摘要：文章簡略闡述了數(shù)字化背景下在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)的目標(biāo)，并從建立數(shù)字化系統(tǒng)、加強(qiáng)精細(xì)化管理、完善安全性制度等幾方面著手對數(shù)字化背景下計(jì)算機(jī)檔案管理措施進(jìn)行了詳細(xì)分析，同時(shí)提出了幾點(diǎn)計(jì)算機(jī)檔案管理的要點(diǎn)，旨在為相關(guān)人員提供參考，切實(shí)發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2023.06.059

中圖分類號：G 270.7" " " " " "文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A" " " " " " "文章編碼：1672-7274（2023）06-0-03

Abstract： The article briefly elaborates on the goal of introducing computer technology into archive management in the digital context， and analyzes in detail the measures for computer archive management in the digital context from several aspects such as establishing a digital system， strengthening refined management， and improving security systems. At the same time， it proposes several key points for computer archive management， aiming to provide reference for relevant personnel and effectively leverage the advantages of computer technology， Improve the quality and efficiency of archive management.

Key words： digitization; computer technology; file management

近些年來，在數(shù)字化飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，社會(huì)各企事業(yè)單位和組織都開始積極尋求轉(zhuǎn)型升級之路，而檔案管理不僅見證了單位的發(fā)展歷史，而且能為其后續(xù)決策提供參考，具有極高的利用價(jià)值。但傳統(tǒng)的檔案管理方法無法適應(yīng)當(dāng)前信息化背景下爆炸式增加的信息資源現(xiàn)狀，因此，有必要積極推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

1" 數(shù)字化背景下在檔案管理中引入計(jì)算

機(jī)技術(shù)的目標(biāo)

1.1 減輕工作壓力

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)展開檔案管理工作，可緩解當(dāng)前檔案管理人員繁重的壓力。對于檔案管理工作來說，其在專業(yè)技術(shù)層面并不存在過于突出的專業(yè)壁壘，而且檔案管理工作中所涉及的各項(xiàng)內(nèi)容并未對工作人員的專業(yè)技巧和專業(yè)技能提出過高的要求，但相應(yīng)的工作大多呈現(xiàn)出煩瑣和重復(fù)的特點(diǎn)，在面對同一項(xiàng)工作任務(wù)時(shí)往往要消耗大量的精力與時(shí)間，若工作人員本身沒有正確的工作態(tài)度和充足的耐心，便無法高質(zhì)量完成檔案管理工作。然而，工作人員自身狀態(tài)存在一定的不穩(wěn)定性，不可避免地會(huì)出現(xiàn)起伏，這便為其工作中出現(xiàn)失誤埋下了隱患?；谶@一問題，加強(qiáng)對于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，能夠在原有的基礎(chǔ)上對工作人員的工作狀況進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整[1]。

1.2 精簡工作流程

以往在開展檔案管理工作的過程中，工作人員需要先對海量檔案信息展開篩選工作，進(jìn)而完成分類和整理，挑選出其中有價(jià)值的檔案重新歸納，然后明確檔案存儲(chǔ)的具體位置，形成體系化的目錄，完整地記錄下檔案的具體存儲(chǔ)位置。上述工作結(jié)束之后，工作人員便能夠在此基礎(chǔ)上展開統(tǒng)計(jì)工作，集中為用戶提供檔案使用服務(wù)。但這一過程過于煩瑣與復(fù)雜，用戶需要經(jīng)歷較多的流程才能夠獲取其需要的資料，嚴(yán)重制約了其工作效率的提高。而在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)則能夠按照預(yù)先設(shè)定的要求，自動(dòng)地完成檔案歸納和整理工作，使工作人員可以按照相應(yīng)的批次統(tǒng)一化落實(shí)對于各種復(fù)雜檔案的歸納管理工作，同時(shí)還能夠基于計(jì)算機(jī)本身的程序自動(dòng)生成目錄，減少工作人員在目錄編寫以及統(tǒng)計(jì)中所消耗的時(shí)間，并起到簡化目錄生成步驟的作用。基于信息技術(shù)所進(jìn)行的目錄編寫以及檔案分類可以更加高效地為用戶提供檔案查詢和借閱服務(wù)。在此過程中工作人員不需要使用人工的形式，便能夠通過關(guān)鍵詞迅速完成海量檔案信息搜索，精準(zhǔn)定位檔案所處位置，達(dá)到精簡檔案工作程序的效果，對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用[2]。

1.3 共享檔案資源

檔案管理核心要義便是提高檔案資源利用效率，而檔案共享則是衡量檔案資源利用率的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，在檔案管理工作中至關(guān)重要。以往在開展檔案管理工作時(shí)，工作人員往往需要在極短的時(shí)間內(nèi)對共享檔案資源展開收集和整理工作，同時(shí)要采用紙質(zhì)化檔案運(yùn)輸以及傳送的形式，進(jìn)而滿足檔案資源交流和共享的需求，但在這一過程中往往潛藏著較大的檔案損壞和遺失風(fēng)險(xiǎn)，所以影響了傳統(tǒng)檔案管理工作在檔案信息傳輸與共享方面的效率。基于此，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，輔助工作人員將紙質(zhì)化檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息，集中上傳到電子平臺(tái)中進(jìn)行存儲(chǔ)，在獲取檔案信息資源共享任務(wù)之后便能夠通過局域網(wǎng)，在短時(shí)間內(nèi)迅速完成電子化信息傳輸工作，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地保障檔案信息資源的高度共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享效率的進(jìn)一步提升。此外，該檔案信息在傳輸過程中能夠切實(shí)保障信息資源的安全性，最大限度降低遺漏和損壞的可能性。與此同時(shí)，工作人員還能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)持續(xù)推動(dòng)檔案資源的革新，為檔案管理質(zhì)量的提高提供保障。

2" 數(shù)字化背景下計(jì)算機(jī)檔案管理的措施

和要點(diǎn)分析

2.1 措施

2.1.1 建立數(shù)字化系統(tǒng)，對接辦公系統(tǒng)

現(xiàn)如今我國網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)飛速發(fā)展，開始在眾多領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，這為企事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理提供了良好的技術(shù)支持，直接改變了檔案管理的方式，數(shù)字化檔案管理已成為未來檔案管理發(fā)展的主要方向。通常情況下，檔案管理屬于綜合性管理，涉及極為多樣和復(fù)雜的內(nèi)容，所以應(yīng)當(dāng)綜合考慮單位的各方面情況，有針對性地建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，嚴(yán)格按照相關(guān)要求對系統(tǒng)和檔案進(jìn)行管理，創(chuàng)設(shè)更加優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，為后續(xù)各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造良好的條件。在此過程中，還要切實(shí)保障檔案管理系統(tǒng)同辦公系統(tǒng)之間的有效對接。早在開展方案設(shè)計(jì)工作時(shí)，工作人員便需要在其中增設(shè)資料查詢模塊，保障銜接基礎(chǔ)的科學(xué)性，并立足于當(dāng)前數(shù)字化檔案的具體情況，建立可行性較高的歸檔管理制度。部分檔案涉及保密因素，只有一部分能夠公開，所以在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)當(dāng)采取必要的手段為信息資源的完整性和安全性提供保障。在軟件方面應(yīng)當(dāng)重視對于密碼管理和多級權(quán)限的應(yīng)用，最大限度減少數(shù)據(jù)被破壞以及數(shù)據(jù)丟失等問題，切實(shí)提高數(shù)據(jù)的安全性以及完整性[3]。

2.1.2 加強(qiáng)精細(xì)化管理，減少管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般都會(huì)使用粗放式的管理模式，盡管在檔案人員配置以及軟硬件更新方面都符合要求，但上述手段其實(shí)只屬于基礎(chǔ)的解決方式，長此以往勢必會(huì)增加檔案管理工作成本，而基于計(jì)算機(jī)，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)則能夠切實(shí)展現(xiàn)出數(shù)字化管控的優(yōu)勢，在節(jié)省成本支出的同時(shí)，方便相關(guān)人員對檔案資料進(jìn)行查閱，從根本上減少資源的過度消耗與浪費(fèi)問題。數(shù)字化背景下的計(jì)算機(jī)檔案管理可以通過掃描和錄入等新興技術(shù)的應(yīng)用，針對重要的信息檔案，應(yīng)制定完善的工作方案，為后續(xù)及時(shí)有效應(yīng)用提供條件。檔案資料對于企事業(yè)單位和各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)行和管理都有著極大的價(jià)值，例如，有關(guān)崗位的安排和調(diào)動(dòng)均需要建立在準(zhǔn)確檔案信息的基礎(chǔ)上。數(shù)據(jù)庫則能夠在數(shù)量和準(zhǔn)確性等多方面更好地滿足這一要求，并且可以輔助管理者做出更加科學(xué)合理的經(jīng)營決策。強(qiáng)化數(shù)字化管理平臺(tái)的應(yīng)用可以進(jìn)一步?jīng)_破時(shí)空方面的限制，從根本上助力檔案管理工作效率以及檔案資源利用率的提升。

2.1.3 完善安全性制度，組建專業(yè)隊(duì)伍

對于檔案資料而言，其所涉及的組織以及員工的各方面信息均存在一定的保密要求，部分不法分子有可能會(huì)盜取相關(guān)的信息資料用于謀取不當(dāng)利益，使得檔案擁有者本身的利益受到損害。因此，在數(shù)字化檔案管理中應(yīng)當(dāng)對檔案安全保密制度采取相應(yīng)的完善措施，面對不同級別的檔案需要使用差異化的保管形式，并且要明確規(guī)定各種檔案的使用權(quán)限，為檔案信息的完整性以及安全性提供充分的保障。檔案管理負(fù)責(zé)人需要秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，在必要的情況下調(diào)取信息，并在完成使用之后及時(shí)關(guān)閉數(shù)據(jù)庫。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，積極提高綜合實(shí)力，切實(shí)保障各項(xiàng)工作的高質(zhì)量完成。單位也應(yīng)當(dāng)在日常工作中定期開展培訓(xùn)和考核工作，便于檔案管理者掌握更多的工作技巧，形成良好的服務(wù)意識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到開展數(shù)字化檔案管理工作的重要性，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理方法和思想創(chuàng)新，不斷引入先進(jìn)的理念，持續(xù)優(yōu)化數(shù)字化檔案管理形式。

2.2 要點(diǎn)

2.2.1 規(guī)范整理

對于數(shù)字化文檔而言，其在形式方面類似于紙質(zhì)文檔，需要按照檔號編制方案、分類大綱和保管期限標(biāo)準(zhǔn)等對各種數(shù)字化文檔進(jìn)行規(guī)整，切實(shí)保障其有序性。其本質(zhì)上便是根據(jù)相應(yīng)的門類與要求進(jìn)行劃分，綜合考慮本單位的實(shí)際特點(diǎn)和檔案內(nèi)容制定分類編號方案。通過分類組合案卷，賦予數(shù)字化文檔相應(yīng)的號碼位置，在此基礎(chǔ)上按照順序編目等級，使得數(shù)字化文檔能夠轉(zhuǎn)化成一個(gè)有機(jī)的整體。在建立數(shù)據(jù)的過程中需要復(fù)制一份另行保存，同時(shí)說明其具體的軟硬件環(huán)境。在此過程中需要對文檔題名、責(zé)任者、檔號以及保管期限等進(jìn)行著錄標(biāo)引。

2.2.2 合理保存

數(shù)字化文檔的保存需要滿足安全性和有效性兩方面要求，具體可從以下兩方面著手。一方面對相應(yīng)的存儲(chǔ)載體進(jìn)行合理選擇。我國關(guān)于電子文件檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)明確指出，載體的選用包括只讀光盤、磁帶、硬磁盤等，不允許在長期保存的檔案管理中使用軟磁盤作為保存載體。另一方面，對于數(shù)字信息而言，其能夠達(dá)到永久保存的效果，時(shí)間的推移并不會(huì)影響其使用效果，但數(shù)字信息則需要依附于相應(yīng)的載體。不管是光存儲(chǔ)載體還是磁存儲(chǔ)載體，其在性能方面都存在著不穩(wěn)定的特性，再加上數(shù)字信息會(huì)不可避免地受到存儲(chǔ)格式變化以及頻繁讀取等多方面因素的影響，所以會(huì)在一定程度上影響數(shù)字信息的存儲(chǔ)年限，由此可見，在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)當(dāng)注意對于信息的合理轉(zhuǎn)存以及復(fù)制[4]。

2.2.3 科學(xué)歸檔

在對數(shù)字化檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，需要先對數(shù)字檔案進(jìn)行整理，在明確檔案具體屬性之后，將其從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中刻錄到可移動(dòng)的介質(zhì)上，方便后續(xù)對其實(shí)施長期保存。數(shù)字化檔案歸檔具有較高的復(fù)雜性，為此采取數(shù)字化檔案歸檔方式時(shí)，檔案管理人員應(yīng)保證整個(gè)操作流程的安全性、準(zhǔn)確性，并確保其能夠契合單位辦公自動(dòng)化和信息管理工作的具體狀況，將其看成是至關(guān)重要的工作程序之一，搭建起科學(xué)合理的歸檔制度。在不同環(huán)境下所產(chǎn)生的檔案需要采用差異化的歸檔方法。若是使用網(wǎng)絡(luò)歸檔，可以根據(jù)相關(guān)要求轉(zhuǎn)到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)部，或者是在上面標(biāo)記歸檔標(biāo)識(shí)。歸檔過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于以下幾方面要點(diǎn)的重視。

首先，檔案管理者需要對電子文件的歸檔范圍進(jìn)行明確，為后續(xù)歸檔工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，應(yīng)當(dāng)了解歸檔的時(shí)間。一般來說，數(shù)字化文件的歸檔工作會(huì)集中在年度結(jié)束或者是任務(wù)完成之后，具體可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。由于受到存儲(chǔ)介質(zhì)和技術(shù)環(huán)境條件等多方面因素的影響，所以歸檔時(shí)間應(yīng)當(dāng)盡可能維持在2～3個(gè)月范圍之內(nèi)。最后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確具體的歸檔要求，嚴(yán)格遵循歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)闡述配套的軟硬件環(huán)境，并且要切實(shí)保障數(shù)字化檔案文件格式的通用性。

2.2.4 安全保障

安全性是數(shù)字化文檔的基礎(chǔ)性要求之一，在檔案形成、業(yè)務(wù)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都潛在著一定的安全問題。為了切實(shí)保障數(shù)字化檔案的安全性，需要從以下幾方面著手采取相應(yīng)的措施。首先，應(yīng)完善現(xiàn)有的歸檔制度，明確要求，在歸檔過程中對紙質(zhì)版本、縮微品以及電子版本進(jìn)行同時(shí)保存。在收集積累階段還應(yīng)當(dāng)注意對其隨時(shí)備份，同時(shí)完成電子文件登記表的填寫工作，明確體現(xiàn)出數(shù)字化文件的類別代碼的實(shí)際性質(zhì)。其次，在技術(shù)層面，檔案管理人員需要科學(xué)開展軟硬件環(huán)境檢測工作，對各種參數(shù)和軟件進(jìn)行集中歸檔，同時(shí)了解信息載體是否存在病毒和劃痕等。最后，在保管層面，需要定期展開抽樣檢驗(yàn)工作，并且確保抽樣率在10%以上。為了保障數(shù)字化文件的安全性和原始性，在對檔案資源進(jìn)行應(yīng)用的過程中應(yīng)當(dāng)使用拷貝件，嚴(yán)禁出現(xiàn)自行復(fù)制電子文件的現(xiàn)象，將使用權(quán)限和保密規(guī)定落實(shí)到位[5]。

3" 結(jié)束語

綜上所述，計(jì)算機(jī)中包含著預(yù)先設(shè)定的程序，靈活應(yīng)用能夠輔助檔案管理人員更加高效地開展那些重復(fù)性強(qiáng)和低技術(shù)含量的任務(wù)。因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)相對于人工來說更具穩(wěn)定性，所以其所開展的基礎(chǔ)性檔案管理工作具有更高的水準(zhǔn)，有助于切實(shí)緩解工作人員的壓力，提高工作效率，并避免各種不必要的人為失誤。此外，數(shù)字化檔案不僅能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁┓奖悖€能夠提高資源的調(diào)取和共享效率，有助于檔案資源利用效率的持續(xù)平穩(wěn)提高。

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