喻文斌
隨著新一代IT技術(shù)的迅猛發(fā)展,財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為企業(yè)財務(wù)管理中不可忽視的組成部分。作為由企業(yè)內(nèi)部管理需求驅(qū)動的以新一輪產(chǎn)業(yè)升級為前提、以政府政策為催化劑、以技術(shù)變革為實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的新時代數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案,它不僅改變了企業(yè)的組織形態(tài),更推動了財務(wù)共享走向普及,使企業(yè)能夠更加高效地進(jìn)行信息共享和協(xié)同辦公。然而,財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也面臨著諸多挑戰(zhàn),其中最重要的一點(diǎn)就是內(nèi)部控制的挑戰(zhàn)與應(yīng)對。在財務(wù)數(shù)據(jù)處理數(shù)字化和共享化要求提高的情況下,如何優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制管理方案,更新和升級數(shù)字化系統(tǒng),明確崗位職責(zé)和權(quán)限劃分,實(shí)施有效的審批流程與檢查機(jī)制,以減少操縱和錯誤操作的可能性,保障財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性、完整性和可靠性,成為轉(zhuǎn)型過程中的重要課題。
一、內(nèi)部控制在財務(wù)管理中的重要性
(一)確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性
財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性對于企業(yè)的正常經(jīng)營和決策具有關(guān)鍵性作用。有效的內(nèi)部控制體系可以幫助企業(yè)確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,防止錯誤、欺詐和不當(dāng)操作對財務(wù)報表的影響。合理的財務(wù)憑證和嚴(yán)格的審計機(jī)制與財務(wù)報告制度,可以幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)和糾正任何財務(wù)數(shù)據(jù)的錯誤,確保財務(wù)報表的可靠性和準(zhǔn)確性,為企業(yè)的決策提供可靠的依據(jù),幫助管理層制定和執(zhí)行有效的戰(zhàn)略和運(yùn)營計劃,從而推動企業(yè)的發(fā)展。另外,完善的內(nèi)部控制體系還可以增加企業(yè)的透明度和可信度,有效提高其信譽(yù)度,吸引投資者的信任,增加其競爭力。
(二)資源和資產(chǎn)的保護(hù)
企業(yè)的資源和資產(chǎn)是企業(yè)運(yùn)營的重要基礎(chǔ),也是企業(yè)價值的重要組成部分。有效的內(nèi)部控制體系可以確保這些資源和資產(chǎn)得到妥善管理和保護(hù),避免資源浪費(fèi)、濫用和丟失等情況的發(fā)生。比如,通過建立完善的庫存管理系統(tǒng),可以確保存貨的準(zhǔn)確計量、標(biāo)識和追蹤;通過設(shè)立適當(dāng)?shù)膸齑鎸徲嫏C(jī)制,企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)任何盜竊、浪費(fèi)或失誤,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正和預(yù)防;通過設(shè)立嚴(yán)格的預(yù)算控制和費(fèi)用報銷制度,對企業(yè)的資金流向和使用進(jìn)行定期檢查和評估,可以確保資金的有效運(yùn)用,最大程度地減少損失和風(fēng)險的發(fā)生,確保企業(yè)的財務(wù)利益以及運(yùn)營的正常進(jìn)行。
(三)合規(guī)性與法規(guī)遵從
現(xiàn)代企業(yè)面臨著越來越復(fù)雜和嚴(yán)格的法律法規(guī)要求,如財務(wù)會計準(zhǔn)則、稅法規(guī)定、公司法規(guī)定等。有效的內(nèi)部控制體系可以幫助企業(yè)確保財務(wù)活動的合規(guī)性,遵守相關(guān)法規(guī)的要求,最大化地降低企業(yè)因違反法規(guī)而承擔(dān)的風(fēng)險和責(zé)任,確保企業(yè)的財務(wù)活動符合財務(wù)會計準(zhǔn)則的要求。例如,明確的稅務(wù)管理制度可以幫助企業(yè)及時、準(zhǔn)確地履行納稅義務(wù),主動發(fā)現(xiàn)和糾正任何與稅務(wù)有關(guān)的問題,減少稅務(wù)糾紛和風(fēng)險發(fā)生的可能性;健全的內(nèi)部決策和監(jiān)管機(jī)制有利于監(jiān)督企業(yè)高級管理層和董事會履行其法定職責(zé),并遵循公司法規(guī)定的治理原則,保證企業(yè)各項(xiàng)合同、交易和決策符合法律規(guī)定和道德標(biāo)準(zhǔn),避免濫權(quán)和違法行為的發(fā)生。
二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型對內(nèi)部控制的影響
(一)自動化與數(shù)據(jù)化流程的引入
數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動了企業(yè)財務(wù)管理流程的自動化和數(shù)據(jù)化,有利于推動內(nèi)部控制方案的優(yōu)化。比如,自動化記賬、電子報表生成和審批可以顯著提高工作效率,減少人工錯誤的可能性,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。同時,數(shù)據(jù)化的財務(wù)流程能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時交互和共享,提高信息的透明度和可追溯性,從而更好地監(jiān)管和審查內(nèi)部控制。通過數(shù)字化的方式,各個部門和業(yè)務(wù)線可以實(shí)時共享數(shù)據(jù),提高協(xié)作效率,同時也有利于企業(yè)監(jiān)管部門及內(nèi)部審計部門對財務(wù)流程的監(jiān)督和審查,幫助企業(yè)更快地發(fā)現(xiàn)潛在問題,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和修正。
(二)變革管理與員工適應(yīng)
首先,數(shù)字化財務(wù)系統(tǒng)提供了實(shí)時和準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù),使管理層能夠更好地了解企業(yè)的財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)成果,使決策可以更加精準(zhǔn)和及時,從而更快地回應(yīng)市場變化和調(diào)整戰(zhàn)略;其次,自動化流程和系統(tǒng)的使用會減少一些繁重的重復(fù)性工作,優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu),反向激勵企業(yè)員工不斷提升自己的技能,適應(yīng)新的角色和技術(shù)要求,并進(jìn)一步推進(jìn)組織架構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化;最后,數(shù)字化轉(zhuǎn)型還可以促進(jìn)管理者與員工的參與和溝通。通過數(shù)字化系統(tǒng),管理者可以將重要信息、決策和目標(biāo)傳達(dá)給員工,員工也可以及時地向管理者提供反饋和意見。而企業(yè)內(nèi)部社交媒體、在線協(xié)作工具等各種開放式溝通平臺也為員工提供了表達(dá)觀點(diǎn)、分享想法和提供建議的機(jī)會。當(dāng)員工感到自己的聲音被聽到和重視時,便會增強(qiáng)工作積極性和參與度。
三、財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型下內(nèi)部控制的挑戰(zhàn)
(一)數(shù)據(jù)安全與隱私安全
財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來了大量的財務(wù)數(shù)據(jù)和敏感信息的數(shù)字化存儲和傳輸,這對數(shù)據(jù)安全和隱私安全提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。首先,數(shù)字化轉(zhuǎn)型意味著財務(wù)數(shù)據(jù)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字格式,這就會導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和積累,包括財務(wù)記錄、交易明細(xì)等。龐大的數(shù)據(jù)體量意味著潛在風(fēng)險和威脅的增加,因此需要更強(qiáng)大的安全措施來加以保護(hù);其次,數(shù)字化存儲若出現(xiàn)紕漏,會造成數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊、數(shù)據(jù)損壞或丟失等問題,使財務(wù)數(shù)據(jù)暴露給未經(jīng)授權(quán)的人員,從而引發(fā)潛在的金融欺詐或其他不當(dāng)行為;最后,在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中,財務(wù)數(shù)據(jù)需要在不同系統(tǒng)、應(yīng)用程序和平臺之間進(jìn)行傳輸,在這些傳輸過程中,數(shù)據(jù)也可能面臨被截獲、篡改或竊取的風(fēng)險。
(二)技術(shù)系統(tǒng)的集成問題
財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型通常需要引入多個技術(shù)系統(tǒng)和平臺,如財務(wù)管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析平臺等。這些系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)有效的集成和數(shù)據(jù)交互,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。然而,不同的技術(shù)系統(tǒng)和平臺可能采用不同的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和接口規(guī)范,因此在進(jìn)行系統(tǒng)集成時需要解決復(fù)雜的兼容性問題,增加了集成的難度和成本。同時,在數(shù)據(jù)量大、傳輸速度慢或網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的情況下,數(shù)據(jù)的傳輸和同步可能會受到影響,導(dǎo)致數(shù)據(jù)的延遲和準(zhǔn)確性下降。另外,錯誤的數(shù)據(jù)映射或重復(fù)的數(shù)據(jù)傳輸也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或沖突。
(三)人員培訓(xùn)與適應(yīng)新技術(shù)的挑戰(zhàn)
財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型所需要的新技術(shù)和工具對企業(yè)員工提出了新的培訓(xùn)和適應(yīng)要求,包括熟練掌握新引入的技術(shù)和工具、掌握基本的數(shù)據(jù)分析技能、了解常見的安全威脅和風(fēng)險、具備跨部門協(xié)作的能力和持續(xù)學(xué)習(xí)的能力等。另外,數(shù)字化轉(zhuǎn)型會對企業(yè)的工作流程和組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生重大影響。員工需要適應(yīng)新的工作方式和職責(zé),同時也需要適應(yīng)新的決策和溝通機(jī)制。企業(yè)需要在培訓(xùn)中關(guān)注變革管理,以確保員工能夠順利適應(yīng)變化。
四、財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型下加強(qiáng)內(nèi)部控制的對策
(一)強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)
首先,企業(yè)需要建立全面的數(shù)據(jù)安全政策和流程,明確數(shù)據(jù)的敏感性、保密性和訪問權(quán)限的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求,準(zhǔn)確了解哪些數(shù)據(jù)需要特別保護(hù),并建立相應(yīng)的控制措施。例如,對于財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息和知識產(chǎn)權(quán)等數(shù)據(jù),企業(yè)應(yīng)進(jìn)行全面的風(fēng)險評估,考慮可能的威脅和潛在漏洞,如網(wǎng)絡(luò)攻擊、內(nèi)部泄露等,并根據(jù)評估結(jié)果確定數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵重點(diǎn)。制定數(shù)據(jù)安全政策時,應(yīng)包括訪問權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)策略、數(shù)據(jù)存儲和傳輸?shù)募用芤蟮?;其次,隱私保護(hù)方面,企業(yè)需要遵守相關(guān)法規(guī)和法律要求。在收集和使用客戶和員工的個人信息時,企業(yè)必須明確收集的目的和范圍,并獲得相應(yīng)的授權(quán)和同意。此外,企業(yè)還應(yīng)制定隱私保護(hù)措施,包括加強(qiáng)訪問控制、采取數(shù)據(jù)加密、匿名化或脫敏措施,定期審查和更新隱私保護(hù)措施,以應(yīng)對不斷變化的風(fēng)險和需求。同時,還需要建立響應(yīng)和報告數(shù)據(jù)泄露機(jī)制,及時處置和通知相關(guān)方。
(二)系統(tǒng)化優(yōu)化技術(shù)的集成與升級
首先,企業(yè)需要對已有的技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行評估,確定是否需要進(jìn)行集成和升級,并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和技術(shù)需求來選擇合適的集成和升級策略,可以是逐步推進(jìn)的漸進(jìn)式集成,也可以是全面升級替換。在明確企業(yè)的業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)的基礎(chǔ)上,技術(shù)人員需要了解當(dāng)前技術(shù)系統(tǒng)的架構(gòu)、功能、性能和安全等方面的狀況,收集相關(guān)數(shù)據(jù)、文檔和用戶的反饋意見,全面掌握系統(tǒng)的可擴(kuò)展性、穩(wěn)定性、安全性、效率等方面的缺陷,并制定合理的集成和升級方案,確保新系統(tǒng)與已有系統(tǒng)間的有效交互和數(shù)據(jù)流通,避免數(shù)據(jù)傳輸和業(yè)務(wù)流程的阻塞或中斷;其次,企業(yè)應(yīng)建立專門的技術(shù)團(tuán)隊(duì)或委托專業(yè)的技術(shù)服務(wù)提供商,進(jìn)行系統(tǒng)集成和升級的規(guī)劃和實(shí)施,確保在集成和升級過程中不會對現(xiàn)有系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成影響,避免數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況發(fā)生。同時,要對新系統(tǒng)進(jìn)行充分的測試和驗(yàn)證,確保其能夠滿足企業(yè)的要求,并與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫集成。技術(shù)人員可以根據(jù)新系統(tǒng)的功能和需求,編寫覆蓋新系統(tǒng)的各個功能模塊和場景的詳細(xì)的測試方案,驗(yàn)證新系統(tǒng)的各項(xiàng)功能是否符合預(yù)期,包括輸入驗(yàn)證、處理邏輯、界面交互等方面的功能測試以及負(fù)載測試,確保系統(tǒng)在高負(fù)載情況下能夠正常運(yùn)行。在此基礎(chǔ)上還要展開漏洞掃描、滲透測試、權(quán)限控制等安全測試以及在不同的操作系統(tǒng)、瀏覽器、設(shè)備等環(huán)境下的兼容性,邀請企業(yè)用戶或利益相關(guān)者參與測試,驗(yàn)證新系統(tǒng)是否滿足其需求,并收集其反饋意見和建議;最后,還需要加強(qiáng)對系統(tǒng)的監(jiān)測和維護(hù),及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中的問題,確保系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定地運(yùn)行。通過定期的系統(tǒng)更新和維護(hù),及時應(yīng)用新的技術(shù)和解決方案,保持系統(tǒng)的競爭力和適應(yīng)性。
(三)制定有效的培訓(xùn)與變革管理計劃
首先,企業(yè)可以利用調(diào)查問卷向員工了解其對新技術(shù)的了解程度、使用經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)需求?;谶@些信息,企業(yè)可以仔細(xì)評估每個員工的崗位和角色,并制定針對性的培訓(xùn)課程。這些課程包括針對新技術(shù)操作的培訓(xùn),以幫助員工熟練掌握和使用新技術(shù)工具;安全意識培訓(xùn),以提高員工對安全風(fēng)險的認(rèn)識并增強(qiáng)應(yīng)對能力;數(shù)據(jù)分析培訓(xùn),以幫助員工了解和應(yīng)用數(shù)據(jù)分析方法和工具等。除了培訓(xùn)課程,企業(yè)還可以提供其他學(xué)習(xí)資源,如在線教育平臺、培訓(xùn)文檔和團(tuán)隊(duì)分享會等,以鼓勵員工自主學(xué)習(xí)和探索新技術(shù)。此外,定期組織技術(shù)交流和培訓(xùn)活動,讓員工分享自己的經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)成果,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)之間的溝通和合作。
其次,企業(yè)要注重變革管理,積極引導(dǎo)和推動員工對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極參與和適應(yīng)。具體來說,可以制定明確的溝通策略和計劃,明確溝通的目標(biāo)、內(nèi)容、方式和頻率,確保信息能夠全面?zhèn)鬟_(dá),并及時解答員工的疑問;可以鼓勵多方參與和反饋,以便獲得各個層級和部門的觀點(diǎn)和意見。比如,組織會議、研討會或工作坊,提供平臺讓員工參與到?jīng)Q策過程中。在此期間,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)起到榜樣和引領(lǐng)作用,主動與員工進(jìn)行溝通,關(guān)注員工的情緒和反饋,積極解決員工的疑慮。
結(jié)語:
綜上所述,財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型在改變企業(yè)財務(wù)管理方式的同時,也帶來了一系列新的挑戰(zhàn)與內(nèi)部控制需求。其中,數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)、技術(shù)系統(tǒng)的集成與升級,以及員工培訓(xùn)與變革管理等方面都是重要的考慮因素。為了有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn),企業(yè)就必須建立完善的數(shù)據(jù)安全政策和流程,并及時對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行評估,關(guān)注數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、傳輸可靠性以及系統(tǒng)穩(wěn)定性與安全性,確保技術(shù)系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)未來的擴(kuò)展和變化。同時,企業(yè)還應(yīng)定期評估員工對新技術(shù)的現(xiàn)有素養(yǎng)和需求,根據(jù)崗位和角色制定個性化的培訓(xùn)計劃,激勵員工參與并適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。只有確保財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略的持續(xù)推進(jìn),才能穩(wěn)定提高企業(yè)財務(wù)管理的效率和可靠性,為企業(yè)提供更多的數(shù)據(jù)驅(qū)動決策的機(jī)會,從而推動企業(yè)向更高層次的發(fā)展。