摘 要：本文認為智慧化背景下檔案管理呈現(xiàn)出新的時代特征，也面臨著高效管理、互聯(lián)互通、安全建設、服務水平等方面挑戰(zhàn)。面對智慧化背景下的新要求，要明確目標定位、知識化管理、數據共享和安全建設，提升檔案信息化建設水平。

關鍵詞：智慧化背景下；檔案信息化；對策

智慧化的顯著標志是人機環(huán)境系統(tǒng)之間的緊密協(xié)作和優(yōu)勢互補。通過物聯(lián)網、大數據分析、人工智能等技術和數據信息的融合，設備、系統(tǒng)和環(huán)境可以更加智能互聯(lián)和協(xié)同工作。在這一過程中，檔案數據起著至關重要的作用，這為檔案信息化建設提出了新的課題。

1 智慧化背景下檔案管理的特征

1.1 檔案數據資源成為戰(zhàn)略資源

隨著新技術的廣泛應用和數字中國戰(zhàn)略的實施，數據社會加速形成，檔案信息從單一的資政輔政載體，開始轉化為重要的生產要素和支撐性資源。推動檔案信息的互聯(lián)互通、提升檔案生產價值能力建設、釋放檔案信息對經濟社會發(fā)展的紅利作用已成為社會發(fā)展的必然要求和共識。從國家層面來看，數據資源越來越受到重視，2020年4月，國務院印發(fā)《關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，在這個意見中數據被正式列為與土地、勞動力、資本、技術并列的五種生產要素之一。2022年12月，國務院公布《關于構建數據基礎制度更好發(fā)揮數據要素作用的意見》。2023年3月，國家數據局正式成立。檔案數據作為數據資源的組成部分，已成為一種重要的戰(zhàn)略性資源。

1.2 檔案數據推動社會智慧化

大數據、云計算、物聯(lián)網、人工智能等技術已加速融入檔案信息化治理體系建設，集約高效、精準精細的檔案數據化管理模式在部分地區(qū)已經形成，具備賦能社會智慧化管理的技術條件。當前，越來越多行業(yè)和部門以檔案數據為基礎進行業(yè)務的精細化管理和機制創(chuàng)新，從以“流程再造、管理創(chuàng)新和平帶建設”轉變?yōu)椤耙詸n案數據為基礎”的發(fā)展模式，圍繞數字賦能、場景優(yōu)化，實現(xiàn)民生領域檔案數據信息直達快享。寧波實現(xiàn)婚姻檔案、契稅檔案、工傷認定等11類檔案數據化出證，并打造百姓“家門口的檔案館”，向基層檔案室推送涉農民生檔案32余萬件，實現(xiàn)館室、鎮(zhèn)街、村社等各層級檔案信息共享，有力地推動了鄉(xiāng)村振興工作的開展。

1.3 檔案數據服務面拓展

智慧化背景下的檔案服務個性化特征明顯，檔案信息化建設需要以用戶需求為導向，有針對性地開展服務利用。這種服務面的擴展既有手段創(chuàng)新，也有服務內容和廣度的創(chuàng)新，主要表現(xiàn)在新技術與檔案信息化的深度融合。不僅可以為用戶提供直接的參考服務，也能提供數據挖掘、智能獲取和個性化推送。貴陽市稅務局優(yōu)化“檔案數據找人”機制，利用稅收檔案大數據為轄區(qū)企業(yè)精準畫像，通過篩查確認，建立相關名單，“點對點”精準推送數據信息，確保政策的“零延誤”和“零折扣”，實現(xiàn)檔案數據紅利的精準滴灌。

1.4 檔案數據安全重要性日益凸顯

在全球智能化加速推進的時代背景下，檔案數據安全保護成為國家安全管理的重要方面。2021年《檔案數據法》的實施為檔案數據安全保護提供了法律支撐。《2023中國數字安全能力洞察報告》指出，隨著數字安全產業(yè)高速發(fā)展，網絡空間形勢嚴峻挑戰(zhàn)不斷加劇，數字安全需要改變頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的思路，構建“融合”和“協(xié)同”的安全架構，以應對未來復雜多樣的安全挑戰(zhàn)，進而筑牢數字安全屏障。當前，數字中國建設的戰(zhàn)略化、體系化布局，在為檔案數據賦予多重驅動力的同時，也應該直面數字安全的新威脅、新變化、新挑戰(zhàn)。

2 智慧化背景下檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

隨著信息技術的更新迭代和數字技術的廣泛應用，檔案數據業(yè)務場景得以拓展，影像、圖片等結構化和非結構化數據應運而生，檔案數據類型更加豐富，檔案數據的來源逐步從檔案領域延伸到互聯(lián)網、社會數據終端等，廣泛分布于社會數據系統(tǒng)中。但是，隨著檔案數據重要性的凸顯和精細化程度提升，檔案數據管理、共享、安全等方面的挑戰(zhàn)紛至沓來，成為檔案管理新的挑戰(zhàn)。

2.1 高效管理的挑戰(zhàn)

受信息技術工具主義的影響，檔案管理機構的信息化管理一般從設施、管理系統(tǒng)和館藏數量等硬件上考量，較少將檔案資源作為有形資產看待。從流程上來看，檔案技術部門一般負責應用系統(tǒng)的選擇和推廣，檔案數據分布于綜合檔案室或者業(yè)務處室，數據管理與產生部門的分離割裂了二者的有機聯(lián)系，難以形成權責一致的整體。這成為高效管理不可逾越的障礙。同時，在數據錄入、外包、存儲、傳輸、利用等方面缺乏規(guī)范化的制度建設。數據云端管理缺乏必要的監(jiān)管和審批程序，在數據交換、提供利用方面跟蹤機制不健全，難以對權責進行有效劃分和對數據進行追溯監(jiān)管。

2.2 互聯(lián)互通的挑戰(zhàn)

智慧化背景下檔案數據管理需要突破原有的縱向結構階段，實現(xiàn)數據資源的橫向流通。當前，數據管理系統(tǒng)相對獨立、功能參差不齊，存儲格式、地點和安全保管、應用措施不一，較難形成統(tǒng)一的結構模式。比如，就數據形式和存儲而言，有的單位未能按照《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等標準建設，數據系統(tǒng)之間難以進行有效的信息交換，數據類型無法進行兼容，阻礙檔案互聯(lián)互通的有效進行。雖然有的系統(tǒng)配備了導出、讀取和兼容等功能，但是數據延遲和響應不足等問題降低了數據共享的效率。檔案數據要發(fā)揮共享優(yōu)勢，需要著眼于智慧社會大局中進行數據生產和共享的頂層設計，解決好類型不一、效率不高、開放率較低等問題。

2.3 安全建設的挑戰(zhàn)

在智慧數字經濟時代，數據價值已經受得到了公眾認可，檔案數據要素憑借邊際成本低、規(guī)模效應大、流動性高、可復用性強等區(qū)別于傳統(tǒng)生產要素的新特點，正在成為推動智慧社會建設的新引擎。如何在確保數據安全的前提下有效發(fā)揮數據價值，成為檔案數字化過程中亟須解決的問題。對于檔案行業(yè)自身而言，檔案數字化安全建設呈現(xiàn)兩種極端，一方面是為了數據絕對安全，有的部門建立重重壁壘成了“數據孤島”；另一方面是對檔案信息安全重視不夠，防護措施少或者全部委托社會機構，信息安全建設未能擺上日程，一旦出現(xiàn)問題難以追責或者堵塞漏洞。解決好這些問題，需要檔案部門健全數據申請審核、安全風險熔斷、違規(guī)行為追溯等制度，重視大數據安全關鍵技術的研發(fā)，引導檔案數據安全創(chuàng)新布局。

2.4 服務水平的挑戰(zhàn)

過去的檔案服務體系是建立在被動式的基礎上的，智慧社會要求現(xiàn)代化的、主動式的服務方式。智慧化背景下的檔案信息供給的核心是提供出色的用戶體驗。在設計和提供檔案數字化服務時，要以用戶的需求和期望為導向，關注用戶的感受和滿意度，努力提供簡潔、便捷、個性化和愉悅的體驗。通過收集、整理和分析檔案數據，可以更好地了解用戶需求、行為和趨勢，優(yōu)化服務流程和效果。但是長期以來，檔案行業(yè)受傳統(tǒng)觀念和服務領域的限制，服務能力建設與智慧化背景下的要求不相符合，持續(xù)優(yōu)化和改善服務、滿足不斷變化用戶需求的能力不足。

3 智慧化背景下檔案管理信息化的對策

3.1 建立檔案數據化管理的目標規(guī)劃

科學有效的發(fā)展戰(zhàn)略能夠架起檔案數據業(yè)務與社會發(fā)展之間的橋梁和紐帶。在信息技術應用層面保證行業(yè)發(fā)展與智慧化管理同步，為檔案部門的數字化轉型和變革提供平臺依托。檔案管理部門要立足智慧化社會需求，建立檔案信息化發(fā)展的規(guī)劃戰(zhàn)略，把資源和服務優(yōu)勢轉化為數據共享、創(chuàng)新與安全管理優(yōu)勢；要引入或借鑒科學化數據管理的先進經驗和標準模式，圍繞檔案信息管理全生命周期的控制、利用與評估進行提升，優(yōu)化管理水平，滿足社會需求；要持續(xù)加強保障體系建設，從組織構架、資金扶持、技術賦能、人員能力等方面構筑強有力管理保障網絡；要加強思想統(tǒng)一，從檔案部門的領導層、管理層，到技術層、服務層，都樹立檔案信息智慧化管理意識，強化行動落實，在實踐中將新的思維模式和技術工具內化于心、外化于行。

3.2 加強檔案數據的價值化管理

在智慧經濟時代，通過對海量檔案數據進行收集、整合、分析和挖掘，將數據轉化為有價值的信息和知識，進而為用戶知識獲取、市場決策等提供支持。簡而言之，檔案數據價值化就是將電子檔案資源轉化為社會價值的過程。檔案資源發(fā)揮價值的基礎在于數據資源的整合，這就要建立統(tǒng)一的檔案數據管理平臺，整合不同部門、不同渠道的檔案數據，解決數據模式不統(tǒng)一、系統(tǒng)不兼容的問題，同時要對接好智慧社會數據結構要求，構建起數據采集、交換、處理、傳輸、利用等有機統(tǒng)一的數據鏈，為數據信息應用奠定基礎。要以檔案知識化提升數據價值，利用新技術對數據檔案進行信息聚合和智能分析，提升檔案系統(tǒng)處理復雜信息的能力。對檔案數據進行知識化和融合，實現(xiàn)對各類實體的抽取、語義組織和關聯(lián)，再借助大數據深度挖掘和融合技術將基礎數據和其他來源數據進行數據融合和數據增值，構建社會檔案領域的知識圖譜，最終以可視化知識圖譜為核心[1]，滿足語義網和知識網絡時代用戶的新需求。

3.3 推進檔案數據共享利用

實現(xiàn)檔案資源的跨行業(yè)、跨地域、多維度的融合與利用能夠充分激發(fā)檔案資源活力，展現(xiàn)其時代價值。檔案部門應該在邏輯層面將不同地域、不同類型的檔案與數據進行精細化加工和數據關聯(lián)，橫向實現(xiàn)與相關部門數據共享交換，縱向實現(xiàn)與上級和下級數據共享匯聚，為行業(yè)利用提供數據資源保障，為公眾提供便捷多元信息服務。全面梳理數據資源目錄，以共享為常態(tài)、不共享為例外的原則，向智慧數據中心提供數據資源。宣城市檔案部門將出租、公交、運政許可、非現(xiàn)執(zhí)法等數據共享到市數據資源局，展現(xiàn)了檔案參與社會治理的效果，提升行業(yè)數據的信息服務能力。同時，要提升數據資源質量，加強數據質量管理，落實數據質量責任，及時對數據進行校核確認、動態(tài)更新，保障數據的準確性、完整性、時效性和可用性。強化數據質量監(jiān)測，對相關數據歸集、更新等情況進行全面評價，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保數據狀態(tài)可感知、數據使用可追溯[2]。

3.4 建立現(xiàn)代化檔案服務模式

傳統(tǒng)檔案利用服務延續(xù)的是“有什么提供什么”的服務方式，沒有從公眾角度謀劃檔案服務的運營和公眾對檔案文化的認同，對公眾滿意率關注不高，檔案服務與公眾需要存在脫節(jié)現(xiàn)象。在智慧化背景下，檔案管理部門要改變以往“以資源為導向”的服務理念，形成以“公眾需求”為核心的服務模式，將公眾對檔案資源服務的期待作為出發(fā)點和落腳點，通過智能分析、模式識別、機器學習等數據管理技術，挖掘電子檔案內在的價值，研判分析公眾的查詢利用趨勢，為社會提供豐富、多樣的檔案資源服務。濰坊市檔案館根據館內查詢利用數據分析，把檔案文化服務作為數據資源為民的主渠道，改版檔案網站和微信公眾號，加大地方歷史和人文知識內容，策劃創(chuàng)作檔案微視頻和網上展廳，豐富產品形態(tài)內涵，及時推送特色鮮明的檔案作品，進一步提高檔案文化傳播度[3]，使檔案數據資源活起來，激發(fā)了檔案與群眾的感情聯(lián)系，“濰坊檔案公眾號”點擊量由不過百人次增加至數萬人次，成為對外宣傳檔案工作和傳播檔案文化的“靚麗”窗口。

3.5 以技術和制度建設提升數據安全

檔案的原始記錄性和歷史再現(xiàn)性決定了在利用和流轉過程中需要保持其真實性。在復雜的元數據利用環(huán)境下，檔案數據的安全需要技術支持和管理方式相融。從技術層面，檔案管理部門要積極采取新技術，保障檔案數據所涉及的行業(yè)和領域數據交互利用安全有效，提高安全風險的化解能力。比如，目前較為流行的區(qū)塊鏈技術，作為去中心化、不可篡改的分布式數據庫，利用塊鏈數據結構驗證和存儲數據的真實性，能夠有效監(jiān)管數據來源、操作的合法性，已成為推動安全防護領域革命性變革的重要引擎。加強數據備份安全管理，要有針對性地選擇合適的備份介質、系統(tǒng)和模式，實現(xiàn)檔案數據的多方式、寬領域存儲方式，提升數據長期安全保管能力。要加強全流程的數據有效性監(jiān)管，定期開展檔案數據的電子稽查開展數據質量檢測，全面摸清數據質量底數。利用電子稽查工具分析研究存在的突出問題，從系統(tǒng)建設、政策執(zhí)行、業(yè)務流程方面梳理完善，遏制新增數據疑點數量。從制度層面來看，國家相繼出臺《網絡安全法》《數據安全法》等，推動了數據的依法合理有效利用，保障了數據依法有序自由流動。檔案部門要結合國家法規(guī)和標準規(guī)范，重點圍繞檔案數據采集、共享、開發(fā)應用等建立全程監(jiān)管體系，強化檔案數據的前端控制和智能化監(jiān)控，加強數據分類分級制度，識別數據安全風險等級，為檔案數據價值創(chuàng)造和風險治理奠定基礎。

參考文獻

[1]李菁，黃仁彥，徐鴻飛.基于知識圖譜的高校數字檔案資源數據知識化實現(xiàn)[J].蘭臺內外，2019（12）：15.

[2]狄強軍.大數據視角下檔案管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺內外，2023（07）：28.

[3]張志霄，周欽生.山東濰坊市檔案館用好網絡陣地提升檔案文化影響力[N].中國檔案報，2022（01）：16.

作者簡介：趙德芹（1974— ），大學學歷，山東省平原縣人力資源和社會保障局館員，主要從事檔案管理研究。