郭揚(yáng)帆 高 明 王華峰

1 南方醫(yī)科大學(xué)順德醫(yī)院 廣東佛山 528300;2 廣州康大職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東廣州 510170

1 背景

信息科屬于醫(yī)院的行政后勤科室,基本都是拿全院平均獎的系數(shù),在績效管理方面,存在吃大鍋飯的情況,主要原因還是人員層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜,有編制內(nèi)員工、正式合同工、臨時(shí)合同工等,學(xué)歷高低不同,職稱高低不等,入院年限長短不同,分工也各不相同,不同時(shí)期忙閑程度不同等。技術(shù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、服務(wù)態(tài)度好的員工,通常被分配更多的信息化項(xiàng)目,承擔(dān)更多的工作內(nèi)容,但同級別做得不好的員工,績效待遇卻相差不大,干多干少一個樣。長期以往,容易帶壞科室風(fēng)氣,績效的杠桿作用沒有發(fā)揮出來。這就需要我們來認(rèn)真規(guī)劃信息科的績效方案[1]。

2 績效方案設(shè)計(jì)

近年來,國家衛(wèi)健委推行電子病歷評級和互聯(lián)互通測評,以及智慧醫(yī)院評級等,給醫(yī)院信息化建設(shè)指明了方向,同時(shí)也給信息科帶來眾多項(xiàng)目需要建設(shè)實(shí)施。按以往的績效分配方案,很難調(diào)動科室員工的積極性,強(qiáng)行將項(xiàng)目任務(wù)攤派下去,也很難將項(xiàng)目按期保質(zhì)完成[2]。

我院2020年同時(shí)開展信息化項(xiàng)目有27個,2021年還有18個項(xiàng)目已立項(xiàng)待開展。在醫(yī)院不大可能加人加工資的情況下,如果不通過績效管理盤活科室資源,調(diào)動大家的積極性,將很難完成這些項(xiàng)目任務(wù)。

績效考核方法具有導(dǎo)向性,績效考核的方案設(shè)計(jì)能激發(fā)員工的積極性、創(chuàng)造性,提升工作效率和質(zhì)量[3]。常規(guī)績效方案一般以學(xué)歷、職稱、工作年限、技術(shù)層次、本月工作量大小、請休假天數(shù)等指標(biāo)來設(shè)定,除工作量以外,其他指標(biāo)幾乎變化不大,很難拉開檔次,導(dǎo)致一些老員工每月不怎么做事,分配的績效工資都不差;一些新進(jìn)員工,各方面的層次都比較低,但在科室干活最多,卻不能體現(xiàn)按勞分配。

績效指標(biāo)直接反映了管理的方向和工資的高低,如何設(shè)定指標(biāo)是考驗(yàn)科室主任的智慧。指標(biāo)分得過細(xì),則存在統(tǒng)計(jì)管理困難,指標(biāo)過粗,則不能全面反映每位員工實(shí)際能力和應(yīng)得收入[4]。信息科核心小組成員經(jīng)過幾輪商定,先把全科20名員工劃分為三個技術(shù)層次,并拉低每個層次之間的分配系數(shù),但分配的權(quán)重最大。三個技術(shù)層次分別為:終端運(yùn)維組系數(shù)1.2,軟件運(yùn)維組系數(shù)1.3,軟件開發(fā)組系數(shù)1.4[5]。降低學(xué)歷、職稱和工作年限的綜合系數(shù),設(shè)三個檔次:0.05,0.1,0.15。以上系數(shù)在沒有工作量加入的情況下,科室各位員工實(shí)際差距并不是很大。工作量核定,我們只采用了一個指標(biāo)——信息化項(xiàng)目。即承擔(dān)信息化項(xiàng)目的員工,才可以分配到對應(yīng)的工作量績效,沒有項(xiàng)目在做的員工,只能拿基本績效分配系數(shù)。以此來鼓勵科室員工勇于承擔(dān)項(xiàng)目。

信息化項(xiàng)目有大有小,周期有長有短,實(shí)施有易有難。所以我們將項(xiàng)目再次細(xì)分為三個維度,即:項(xiàng)目階段系數(shù)、項(xiàng)目難度系數(shù)、項(xiàng)目完成度系數(shù)[6]。

項(xiàng)目階段系數(shù)分為:準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、上線階段、收尾階段[7]。其中準(zhǔn)備階段和收尾階段,因?yàn)楣ぷ飨鄬^易,一般分配系數(shù)為0.1。上線階段最為困難,但周期較短,只給某一個月的最高系數(shù)0.3。實(shí)施階段較長,某個月份工作量有大有小,所以定0.2,根據(jù)情況,可以調(diào)整為0.15或0.25不等。

項(xiàng)目難度系數(shù):此部分最難評判,由核心小組根據(jù)技術(shù)當(dāng)量綜合評定,系數(shù)從0.05～0.5,先分項(xiàng)目子系統(tǒng)本身的難度,再分月份工作內(nèi)容的難度[8]。例如:我們給門診HIS系統(tǒng)和住院HIS系統(tǒng),常規(guī)月份系數(shù)都是0.4;PACS、LIS、人力資源系統(tǒng)是0.3;心電系統(tǒng)、病理系統(tǒng)是0.2;院前急救、卒中系統(tǒng)、等保測評、血糖管理系統(tǒng)等是0.1。難度系數(shù)并非一成不變,不同月份根據(jù)工作計(jì)劃內(nèi)容,有適當(dāng)調(diào)整。

項(xiàng)目完成度系數(shù):此部分相對客觀,也是信息科推動本次績效改革最大的助力,我們搭建了一套項(xiàng)目管理工具——WSS白鯊[9],見圖1。為每一個項(xiàng)目建立過程文檔,以承接本項(xiàng)目的員工為項(xiàng)目經(jīng)理,與乙方公司項(xiàng)目經(jīng)理和使用科室負(fù)責(zé)人,三方共同制定項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃和每月工作內(nèi)容計(jì)劃。此計(jì)劃必須是切實(shí)可行的,根據(jù)完成度,來進(jìn)行系數(shù)打分。系數(shù)從0～0.5,0為完全沒有完成,則會扣完本月全部工作量績效,0.5為100%完成系數(shù)[10]。

圖1 WSS白鯊項(xiàng)目管理工具

為保證項(xiàng)目績效能夠順利執(zhí)行,信息科每周固定項(xiàng)目匯報(bào)會,每一位項(xiàng)目負(fù)責(zé)的同事逐個匯報(bào)本月計(jì)劃的完成情況、上周工作內(nèi)容完成情況、存在的問題難點(diǎn)和外部支持等內(nèi)容。而這些工作內(nèi)容,都必須記錄進(jìn)WSS白鯊項(xiàng)目管理系統(tǒng)。例如:多部門溝通協(xié)調(diào)會記錄、會議照片、會議簽名、重點(diǎn)討論的內(nèi)容和解決方案等內(nèi)容。然后掃描成PDF電子版上傳WSS白鯊系統(tǒng)。對于積極推進(jìn)項(xiàng)目的同事,由于其它外部原因?qū)е逻M(jìn)度延誤的,即使完成度沒有達(dá)到100%,我們也給0.5系數(shù),并允許三方再次協(xié)商,允許調(diào)整一次工作計(jì)劃[11]。

核算工作量的算法為:(承擔(dān)多個項(xiàng)目,活動系數(shù)累加)

項(xiàng)目活動系數(shù)=∑(項(xiàng)目階段系數(shù) + 項(xiàng)目難度系數(shù))×項(xiàng)目完成度系數(shù)。

例如:員工K 在2021年3月份總共負(fù)責(zé)項(xiàng)目有4個:輸血系統(tǒng)、院前急救、卒中系統(tǒng)、騰訊覓影。總項(xiàng)目活動系數(shù)為:如表1所示。

表1 信息化項(xiàng)目績效分配考核表考核月份(2021年03月)

(0.25+0.1)×0.4 +(0.3+0.1)×0.4 +(0.1+0.1)×0.5 +(0.25+0.1)×0.5=0.14+0.16+0.1+0.175=0.575

例如:信息科2021年3月份總分配的績效獎金計(jì)算,如表2所示。參與績效分配的員工共16名,科室績效總額為:175 143.00元人民幣。

表2 信息科每月績效分配核算表考核月份(2021年03月)

其中:員工K 的績效工資計(jì)算如下:

個人績效總系數(shù)=年限系數(shù)+職稱系數(shù)+技術(shù)檔次+活動系數(shù)=0.05+0.1+1.3 +0.575=2.025

個人績效工資=(個人績效總系數(shù) / 總績效系數(shù))×科室績效總額=(2.025 / 26.443)×175 143.00=13 412.42元。

由以上績效分配方案,可以看出員工K在3月份的績效工資最高,即使工作年限最短、職稱中級和技術(shù)檔次中級,主要是因?yàn)樗袚?dān)的信息化項(xiàng)目最多,超過了科室技術(shù)水平最高、工作年限最長的員工,達(dá)到了我們預(yù)設(shè)的多勞多得、優(yōu)勞多得的原則[12]。

部分活動系數(shù)為0的員工鑒于沒有承擔(dān)信息化項(xiàng)目任務(wù),僅負(fù)責(zé)日常運(yùn)維,工作量較少,所以績效相對較低。員工K與同技術(shù)檔次(1.3)最低的員工B績效工資(10 597.47 元),相差2 814.95元;與科室最低員工J績效工資(8 279.27 元),相差5 133.15元。既拉開差距,又在可接受范圍之內(nèi)[13]。

3 績效方案實(shí)施過程中優(yōu)缺點(diǎn)

3.1 方案優(yōu)點(diǎn)

自2020年10月份開始試運(yùn)行本績效管理方法后,與既往績效核算方式產(chǎn)生較大差異,即負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施的員工,其績效工資與傳統(tǒng)按照資歷分配績效相比有明顯提升。從測算數(shù)據(jù)上,新績效管理方式符合預(yù)期效果。即實(shí)現(xiàn)了多勞多得,優(yōu)勞多得;從側(cè)面反映項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量好和任務(wù)完成程度高的項(xiàng)目,取得的績效越高[14]。

為解決原來以技術(shù)開發(fā)為主的員工積極性,原來有開發(fā)能力的同事,基本上是科室技術(shù)水平最高的員工。我們另外又設(shè)定了幾個輔助KPI值,鼓勵有能力員工主動去做事,即便當(dāng)前沒有合適的項(xiàng)目,也可以開發(fā)相應(yīng)的接口程序和科室使用的報(bào)表。原來這些工作因?yàn)闆]有績效,大都推給乙方公司來做,而乙方公司因?yàn)椴惶私忉t(yī)院業(yè)務(wù),導(dǎo)致接口程序經(jīng)常出錯,報(bào)表算法也不準(zhǔn)確。我們設(shè)定參與調(diào)試接口5個以上加0.1(自主開發(fā)另外加0.05);數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類(5個以上,僅限數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)類項(xiàng)目)0.1,緊急任務(wù)(從發(fā)布到提交2天內(nèi)完成的額外加0.05);數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)涉及系統(tǒng)改造的加0.05等[15]。

項(xiàng)目績效試運(yùn)行三個月后,科室技術(shù)水平最高的幾名程序員,主動找過來要求多承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù),因?yàn)樗麄円呀?jīng)連續(xù)三個月的績效低于他們帶教過的同事,不僅是收入問題,還是面子問題,也是我們正確導(dǎo)向——做項(xiàng)目最終收獲的不僅是金錢,還有技術(shù)水平、溝通協(xié)調(diào)能力和同事們認(rèn)可度的提升。部分員工由原來的不理解、不參與,到現(xiàn)在主動參與,積極要求承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù),這就是信息科整體職業(yè)素養(yǎng)的提升,這才是最重要的[16]。

3.2 方案缺點(diǎn)

①由于項(xiàng)目一旦驗(yàn)收,則不再計(jì)入績效,因此在實(shí)際運(yùn)行過程中存在“捂盤現(xiàn)象”[17]。部分項(xiàng)目難度不大,溝通協(xié)調(diào)都局限在小范圍之內(nèi),但項(xiàng)目遲遲不能驗(yàn)收,當(dāng)然理由也比較充分。為解決此漏洞,對于故意延長項(xiàng)目進(jìn)度,科室設(shè)立監(jiān)督機(jī)制,則該項(xiàng)目績效也即刻中止并記入項(xiàng)目實(shí)施不良記錄,達(dá)到三次以后,技術(shù)檔次降一級,將影響到以后分配新項(xiàng)目[18]。②項(xiàng)目分配不均?？紤]到項(xiàng)目繼承性和相關(guān)性,對同類項(xiàng)目我們一般安排同一個人負(fù)責(zé),以保證項(xiàng)目的連續(xù)性和專業(yè)性,但會導(dǎo)致部分有能力又愿意做事的同事,在較長月份內(nèi)都沒有項(xiàng)目可做。破解此現(xiàn)象的方法是建立AB角色,讓科室員工多參與其它項(xiàng)目實(shí)施工作,了解醫(yī)院業(yè)務(wù)[19]。③本方案主要以軟件類建設(shè)項(xiàng)目為考核指標(biāo),涉及硬件網(wǎng)絡(luò)和安全建設(shè)的,由于實(shí)施方主要以乙方公司在執(zhí)行,對于院方工程師的項(xiàng)目難度和工作量不大,分配的績效系數(shù)相對較小。其它工作如終端運(yùn)維、安全管理和文檔倉管按日?？冃Оl(fā)放,不按項(xiàng)目績效方案執(zhí)行。本方案在實(shí)施過程中,我們雖然鼓勵終端運(yùn)維組的同事參與項(xiàng)目實(shí)施,但限于技術(shù)水平不足,也較難完成項(xiàng)目任務(wù)。我們也正在考慮增加一些KPI指標(biāo),來豐富績效考核內(nèi)容[20]。

4 結(jié)語

我院以項(xiàng)目為關(guān)鍵要素設(shè)計(jì)信息科人員績效,運(yùn)行半年多來,取得了較好的效果,改變了以往懶散現(xiàn)象,充分調(diào)動人員積極性、創(chuàng)造力和主動學(xué)習(xí)意識,不僅年輕技術(shù)骨干快速成長,向上帶動老員工的工作激情,向下給其他同事做出表率;同時(shí),提高了信息科與業(yè)務(wù)需求科室的溝通效率,此外,本方案以進(jìn)度管理和質(zhì)量管理為核心,保證了信息化項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量。然而,世上沒有完美的績效方案,本方案適用于進(jìn)行信息化全面建設(shè)階段的醫(yī)院,是信息化建設(shè)的階段性管理要求。各醫(yī)院需要結(jié)合自身信息化發(fā)展階段,按照不同階段抓住主要矛盾,利用好幾個關(guān)鍵指標(biāo),就是最好的績效方案。在醫(yī)院信息化建設(shè)后期,此種績效方案將不再合適,需要隨時(shí)優(yōu)化。