對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作是其工作的重要內(nèi)容。新時期背景下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也迎來了較大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸難以滿足當前事業(yè)單位發(fā)展的需要?；诖耍F(xiàn)結(jié)合園林局等事業(yè)單位檔案管理工作的情況，分析檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，對檔案管理的理念、方法和隊伍建設(shè)等方面進行研究，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，希望為相關(guān)人員提供一定的參考與借鑒。

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容與意義

事業(yè)單位檔案管理工作的主要內(nèi)容

事業(yè)單位的檔案管理工作主要包括兩個方面。第一是對檔案進行收集和存儲，第二是對檔案進行開發(fā)和利用。由于事業(yè)單位的檔案內(nèi)容具有廣泛性，檔案收集時涉及的主體較多，檔案管理人員要與事業(yè)單位的各部門合作將所有信息進行搜集，并將搜集來的信息進行分類整理和登記，以便后續(xù)查找和使用。事業(yè)單位的檔案類型較為多樣，包括文書檔案、圖片檔案、音頻檔案、視頻檔案。在檔案管理工作中，工作人員需要對這些檔案的價值進行判斷，重點挖掘其中的有用信息。此外，由于事業(yè)單位具有特殊性，承擔著部分公共服務(wù)的職責，因此其檔案管理工作也具有公共利益屬性、保密性。

事業(yè)單位檔案管理工作的意義

對于事業(yè)單位來說，對檔案管理工作進行優(yōu)化與更新，創(chuàng)新管理方法，有利于發(fā)揮檔案的信息支撐作用，為部門領(lǐng)導作出科學的決策提供支持。事業(yè)單位大多負責社會的科教文衛(wèi)體等工作，多屬于公益性單位，其檔案具有較高的社會價值，與公共事務(wù)密切相關(guān)，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠更好地服務(wù)于當前和未來的社會發(fā)展，同時也有利于促進事業(yè)單位的改革，更好地發(fā)揮出事業(yè)單位的公益服務(wù)職能。因此，事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理策略，對檔案管理方法進行創(chuàng)新與優(yōu)化，進而建立起更符合社會需要的檔案管理模式。

現(xiàn)存困境與發(fā)展障礙

管理理念陳舊

理念是行為的先導，對行為起著重要的指引作用。在事業(yè)單位檔案管理工作中，一些部門的領(lǐng)導和工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理工作就是對檔案進行收發(fā)和管理。這很容易導致檔案資料收集不及時、不到位。此外，雖然事業(yè)單位設(shè)有檔案管理部門，但在實際工作中檔案管理部門的獨立性比較有限，再加上上級領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視、設(shè)備更新以及人才引進不到位等因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理工作長期處于相對滯后狀態(tài)，尤其在信息化建設(shè)和發(fā)展改革方面存在較大不足。這也使得檔案管理工作的實際效果不佳。

管理方法落后

在進行檔案管理時，事業(yè)單位需要根據(jù)具體的檔案類型采用合適的方法進行檔案儲存、利用和開發(fā)。事業(yè)單位的檔案類型十分豐富，但是事業(yè)單位在管理和開發(fā)檔案時依然采用傳統(tǒng)的方法。這種方法需要花費大量的人力和時間，并且存在出錯率高、檔案容易遭到破壞等問題。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了發(fā)展的契機，一些新技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作的效率更高，但由于檔案管理工作人員的觀念比較落后，依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式開展工作，導致檔案管理工作的質(zhì)量始終無法得到實質(zhì)性的提升。

人才隊伍建設(shè)存在不足

事業(yè)單位的工作內(nèi)容涉及科技、教育、文化、衛(wèi)生等諸多方面，在檔案管理方面，事業(yè)單位需要擁有專業(yè)背景的人開展相關(guān)工作，否則難以對檔案進行專業(yè)化的收集、儲存和開發(fā)利用。然而，長期以來，由于對檔案管理工作的重視度不足，事業(yè)單位在檔案管理人才的培養(yǎng)和引進方面始終沒有下足功夫，一些單位甚至并沒有將檔案管理人才的引進納入工作規(guī)劃中，從事檔案管理的大多是兼職人員，由于自身能力有限，他們無法完全按照工作要求開展相關(guān)工作。

資源支持力度有限

從資源建設(shè)的角度看，新時期背景下的檔案管理工作面臨著較大的變化。在工作內(nèi)容方面，除了要進行檔案資料的搜集和整理外，還要基于當前檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，積極推進信息檢索和統(tǒng)計分析工作在檔案管理中的落地。這意味著事業(yè)單位各部門之間要通力配合。同時，信息化時代背景下，檔案管理工作的開展需要一定的資金支持，進而不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施不完善會導致檔案管理條件極為簡陋，嚴重影響了檔案管理工作的效果，不利于新時期背景下檔案管理工作的開展。

新時期下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

更新觀念，加強對檔案管理工作的重視

在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作人員首先需要更新管理理念，然后從管理方法、隊伍建設(shè)、管理資源等方面循序漸進地優(yōu)化檔案管理工作。檔案管理人員要真正認識到檔案管理工作的重要性，樹立正確的檔案管理工作理念，做好事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化工作，提高對檔案開發(fā)利用的重視程度，認識到檔案收集、傳輸、儲存的意義。同時結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，做好事業(yè)單位檔案的留存與開發(fā)工作，借助信息技術(shù)更好地挖掘檔案的價值。對此，事業(yè)單位需要加大資金投入，借助信息技術(shù)手段使檔案的價值最大化。事業(yè)單位檔案管理人員要提高對檔案管理工作的重視程度，及時改變管理理念，同時為檔案管理工作爭取更多的設(shè)備和資金支持，有效推動檔案管理工作的開展。此外，事業(yè)單位要結(jié)合自身需要和單位具體工作的需求及時調(diào)整檔案管理的方法，并積極開展各種培訓活動，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

創(chuàng)新方法，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢

在新時期，要想推進事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，事業(yè)單位還要對檔案管理方法進行優(yōu)化，促進檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理人員要利用先進的信息技術(shù)深入挖掘檔案的價值，提高檔案的利用率。一方面，事業(yè)單位要積極引進數(shù)字化專業(yè)人才，對檔案資源進行數(shù)字化開發(fā)與利用；另一方面，事業(yè)單位要做好檔案數(shù)字化建設(shè)中的設(shè)備配備和系統(tǒng)開發(fā)工作。檔案資源開發(fā)的一個重點在于設(shè)備的更新?lián)Q代，如果基礎(chǔ)設(shè)施不到位，那么檔案工作就很難取得實質(zhì)性的進展。對此，事業(yè)單位要積極推進檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)，提高檔案的管理效率和利用率。

事業(yè)單位還可以通過引入先進的檔案信息系統(tǒng)進一步提高檔案數(shù)據(jù)查詢和使用的效率，帶動事業(yè)單位檔案管理工作提質(zhì)增效，更好地發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢。在信息技術(shù)的支持下，原本需要耗費大量人力、物力的檔案管理工作模式發(fā)生了極大的改變，事業(yè)單位的檔案資料能夠更好地為領(lǐng)導作出決策提供支持。要使檔案資料服務(wù)于事業(yè)單位的技術(shù)研發(fā)、管理創(chuàng)新等工作，就需要結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理數(shù)字化的趨勢，對事業(yè)單位檔案管理工作進行變革。事業(yè)單位檔案管理工作人員要采用科學的方法對檔案信息進行搜集，并將其準確錄入電腦系統(tǒng)中。在利用技術(shù)手段管理檔案的初期，可以采用電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的思路，以此保證檔案管理工作的安全性。

加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)性

在人才隊伍建設(shè)方面，事業(yè)單位要注重人力資源的開發(fā)和利用，提高單位內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)水平。事業(yè)單位要積極打造一支具有良好綜合素質(zhì)的檔案管理隊伍，將提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為新時期背景下事業(yè)單位檔案管理工作的核心內(nèi)容。對此，可以從以下幾方面入手。

第一，要加強人員培訓。事業(yè)單位要基于本單位檔案管理的現(xiàn)狀，采用多種方式提高檔案管理工作人員的檔案管理水平不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)信息時代的要求。

第二，要做好道德培養(yǎng)。在培訓內(nèi)容上，不僅要提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)以及信息化水平，還要加強對檔案管理工作人員的職業(yè)道德教育。要在培訓中通過新老員工結(jié)對子的方式，使新老員工相互，進而提升事業(yè)單位檔案管理隊伍的綜合實力。

第三，要做好人員考核。事業(yè)單位要建立科學、健全、合理的考核評價機制，對考核結(jié)果優(yōu)秀的工作人員進行獎勵，對考核結(jié)果較差的工作人員進行懲罰，以此激發(fā)工作人員的學習熱情，在全單位營造一種主動學習的良好風氣。此外，事業(yè)單位還要鼓勵檔案管理工作人員進行創(chuàng)新，使其基于先進知識和先進技能對檔案管理工作的方法進行創(chuàng)新，切實提高檔案管理效率。

加大對檔案工作的資金投入

基于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，要想對檔案管理工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新，事業(yè)單位就要加大投入，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理部門要嚴格按照現(xiàn)代檔案建設(shè)的標準，采用防水、防火、防盜等一系列安全措施確保檔案的安全。事業(yè)單位的資金來源主要是財政撥款，因此事業(yè)單位要積極向國家財政部門爭取扶持資金，并建立檔案管理建設(shè)專項基金，保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)循序漸進。在進行信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位要根據(jù)自身的工作特點開展相關(guān)工作，以更好地發(fā)揮檔案的價值。利用先進的設(shè)備可以使檔案管理工作中的檔案收集、存檔、應(yīng)用、開發(fā)更加高效便捷。在信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位的具體情況對檔案資料進行安全防護。檔案管理工作人員要樹立風險意識，對信息化檔案管理工作中的風險有一個全面的認識，在檔案管理工作中將各項工作落實到位，及時找出檔案管理工作的不足，做好查漏補缺。

完善體制，優(yōu)化檔案管理工作體系

從體制機制的角度來看，事業(yè)單位要創(chuàng)新檔案管理工作體制，基于本單位的實際情況制定規(guī)范化、可實施性較強的工作流程。事業(yè)單位要制定符合單位實際情況的檔案管理目標，并確保各項工作得以有效落實。事業(yè)單位還要積極探索新的檔案管理模式，勇于突破傳統(tǒng)工作模式和理念的束縛，秉承創(chuàng)新原則，努力改進以往工作中存在的不足，切實保障新的檔案管理制度具有科學性和合理性。此外，在檔案管理工作中，既要對基層員工進行管理，也要對單位領(lǐng)導進行約束，切實保障檔案管理工作高效且規(guī)范。

在體制機制建設(shè)方面，事業(yè)單位要結(jié)合當前信息化發(fā)展背景，做好檔案管理工作的創(chuàng)新。事業(yè)單位可以從內(nèi)部局域網(wǎng)入手，在健全和完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，利用先進的信息技術(shù)手段，完善檔案管理工作的制度，并基于新形勢下的檔案管理要求提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。通過完善檔案管理工作的體制機制，事業(yè)單位檔案管理工作的職能和效用得以充分體現(xiàn)出來，可以為檔案使用者提供更便捷高質(zhì)的服務(wù)。在完善檔案管理工作體制機制的過程中，事業(yè)單位要在新型檔案管理工作體系的指導下，制訂規(guī)范化程度高、針對性強的檔案管理工作流程，確保本單位的實際發(fā)展目標可以順利實現(xiàn)，要在創(chuàng)新思路的基礎(chǔ)上，確保檔案管理工作順利開展。這需要檔案管理工作人員高度重視制度建設(shè)，并對現(xiàn)有的制度內(nèi)容進行優(yōu)化，突破以往管理模式中的弊端和不足。

新時期背景下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也向著信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型。這需要事業(yè)單位及時對檔案管理工作進行創(chuàng)新，順應(yīng)時代發(fā)展要求，努力實現(xiàn)檔案價值利用與開發(fā)的最大化。同時，事業(yè)單位也要認識到檔案管理信息化的兩面性，既要認識到信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來一系列優(yōu)勢，如檔案管理效率提升、檔案利用率提高等，也要認識到其可能存在的風險，打造一支綜合能力較強和專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理隊伍，不斷創(chuàng)新檔案管理工作方法，為事業(yè)單位檔案管理工作的長期發(fā)展和高質(zhì)量建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：山東省淄博市淄川區(qū)園林綠化和公園管理服務(wù)中心）