李華

摘 要：本文認(rèn)為企業(yè)檔案部門的價值不能單純以檔案數(shù)量進行衡量，而是要看能夠為企業(yè)各個部門提供各種形式信息能力和質(zhì)量。信息技術(shù)水平不斷提高的背景下，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作必然會發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，企業(yè)要從傳統(tǒng)的檔案管理模式中走出來，逐漸向著數(shù)字化的方向發(fā)展，使現(xiàn)代企業(yè)檔案信息服務(wù)水平獲得提升。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；思與行

企業(yè)發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的原始資料，這些是企業(yè)發(fā)展過程中形成的寶貴財富。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理應(yīng)向著數(shù)字化的方向發(fā)展，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)應(yīng)大力開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)和推廣工作，持續(xù)推進企業(yè)檔案資源的開發(fā)和利用，創(chuàng)新檔案的管理方式的同時，解決檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題。

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

檔案屬于一種原生的信息資源，對于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展有著重要的作用。檔案直接體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展歷史和現(xiàn)狀。企業(yè)管理人員可將檔案作為決策的依據(jù)，做好企業(yè)未來規(guī)劃，推動企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。由于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴大，檔案數(shù)量也逐漸增加，需要組建專業(yè)的數(shù)字化檔案管理團隊，加強檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，用現(xiàn)代化的手段開展檔案管理工作。現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長期的過程，企業(yè)需要投入較多人力資源和物力資源，才能夠保證檔案數(shù)字化管理水平獲得提升。

現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字建設(shè)有助于提升檔案管理工作質(zhì)量，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在提升企業(yè)檔案利用效率的基礎(chǔ)上，突破傳統(tǒng)檔案管理存在的局限性，促進檔案開發(fā)和利用。同時，還能夠轉(zhuǎn)變檔案管理部門職能，讓檔案管理部門從封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放狀態(tài)，為企業(yè)各個部門提供檔案信息服務(wù)。檔案數(shù)字化建設(shè)改變企業(yè)傳統(tǒng)檔案保存形式，紙質(zhì)檔案在保存過程中可能會出現(xiàn)破損、丟失等問題，數(shù)字化保存的檔案不僅傳輸效率快，還能夠避免企業(yè)出現(xiàn)檔案損壞、丟失的情況。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)符合企業(yè)發(fā)展需要，可提高企業(yè)檔案利用效率[1]。

2 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)優(yōu)勢

2.1 實現(xiàn)信息高效處理

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠轉(zhuǎn)變檔案保存形式，并實現(xiàn)對檔案信息高效處理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以實現(xiàn)長久保存，也存在檔案書寫不規(guī)范、檔案利用效率低等問題?，F(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)可提高檔案可用性，并可以實現(xiàn)檔案資源實時共享，提高檔案利用效率，讓檔案發(fā)揮出數(shù)據(jù)價值。

2.2 科學(xué)進行檔案分類

傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案分類不規(guī)范，檔案保存較為混亂，增加了企業(yè)檔案調(diào)取難度，導(dǎo)致檔案利用效率較低?，F(xiàn)代企業(yè)進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的科學(xué)分類，使各類檔案信息更加清晰、透明，增加企業(yè)檔案的可用性[2]。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

3.1 檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)要求檔案管理人員必須提高自身信息化處理能力和檔案信息維護能力，使檔案信息能夠一直處于更新的狀態(tài)，提高檔案信息的真實性和可靠性。因此，檔案管理人員需要更新自身專業(yè)知識，學(xué)習(xí)檔案管理工作流程，能夠使企業(yè)檔案管理工作水平獲得提升。企業(yè)在培訓(xùn)檔案管理人員的過程中，應(yīng)側(cè)重于檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對于信息技術(shù)掌握不到位。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，部分檔案管理人員會對學(xué)習(xí)計算機應(yīng)用知識、數(shù)字化建設(shè)存在抵觸心理，不利于加快的檔案數(shù)字化建設(shè)的推進。還有部分檔案管理人員對待工作不認(rèn)真，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息與實際檔案信息不符的情況，影響了電子檔案的準(zhǔn)確性[3]。

3.2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)業(yè)務(wù)方面存在缺陷

很多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)電子檔案在線接收、實時歸檔，但是部分電子檔案存在黑章、黑頭的情況，無法與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。企業(yè)合同檔案在轉(zhuǎn)為電子檔案時，存在法律問題和安全風(fēng)險，只能錄入合同電子條目，不上傳相關(guān)文件，檔案管理系統(tǒng)無法直接獲取數(shù)據(jù)。企業(yè)在開展檔案管理的過程中，對于某些重要的科研項目、活動，檔案管理工作沒有同步展開。很多榮譽類檔案也未按照電子檔案要求納入到數(shù)字化管理中。

3.3 檔案管理數(shù)字化設(shè)備設(shè)施不足

部分企業(yè)對于檔案數(shù)字化建設(shè)重視度不夠、資金投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。企業(yè)檔案室沒有按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行建設(shè)，辦公室、閱檔室以及庫房并沒有分開建設(shè)，而是集中到一個房間內(nèi)。企業(yè)檔案管理要求配備空調(diào)、加濕機、消毒柜等設(shè)施，數(shù)字化建設(shè)中需要購買計算機、掃描儀等設(shè)備，當(dāng)前企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施無法滿足數(shù)字化設(shè)備建設(shè)要求[4]。

3.4 檔案管理數(shù)字化安全性不高

企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在較多的安全隱患問題，很多企業(yè)檔案未經(jīng)保密鑒定就轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮訖n案，導(dǎo)致企業(yè)很多機密檔案外泄。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中企業(yè)可能選擇外包公司對檔案進行處理，外包公司人員保密意識較差，嚴(yán)重影響到檔案的安全性。

4 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

4.1 加快人才培養(yǎng)

根據(jù)電子檔案管理技術(shù)和實際發(fā)展情況的來看，企業(yè)要同時儲存電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案和紙質(zhì)檔案之間可以互相備份，對于檔案管理人員專業(yè)能力提出更高的要求。檔案管理人員要能夠具備較強的專業(yè)知識和技能，還要能夠掌握和熟悉計算機等信息技術(shù)，學(xué)會運用電子檔案系統(tǒng)管理檔案。企業(yè)應(yīng)制定合適的人才培養(yǎng)措施，企業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)加強對檔案管理人員管理知識和技能培訓(xùn)，檔案管理人員要學(xué)習(xí)計算機操作、電子檔案掃描儀器等，從而使自身更加適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，并加大檔案電子化建設(shè)宣傳工作，完善電子檔案管理制度，加大檔案軟件、硬件設(shè)備資金投入，從而有效推進企業(yè)檔案管理電子化建設(shè)進程[5]。檔案管理人員要具備一定的分析能力，對于專業(yè)性較強的檔案做到精準(zhǔn)把握，需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，加快企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作水平獲得提升。

4.2 注重協(xié)調(diào)統(tǒng)一

電子檔案的形式?jīng)Q定電子檔案管理的特殊性，企業(yè)在進行電子檔案管理的過程中，必須形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。如果企業(yè)中各個部門電子檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，會導(dǎo)致電子檔案在儲存時較為混亂，無法形成高效的檔案管理系統(tǒng)，也會影響企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進程。因此，企業(yè)必須制定統(tǒng)一的電子檔案形式，便于檔案整理、傳輸和儲存。

4.3 落實檔案數(shù)字化加工

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)遵循檔案數(shù)字化加工原則，結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展需要確定檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)。企業(yè)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案前，應(yīng)對檔案進行鑒定，對于沒有價值的檔案應(yīng)及時銷毀。落實檔案保密級別，提高檔案數(shù)字化鑒定建設(shè)速度的同時，要確保檔案信息化建設(shè)過程中的安全性。企業(yè)可優(yōu)先對重要檔案進行數(shù)字化處理，如常用合同、協(xié)議等。對于企業(yè)中受到破損、污染電子檔案應(yīng)及時采取措施修復(fù)，修復(fù)完成后對檔案進行掃描，構(gòu)建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。使用照相機、掃描儀等對知識檔案、照片進行拍照、掃描從而實現(xiàn)電子化儲存，對于企業(yè)中錄音檔案可刻成光盤或者是儲存為磁盤。檔案管理人員在掃描電子檔案的過程中，對于掃描存在偏差的檔案，應(yīng)及時進行調(diào)整，嚴(yán)格按照電子檔案儲存要求進行存檔。如果檔案面幅較大，需要按照區(qū)域多次掃描，完成掃描后要進行拼接處理，保證數(shù)字化檔案較為完整。如果掃描完成后電子檔案存在雜質(zhì)，要及時進行去污處理，保證檔案清晰度，同時，盡量縮小文件大小，以節(jié)省檔案儲存空間。掃描檔案原件識別檔案中的漢字，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致，從而提高電子檔案的準(zhǔn)確性[6]。

4.4 建立檔案數(shù)據(jù)庫

企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于集中管理企業(yè)檔案。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中應(yīng)制定檔案目錄，便于后期進行檔案調(diào)取，從而提高企業(yè)檔案利用效率。目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，需要根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，完成目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)后導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，通過目的就能夠調(diào)取所需要的檔案。根據(jù)企業(yè)檔案建設(shè)要求建立文書檔案、數(shù)字化圖紙等檔案目錄數(shù)據(jù)庫。為了提高檔案檢索的準(zhǔn)確性，企業(yè)需要根據(jù)三級檔案目錄要求編寫目錄，設(shè)置好目錄字段、類型和長度，設(shè)置好后關(guān)聯(lián)三級目錄，從而提高檔案檢索的準(zhǔn)確性。建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)做好企業(yè)各類信息統(tǒng)計和整理，并直接使用計算機保存和傳輸檔案，這樣便于檔案管理人員對檔案進行區(qū)分，便于檔案管理人員對檔案進行分類整理，從而使檔案管理工作效率獲得提升。

4.5 打造檔案信息共享平臺

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)打造電子檔案信息共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部電子檔案實時共享。將企業(yè)檔案系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)聯(lián)系在一起，從而形成完善的檔案信息共享系統(tǒng)，為企業(yè)各個部門開展工作提供便利，提升檔案信息利用效率。檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，企業(yè)各個部門工作可在檔案信息共享平臺調(diào)取所需要的檔案，滿足企業(yè)不同部門的工作需求。企業(yè)可在檔案信息共享平臺設(shè)置多個不同的主題目錄，對現(xiàn)有檔案進行整理和匯總，便于企業(yè)各部門員工進行查詢。

4.6 提高檔案信息安全性

現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)遵循檔案管理工作安全與保密原則，提高企業(yè)電子檔案的安全性，處理好檔案開發(fā)利用和安全性之間的關(guān)系。將《檔案法》作為法律依據(jù)，保證企業(yè)機密檔案不泄露的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案電子信息資源共享。檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)各個層級設(shè)置檔案查閱權(quán)限，同時設(shè)置電子文件操作的自動啟動日志，具備權(quán)限的人才能夠打開相關(guān)電子檔案，可以有效避免電子檔案泄露的情況。做好企業(yè)檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)，使用技術(shù)防范手段阻擋病毒入侵計算機，保證電子檔案的安全性。檔案室內(nèi)應(yīng)配備監(jiān)控系統(tǒng)、自動滅火設(shè)備、計算機的檢測系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)異常后能夠及時發(fā)出警報，從而提高企業(yè)電子檔案的安全性。檔案信息管理平臺中應(yīng)設(shè)置不同的權(quán)限，如企業(yè)員工不能瀏覽平臺電子的檔案瀏覽記錄、限制員工電子檔案下載次數(shù)，每個員工每天下載次數(shù)應(yīng)不超過3次，如果員工有特殊工作需要應(yīng)向檔案部門提交申請。登錄企業(yè)檔案信息平臺時需要輸入工號和密碼，下載檔案時要對用戶進行身份識別，保證企業(yè)檔案不會丟失[7]。

4.7 確保系統(tǒng)安全

現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)使檔案? （下接46頁）

（上接43頁）管理工作更加快捷、便利，但是由于企業(yè)檔案從封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放，檔案安全性上出現(xiàn)了較大的風(fēng)險。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)設(shè)計完善系統(tǒng)安全策略，設(shè)置用戶訪問的權(quán)限，保證企業(yè)檔案系統(tǒng)的安全性。檔案管理人員將不同級別的檔案設(shè)置不同的訪問權(quán)限，使企業(yè)檔案系統(tǒng)能夠得到有效利用，也能夠避免企業(yè)出現(xiàn)檔案丟失等情況。檔案系統(tǒng)應(yīng)選擇安全性能較高的系統(tǒng)，并應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，提高檔案系統(tǒng)安全性。定期升級計算機殺毒軟件，如果發(fā)現(xiàn)病毒入侵檔案系統(tǒng)可發(fā)出警報，避免因為病毒入侵導(dǎo)致檔案丟失、損壞。使用加密技術(shù)對非公開檔案進行加密保存，傳輸電子檔案的過程中應(yīng)進行傳輸加密，防止檔案信息被截獲或者是篡改，從而提高企業(yè)檔案的機密性。增強檔案管理人員安全意識，建立完善的安全管理制度 ，并能夠建設(shè)一套安全措施，保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全性。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中是一項長期投入的工作，建設(shè)過程中應(yīng)抓住信息時代為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造的機遇，使檔案管理工作效率獲得提升，提高企業(yè)檔案利用效率，使企業(yè)檔案能夠發(fā)揮出其價值，為企業(yè)決策提供信息依據(jù)，推動現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：陜西省延安市延長油田股份有限公司杏子川采油廠）