儲麗莎

（南京市中醫(yī)院，江蘇南京， 210022）

2022年12月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》），明確指出公共衛(wèi)生事件等突發(fā)事件所形成的具有保存價值的歷史記錄屬于“重特大事件檔案”。［1］《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要深入推進檔案資源體系建設(shè)，鼓勵開展口述材料的采集，著力健全重特大事件應急處置檔案管理機制。［2］為此，本文以口述檔案為切入點，以南京市中醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)項目為例進行實踐分析，以期為突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源建設(shè)提供借鑒。

一、 一個核心：突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵及特征

“口述檔案”是指由專業(yè)團隊根據(jù)規(guī)范和標準，通過有計劃性地訪談事件親歷者，將其保存在大腦中的個人記憶轉(zhuǎn)換為文字或聲像形式的、具有長久保存價值的記錄材料的集合體。［3］口述檔案的采集過程是對受訪者個體記憶的整理與輸出，是聯(lián)系歷史、當下與未來的橋梁，是傳承社會記憶的保障和建構(gòu)社會記憶的基礎(chǔ)。［4］突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案與其他類型檔案相比，具有明顯的突發(fā)性、復雜性和廣泛性，收集范圍更大、對象更多元、內(nèi)容更豐富。運用口述檔案，可以彌補宏觀視角下微觀敘事的缺失，特別是能夠集納人民群眾、病患人員、醫(yī)療工作者等親歷者的所見所聞，最大限度描繪真實的事件經(jīng)過。

二、 四大挑戰(zhàn)：突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)存在的主要問題

隨著服務型政府建設(shè)的不斷深化，突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案面臨的挑戰(zhàn)也不斷增多。整體而言，主要集中于四個方面。

1. 機制建設(shè)有待規(guī)范

《通知》雖然為重特大事件檔案資源建設(shè)指明了方向，但與口述檔案相關(guān)的內(nèi)容還比較少，相關(guān)部門單位沒有建立完善的機制，在口述檔案收集、管理、存放、利用等方面缺少行之有效的規(guī)范、標準和程序。這導致了突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案的資源建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和科學性，各個單位工作形式參差不齊，嚴重影響了資源建設(shè)的質(zhì)量和效果。

2. 建檔意識有待增強

突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)是一項系統(tǒng)性工作，需要充足的專項經(jīng)費來完成。目前雖已有部分醫(yī)院采用項目支持、專項撥款等方式來保障，但是檔案管理工作尚未納入國家三級公立醫(yī)院績效考核指標體系［5］，醫(yī)院管理層不重視檔案工作，導致醫(yī)院專項經(jīng)費的缺乏，口述檔案資源建設(shè)工作困難重重。

3. 信息化水平有待提高

醫(yī)院軟件的結(jié)構(gòu)和功能相對落后，無法持續(xù)推進口述檔案信息化建設(shè)。口述檔案資源載體以音視頻資料為主，實現(xiàn)其開發(fā)利用需要建立專題數(shù)據(jù)庫并為用戶提供流媒體在線播放服務，目前大多醫(yī)院無法推進此項工作，制約了口述檔案的資源整合與利用效果。一些醫(yī)院雖積極引進現(xiàn)代化設(shè)備與軟件，但未掌握核心技術(shù)，僅利用這些工具進行存儲與檢索，沒有發(fā)揮實質(zhì)性作用。［6］一些醫(yī)院在將口述檔案資源進行數(shù)字化備份時，存在安全隱患。

4. 專業(yè)素養(yǎng)有待提升

醫(yī)院檔案管理人才隊伍專業(yè)素養(yǎng)偏低。在實踐過程中，醫(yī)院口述檔案管理人員并不具備必要的技術(shù)和知識，導致存在采集不規(guī)范、保存不當?shù)葐栴}，影響口述檔案資源的質(zhì)量和保存效果。由于醫(yī)學專業(yè)術(shù)語的復雜性和方言的特殊性，會對收集、整理和保存口述檔案資源帶來一定的挑戰(zhàn)，需要管理人員具備更高的專業(yè)素養(yǎng)。

三、 兩大策略：南京市中醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)實踐探索

針對以上挑戰(zhàn)與困境，南京市中醫(yī)院以“開放、共享、互助”為原則，具體在以下兩方面進行了實踐探索，促進口述檔案資源建設(shè)的迭代升級。

1. 機制優(yōu)化策略：夯實頂層設(shè)計，不斷構(gòu)建完善的制度體系

一是加強組織領(lǐng)導。南京市中醫(yī)院高度重視檔案管理工作，整合人力資源成立“突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案工作領(lǐng)導小組”，聯(lián)合黨政辦公室、綜合檔案室、宣傳處、信息中心、臨床專業(yè)科室等部門，由分管副院長擔任組長、部門負責人擔任副組長、部門成員為工作組成員，組建15 人專業(yè)團隊，專人專班統(tǒng)籌推進各項工作。

二是完善工作制度。修訂《南京市中醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)工作方案》，重新明確各部門角色分工及職責等細則。針對口述檔案采集工作異常繁雜、突發(fā)狀況較多的情況，制定相關(guān)預案，科學精準落實舉措，為常態(tài)化、高質(zhì)量開展口述檔案資源建設(shè)工作提供堅強的制度保障。

三是建立標準規(guī)范。南京市中醫(yī)院在院級層面擬定《口述檔案訪談計劃綱要》，修訂《醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案采集與管理規(guī)范》，優(yōu)化南京市中醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案管理體系，切實保障項目順利進行。

2. 完形建構(gòu)策略：共建社會記憶，建立口述檔案專業(yè)資源庫

一是確定訪談對象，挖掘重要信息。面對社會各界人士開展口述訪談，采用滾雪球抽樣方法，綜合考慮在支援抗疫工作中作出突出貢獻、擔當不同角色、年齡差異化等因素確定醫(yī)護采訪名單，根據(jù)病患病情嚴重程度、年齡層次等因素確定病患采訪名單，根據(jù)服務項目與時長確定志愿者采訪名單，之后依次確定病患家屬、檔案管理部門的領(lǐng)導和其他社會人士，旨在通過不同對象的體驗、感受和意見互為補充，提升口述訪談感染力、覆蓋面和可信度。借助搜集基本信息登記表、閱覽支援日記與新聞報道、預訪等，準確掌握受訪者的生活背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)特長、興趣愛好等資料，全面獲取訪談第一手資料。

二是聚力中醫(yī)中藥，促進內(nèi)涵發(fā)展。以“第五屆中國最美醫(yī)院”“中醫(yī)藥在抗疫中發(fā)揮的重要作用”為主題開展中醫(yī)藥特色口述檔案專題征集，讓檔案“亮”起來。訪談背景選取院內(nèi)中醫(yī)傳統(tǒng)療法特色治療中心、中醫(yī)經(jīng)典病房等能反映醫(yī)院特色和抗疫特征的地點，向外界展示南京市中醫(yī)院的風采。訪談內(nèi)容包括抗疫醫(yī)療隊在支援期間的工作內(nèi)容、壓力情況和心得體會，如中醫(yī)藥救治新冠肺炎患者的成功經(jīng)驗、中藥防疫方的預防效果、“養(yǎng)生功法”“五行音樂”等中醫(yī)傳統(tǒng)康復療法的推廣做法等。

三是注意訪談技巧，保障最佳效果。正式訪談前與受訪者聊天，緩解面對鏡頭的緊張感，放松心情。訪談過程中，盡量讓受訪者脫稿講述，或由訪談者順著講稿提問，保證錄制效果；訪談者抓住時機，對受訪者進行提示補充，以便超越提綱深入采訪。訪談結(jié)束后簽訂口述檔案采集、保存、使用授權(quán)協(xié)議書，保護受訪人合法權(quán)益，也從受訪者主觀角度提升口述內(nèi)容的真實性。在有條件情況下，部分訪談開展后續(xù)采集，呈現(xiàn)故事延展特征。

四是重視實物收集，豐富院藏資源?，F(xiàn)場采集醫(yī)護及其家屬、病患及其家屬、志愿者、檔案管理部門領(lǐng)導等群體記憶、精神情感，以及捐贈或寄存的實物資料。利用數(shù)字化手段處理后，將帶有方言口音的錄制視頻通過軟件自動轉(zhuǎn)換成普通話視頻，與制作完成的“致敬最美逆行者”“感控衛(wèi)士，筑牢醫(yī)患感染防控安全之堤”等5期南京市中醫(yī)院“戰(zhàn)疫”口述檔案視頻，共同納入南京市中醫(yī)院抗疫醫(yī)療口述檔案專題數(shù)據(jù)庫。再與已經(jīng)形成的非典等口述檔案、社會各界口述檔案和在線平臺匯總的口述檔案一并匯入南京市中醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源庫，豐富院藏資源建設(shè)。

五是運用信息技術(shù)，促進共建共享。利用人工智能、云計算、區(qū)塊鏈等技術(shù)，通過在線整合與共享，破解“信息孤島”等問題，有效集聚同一主題檔案資源，構(gòu)建內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)完整、共享順暢的區(qū)域乃至全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源生態(tài)圈。通過多元、優(yōu)質(zhì)的服務，擴大“市中記憶”檔案品牌社會知名度和文化影響力，豐富金陵中醫(yī)藥文化博物館館藏；建立長效工作機制，開發(fā)利用口述檔案深層次內(nèi)容，實現(xiàn)從“記憶資源”過渡到“記憶資本”的突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源的普惠服務和利益增值。

為切實保障突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案的真實性和利用過程中的安全性，南京市中醫(yī)院會同南京中醫(yī)藥大學和江蘇理工學院，運用哈希算法加密口述檔案，實現(xiàn)防篡改驗證。此外，還采用對稱加密算法之一AES、非對稱加密算法之一RSA，加密解決口述檔案服務中安全性問題。檔案人員把公鑰給查檔人員，私鑰留給自己，只要私鑰安全，檔案人員身份能夠確定，檔案就是安全可信的。

四、 四維規(guī)劃：突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)的思考和設(shè)想

通過對南京市中醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)的實踐進行具體解析，本研究從以下幾個方面提出建議。

1. 立法的聯(lián)動規(guī)劃，以政策創(chuàng)新推動口述檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展

國家層面應針對突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)制定專門的法律法規(guī)，明確其職責、權(quán)限和程序等方面的規(guī)定，確保工作有法可依。制定突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源庫共建規(guī)劃，聯(lián)合醫(yī)療機構(gòu)、媒體機構(gòu)、檔案館、圖書館、博物館等實施主體，融合多元化敘事策略，開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案收集工作，口述檔案資源建設(shè)提供統(tǒng)一標準，提升檔案資源管理水平。及時更新規(guī)章制度，如音頻、視頻、文字等采集規(guī)范，進一步推廣口述檔案采集技術(shù)，提高信息的質(zhì)量和時效性，持續(xù)改進完善口述檔案資源建設(shè)的各個環(huán)節(jié)。

2. 基金的多維規(guī)劃，積極向上爭取項目政策資金支持

要靠前指揮，主動溝通，培養(yǎng)、強化領(lǐng)導和單位全體同志的檔案意識，積極向上對接交流，及時掌握項目資金申報時機，定時匯報財務工作進度，適時反映短板問題，提高項目資金申報的有效性和精準性。多渠道尋求社會組織幫助。通過尋找與口述歷史、口述文化或口述檔案相關(guān)的基金會和機構(gòu)來獲得資金支持，或與具有類似目標的組織、機構(gòu)和社區(qū)建立合作關(guān)系，共同尋找政策補貼，整合力量，協(xié)同開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件口述檔案資源建設(shè)工作。

3. 技術(shù)的超前規(guī)劃，助推口述檔案事業(yè)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級

要增強抓好檔案信息化工作的責任感和緊迫感，將口述檔案信息化工作納入未來發(fā)展的重點，配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的計算機終端、網(wǎng)絡連接、數(shù)字化加工和存儲設(shè)備等硬件設(shè)施。要建立健全專題數(shù)據(jù)庫平臺，通過數(shù)字簽名和非對稱加密技術(shù)來實現(xiàn)口述檔案的統(tǒng)一管理和線上共享，以滿足信息化環(huán)境下檔案收集、管理、利用等基本需求。

4. 團隊的高標規(guī)劃，建設(shè)高素質(zhì)檔案人才隊伍

招錄檔案專業(yè)人才，尤其是既有醫(yī)學背景又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的多學科檔案管理人才，組建口述檔案人才庫，不斷優(yōu)化檔案專業(yè)人才的結(jié)構(gòu)和層次，加強人才儲備。階梯式培育一批年齡結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才，建立適宜的培育機制，鼓勵檔案部門與高等學校合作辦學，建設(shè)檔案人才培訓基地，分層次、分專題舉辦各類培訓班，探索專業(yè)人才成長的發(fā)展通道，最大限度推進不同階段專業(yè)人才的可持續(xù)發(fā)展。