喻文斌
隨著新一代IT技術的迅猛發(fā)展,財務數(shù)字化轉型成為企業(yè)財務管理中不可忽視的組成部分。作為由企業(yè)內部管理需求驅動的以新一輪產(chǎn)業(yè)升級為前提、以政府政策為催化劑、以技術變革為實現(xiàn)基礎的新時代數(shù)字化轉型方案,它不僅改變了企業(yè)的組織形態(tài),更推動了財務共享走向普及,使企業(yè)能夠更加高效地進行信息共享和協(xié)同辦公。然而,財務數(shù)字化轉型也面臨著諸多挑戰(zhàn),其中最重要的一點就是內部控制的挑戰(zhàn)與應對。在財務數(shù)據(jù)處理數(shù)字化和共享化要求提高的情況下,如何優(yōu)化企業(yè)內部控制管理方案,更新和升級數(shù)字化系統(tǒng),明確崗位職責和權限劃分,實施有效的審批流程與檢查機制,以減少操縱和錯誤操作的可能性,保障財務數(shù)據(jù)的安全性、完整性和可靠性,成為轉型過程中的重要課題。
一、內部控制在財務管理中的重要性
(一)確保財務數(shù)據(jù)的準確性
財務數(shù)據(jù)的準確性對于企業(yè)的正常經(jīng)營和決策具有關鍵性作用。有效的內部控制體系可以幫助企業(yè)確保財務數(shù)據(jù)的準確性,防止錯誤、欺詐和不當操作對財務報表的影響。合理的財務憑證和嚴格的審計機制與財務報告制度,可以幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)和糾正任何財務數(shù)據(jù)的錯誤,確保財務報表的可靠性和準確性,為企業(yè)的決策提供可靠的依據(jù),幫助管理層制定和執(zhí)行有效的戰(zhàn)略和運營計劃,從而推動企業(yè)的發(fā)展。另外,完善的內部控制體系還可以增加企業(yè)的透明度和可信度,有效提高其信譽度,吸引投資者的信任,增加其競爭力。
(二)資源和資產(chǎn)的保護
企業(yè)的資源和資產(chǎn)是企業(yè)運營的重要基礎,也是企業(yè)價值的重要組成部分。有效的內部控制體系可以確保這些資源和資產(chǎn)得到妥善管理和保護,避免資源浪費、濫用和丟失等情況的發(fā)生。比如,通過建立完善的庫存管理系統(tǒng),可以確保存貨的準確計量、標識和追蹤;通過設立適當?shù)膸齑鎸徲嫏C制,企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)任何盜竊、浪費或失誤,并采取相應的措施進行糾正和預防;通過設立嚴格的預算控制和費用報銷制度,對企業(yè)的資金流向和使用進行定期檢查和評估,可以確保資金的有效運用,最大程度地減少損失和風險的發(fā)生,確保企業(yè)的財務利益以及運營的正常進行。
(三)合規(guī)性與法規(guī)遵從
現(xiàn)代企業(yè)面臨著越來越復雜和嚴格的法律法規(guī)要求,如財務會計準則、稅法規(guī)定、公司法規(guī)定等。有效的內部控制體系可以幫助企業(yè)確保財務活動的合規(guī)性,遵守相關法規(guī)的要求,最大化地降低企業(yè)因違反法規(guī)而承擔的風險和責任,確保企業(yè)的財務活動符合財務會計準則的要求。例如,明確的稅務管理制度可以幫助企業(yè)及時、準確地履行納稅義務,主動發(fā)現(xiàn)和糾正任何與稅務有關的問題,減少稅務糾紛和風險發(fā)生的可能性;健全的內部決策和監(jiān)管機制有利于監(jiān)督企業(yè)高級管理層和董事會履行其法定職責,并遵循公司法規(guī)定的治理原則,保證企業(yè)各項合同、交易和決策符合法律規(guī)定和道德標準,避免濫權和違法行為的發(fā)生。
二、數(shù)字化轉型對內部控制的影響
(一)自動化與數(shù)據(jù)化流程的引入
數(shù)字化轉型推動了企業(yè)財務管理流程的自動化和數(shù)據(jù)化,有利于推動內部控制方案的優(yōu)化。比如,自動化記賬、電子報表生成和審批可以顯著提高工作效率,減少人工錯誤的可能性,確保財務數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。同時,數(shù)據(jù)化的財務流程能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時交互和共享,提高信息的透明度和可追溯性,從而更好地監(jiān)管和審查內部控制。通過數(shù)字化的方式,各個部門和業(yè)務線可以實時共享數(shù)據(jù),提高協(xié)作效率,同時也有利于企業(yè)監(jiān)管部門及內部審計部門對財務流程的監(jiān)督和審查,幫助企業(yè)更快地發(fā)現(xiàn)潛在問題,并采取相應的措施進行調整和修正。
(二)變革管理與員工適應
首先,數(shù)字化財務系統(tǒng)提供了實時和準確的財務數(shù)據(jù),使管理層能夠更好地了解企業(yè)的財務狀況和業(yè)務成果,使決策可以更加精準和及時,從而更快地回應市場變化和調整戰(zhàn)略;其次,自動化流程和系統(tǒng)的使用會減少一些繁重的重復性工作,優(yōu)化企業(yè)人力資源結構,反向激勵企業(yè)員工不斷提升自己的技能,適應新的角色和技術要求,并進一步推進組織架構的調整和優(yōu)化;最后,數(shù)字化轉型還可以促進管理者與員工的參與和溝通。通過數(shù)字化系統(tǒng),管理者可以將重要信息、決策和目標傳達給員工,員工也可以及時地向管理者提供反饋和意見。而企業(yè)內部社交媒體、在線協(xié)作工具等各種開放式溝通平臺也為員工提供了表達觀點、分享想法和提供建議的機會。當員工感到自己的聲音被聽到和重視時,便會增強工作積極性和參與度。
三、財務數(shù)字化轉型下內部控制的挑戰(zhàn)
(一)數(shù)據(jù)安全與隱私安全
財務數(shù)字化轉型帶來了大量的財務數(shù)據(jù)和敏感信息的數(shù)字化存儲和傳輸,這對數(shù)據(jù)安全和隱私安全提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。首先,數(shù)字化轉型意味著財務數(shù)據(jù)從傳統(tǒng)的紙質文件轉變?yōu)閿?shù)字格式,這就會導致大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和積累,包括財務記錄、交易明細等。龐大的數(shù)據(jù)體量意味著潛在風險和威脅的增加,因此需要更強大的安全措施來加以保護;其次,數(shù)字化存儲若出現(xiàn)紕漏,會造成數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊、數(shù)據(jù)損壞或丟失等問題,使財務數(shù)據(jù)暴露給未經(jīng)授權的人員,從而引發(fā)潛在的金融欺詐或其他不當行為;最后,在數(shù)字化轉型過程中,財務數(shù)據(jù)需要在不同系統(tǒng)、應用程序和平臺之間進行傳輸,在這些傳輸過程中,數(shù)據(jù)也可能面臨被截獲、篡改或竊取的風險。
(二)技術系統(tǒng)的集成問題
財務數(shù)字化轉型通常需要引入多個技術系統(tǒng)和平臺,如財務管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析平臺等。這些系統(tǒng)需要實現(xiàn)有效的集成和數(shù)據(jù)交互,確保財務數(shù)據(jù)的準確性和一致性。然而,不同的技術系統(tǒng)和平臺可能采用不同的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)結構和接口規(guī)范,因此在進行系統(tǒng)集成時需要解決復雜的兼容性問題,增加了集成的難度和成本。同時,在數(shù)據(jù)量大、傳輸速度慢或網(wǎng)絡不穩(wěn)定的情況下,數(shù)據(jù)的傳輸和同步可能會受到影響,導致數(shù)據(jù)的延遲和準確性下降。另外,錯誤的數(shù)據(jù)映射或重復的數(shù)據(jù)傳輸也可能導致數(shù)據(jù)丟失或沖突。
(三)人員培訓與適應新技術的挑戰(zhàn)
財務數(shù)字化轉型所需要的新技術和工具對企業(yè)員工提出了新的培訓和適應要求,包括熟練掌握新引入的技術和工具、掌握基本的數(shù)據(jù)分析技能、了解常見的安全威脅和風險、具備跨部門協(xié)作的能力和持續(xù)學習的能力等。另外,數(shù)字化轉型會對企業(yè)的工作流程和組織結構產(chǎn)生重大影響。員工需要適應新的工作方式和職責,同時也需要適應新的決策和溝通機制。企業(yè)需要在培訓中關注變革管理,以確保員工能夠順利適應變化。
四、財務數(shù)字化轉型下加強內部控制的對策
(一)強化數(shù)據(jù)安全與隱私保護
首先,企業(yè)需要建立全面的數(shù)據(jù)安全政策和流程,明確數(shù)據(jù)的敏感性、保密性和訪問權限的管理標準和要求,準確了解哪些數(shù)據(jù)需要特別保護,并建立相應的控制措施。例如,對于財務數(shù)據(jù)、客戶信息和知識產(chǎn)權等數(shù)據(jù),企業(yè)應進行全面的風險評估,考慮可能的威脅和潛在漏洞,如網(wǎng)絡攻擊、內部泄露等,并根據(jù)評估結果確定數(shù)據(jù)安全的關鍵重點。制定數(shù)據(jù)安全政策時,應包括訪問權限控制、數(shù)據(jù)備份和恢復策略、數(shù)據(jù)存儲和傳輸?shù)募用芤蟮?;其次,隱私保護方面,企業(yè)需要遵守相關法規(guī)和法律要求。在收集和使用客戶和員工的個人信息時,企業(yè)必須明確收集的目的和范圍,并獲得相應的授權和同意。此外,企業(yè)還應制定隱私保護措施,包括加強訪問控制、采取數(shù)據(jù)加密、匿名化或脫敏措施,定期審查和更新隱私保護措施,以應對不斷變化的風險和需求。同時,還需要建立響應和報告數(shù)據(jù)泄露機制,及時處置和通知相關方。
(二)系統(tǒng)化優(yōu)化技術的集成與升級
首先,企業(yè)需要對已有的技術系統(tǒng)進行評估,確定是否需要進行集成和升級,并根據(jù)企業(yè)的實際情況和技術需求來選擇合適的集成和升級策略,可以是逐步推進的漸進式集成,也可以是全面升級替換。在明確企業(yè)的業(yè)務需求和目標的基礎上,技術人員需要了解當前技術系統(tǒng)的架構、功能、性能和安全等方面的狀況,收集相關數(shù)據(jù)、文檔和用戶的反饋意見,全面掌握系統(tǒng)的可擴展性、穩(wěn)定性、安全性、效率等方面的缺陷,并制定合理的集成和升級方案,確保新系統(tǒng)與已有系統(tǒng)間的有效交互和數(shù)據(jù)流通,避免數(shù)據(jù)傳輸和業(yè)務流程的阻塞或中斷;其次,企業(yè)應建立專門的技術團隊或委托專業(yè)的技術服務提供商,進行系統(tǒng)集成和升級的規(guī)劃和實施,確保在集成和升級過程中不會對現(xiàn)有系統(tǒng)的正常運行造成影響,避免數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況發(fā)生。同時,要對新系統(tǒng)進行充分的測試和驗證,確保其能夠滿足企業(yè)的要求,并與其他系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成。技術人員可以根據(jù)新系統(tǒng)的功能和需求,編寫覆蓋新系統(tǒng)的各個功能模塊和場景的詳細的測試方案,驗證新系統(tǒng)的各項功能是否符合預期,包括輸入驗證、處理邏輯、界面交互等方面的功能測試以及負載測試,確保系統(tǒng)在高負載情況下能夠正常運行。在此基礎上還要展開漏洞掃描、滲透測試、權限控制等安全測試以及在不同的操作系統(tǒng)、瀏覽器、設備等環(huán)境下的兼容性,邀請企業(yè)用戶或利益相關者參與測試,驗證新系統(tǒng)是否滿足其需求,并收集其反饋意見和建議;最后,還需要加強對系統(tǒng)的監(jiān)測和維護,及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行過程中的問題,確保系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定地運行。通過定期的系統(tǒng)更新和維護,及時應用新的技術和解決方案,保持系統(tǒng)的競爭力和適應性。
(三)制定有效的培訓與變革管理計劃
首先,企業(yè)可以利用調查問卷向員工了解其對新技術的了解程度、使用經(jīng)驗和學習需求?;谶@些信息,企業(yè)可以仔細評估每個員工的崗位和角色,并制定針對性的培訓課程。這些課程包括針對新技術操作的培訓,以幫助員工熟練掌握和使用新技術工具;安全意識培訓,以提高員工對安全風險的認識并增強應對能力;數(shù)據(jù)分析培訓,以幫助員工了解和應用數(shù)據(jù)分析方法和工具等。除了培訓課程,企業(yè)還可以提供其他學習資源,如在線教育平臺、培訓文檔和團隊分享會等,以鼓勵員工自主學習和探索新技術。此外,定期組織技術交流和培訓活動,讓員工分享自己的經(jīng)驗和學習成果,促進團隊之間的溝通和合作。
其次,企業(yè)要注重變革管理,積極引導和推動員工對數(shù)字化轉型的積極參與和適應。具體來說,可以制定明確的溝通策略和計劃,明確溝通的目標、內容、方式和頻率,確保信息能夠全面?zhèn)鬟_,并及時解答員工的疑問;可以鼓勵多方參與和反饋,以便獲得各個層級和部門的觀點和意見。比如,組織會議、研討會或工作坊,提供平臺讓員工參與到?jīng)Q策過程中。在此期間,領導者應起到榜樣和引領作用,主動與員工進行溝通,關注員工的情緒和反饋,積極解決員工的疑慮。
結語:
綜上所述,財務數(shù)字化轉型在改變企業(yè)財務管理方式的同時,也帶來了一系列新的挑戰(zhàn)與內部控制需求。其中,數(shù)據(jù)安全與隱私保護、技術系統(tǒng)的集成與升級,以及員工培訓與變革管理等方面都是重要的考慮因素。為了有效應對這些挑戰(zhàn),企業(yè)就必須建立完善的數(shù)據(jù)安全政策和流程,并及時對現(xiàn)有系統(tǒng)進行評估,關注數(shù)據(jù)準確性、傳輸可靠性以及系統(tǒng)穩(wěn)定性與安全性,確保技術系統(tǒng)能夠適應企業(yè)未來的擴展和變化。同時,企業(yè)還應定期評估員工對新技術的現(xiàn)有素養(yǎng)和需求,根據(jù)崗位和角色制定個性化的培訓計劃,激勵員工參與并適應數(shù)字化轉型。只有確保財務數(shù)字化轉型策略的持續(xù)推進,才能穩(wěn)定提高企業(yè)財務管理的效率和可靠性,為企業(yè)提供更多的數(shù)據(jù)驅動決策的機會,從而推動企業(yè)向更高層次的發(fā)展。