摘要：論文系統(tǒng)介紹了《電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范》（DA/T 97—2023）的主要內(nèi)容，說明了其制定背景、意義和主要特點，并對如何正確地理解標準文件中的“應(yīng)”“宜”“可”等用語的含義及相關(guān)需要改進之處，進行了初步探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案 證據(jù)效力維護 檔案推薦標準 標準用語 標準特點 電子檔案存證

Abstract：This paper systematically introduces the main contents of the Standard for the Mainte？ nance of the Evidence Validity of Electronic Archives（DA/T 97—2023）， explains its background， signifi？ cance and main characteristics， and makes a prelimi？ nary discussion on how to correctly understand the meaning of the terms \"should\"， \"appropriate\" and\"may\" in the standard document and the relevant im？ provements.

Keywords：Electronic archives； Maintenance of evidence validity； Archival recommendation standard； Standard term；Standardfeatures；Electronic records evidence

2023年5月29日，國家檔案局正式發(fā)布了《電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范》（DA/T 97—2023）（以下簡稱《規(guī)范》），并于2023年12月1日起正式實施。該標準的發(fā)布與實施，對進一步加強我國電子檔案的科學(xué)管理，有效促進檔案資源體系和檔案利用體系的高質(zhì)量建設(shè)與發(fā)展，具有非常重要的時代意義與實踐價值。本文將在介紹《規(guī)范》主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進一步說明其中值得深入思考的問題，以期促進《規(guī)范》的實施及相關(guān)問題的探討。

一、《規(guī)范》的制定背景、意義與主要特點

（一）制定背景

《規(guī)范》是深入落實《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）所確立的“堅持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)”之根本原則的需要。在加速檔案信息化和數(shù)字轉(zhuǎn)型的新時代，如何為我國檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供更為堅實的標準體系支持，已成為各級各類檔案管理機構(gòu)與其他社會組織應(yīng)當著力解決的重要問題?！兑?guī)范》作為我國電子檔案管理領(lǐng)域推出的又一項重要的檔案行業(yè)推薦標準，是由中共中央辦公廳領(lǐng)導(dǎo)下的國家檔案主管部門、高等院校（蘇州大學(xué)）、企業(yè)（蘇州蘇大蘇航檔案數(shù)據(jù)保全有限公司）等單位協(xié)同合作完成的。

《規(guī)范》是在認真梳理和分析國內(nèi)外相關(guān)標準及研究成果的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國電子檔案管理實踐，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定要求，為有效對接國家相關(guān)法律中電子數(shù)據(jù)證據(jù)規(guī)則的需要制定的。早在20世紀90年代，美國檔案學(xué)者戴維·比爾曼（David Bearman）就在《電子證據(jù)——當代組織的檔案管理策略》（Electronic Evidence-Strat？ egies for Managing Records in Contemporary Organi？ zations）一書中，圍繞如何開創(chuàng)電子檔案證據(jù)的方法論問題，進行了較為深入的探討。進入21世紀后，我國法學(xué)界、檔案學(xué)界也非常重視電子證據(jù)問題的研究，內(nèi)容涉及電子證據(jù)的收集、取證、保全、運用、立法、規(guī)則、制度建設(shè)、真實性維護等，研究領(lǐng)域涉及可信電子證據(jù)、民事電子證據(jù)、刑事電子證據(jù)、網(wǎng)絡(luò)電子證據(jù)、微信電子證據(jù)、區(qū)塊鏈電子證據(jù)、圖像電子證據(jù)等。此外，我國也非常重視介紹和研究西方各個主要國家的證據(jù)法，出版了《英國證據(jù)法實務(wù)指南》《美國〈聯(lián)邦證據(jù)規(guī)則〉條解》等書籍。可以說，國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的研究成就，為《規(guī)范》的順利制定，提供了較為充分的理論和實踐層面的參考素材。

《規(guī)范》充分繼承國內(nèi)已有法律法規(guī)、標準的相關(guān)成就。從《規(guī)范》所列舉的“規(guī)范性引用文件”“參考文獻”中可以看出，它的制定主要參考和吸收了2016年至2022年間我國制定和公布的兩部法律、三個最高法的司法解釋、五項國家標準、一項檔案行業(yè)標準、一項司法行業(yè)標準和一項國際標準的相關(guān)內(nèi)容。這些法律法規(guī)和標準為《規(guī)范》的制定提供了有力的法律依據(jù)和相關(guān)標準條件。

《規(guī)范》是在經(jīng)過一定實踐驗證的基礎(chǔ)上制定完成的。為保證《規(guī)范》的質(zhì)量和實施有效性，蘇州大學(xué)參與起草的著名學(xué)者會同行業(yè)主管部門信息化方面的專家，在蘇州大學(xué)電子檔案區(qū)塊鏈應(yīng)用實驗室等實驗平臺上進行了深入細致的試驗驗證，并取得了良好的驗證結(jié)果。

（二）制定意義

首先，《規(guī)范》的制定是深入落實《檔案法》相關(guān)規(guī)定要求的需要。2020年6月20日公布的新《檔案法》中的第三十七條規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，“電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定”。如何將這方面的法律要求落實到位，如何依法依規(guī)地開展電子檔案“單套制”管理業(yè)務(wù)，并切實維護電子檔案的證據(jù)效力，已成為各單位所面臨的、迫切需要解決的問題?！兑?guī)范》通過明確“三方面要求”，即“電子檔案證據(jù)效力維護的總體性要求”“具體工作程序要求”“電子檔案存證技術(shù)要求”等規(guī)定內(nèi)容，客觀上為上述問題的解決，提供了維護電子檔案證據(jù)效力的一般要求與方法層面的思想和行為指南。

其次，《規(guī)范》為維護電子檔案證據(jù)效力所做出的標準化規(guī)則要求，有效填補了我國在電子檔案證據(jù)效力維護方面的空白點，是指導(dǎo)各單位開展電子檔案科學(xué)管理實踐的重要標準工具。在《規(guī)范》公布前，國家檔案主管部門雖已組織制定了包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784—2021）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92—2022）及各主要類別的電子檔案元數(shù)據(jù)標準等一系列的標準規(guī)范，但依然缺乏維護電子檔案證據(jù)效力的一般要求與方法方面的標準規(guī)定。這在一定程度上制約了各單位對已經(jīng)制定的相關(guān)標準的實施?！兑?guī)范》不僅較好地說明了應(yīng)如何配合使用相關(guān)標準，而且指明了應(yīng)采取的一般要求和方法。就此而言，《規(guī)范》不但填補了我國檔案行業(yè)標準的空白點，同時也起到推動其他相關(guān)標準順利實施的作用。

再次，《規(guī)范》的制定與實施，將有助于增強全社會的電子檔案證據(jù)意識。這對提升我國檔案資源體系建設(shè)的整體質(zhì)量也同樣具有非常重要的意義。進入新時代后，我國各行各業(yè)都在加速數(shù)字轉(zhuǎn)型的步伐，如何為我國各項事業(yè)的發(fā)展留存好有效的電子檔案證據(jù)，已成為全社會都應(yīng)引起高度重視的問題。通過對《規(guī)范》的實施與宣傳，檔案部門不僅可以有效提升自身維護電子檔案證據(jù)效力的能力，而且也可以帶動相關(guān)領(lǐng)域、相關(guān)行業(yè)、相關(guān)機構(gòu)和人員充分認識維護電子檔案證據(jù)效力的重要性與長遠價值。

（三）主要特點

就總體內(nèi)容而言，《規(guī)范》具有以下特點。

1.關(guān)聯(lián)性。《規(guī)范》的內(nèi)容十分注重與已經(jīng)發(fā)布實施的相關(guān)標準之間的關(guān)聯(lián)性和整體協(xié)調(diào)性。它沒有對在其他相關(guān)標準中已做出明確規(guī)定的事項進行重復(fù)性規(guī)定，而是僅指出了應(yīng)當遵循的相關(guān)標準文件的編號。例如，在術(shù)語及其定義中，《規(guī)范》指出在DA/T 58、GB/T 18894、GB/T 22239等已實施的標準文件中定義的相關(guān)術(shù)語，適用于該標準文件。再如，在《規(guī)范》的4.1、5.1.2、5.2.1、5.2.2、5.2.7、6.2、6.3、6.4等條款規(guī)定中，也采用了類似的處理方法。這種處理方法，不僅有效減少了《規(guī)范》的整體篇幅，避免了重復(fù)規(guī)定，同時也有效增強了《規(guī)范》與其他相關(guān)標準文件在內(nèi)容上的相互關(guān)聯(lián)性與整體協(xié)調(diào)一致性。

2.時代性。進入新時代后，我國電子檔案管理實踐迫切需要能夠指導(dǎo)維護電子檔案證據(jù)效力的標準性文件?！兑?guī)范》的發(fā)布與實施，不但為體制內(nèi)的檔案機構(gòu)開展電子檔案管理實踐，維護電子檔案的證據(jù)效力，提供了思想和行為層面的標準規(guī)范；而且也為其他社會組織和單位開展電子檔案的管理工作，指明了行動的方向和方法路徑。

3.系統(tǒng)性?！兑?guī)范》的內(nèi)容設(shè)計，體現(xiàn)了從總到分、從一般到具體的內(nèi)在邏輯安排，一方面規(guī)定了維護電子檔案證據(jù)效力的總體原則與要求，另一方面規(guī)定了維護電子檔案證據(jù)效力的具體要求和電子檔案的存證規(guī)范與方法?！兑?guī)范》十分注重有關(guān)要求之間的過程完整性與連續(xù)性。例如，《規(guī)范》的第2章，對電子文件歸檔與電子檔案的移交、存儲、保管、格式轉(zhuǎn)換、提供利用等關(guān)鍵性節(jié)點的具體要求，逐項做出了系統(tǒng)規(guī)定。

二、《規(guī)范》的主要內(nèi)容

《規(guī)范》的內(nèi)容構(gòu)成包括6章，共14個一級條款和23個二級條款。

（一）第1章和第2章的主要內(nèi)容

第1章明確了《規(guī)范》的規(guī)定事項與適用范圍?！兑?guī)范》規(guī)定了我國各級各類國家檔案館和基層檔案管理機構(gòu)（檔案室），在電子文件管理（包括歸檔和移交）、電子檔案管理（包括存儲、保管、格式轉(zhuǎn)換、利用等）業(yè)務(wù)活動中，維護電子檔案“證據(jù)效力”的一般性行為要求和方法?！兑?guī)范》主要適用于體制內(nèi)各級各類國家檔案館和基層檔案管理機構(gòu)（檔案室），其他社會組織和單位（企業(yè)事業(yè)單位）可以參照執(zhí)行。

第2章說明了制定《規(guī)范》的規(guī)范性引用文件，包括九項國家推薦標準、七項檔案行業(yè)推薦標準。這些規(guī)范性引用文件的內(nèi)容，涵蓋了編制計算機軟件文檔的規(guī)范、電子文件歸檔規(guī)范、電子檔案管理規(guī)范、時間戳規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)安全等級保護要求、電子簽名的格式規(guī)范、電子文件管理系統(tǒng)的功能要求、SM3密碼雜湊算法、電子公文的元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子檔案管理系統(tǒng)的功能要求、電子文件的元數(shù)據(jù)方案和封裝規(guī)范、檔案信息系統(tǒng)的運行維護規(guī)范、電子檔案的元數(shù)據(jù)方案、電子檔案的檢測要求和基本術(shù)語等。

（二）第3章的主要內(nèi)容

第3章規(guī)定了適用于《規(guī)范》的術(shù)語及其定義。編寫組采用了詳略結(jié)合的編制方法，對于已在其他相關(guān)標準文件中做了明確規(guī)定的專業(yè)術(shù)語采取了概略的表達方式，僅提供了這些標準文件的標準編號（如DA/T 58、GB/ T 18894—2016、GB/T 22239）；而對未曾在其他相關(guān)標準文件中出現(xiàn)的“證據(jù)效力維護”和“電子檔案存證”等兩個專業(yè)術(shù)語，則進行了較為明確的定義。

《規(guī)范》對“證據(jù)效力維護”的術(shù)語定義是：“對于需要作為證據(jù)的電子檔案，按照電子檔案管理有關(guān)法律法規(guī)、制度及標準規(guī)范，并合理運用相關(guān)技術(shù)，保障其真實性、完整性、可用性和安全性，以滿足法律法規(guī)對證據(jù)有效性要求的工作?！痹摱x的基本含義是：（1）各級各類檔案館（室）及其他組織和單位在開展電子檔案管理實踐中，先要明確哪些電子檔案需要作為證據(jù)保存；（2）需要作為證據(jù)保存的電子檔案的管理應(yīng)做到依法治檔；（3）維護電子檔案證據(jù)效力的基本前提是保障電子檔案的“四性”，保障“四性”的必要前提條件是合法合規(guī)地合理運用相應(yīng)的技術(shù)手段；（4）“證據(jù)效力維護”的實質(zhì)是一項為滿足法律法規(guī)對證據(jù)有效性要求的工作。

《規(guī)范》對“電子檔案存證”的術(shù)語定義是：“對電子檔案或體現(xiàn)其真實性、完整性的相關(guān)信息實施固化、保存和驗證的操作?！逼浠竞x是：（1）存證對象是電子檔案或體現(xiàn)電子檔案的真實性與完整性的相關(guān)信息；（2）存證是一種針對上述對象的固化、保存與驗證性的操作活動。國家推薦標準《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1—2010）中，對文件的“真實性”所應(yīng)符合的條件做出了明確規(guī)定，即“文件與其制文目的相符”“文件的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合”“文件的形成或發(fā)送與其既定時間一致”。有保存價值的電子文件是構(gòu)成電子檔案的要素，所以這些規(guī)定條件同樣適用于電子檔案文件。電子檔案的檔案行業(yè)推薦標準《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）對電子檔案的“真實性”定義，突出強調(diào)了“電子檔案”的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)、背景同相關(guān)“電子文件”形成時的原始狀況應(yīng)“相一致”的性質(zhì)。GB/T 26162.1對文件的“完整性”的定義是：“一份文件的完整是指文件是齊全的，并且未加改動?！盌A/T 58對電子檔案“完整性”的定義是：“電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)?！边@些相關(guān)標準的思想內(nèi)容，被《檔案法》高度概括為“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。

（三）第4章的主要內(nèi)容

《規(guī)范》的第4章對電子檔案證據(jù)效力維護的總體原則與要求，作出了四個方面的規(guī)定。

第一，應(yīng)確保電子檔案憑證效力得到有效維護的原則。實現(xiàn)這一原則的工作要求是：（1）應(yīng)遵守我國已經(jīng)公布實施的相關(guān)國家標準和行業(yè)推薦標準中，與電子文件歸檔和電子檔案元數(shù)據(jù)管理相關(guān)的規(guī)定要求?！兑?guī)范》列舉了應(yīng)遵循的兩項國家推薦標準和四項行業(yè)推薦標準。其中包括：2016年8月29日發(fā)布、2017年3月1日實施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016），2016年12月30日發(fā)布、2017年7月1日實施的《黨政機關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》（GB/T 33480—2016），2009年12月16日發(fā)布、2010年6月1日實施的《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009），2009年12月16日發(fā)布、2010年6月1日實施的《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48—2009），2014年12月31日發(fā)布、2015年8月1日實施的《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54—2014），2017年8月2日發(fā)布、2018年1月1日實施的《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017），2018年4月8日發(fā)布、2018年10月1日實施的《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）等；（2）維護電子檔案的“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）的要求?！八男浴本S護是國內(nèi)外電子文件和電子檔案在有效維護電子檔案憑證效力之實踐中已證明的最為基本的前提條件性要求。

第二，應(yīng)建立安全可靠的電子檔案管理體系的原則。這一原則的實現(xiàn)，應(yīng)滿足5個方面的基本要求。其一，在受控的且可信賴的環(huán)境下，存儲、保管、利用電子檔案；其二，保證電子檔案的內(nèi)容信息不變，管理電子檔案的過程應(yīng)實現(xiàn)連續(xù)、規(guī)范；其三，電子檔案的管理內(nèi)容、時間、主體應(yīng)明確；其四，電子檔案的保管記錄應(yīng)完備、可溯。

第三，應(yīng)采取技術(shù)措施對電子檔案實施固化的原則。該原則的實現(xiàn)，應(yīng)滿足三個方面的基本要求：一是“固化信息宜與電子檔案同時保管”的要求；二是可驗證要求；三是所應(yīng)用的技術(shù)措施不應(yīng)影響電子檔案長期保存和利用的要求。理解這一原則和要求的關(guān)鍵詞是“固化”。從檔案專業(yè)術(shù)語角度看，“固化”的含義通常是指文件或檔案“未被改變的性質(zhì)”。推而廣之，對電子檔案的固化可以理解為：為使電子檔案管理實現(xiàn)長期保存和安全可用目標，相關(guān)主體采取有效的管理措施與技術(shù)措施，保證電子檔案的真實性、完整性不被改變的行動過程。

（四）第5章的主要內(nèi)容

《規(guī)范》的第5章對如何維護電子檔案證據(jù)效力提出了具體的規(guī)范要求。其內(nèi)容包括對歸檔、移交、存儲、保管、格式轉(zhuǎn)換、提供利用等過程的具體要求。

1.對電子文件歸檔和電子檔案移交過程的要求。這方面的要求包括：（1）來源系統(tǒng)或工具軟件應(yīng)滿足合規(guī)與可靠要求。（2）遵循國家標準規(guī)定，歸檔移交電子檔案及其元數(shù)據(jù)的要求，即按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）的標準規(guī)定執(zhí)行。（3）“四性”檢測及保存檢測與交接記錄的要求。電子檔案的交接雙方應(yīng)實施“四性”檢測，并應(yīng)注意保存好檢測與交接方面的記錄文檔。（4）對移交的電子檔案采取技術(shù)措施予以固化（驗證）的要求。（5）識別歸檔電子文件存儲格式及記錄相關(guān)信息的要求。在電子文件歸檔時，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)對其存儲格式加以識別，并對移交電子文件的格式類型、版本情況、匹配格式的存取軟件等信息予以記錄。

2.對電子檔案存儲與保管過程的要求。這方面的要求包括：（1）存儲和保管電子檔案的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，應(yīng)符合安全、穩(wěn)定和可靠性方面的要求。軟件系統(tǒng)符合《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194—2012）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）的要求；網(wǎng)絡(luò)安全要遵守《信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護基本要求》（GB/T 22239—2019）中8.1“第三級安全要求”中的“通用安全要求”；系統(tǒng)的運行維護符合《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 56—2014）的規(guī)定要求。（2）對電子檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)和測試等過程中技術(shù)文檔的收集、保存，宜按《計算機軟件文檔編制規(guī)范》（GB/T 8567—2006）進行，保存好系統(tǒng)部署的方案及配置信息。（3）在電子檔案的存儲和保管等關(guān)鍵業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)做好記錄，保存好系統(tǒng)操作日志。（4）實施運維管理，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和設(shè)備的正常運行，可根據(jù)具體情況，形成保存運維記錄。（5）對電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進行安全檢查、審計跟蹤，并視情況形成保存相關(guān)記錄。（6）要根據(jù)具體情況，對所保管的電子檔案進行一致性校驗檢測，并記錄保存好相關(guān)結(jié)果。（7）對需要進行遷移的電子檔案，要注意按國家標準開展工作并就格式轉(zhuǎn)換與遷移過程做出完整記錄。

3.對電子檔案格式轉(zhuǎn)換過程的要求。這方面的要求包括：（1）合規(guī)性和安全性要求。電子檔案格式轉(zhuǎn)換前，實施主體應(yīng)做好電子檔案校驗、轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的安全檢查與環(huán)境清理等項工作。（2）為電子檔案的管理過程元數(shù)據(jù)賦值的要求。實施主體應(yīng)注意在格式轉(zhuǎn)換的過程或工作結(jié)束后，生成操作日志和記錄。（3）完整性、準確性要求。電子檔案的格式轉(zhuǎn)換后，應(yīng)與轉(zhuǎn)換前的電子檔案的含義一致、形式和功能相當。（4）對格式轉(zhuǎn)換及相關(guān)操作性元數(shù)據(jù)的保存要求。當電子檔案的格式轉(zhuǎn)換完成后，實施主體應(yīng)將相關(guān)的格式轉(zhuǎn)換及其操作性元數(shù)據(jù)進行有效保存。（5）應(yīng)根據(jù)實際需要，對格式轉(zhuǎn)換后的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進行再次固化。具體方法有“修改封裝包”“鎖定簽名”“重新計算并保存完整性校驗值”等方法。其中前兩種方法主要適用于通過“信息包”方式保存的電子檔案，最后一種方法適用于通過其他方式保存的電子檔案。（6）要完備簽署與保存轉(zhuǎn)換過程記錄。轉(zhuǎn)換前的原格式電子檔案可根據(jù)需要繼續(xù)保存一段時間（如2—3年等）。

4.對電子檔案提供利用過程的要求。這方面的要求包括：（1）查驗申請人的身份是否合法。（2）提取電子檔案、元數(shù)據(jù)、固化信息等，要根據(jù)證據(jù)使用需要進行。（3）采用移動存儲介質(zhì)拷貝前應(yīng)檢查、清理和殺毒。（4）在線提供利用，接入應(yīng)用系統(tǒng)前應(yīng)確認接口、網(wǎng)絡(luò)的安全性。（5）相關(guān)的審批記錄、申請人身份認證信息和數(shù)據(jù)提取、傳輸過程記錄，應(yīng)注意形成和保存。

（五）第6章的主要內(nèi)容

這一章的內(nèi)容主要對電子檔案的存證做出了相應(yīng)的規(guī)定。其中包括：（1）實施存證的時間點，可根據(jù)情況定在歸檔交接與格式轉(zhuǎn)換后。（2）擔負存證任務(wù)的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足相關(guān)國家標準的功能要求。（3）存證方式采用電子簽名技術(shù)的電子檔案，簽名對象應(yīng)該是電子檔案或其信息包中的被簽名對象，歸檔移交方就是簽名人。電子簽名及其認證要求，應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三章規(guī)定，簽名格式應(yīng)該符合《信息安全技術(shù)公鑰基礎(chǔ)設(shè)施電子簽名格式規(guī)范》（GB/T 25064—2010）。（4）存證采用服務(wù)方式為可信時間戳的，可信時間戳服務(wù)應(yīng)該符合《信息安全技術(shù)公鑰基礎(chǔ)設(shè)施時間戳規(guī)范》（GB/T 20520—2006）的規(guī)定要求。加蓋時間戳的對象，是電子檔案或其完整性的校驗值。（5）存證采用完整性校驗算法方式的，校驗對象應(yīng)該是電子檔案和電子檔案的元數(shù)據(jù)。電子檔案的完整性校驗算法，應(yīng)該符合《信息安全技術(shù)—SM3密碼雜湊算法》（GB/T 32905—2016）的規(guī)定要求?？刹捎蒙蟼魍暾孕ｒ炛到o區(qū)塊鏈或可信平臺，進行存儲和驗證。

三、相關(guān)問題的思考

為更好地理解、實施與完善《規(guī)范》的內(nèi)容，下面兩個方面的問題值得深入思考。

（一）《規(guī)范》中標準用語的正確理解與完善問題

正確理解標準文件中的“應(yīng)”“宜”“可”等用語的含義，是有效實施《規(guī)范》的必要前提條件之一。在《規(guī)范》中，與“應(yīng)”有關(guān)的規(guī)定出現(xiàn)了34次，與“宜”有關(guān)的規(guī)定出現(xiàn)了12次，與“可”有關(guān)的規(guī)定出現(xiàn)了8次。那么，在推薦性標準文件中出現(xiàn)的用“應(yīng)”字表述的相關(guān)規(guī)定，是否與政策法規(guī)性文件中的“應(yīng)”字表述的相關(guān)規(guī)定是同樣的含義呢？其實，在這兩種類型的文件中，雖然都使用“應(yīng)”字來表述相關(guān)的規(guī)定事項，但是它們的含義卻存在著較大的區(qū)別。在政策法規(guī)性文件中，“應(yīng)”的含義通常是可以等同于“必須”的用法，即所規(guī)定事項是必須遵照執(zhí)行的事項；而在推薦性標準文件中，“應(yīng)”的含義則是建議實施主體應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行或完成的事項與要求。在推薦性標準文件中，用“宜”字表述的有關(guān)規(guī)定事項，具體含義是：相關(guān)實施主體可以依據(jù)具體情況，酌情應(yīng)該執(zhí)行或完成的事項與要求，并不是在任何情況下都建議實施主體需要執(zhí)行或完成的事項與要求。推薦性標準文件中用“可”字表述的相關(guān)規(guī)定事項，其含義是建議實施主體根據(jù)具體情況和條件，可以執(zhí)行的事項，但不是在任何情況下都一定要執(zhí)行或完成的事項。總之，《規(guī)范》中所采用“應(yīng)”“宜”“可”等用語表達方式，是用來指導(dǎo)和規(guī)范不同情形下的電子檔案證據(jù)效力維護活動的相關(guān)建議與要求的需要。這樣做的好處是可以使檔案館（室）及其他社會組織和單位，在開展電子檔案證據(jù)效力維護的實踐中，能夠在制定相關(guān)文檔管理政策、制度、程序、規(guī)范的過程中，獲得有效的思想和行為指南，同時也能夠視本單位的具體情況和條件，具體問題具體分析，更加靈活地開展工作。

（二）《規(guī)范》中專業(yè)術(shù)語及相關(guān)用語表述的模糊問題

一般而言，在標準文件中出現(xiàn)的專業(yè)術(shù)語，可根據(jù)出現(xiàn)頻率和實施主體正確理解的需要，進行必要的術(shù)語定義。對于在其他相關(guān)的標準文件中未進行明確定義的專業(yè)術(shù)語，新標準文件的制定者應(yīng)給出相應(yīng)的術(shù)語定義；對于那些在新制定的標準文件中存在不同含義或特殊含義的，已在其他相關(guān)標準文件中定義過的專業(yè)術(shù)語，也應(yīng)重新定義；對于那些在已有標準文件中定義過的術(shù)語，但在新制定的標準文件中出現(xiàn)了兩次以上的，最好指明出處，以便實施者進行有效查詢?；谏鲜稣J識，《規(guī)范》所選擇的術(shù)語數(shù)量，顯然偏少?！兑?guī)范》只是指出了包含相關(guān)專業(yè)術(shù)語及其定義的相關(guān)標準文件的編號，并未具體列舉出在該標準文件中究竟采用了哪些相關(guān)的專業(yè)術(shù)語名稱。例如，“固化”這一術(shù)語，在《規(guī)范》中前后共出現(xiàn)了10次，但卻未看到對該術(shù)語的定義，建議在修訂《規(guī)范》時予以補充。

此外，《規(guī)范》中個別規(guī)定的所指不十分準確。例如，5.3.6中要求“格式轉(zhuǎn)換前的電子檔案可根據(jù)需要繼續(xù)保存一段時期”；其中的“時期”，在時間概念中通常是指一段具有一定特征的、較長的時間。這種用“時期”表達的概念會給實際的實施主體帶來不明確的指向，可操作性也比較差。因此，我們建議可規(guī)定一個具體的、建議性的保存時間，如“宜保存3年”或“可繼續(xù)保存5年”等。

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作者信息：1.山東省水利綜合事務(wù)服務(wù)中心

2.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院