［摘要］近年來，各單位測繪檔案資料體量迅速增大，對管理相關(guān)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，各單位逐步將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，在檔案管理效率及質(zhì)量上有了較大提升，結(jié)合單位自身需要，建立一套完善的測繪檔案管理系統(tǒng)已成為現(xiàn)代測繪地理信息業(yè)務(wù)管理的重要手段。介紹了測繪檔案管理的特點，結(jié)合內(nèi)蒙古自治區(qū)測繪地理信息中心工作實際，詳細(xì)闡述了內(nèi)蒙古自治區(qū)測繪檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)過程、系統(tǒng)功能、使用方法以及如何利用軟件系統(tǒng)實現(xiàn)測繪檔案信息的錄入、查詢、統(tǒng)計、分發(fā)借閱等工作，系統(tǒng)能夠使本單位測繪檔案管理工作更加規(guī)范化，精細(xì)化、高效化，更加符合當(dāng)下和未來對測繪檔案管理工作發(fā)展的客觀需求，對其他單位和部門的測繪檔案管理工作具有較強(qiáng)的參考和借鑒意義。

［關(guān)鍵詞］測繪檔案管理；信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計；開發(fā)

近年來，我國社會經(jīng)濟(jì)和測繪技術(shù)快速發(fā)展，隨著測繪文件的種類越來越多，相關(guān)的檔案數(shù)量也快速增加，傳統(tǒng)的手工管理、信息查詢手段和數(shù)據(jù)更新方法都已無法適應(yīng)測繪成果檔案管理的現(xiàn)代化需求，它的弊端也越來越明顯。因此，構(gòu)建完善的測繪成果檔案管理信息系統(tǒng)是非常必要的。該項工作對于保證測繪成果管理的合理性、科學(xué)性和規(guī)范性，對于測繪生產(chǎn)部門實現(xiàn)管理信息化、檔案管理數(shù)字化和決策科學(xué)化都有非常重要的意義，本文結(jié)合當(dāng)下測繪檔案管理基本特征，著重設(shè)計和開發(fā)信息系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)對各類測繪檔案進(jìn)行全方位管控，提高管理效率及質(zhì)量。

1 測繪檔案資料管理現(xiàn)狀分析

（1）測繪檔案管理不統(tǒng)一。目前測繪生產(chǎn)部門積累了大量的測繪檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分散存儲在各種不同設(shè)備內(nèi)，紙質(zhì)檔案資料則簡單存放在各種檔案柜中，缺少對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫信息和檔案掃描件，基本無法實現(xiàn)自動化管理，使數(shù)據(jù)檢索和檔案的位置確定更加困難。此外，在沒有備份電子檔案數(shù)據(jù)機(jī)制的情況下，極易造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

（2）數(shù)據(jù)是半結(jié)構(gòu)化的，格式是混亂的。傳統(tǒng)基礎(chǔ)測繪、土地調(diào)查相關(guān)數(shù)據(jù)成果的電子存檔有多種格式，不便于以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)錄入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查詢和統(tǒng)計。

（3）檔案資料借閱分發(fā)效率較低。由于檔案資料信息及數(shù)字檔案成果的分發(fā)經(jīng)常要從多個數(shù)據(jù)管理人員的計算機(jī)中調(diào)取，缺少統(tǒng)一查詢系統(tǒng)，因此僅靠人工借閱查找往往很耗時，效率低下[1]。

2 測繪檔案信息化管理的條件

為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理由手工管理方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變，滿足測繪地理信息檔案數(shù)據(jù)的信息化管理需求，檔案資料管理人員應(yīng)詳細(xì)盤點和梳理檔案資料，通過地理信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)手段，按一定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建立檔案數(shù)據(jù)庫，建立檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，提供檔案的規(guī)范化管理、數(shù)字化管理、空間化管理和信息化管理，形成統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制。

2.1 檔案資料信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究

該項工作是檔案資料信息化工作的基礎(chǔ)性工作，需要針對測繪檔案資料管理現(xiàn)狀并結(jié)合測繪檔案業(yè)務(wù)的特點，引入信息化管理手段，通過對測繪檔案資料的詳細(xì)研究和測繪成果分類的學(xué)習(xí)了解，建立系統(tǒng)完善的測繪檔案資料分類體系，用以提高檔案歸檔的有效性和完整性[2]。

2.2 檔案資料的盤點與梳理

隨著測繪檔案使用標(biāo)準(zhǔn)不斷提升，測繪檔案管理逐步向數(shù)字化方向發(fā)展，資料的盤點與梳理在其中的作用也日漸凸顯。檔案資料經(jīng)歷了數(shù)十年積累和數(shù)代人的管理，其記錄信息內(nèi)容和格式都經(jīng)歷了數(shù)次改變，部分信息由于年代久遠(yuǎn)、經(jīng)歷多次交接，工作人員僅依靠記憶管理海量檔案資料并不可靠，容易產(chǎn)生人為偏差，造成管理風(fēng)險[3]。在現(xiàn)代地理信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展下，原有的測繪地理信息檔案服務(wù)管理從檔案信息數(shù)據(jù)的管理效率、檔案信息內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性及信息化存儲的安全性等各方面已經(jīng)不能很好地服務(wù)于各類用戶的使用。為了使現(xiàn)有測繪地理信息檔案管理適應(yīng)未來信息化管理和使用的需要，檔案記錄信息亟待按照測繪地理信息檔案相關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)和管理體系要求重新盤點梳理。

2.3 檔案資料數(shù)字化

測繪檔案管理信息系統(tǒng)的管理對象為經(jīng)過數(shù)字化處理后的成果以及相關(guān)的檔案信息成果，檔案資料的數(shù)字化就成為系統(tǒng)建立的前提條件之一。需要在建立測繪檔案資料管理系統(tǒng)前，先將各類紙質(zhì)文檔和相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化掃描并將相關(guān)題錄信息錄入標(biāo)準(zhǔn)化電子表格中，在信息錄入過程中，需要保證數(shù)據(jù)掃描和錄信息記錄的完整性和準(zhǔn)確性，在完成該工作后才能進(jìn)行正式的檔案資料管理系統(tǒng)開發(fā)的相關(guān)工作[4]。

3 項目的整體管理

3.1 項目設(shè)計

3.1.1項目需求和可行性分析

項目的需求和可行性分析是建立測繪檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)性工作，良好的分析活動有助于避免系統(tǒng)設(shè)計的早期錯誤，提高系統(tǒng)開發(fā)效率，降低開發(fā)成本，分析是否精準(zhǔn)到位甚至直接決定了未來系統(tǒng)建立的成敗。因此，在分析過程中應(yīng)做好需求收集、需求分類整理、需求驗證、需求和可行性研究文檔編寫等工作。在項目進(jìn)行過程中，項目的需求分析應(yīng)貫穿項目進(jìn)行的全流程，以避免在項目進(jìn)行時發(fā)生需求更改而產(chǎn)生的項目風(fēng)險[5]。

3.1.2項目前期研究工作

系統(tǒng)研發(fā)團(tuán)隊需根據(jù)項目需求報告選擇符合實際要求的數(shù)據(jù)庫平臺、設(shè)計合理的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)、適配相應(yīng)的操作系統(tǒng)和編程工具、根據(jù)前期研究的基本成果和單位對檔案管理工作的實際需要設(shè)計出簡潔易懂的操作界面。項目的管理人員需要從項目資源整合、項目風(fēng)險評估、項目成本預(yù)算和項目進(jìn)度安排上做出合理的評估，進(jìn)而能夠從整體上把握項目的全流程管理工作。

3.1.3編寫設(shè)計方案

通過前期的項目需求分析、可行性分析以及其他研究工作，正式確定項目的目標(biāo)、具體要求、設(shè)計各項目標(biāo)和功能指標(biāo)、制定項目的進(jìn)度計劃、確定項目的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、估算人員技術(shù)力量投入，編寫詳細(xì)可執(zhí)行的項目設(shè)計方案，用于在技術(shù)上指導(dǎo)項目各項工作如何推進(jìn)、何時完成以及應(yīng)達(dá)到什么技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 項目實施

項目實施過程主要需考慮測繪檔案管理信息系統(tǒng)各子系統(tǒng)間的功能配置和實際工作中的使用邏輯關(guān)系，各子系統(tǒng)需要做到高內(nèi)聚、松耦合和模塊化，既要做到功能明確、使用方便，還要做到互不影響，這就需要在軟件系統(tǒng)開發(fā)初期建立一個合理的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，在明確了系統(tǒng)架構(gòu)合理性的基礎(chǔ)上再進(jìn)行具體模塊功能的開發(fā)。其次，項目管理人員在項目實施過程中需要對項目的進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，對于超出進(jìn)度的工作項目和未滿足設(shè)計方案質(zhì)量指標(biāo)的情形，需要及時發(fā)現(xiàn)并分析原因，制定切實可行的解決方案。在本次項目實施過程中，部門工作人員在成功地解決了軟件系統(tǒng)開發(fā)過程中管理流程和管理業(yè)務(wù)邏輯復(fù)雜而產(chǎn)生的各類問題，經(jīng)過一系列調(diào)試和討論研究，將該系統(tǒng)進(jìn)行了改進(jìn)和完善，使測繪檔案管理系統(tǒng)完美適應(yīng)了本部門現(xiàn)有的業(yè)務(wù)需要，也為今后可能的業(yè)務(wù)需求留下了相應(yīng)的擴(kuò)展接口，以更好地適應(yīng)未來檔案業(yè)務(wù)需求的變化。

3.3 系統(tǒng)測試與驗收

通常軟件系統(tǒng)開發(fā)階段工作完成后都需要一系列復(fù)雜的測試工作才能提交驗收，用以排除軟件系統(tǒng)在編輯過程中可能出現(xiàn)的問題。這些問題有些是顯而易見的，有些則特別難以找到，只有經(jīng)過充分測試才能發(fā)現(xiàn)[6]。針對本次項目所涉及系統(tǒng)的測試手段，選用動態(tài)測試、白盒測試和黑盒測試，測試的策略為先進(jìn)行單元測試、后進(jìn)行集成測試。在軟件系統(tǒng)完成所有測試和修改工作之后，經(jīng)與系統(tǒng)開發(fā)人員和質(zhì)量管理人員確認(rèn)無誤后，驗收部門最后進(jìn)行軟件系統(tǒng)的最終驗收并移交檔案管理人員使用。

4 測繪檔案管理信息系統(tǒng)的特點和主要功能

本系統(tǒng)主要管理所有類型的外業(yè)測量和制圖結(jié)果及類似文件，并為記錄相關(guān)信息結(jié)果創(chuàng)建自動化和高級技術(shù)支持。從設(shè)計到實施，該系統(tǒng)充分考慮了掃描和管理檔案的具體情況和部門對外提供相關(guān)資料的需求，選用典型的B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，配合高速局域網(wǎng)絡(luò)，有助于與其他系統(tǒng)實現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)交換，兼容多個用戶同時處理數(shù)據(jù)，以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性要求，從而提高數(shù)據(jù)和檔案資料的提供效率。

4.1 系統(tǒng)模塊的劃分

系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)管理平臺、檔案管理子系統(tǒng)和成果管理子系統(tǒng)和系統(tǒng)管理四大部分組成（圖1）。主要建設(shè)內(nèi)容有：

基礎(chǔ)管理平臺：集成了OA（工作流引擎）和MIS（管理信息系統(tǒng)）技術(shù)，提供流程化的協(xié)同辦公平臺通用功能，為上層的各應(yīng)用系統(tǒng)提供通用的基礎(chǔ)支撐。

檔案管理子系統(tǒng)：對所接收的各類數(shù)字、電子檔案信息進(jìn)行整理、分類、錄入、檢索、共享等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制，實現(xiàn)對數(shù)字檔案長久的安全保存及紙質(zhì)檔案的精準(zhǔn)查詢。根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，通過現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)建立檔案利用窗口。實現(xiàn)檔案查詢、檔案借閱、資源發(fā)布、信息共享功能。具體包括實現(xiàn)檔案的智能檢索借閱，提高數(shù)據(jù)瀏覽的方便性和數(shù)據(jù)質(zhì)量；建立數(shù)字檔案館網(wǎng)站，實現(xiàn)相關(guān)檔案信息的網(wǎng)上展覽及信息發(fā)布。

成果管理子系統(tǒng)：可根據(jù)測繪項目信息，進(jìn)行項目成果數(shù)據(jù)接收、登記、分類、檢索、共享等操作，利用基礎(chǔ)管理平臺，完成系統(tǒng)內(nèi)成果共享，打破單位內(nèi)部管理信息孤島。

系統(tǒng)管理：提供用戶管理，組織機(jī)構(gòu)管理、角色管理，菜單設(shè)置及權(quán)限配置、系統(tǒng)日志、自定義流程、系統(tǒng)參數(shù)配置功能。

4.2 系統(tǒng)流程及角色設(shè)計

4.2.1 成果建檔登記流程設(shè)計

成果資料建檔登記是成果管理部門對成果信息進(jìn)行管理，對電子成果進(jìn)行相應(yīng)的成果分類，同時上傳電子成果，并進(jìn)行成果建檔審核，待其審核通過后，進(jìn)行成果歸檔入庫。流程如圖2：

系統(tǒng)中需設(shè)置三個流程節(jié)點用于管理和使用系統(tǒng)錄入檔案信息，見表1。

4.2.2 成果申請使用流程設(shè)計

檔案借用流程由檔案借用人進(jìn)行申請，然后由檔案管理部門進(jìn)行審核，審核通過后借用人才能領(lǐng)用，檔案用完后借用人要到檔案管理部門歸還借用的檔案。流程如圖3：

系統(tǒng)中需設(shè)置四種角色，其權(quán)限及所對應(yīng)流程內(nèi)的職責(zé)工作見表2。

4.3 系統(tǒng)的主要功能

本系統(tǒng)內(nèi)部主要功能較多，為測繪檔案管理信息化、智能化提供便捷高效的服務(wù)，主要包含檔案信息管理（包括案卷信息錄入、件級檔案信息錄入及檔案使用申請管理）、系統(tǒng)管理（業(yè)務(wù)查詢、業(yè)務(wù)管理）、個人助手。

4.3.1 檔案信息管理

檔案管理人員對檔案信息查看、新增、修改等。具體功能有：在檔案分錄下增加新的目錄、修改目錄名稱、刪除檔案目錄及其下級目錄、增加案卷級檔案信息、修改案卷級檔案信息、刪除案卷級信息及其下的件級信息、按照查詢條件查詢需要查看的案卷數(shù)據(jù)（如案卷檔號、案卷題名、立項日期等）、點擊重置按鈕清空檢索條件、勾選中當(dāng)前列表中全部數(shù)據(jù)、取消勾選中的數(shù)據(jù)，是系統(tǒng)的基本管理模塊。

案卷信息錄入管理（圖4），具體操作內(nèi)容包括：填寫案卷基本信息（案卷檔號、立卷人、立卷日期、行案卷題名、項目名稱、測區(qū)名稱、立卷單位等）、上傳附件、保存已填寫的信息及上傳的附件信息關(guān)閉和自動保存已有頁面信息。

4.3.2 成果管理

成果管理是本系統(tǒng)的核心功能模塊，用于對檔案信息的總體查詢、登記等，需要其能夠錄入成果信息和實體存放信息，按照查詢條件查詢需要查看的成果，如成果名稱、成果編號、成果存儲分類、成果類、編制時間、編制部門、測區(qū)、入庫時間、流程狀態(tài)等內(nèi)容，并可以點擊資料明細(xì)按鈕查看該條業(yè)務(wù)的成果資料明細(xì)。

4.3.3 系統(tǒng)管理

該模塊功能具有查詢和管理系統(tǒng)中所有的業(yè)務(wù)及密碼管理功能，是系統(tǒng)的中樞管理模塊。

5 系統(tǒng)運行效果分析

測繪檔案管理主要采用標(biāo)準(zhǔn)化的文檔/視圖結(jié)構(gòu)界面，具有較強(qiáng)的實用性。系統(tǒng)界面更加人性化，便于用戶學(xué)習(xí)，操作性更強(qiáng)，具有一定的靈活性和較強(qiáng)的通用性，可以用于各類相關(guān)檔案資料庫的管理和運維。構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)相關(guān)信息提供訪問的安全數(shù)據(jù)源做支撐，通過實踐運行和測試，該系統(tǒng)自身實用性、穩(wěn)定性較佳，且易于維護(hù)。系統(tǒng)不僅可獨立運行，而且與現(xiàn)有數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的其他部分形成完整的管理工作軟件體系，確保測繪檔案管理和使用更具便捷性、高效性，能夠幫助檔案資料管理人員較為方便地完成測繪檔案資料的查詢、分發(fā)借閱等各項管理工作。

6 結(jié)語

結(jié)合測繪檔案管理特點，通過需求分析明晰了各模塊和子系統(tǒng)的功能，建設(shè)了內(nèi)蒙古自治區(qū)測繪檔案管理信息化系統(tǒng)，并配置了與之相適應(yīng)的模塊和數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了測繪檔案資料的高效管理與借閱分發(fā)，實際運行結(jié)果顯示，使用本系統(tǒng)有利于對測繪檔案實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，也能夠大幅度提升測繪檔案管理和服務(wù)的效率及質(zhì)量，相較其他測繪檔案資料管理平臺，本系統(tǒng)操作更加簡單、便捷，對其他單位和部門管理測繪地理信息相關(guān)檔案具有較強(qiáng)的借鑒意義。未來還需通過實際應(yīng)用，優(yōu)化各模塊的功能，使其更好地服務(wù)于本單位測繪檔案管理工作。

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