蘭莎LAN Sha

（福建省地質(zhì)調(diào)查研究院，福州 350013）

0 引言

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作的真實(shí)記錄與成果結(jié)晶，是國家的寶貴財富，是開展地質(zhì)工作的工作參考，地質(zhì)資料室承載著大量珍貴的地質(zhì)檔案信息，是地質(zhì)調(diào)查研究和地質(zhì)勘探活動中不可或缺的重要組成部分。然而，傳統(tǒng)的地質(zhì)資料室檔案管理方式存在一些問題，如檔案信息難以準(zhǔn)確追蹤、檢索效率低下、數(shù)據(jù)安全性不高等。為了提升地質(zhì)資料室檔案管理的效率和精確度，基于RFID（Radio Frequency Identification）技術(shù)的地質(zhì)資料室檔案管理系統(tǒng)被引入了。RFID 技術(shù)在地質(zhì)資料室檔案管理中具有諸多優(yōu)勢和應(yīng)用場景。通過充分利用RFID 技術(shù)的特點(diǎn)和功能，能夠提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，為地質(zhì)資料管理與服務(wù)工作帶來創(chuàng)新和改進(jìn)。

福建省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局資料室?guī)齑姹９苡行轮袊闪⒁詠砀＝ㄊ∪』A(chǔ)地質(zhì)調(diào)查、地球物理調(diào)查、地球化學(xué)調(diào)查的原本地質(zhì)檔案、成果地質(zhì)資料及實(shí)物地質(zhì)資料。隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，RFID（Radio Frequency Identification）無線射頻識別技術(shù)以其非接觸、可重復(fù)使用、快速掃描、使用壽命長等優(yōu)點(diǎn)在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中得到越來越多應(yīng)用。方便快捷、可操作性強(qiáng)的檔案管理智能化成為現(xiàn)實(shí)。

本文以福建省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局地質(zhì)資料室為例，介紹地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)的設(shè)計理念及實(shí)現(xiàn)方法。

1 地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)的功能設(shè)計

1.1 項目背景

截至2019 年福建省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局資料室管理成果地質(zhì)資料檔案4900 余檔，原本地質(zhì)檔案900 余檔。傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理手段與技術(shù)使我們面臨以下問題：

庫存地質(zhì)資料形成時間跨度近百年，資料形成單位多達(dá)近百個，由單位歷史沿革可知資料的主要來源是福建省區(qū)域地質(zhì)調(diào)查隊、福建省物化探大隊、福建省地質(zhì)科研所、福建省地質(zhì)調(diào)查研究院、福建省地勘局等幾家單位的資料室。各個時期各個單位的資料形成標(biāo)準(zhǔn)不同，各個保管單位的地質(zhì)資料檔案管理方法不同，幾經(jīng)搬遷合并，總賬上許多登記的信息已失效，資料管理很大程度上依靠管理員業(yè)務(wù)熟悉程度。

地質(zhì)資料調(diào)閱歸還、移交接收，都是靠人工操作和登記，由于一檔地質(zhì)資料可能需要多達(dá)幾十個柜子存放，查找其中某一件就需要反復(fù)開柜確認(rèn)存放的位置。取放檔案不易導(dǎo)致提供檔案借閱服務(wù)時耗時長、效率低下。甚至出現(xiàn)某檔某袋地質(zhì)資料錯放位置后，無法獲取，造成“丟失”的假象。

檔案的人工盤點(diǎn)不易，無法全面細(xì)致盤點(diǎn)。檔案資料數(shù)量眾多，出庫入庫頻繁，但盤點(diǎn)只能依靠人工定期核查。人工巡查很難發(fā)現(xiàn)數(shù)千檔數(shù)萬資料袋中某袋缺失的情況，但此種情況往往才是實(shí)際中可能發(fā)生的。通常是借閱過程出現(xiàn)了賬目查詢與庫存情況不一致的情況，再去查找核查。

檔案庫房未設(shè)立檔案出庫安全監(jiān)控系統(tǒng)，存在檔案非正常出庫的可能性。當(dāng)資料查詢在庫房，未在庫架查詢到時，“丟失”情況發(fā)生，無法排查出該資料是否存在資料室?guī)旆績?nèi)。

1.2 地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)

1.2.1 用戶需求與系統(tǒng)功能需求

福建省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局資料室面臨著多樣化的問題和挑戰(zhàn)。首先，地質(zhì)資料檔案的形成時間跨度近百年，來源單位眾多，使得資料的標(biāo)準(zhǔn)、組織方式和管理方法各不相同。這種情況導(dǎo)致了檔案信息的異構(gòu)性和混亂性，增加了檔案的整理和定位難度。其次，地質(zhì)資料的存儲規(guī)模龐大，柜子數(shù)量眾多，人工查找和定位耗時且容易出錯，影響了借閱和歸還的效率。同時，傳統(tǒng)的人工盤點(diǎn)方式無法全面準(zhǔn)確地核實(shí)檔案的數(shù)量和位置，存在數(shù)據(jù)不一致的情況。此外，缺乏檔案出庫安全監(jiān)控系統(tǒng)也增加了資料丟失的風(fēng)險，導(dǎo)致難以追溯檔案的去向和確保檔案的安全性?；谝陨蠁栴}，可以確定地質(zhì)資料室檔案管理系統(tǒng)的用戶需求和系統(tǒng)功能需求。首先，用戶需要一個可靠、高效的系統(tǒng)，能夠準(zhǔn)確追蹤并管理地質(zhì)資料檔案的位置和狀態(tài)。系統(tǒng)應(yīng)該提供快速查詢和定位功能，通過RFID 技術(shù)支持智能的檔案管理，簡化查詢流程，提高操作效率。其次，系統(tǒng)需要支持檔案調(diào)閱、歸還和移交接收的過程管理，從而提升借閱服務(wù)的響應(yīng)速度和準(zhǔn)確性。系統(tǒng)還需要具備盤點(diǎn)功能，通過RFID 標(biāo)簽的識別，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的全面盤點(diǎn)和核實(shí)。此外，系統(tǒng)還需要具備權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等安全管理功能，保證檔案的安全性和可靠性。

1.2.2 功能設(shè)計

地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)，滿足福建省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局全局下屬各地勘單位的檔案借閱需求，通過系統(tǒng)化、規(guī)范化的流程，實(shí)現(xiàn)了多項功能。其中包括檔案目錄數(shù)據(jù)檢索、庫存動態(tài)查詢、在線申請借閱、自動記錄檔案出入庫信息、自動清點(diǎn)、歸庫檔案柜號引導(dǎo)、非法調(diào)取檔案實(shí)時告警等。

1.2.3 系統(tǒng)構(gòu)成

RFID 技術(shù)是一種無線通信技術(shù)，全稱為射頻識別技術(shù)（Radio Frequency Identification）。它利用無線電波進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和識別，從而實(shí)現(xiàn)對物體的識別和跟蹤。RFID 系統(tǒng)由三部分組成：RFID 標(biāo)簽（Tag）、讀寫器（Reader）和數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。

RFID 技術(shù)在物品追蹤、倉儲管理、物流領(lǐng)域等有著廣泛的應(yīng)用。由于其無線傳輸、非接觸式識別等特點(diǎn)，RFID技術(shù)可以大大提高物品識別和追蹤的效率，為企業(yè)提供精細(xì)化的管理手段，同時也在智能交通、物聯(lián)網(wǎng)等領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。

應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)原理，基于RFID 技術(shù)，地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)由硬件設(shè)備及軟件功能模塊兩方面組成。硬件設(shè)備主要有RFID 電子標(biāo)簽，架位標(biāo)簽，手持式RFID 掃描器，RFID 移動工作站，安全門，應(yīng)用服務(wù)器，平臺終端，RFID 桌面讀寫設(shè)備。系統(tǒng)軟件以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為紐帶，以RFID 設(shè)備為支撐，網(wǎng)絡(luò)及硬件布設(shè)覆蓋地質(zhì)資料室檔案庫房，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料室檔案實(shí)體智能化管理，包含7 個子系統(tǒng)：檔案出入庫登記子系統(tǒng)、出入庫授權(quán)子系統(tǒng)、防盜報警子系統(tǒng)、檔案查詢定位子系統(tǒng)、智能高速盤點(diǎn)及錯架糾正子系統(tǒng)、檔案利用統(tǒng)計子系統(tǒng)、檔案上架引導(dǎo)子系統(tǒng)和系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。（圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖）

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)圖

1.2.4 工作流程設(shè)計

根據(jù)紙質(zhì)檔案的情況設(shè)計系統(tǒng)工作流程如下：

檔案交接（檔案登記、申請交接、檔案簽收、取消登記、退檔案登記）；

檔案入庫（檔案入庫、歷史檔案入庫、歸還登記、檔案上架）；

檔案出庫（提檔登記、檔案出庫、注銷登記、借閱申請、借閱處理）。

以檔案借閱為例，首先查詢相關(guān)檔案信息，確認(rèn)需要借閱的檔案，生成借閱申請單，并完成相關(guān)內(nèi)容填寫登記，審批通過后，交由庫房處理，工作人員根據(jù)顯示的待出庫檔案列表及檔案對應(yīng)的存放架號提取檔案，并在RFID 讀寫設(shè)備進(jìn)行識別，進(jìn)行出庫操作。檔案可在借閱室查閱，也可借出檔案室使用，歸還入庫時，經(jīng)RFID 讀寫設(shè)備識別，入庫上架。（圖2 借閱流程圖）

圖2 借閱流程圖

2 系統(tǒng)功能簡介

本系統(tǒng)基于eclipse 平臺，采用C/S 模式開發(fā)，所有功能模塊與數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)主界面采用JAVA 語言編程，數(shù)據(jù)庫采用SQLServer2000。完整的借閱流程需要實(shí)現(xiàn)檔案出入庫登記及授權(quán)、檔案查詢定位、檔案上架引導(dǎo)、智能高速盤點(diǎn)及錯架糾正、檔案利用統(tǒng)計等功能。（圖3 地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)拓?fù)涫疽鈭D）

圖3 地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)拓?fù)涫疽鈭D

檔案出庫：系統(tǒng)接收到查閱申請時，首先查詢相關(guān)檔案信息，確認(rèn)無誤，發(fā)起“查閱申請”命令，系統(tǒng)生成申請單，并完成相關(guān)內(nèi)容填寫登記，遞交相關(guān)審批人審批，審批通過后，交由庫房接收申請。檔案庫房接收到申請命令后，顯示待出庫檔案列表、相應(yīng)檔案架號，在設(shè)備引導(dǎo)下取得所有借閱檔案，在RFID 讀寫設(shè)備進(jìn)行識別，系統(tǒng)核對無誤后，授權(quán)檔案出庫，檔案狀態(tài)標(biāo)記為“出庫”，出庫操作完畢。

檔案入庫：檔案要入庫時，經(jīng)RFID 讀寫設(shè)備識別，與系統(tǒng)記錄的需入庫檔案信息核對，無誤后，檔案入庫上架，系統(tǒng)將該檔案的狀態(tài)標(biāo)記為“在庫”，在檔案上架功能引導(dǎo)下歸位相應(yīng)資料柜的正確存放位置，入庫操作完畢。

非法調(diào)取檔案實(shí)時告警：安全門是檔案庫房與外界的唯一通道，通過該門進(jìn)出的檔案都要經(jīng)過系統(tǒng)的安全程序?qū)彶?。?dāng)檔案文件通過安全門時，系統(tǒng)會自動獲取文件的識別號，并通過數(shù)據(jù)庫信息匹配來確認(rèn)是否經(jīng)過授權(quán)和按照正常手續(xù)做出庫登記。如果條件不滿足，系統(tǒng)將立即發(fā)出聲光報警，有效地確保了地質(zhì)資料檔案文件的安全。

檔案查詢定位：用戶可在系統(tǒng)中輸入要查詢的檔案信息，包括檔號、題名、形成單位、編著者和形成時間等字段。系統(tǒng)將通過檢索功能顯示符合條件的檔案列表，并提供其庫房存儲位置的詳細(xì)信息，包括檔案架序號、列號、行號、架位號等，并在庫房的二維圖形上展示其位置，以便工作人員快速找到目標(biāo)檔案。這一功能顯著提高了資料室管理員取放地質(zhì)資料檔案的效率。

智能高速盤點(diǎn)及錯架糾正：智能高速盤點(diǎn)是通過RFID 移動工作站實(shí)現(xiàn)的。它可以讀取架位標(biāo)簽和電子標(biāo)簽內(nèi)的信息，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫核對，屏幕顯示當(dāng)前架位對應(yīng)的檔案列表，并自動進(jìn)行各項信息的匹配。例如，系統(tǒng)會提示工作人員未登記入庫的檔案，以便及時補(bǔ)充登記；另外，如果在1 號檔案架檢測到本應(yīng)放置于2 號檔案架的文件，系統(tǒng)也會提示工作人員將文件歸位。這一系統(tǒng)不僅可以快速盤點(diǎn)檔案，同時還能整理錯架檔案，使得盤點(diǎn)和錯架檔案整理工作高效完成。

檔案利用統(tǒng)計子系統(tǒng)：該功能可以自動統(tǒng)計檔案的借閱情況，包括數(shù)量、類別、檔號、題名和形成單位等信息。工作人員可以選擇統(tǒng)計的時間段，并生成報表進(jìn)行打印。這樣可以方便地進(jìn)行統(tǒng)計和匯報工作。

檔案上架引導(dǎo)子系統(tǒng)：新增入庫的檔案要上架時，利用盤點(diǎn)推車將檔案推到檔案柜前，用RFID 設(shè)備讀取架位標(biāo)簽，然后讀取需要上架的檔案，系統(tǒng)便將位置及每本的檔案做好記錄，接下來只要將檔案上架即可。

歸還的文件要上架時，需要找到其本來所存放的位置。系統(tǒng)提供兩種引導(dǎo)模式：第一種是輸入檔案的檔號，系統(tǒng)顯示其存儲位置；第二種是通過RFID 桌面讀寫設(shè)備識別文件，系統(tǒng)自動顯示其存儲位置。存儲位置的顯示形式包括文字和二維圖形，與查詢定位系統(tǒng)中的顯示模式相同。

該系統(tǒng)可以幫助管理員將歸還的檔案快速準(zhǔn)確上架，提高勞動效率。

3 結(jié)語

基于RFID 的地質(zhì)資料室檔案智能管理系統(tǒng)在檔案管理工作中可取得較好效果，提高勞動效率，減少出錯，降低人工勞動量，提高出入庫地質(zhì)資料信息的準(zhǔn)確性，在地質(zhì)檔案管理工作中發(fā)揮出重要作用。