)在運行過程中難以收集庫房溫度和濕度等方面的數(shù)據，造成系統(tǒng)內所得出的結果不夠準確，難以充分發(fā)揮其參考作用，影響了管理決策判斷的合理性。這就導致檔案庫房的溫濕度得不到合理控制，進而影響檔案的存儲。

2.2? ?防盜及防火報警方面

在檔案庫房智能化管理工作中，防盜報警工作以及防火報警工作是同樣重要的［4］。首先，防盜報警系統(tǒng)作為檔案安全管理工作中的重要組成部分，可運用防盜預警的方式，避免非法程序或黑客等不法分子入侵系統(tǒng)，有效避免在檔案資料存儲和應用過程出現(xiàn)問題，以及重要的檔案資料不會被盜用。但由于部分單位的檔案庫房智能化管理工作存在不足，未加強防盜報警系統(tǒng)的維護，造成紅外探測器在安裝環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，無法實現(xiàn)檔案庫房的實時檢測，若存在入侵問題，系統(tǒng)也不會及時發(fā)送信息，控制臺無法獲取重要信息，進而增加檔案管理工作中的安全隱患。

其次，部分單位的檔案庫房智能化管理工作中疏于對防火問題的考慮，防火預警方面的工作缺失，導致檔案庫房中的安全隱患增加，從而增加檔案庫房智能化管理工作中的問題。

2.3? ?消毒控制自動化方面

在檔案庫房智能化管理中，消毒工作經常會被忽略，這使得很大一部分管理系統(tǒng)缺乏自動消毒控制功能，也沒有相關的控制模塊［5］。而消毒工作的缺失，會加劇檔案表層細菌滋生，導致紙質檔案被腐蝕。在此過程中，霉菌等對檔案腐蝕作用比較大的細菌滋生過程比較隱秘，所以當霉菌滋生問題被發(fā)現(xiàn)時，檔案往往已經被嚴重腐蝕、損毀，這極大地影響了檔案的存儲效果。

3? ? ?檔案庫房智能化管理的建議

智能檔案庫房安全保護采取的是模塊化建設模式，通過對模塊監(jiān)控和管理，同時對數(shù)據庫中的信息進行采集與評價，并將信息納入檔案庫房統(tǒng)一管理，提升檔案庫房安全管理水平。在此過程中，也要根據實際情況，優(yōu)化配套的硬件設施，并做好定期檢修工作，讓檔案庫房智能化功能得以發(fā)揮，提升庫房智能化管理水平［6-7］。

3.1? ?健全溫濕度自動化控制機制

檔案庫房智能化管理工作實施過程中應重視檔案庫房的濕度和溫度管理。首先，創(chuàng)建良好的檔案存儲環(huán)境，讓工作人員可以對當前的檔案存儲條件進行準確的分析，并通過系統(tǒng)設置該區(qū)域內的溫度和濕度，加強檔案庫房的安全管理，為后續(xù)的檔案存儲奠定良好的基礎。例如，在檔案庫房內合理應用智能化管理系統(tǒng)，加強溫度采集設備的應用，并安排專門的技術人員將設備安裝在檔案庫房的各個角落。運用此種方式，可實現(xiàn)溫濕度的實時采集，以及溫度的自動化

控制［8］。

其次，基于溫濕度自動化控制機制進行思考，通過庫房內各級檔案的分類情況以及主系統(tǒng)的運行方式，創(chuàng)建出一體化的作業(yè)模式，方便工作人員運用正確的溫濕度采集手段，保證在遠程操作環(huán)節(jié)不會出現(xiàn)問題，進而有效控制庫房內的溫度和濕度。為此，需要創(chuàng)建對應的溫度以及濕度管理模塊，對在采集環(huán)節(jié)形成的溫濕度變化曲線進行分析，讓該部分數(shù)據信息能夠成為后續(xù)采集工作以及檔案存儲工作的輔助［9］。例如，通過除濕機、空調、溫濕度記錄儀、傳感器等設備與計算機的共同使用，健全檔案庫房智能化管理工作中的溫濕度自動化控制機制，確保在庫房內部，通過相關設備的應用可以增強檔案管理工作的安全性。

最后，結合溫度和濕度的采集狀況，讓工作人員運用智能化控制系統(tǒng)，計算出檔案庫房內溫度和濕度的標準值，通過多次對比，增強遠程溫濕度調節(jié)工作的合理性。適當加強調節(jié)裝置的應用，定向對其中的溫度和濕度進行調整，抑或根據庫房內的溫度和濕度的變化情況，系統(tǒng)可以生成日報表、月報表以及曲線報表，輔助管理人員開展相應的控制工作，從而將檔案庫房內的溫度和濕度控制在合理的范圍內，降低對檔案庫房安全方面的影響［10］。

3.2? ?做好防盜及防火預警工作

在防盜、防火預警方面，為了落實好檔案庫房智能化管理工作中的防盜工作，應在智能化管理系統(tǒng)中設置對應的防盜組件，設置紅外探測器，確保其能夠覆蓋庫房內的各個角落，并保證系統(tǒng)可以根據電子地圖中的內容所指，執(zhí)行對應的查詢操作，規(guī)劃出入侵人員的具體位置，使員工合理運用控制臺，保證在電子地圖的追蹤以及監(jiān)控下，完成對應的監(jiān)察工作。這樣就可充分發(fā)揮出檔案庫房智能化管理系統(tǒng)的防盜

作用［11］。

另外，可以考慮設置防盜門，并安裝相應的智能化門禁裝置，同時運用接觸式的電子門禁，保證工作人員在完成授權后進行使用。這樣一來，則可根據工作人員的崗位進行權限控制，只有特定的人員才可在系統(tǒng)中錄入身份信息，在完成授權操作后，則可將磁卡下發(fā)至職工的手中，有效避免檔案庫房出現(xiàn)無關人員。與此同時，在管理人員進入庫房時，通過接觸門禁系統(tǒng)的應用，保證控制系統(tǒng)能夠在此階段進行實踐。另外，若存在未帶磁卡的情況，管理人員則可以通過身份驗證的方式進入庫房。

此外，也要重視庫房內外的巡查工作，運用異常情況模塊匯總的方式，整合出管理人員的日常巡查情況，并運用網絡渠道將當日的庫房巡查報告發(fā)下去，通過實際情況的匯總，輔助檔案管理辦公室對不同層級管理人員的工作狀況進行審查，一旦庫房內出現(xiàn)異?，F(xiàn)象，則可執(zhí)行對應的安全管理計劃，從而確保檔案庫房的安全性。

在防火預警工作上，檔案存儲過程中防火工作占據關鍵位置，只有實行有效的防火計劃，才能避免檔案受到損壞，降低對單位的不良影響。為此，在執(zhí)行檔案庫房的智能化管理工作中，可在樓梯、走廊以及相關部位安裝相應的探測器，讓其能夠與檔案管理人員的計算機相互連接，一旦發(fā)生火災，探測器則會第一時間觸發(fā)聲光警報，使檔案管理人員能在短時間內與單位其他人員進行聯(lián)系。這樣一來，則可一鍵開啟滅火程序，保證火情不會蔓延。

總之，由于檔案庫房作為重點出入場所，相關單位要在檔案安全管理工作執(zhí)行過程中設置智能化門禁裝置和火災探測器，這樣可落實防盜以及防火工作，保證不相關人員不能進入檔案庫。據此，運用智能化設備，則可完成對檔案庫房的雙重保護［12］。

3.3? ?開展自動化消毒控制計劃

為了避免細菌的滋生，單位還要在檔案庫房智能化管理中，提前做好自動化消毒控制工作，并強化智能化技術應用。將消毒工作有效融入檔案庫房管理中，引導檔案管理工作人員正確、精準地使用配套操作技術，充分發(fā)揮智能化系統(tǒng)的效用。為此，單位需要高效利用智能化系統(tǒng)收集到的環(huán)境信息，開展全面、系統(tǒng)的庫房環(huán)境分析工作，讓檔案管理工作人員能夠準確掌握實際情況，選用科學的消毒控制

方案。

首先，增加智能化系統(tǒng)中臭氧消毒設備的配置，規(guī)劃出對應的控制模塊，讓工作人員可以運用遠程操控的方式，確保庫房無人后，開啟臭氧消毒設備，并且運用控制設備啟動操作和及時停止，讓每次工作記錄都能存儲起來，豐富主控制微機中的內容，促使消毒工作能夠落實到位，增強檔案庫房智能化安全管理工作的有效性。

其次，可運用虛擬化的方式，實現(xiàn)對庫房實體化的管理［13］。例如，可結合庫房的布局，掌握具體需要消毒的區(qū)域，運用智能化系統(tǒng)完成虛擬還原操作，也就是說工作人員可以運用先進的計算機技術并結合庫房內部的實際狀況，模擬當前庫房的格局，確保相關內容可以通過電腦屏幕呈現(xiàn)出來，避免在消毒工作開展過程中遇到過多的限制。

最后，可根據檔案的分類，設計不同的消毒區(qū)塊，基于不同的指令，實現(xiàn)對應模塊的調動，運用具有針對性的檔案管理方式，選取對應的智能密集架，通過主控人員下達的指令，對需要消毒的區(qū)域進行處理。同時，更應監(jiān)控檔案的日常借閱情況，通過利用攝像機、報警器以及其他監(jiān)控設備聯(lián)合使用的方式，開展實時的監(jiān)控工作，整合檔案的借閱以及歸還方面的信息，從而運用正確的反饋方式，保證消毒工作順利開展。

4? ? ?結束語

紙質檔案是不可再生資源，一旦遭到破壞，將會造成不可挽回的損失。因此，單位應當在數(shù)字化、智能化檔案庫房建設和庫房安全管理等各個環(huán)節(jié)投入大量資金和精力，以保障檔案不會受到損壞。但檔案庫房智能化管理過程仍存在諸多安全隱患，主要在溫濕度調控方面、防盜及防火報警方面、消毒控制自動化方面?；诖?，檔案庫房智能化管理過程中，要重視分析安全隱患，運用多種保護措施，提高檔案安全水平，避免檔案出現(xiàn)損失。例如，在檔案庫房智能化管理過程中要做好溫濕度自動化控制、防盜及防火預警工作，以及開展自動化消毒控制計劃?？偠灾?，為順應新時期的發(fā)展要求，相關單位需要加強檔案庫房的維護以及智能化管理，運用多種管理手段，提升檔案管理工作的安全性，確保檔案信息不被

泄露。

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［收稿日期］2023-04-22

［作者簡介］鄭嵐（1972— ），女，福建福州人，館員，主要研究方向：城市建設檔案。