摘 要：非學(xué)歷教育培訓(xùn)是培育專業(yè)人才的一種教育方式，在此項(xiàng)培訓(xùn)工作開展時(shí)，往往涉及較多的檔案管理內(nèi)容。檔案管理作為非學(xué)歷教育培訓(xùn)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，要求非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)必須明確此項(xiàng)工作的重要性，并且，能夠了解此項(xiàng)工作當(dāng)前面臨的發(fā)展困境，在新形勢(shì)下探索非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作的有效路徑，從而推動(dòng)其有效開展。文章分析了非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理開展的必要性及其面臨的發(fā)展困境，制定了非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理的有效路徑，從而促進(jìn)非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作穩(wěn)定開展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；非學(xué)歷教育培訓(xùn)；檔案管理

所謂“非學(xué)歷教育”是指在教育完成之后不予以發(fā)放文憑的一種教育培訓(xùn)模式，目的在于對(duì)學(xué)員的專業(yè)理論、專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的全面提升。這種教育模式與學(xué)歷教育是相對(duì)存在的，也是學(xué)歷教育的一種關(guān)鍵補(bǔ)充。在當(dāng)前新形勢(shì)背景下，非學(xué)歷教育培訓(xùn)已然成為國家開展教育事業(yè)的重要一環(huán)，為了使非學(xué)歷教育得以順利開展，不僅要關(guān)注非學(xué)歷教育的舉辦，還要重視與非學(xué)歷教育培訓(xùn)相關(guān)的工作。其中，檔案管理便是非學(xué)歷教育培訓(xùn)相關(guān)工作的關(guān)鍵內(nèi)容，做好檔案管理工作不僅體現(xiàn)檔案管理部門的重要責(zé)任，也是為非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)有效開展具體工作的重要依據(jù)，對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展以及各項(xiàng)決策的制定提供引導(dǎo)。但從當(dāng)前非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理開展的實(shí)況來看，其面臨著重重困境，如缺乏檔案管理意識(shí)、缺乏完善的制度和信息化水平不高等。因此，本文重點(diǎn)分析非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理面臨的困境，探討其具體的發(fā)展路徑。

一、新形勢(shì)下非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理開展的必要性

1.有利于推動(dòng)非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)發(fā)展

非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理的主要對(duì)象是在培訓(xùn)開展過程中所有相關(guān)檔案資料，包含學(xué)生教育檔案、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)辦學(xué)檔案等。這些檔案是對(duì)非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)發(fā)展歷程的見證，也包含了機(jī)構(gòu)開展教學(xué)的創(chuàng)新方法和技術(shù)。隨著我國對(duì)非學(xué)歷教育培訓(xùn)的不斷重視，此類機(jī)構(gòu)在開展辦學(xué)過程中仍會(huì)不斷向前發(fā)展，借助檔案可以為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息資料支持。同時(shí)，也能夠?qū)C(jī)構(gòu)的文化建設(shè)信息、教育水平以及管理方式記錄歸檔，對(duì)機(jī)構(gòu)今后文化發(fā)展、教學(xué)水平的提升以及管理方式的創(chuàng)新均可發(fā)揮重要的作用，從而有利于推動(dòng)非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的持續(xù)發(fā)展。

2.符合新形勢(shì)下非學(xué)歷教育培訓(xùn)開展的需求

現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)在不斷革新發(fā)展，新形勢(shì)下的非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作也正不斷朝向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展，這也是當(dāng)前非學(xué)歷教育培訓(xùn)事業(yè)不斷發(fā)展的要求，通過開展符合時(shí)代要求的檔案管理工作，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，還能夠?yàn)榕嘤?xùn)機(jī)構(gòu)以及教師團(tuán)體提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而滿足非學(xué)歷教育培訓(xùn)開展的實(shí)際需求，使培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教學(xué)水平得到持續(xù)提升。

3.可為非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)發(fā)展決策提供信息引導(dǎo)

新形勢(shì)下，非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理獲得信息技術(shù)的支持，通過信息技術(shù)可以全面收集和整理所有關(guān)于非學(xué)歷教育培訓(xùn)的檔案信息，這些教育檔案信息可以為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展教育培訓(xùn)決策、部署提供數(shù)據(jù)信息支持，尤其是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在面臨較大的發(fā)展機(jī)遇或者是在發(fā)展中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，均可以通過檔案精細(xì)化管理提供全面有效的信息資料，從而使非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)發(fā)展決策獲得信息引導(dǎo)，還可以為培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展政策調(diào)整提供有效依據(jù)。

二、新形勢(shì)下非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理面臨的發(fā)展困境

從現(xiàn)階段非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理實(shí)踐開展中可知，在此項(xiàng)工作開展中仍面臨較多的困境，集中體現(xiàn)在檔案管理意識(shí)、管理制度以及信息化管理水平等方面，導(dǎo)致此項(xiàng)工作在一定程度上受到制約，并造成非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展以及教育工作的開展深受影響。

1.缺乏檔案管理意識(shí)

現(xiàn)階段，學(xué)歷教育檔案管理主要體現(xiàn)在高校管理中，此項(xiàng)工作的重要性逐漸被人們所認(rèn)識(shí)。與之相比，人們對(duì)非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理的重視度比較低，檔案管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，在管理工作開展時(shí)采用的方法單一化和粗放化，檔案管理的各項(xiàng)工作目標(biāo)不夠明確，未能意識(shí)到檔案管理工作對(duì)機(jī)構(gòu)教育培訓(xùn)管理職能產(chǎn)生的重要影響，沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)發(fā)展以及教育質(zhì)量提升方面產(chǎn)生的直接作用。非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作在流程和內(nèi)容方面必須做到細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)。但從當(dāng)前非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展的教育培訓(xùn)實(shí)踐來看，多數(shù)教職工并未高度重視檔案管理工作，認(rèn)為此項(xiàng)工作只是對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部開展各項(xiàng)事務(wù)的記錄，與教育培訓(xùn)工作相比并不重要，導(dǎo)致檔案管理意識(shí)嚴(yán)重缺乏。還有某些教職工認(rèn)為檔案管理并非教育培訓(xùn)管理的職能，認(rèn)為檔案管理屬于獨(dú)立、低級(jí)的工作，只要將相關(guān)信息資料保存好便可完成工作任務(wù)，不具備技術(shù)性，這些教職工對(duì)檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作的開展面臨著困境。

2.缺乏完善的制度

檔案管理制度是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，若要做好檔案管理工作，必須先要完善檔案管理制度。當(dāng)前，非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員的意識(shí)比較薄弱，之所以出現(xiàn)這種情況主要是因?yàn)楣芾碇贫炔煌晟扑?，檔案管理人員在專業(yè)水平和素質(zhì)方面存在參差不齊的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理能力和水平存在高低之分，但究其本質(zhì)而言，主要是因非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理缺乏足夠的重視，并未針對(duì)此項(xiàng)工作制定完善的管理制度，致使制度上的疏漏引發(fā)管理工作上的不足和漏洞問題。同時(shí)，缺乏必要的激勵(lì)機(jī)制也導(dǎo)致檔案管理工作過于消極，這對(duì)非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作實(shí)踐創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生了限制影響。在開展日常工作過程中，檔案管理人員時(shí)常會(huì)依照自身經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人習(xí)慣完成檔案管理相關(guān)工作，在開展以老帶新工作時(shí)，并未將檔案管理方法予以完善，且傳承工作也表現(xiàn)較差，很多新入職員工需要通過開展檔案管理工作實(shí)踐，以長期摸索的方式積累經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致新職工在適應(yīng)工作環(huán)境和內(nèi)容方面耗費(fèi)了很多時(shí)間和精力，在檔案管理工作效果方面也不夠理想，工作進(jìn)展更未能取得突破。因此，在此類機(jī)構(gòu)開展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)采取必要的工作指導(dǎo)和培訓(xùn)，以有效提升檔案管理人員的檔案管理能力和專業(yè)素質(zhì)。此外，從當(dāng)前檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)來看，在非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)中從事檔案管理的工作人員大多為老教職工，這些教職工一般已經(jīng)退居二線，在檔案管理思想方面比較守舊，不會(huì)利用一些新技術(shù)、新方法開展檔案管理工作，仍采用傳統(tǒng)的管理方法，導(dǎo)致信息技術(shù)在非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作中應(yīng)用推廣比較遲緩，并造成新的制度未能得以落實(shí)，說明此類機(jī)構(gòu)在檔案管理監(jiān)管和培訓(xùn)制度方面仍需要進(jìn)一步完善。

3.檔案管理的信息化水平不高

在新形勢(shì)下，非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作步入了信息化、數(shù)字化時(shí)代，因此，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視教育培訓(xùn)檔案管理在形式、方法和內(nèi)容上的轉(zhuǎn)變，積極運(yùn)用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的智能化、信息化以及數(shù)字化。但從現(xiàn)階段培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展的教育檔案管理工作來看，因檔案管理人員缺乏管理意識(shí)，檔案管理制度存在不完善的問題，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與能力水平存在明顯不足，檔案信息化管理能力也普遍偏低。并且，大部分老教職工在管理思想和方法方面偏于傳統(tǒng)，造成當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等未能在實(shí)際工作中推廣應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理信息化水平不高。此外，因培訓(xùn)機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及資金投入方面存在不足，尤其是用于檔案管理的專業(yè)軟件配置、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等方面，是培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展教育檔案管理的短板，這些情況均會(huì)對(duì)檔案管理的信息化水平產(chǎn)生不利影響，從而導(dǎo)致非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作的質(zhì)效受到影響。

三、新形勢(shì)下制定非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理的有效路徑

1.加強(qiáng)對(duì)教育檔案管理工作的重視

培訓(xùn)機(jī)構(gòu)若要提升檔案管理工作的效果，必須提升對(duì)此項(xiàng)工作的重視度，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是當(dāng)前教育檔案管理的主要發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理不僅能夠提升教育檔案管理的安全性，還可以提升檔案管理的兼容性和開闊性，可有效提升教育檔案管理的質(zhì)效，促進(jìn)教育培訓(xùn)檔案管理工作順利開展。因此，針對(duì)檔案管理工作而言，必須先提升檔案管理人員的認(rèn)知，明確檔案管理的重要性，還要堅(jiān)持“效率優(yōu)先，安全方便”的原則，必須以快捷、高效的管理方式開展教育檔案管理工作，通過科學(xué)的方式分配檔案管理任務(wù)，充分利用培訓(xùn)機(jī)構(gòu)擁有的人力、財(cái)力以及物力等資源，使資源的利用效率得以提升，從而實(shí)現(xiàn)教育檔案管理信息化目標(biāo)。此外，非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在開展檔案管理工作時(shí)，還需要結(jié)合自身實(shí)況，將檔案管理工作向信息化、智能化和數(shù)字化方向發(fā)展，從而借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)推動(dòng)教育檔案管理工作不斷完善。

2.持續(xù)完善教育檔案管理制度

若要提升非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理的質(zhì)量，必須完善檔案管理相關(guān)制度，并且，非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展檔案信息化管理也需要制度層面的支持，因此，必須持續(xù)完善教育檔案管理制度，將此項(xiàng)工作作為重點(diǎn)內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，在完善教育檔案管理制度時(shí)，將教育檔案管理信息化內(nèi)容融入制度內(nèi)容，形成與當(dāng)前新形勢(shì)相符的全新教育檔案管理制度。在全新的制度內(nèi)容中，需要將實(shí)現(xiàn)教育檔案管理信息化作為目標(biāo)，并從檔案信息化管理方式、信息化收集手段、信息化所需技術(shù)、設(shè)備設(shè)施以及配備信息管理人員等方面作出規(guī)定和要求。在制度落實(shí)方面，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照制度規(guī)定，通過多樣化信息采集方式開展檔案信息采集工作，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高效傳輸教育檔案信息，確保教育檔案信息的收集和傳輸效率、規(guī)范化得以全面提升。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)開展各類培訓(xùn)業(yè)務(wù)時(shí)需要具備規(guī)范化培訓(xùn)流程，制訂培訓(xùn)計(jì)劃，保證培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)流程的相關(guān)信息資料均達(dá)到相關(guān)要求，還要將管理人員的簽名和資料等信息掃描上傳，以便于后期管理和歸檔?；A(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面，必須加強(qiáng)設(shè)備設(shè)施投入，教育檔案管理相較于學(xué)生檔案以及其他類型的檔案管理更加復(fù)雜、特殊，應(yīng)做到規(guī)范管理設(shè)備設(shè)施使用，既要提升軟硬件的使用水平，又要確保教育檔案信息管理的安全性。通過完善教育檔案管理工作制度，使教育檔案管理能夠依規(guī)依章辦事，推動(dòng)教育檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，促進(jìn)非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)快速發(fā)展。

3.持續(xù)提升檔案管理信息化水平

由于教育檔案管理工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性和特殊性，通過實(shí)現(xiàn)教育檔案管理信息化，可以有效解決檔案管理工作中出現(xiàn)的復(fù)雜問題，并且，能夠提升教育檔案管理的信息化水平，順應(yīng)時(shí)代新趨勢(shì)，對(duì)非學(xué)歷教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的發(fā)展意義重大。因此，在提升檔案管理意識(shí)以及完善制度的基礎(chǔ)上，開展教育檔案管理信息化建設(shè)，以此提升檔案管理信息化水平。首先，在檔案采集和整理歸類方面，可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)全面采集檔案信息。對(duì)培訓(xùn)信息、培訓(xùn)內(nèi)容和過程、個(gè)人資料以及影像資料等檔案信息，必須做好分類整理工作，并建立各類別的數(shù)據(jù)庫標(biāo)簽，開展分類歸檔，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案可以采取掃描、輸入等方法將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將轉(zhuǎn)化后的電子檔案上傳，從而便于管理。在分類歸檔時(shí)，可以結(jié)合培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的實(shí)際需要分類歸檔。例如，對(duì)檔案內(nèi)容有要求的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，可以按照檔案的內(nèi)容分類歸檔，如分為學(xué)生檔案、教學(xué)檔案和管理檔案等。也可以按照檔案的形式分類歸檔，如影像資料、文字資料和照片資料等。分類歸檔時(shí)要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于目錄庫的建設(shè)，進(jìn)而方便日后檢索使用；其次，應(yīng)構(gòu)建目錄庫。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等手段完成教育檔案歸類后的統(tǒng)一目錄庫，按照類別編碼所有的檔案，并按照檔案記錄的具體內(nèi)容設(shè)立二級(jí)編碼，從而支持檔案的快速查詢；最后，做好檔案數(shù)據(jù)的備份和讀取。由于教育檔案管理信息化主要是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等開展工作，相關(guān)的軟硬件和設(shè)備設(shè)施均需要電力資源予以支撐，若突然出現(xiàn)斷電，而檔案信息并未保存，將會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，或因管理人員操作失誤，電腦系統(tǒng)運(yùn)行出錯(cuò)，又或是黑客入侵等均容易造成檔案信息丟失、文件損壞等問題。因此，檔案管理人員必須重視教育檔案的備份工作，可以備份至云空間，確保教育檔案的安全。

四、結(jié)論

綜上所述，在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，非學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案管理工作面臨著變革，在變革過程中必須向規(guī)范化、信息化方向發(fā)展，相關(guān)機(jī)構(gòu)和單位必須不斷提升教育檔案管理的信息化水平，強(qiáng)化教育檔案管理意識(shí)，完善教育檔案管理制度，化解當(dāng)前教育檔案管理面臨的重重困境，更好地服務(wù)非學(xué)歷教育培訓(xùn)工作。

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（作者單位：菏澤市教育事業(yè)發(fā)展中心）

作者簡介：魏亞南（1990—），女，漢族，山東單縣人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：教育檔案、檔案管理。