房 磊

遼寧省朝陽市人民防空辦公室

人防檔案信息資源管理分析

房 磊

遼寧省朝陽市人民防空辦公室

以往人防檔案管理主要采取的是實體管理模式，該管理模式與現(xiàn)代信息的發(fā)展不相符，因此針對人防檔案更新管理方法便顯得極為重要。本文在分析加強人防檔案信息資源管理的重要性的基礎(chǔ)上，進一步對加強人防檔案信息資源管理的有效策略進行探究，希望以此為人防檔案信息資源管理的實現(xiàn)提供具有價值的參考憑據(jù)。

人防檔案；信息資源管理；策略

引言

進入21世紀以來，我國社會經(jīng)濟呈現(xiàn)了突飛猛進的發(fā)展勢態(tài)。在這樣的勢態(tài)下，計算機信息技術(shù)也呈現(xiàn)了高速的發(fā)展[1]。時代的發(fā)展、技術(shù)的進步，使得大部分生產(chǎn)經(jīng)營工作發(fā)生了實質(zhì)性的變化。就人防檔案管理而言，便從以往的實體管理模式轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)如今的信息管理模式。由于我國人防檔案信息管理尚處于初階階段，許多工作還不夠完善，因此對此項工作進行強化便顯得極為重要。鑒于此，本文對“人防檔案信息資源管理的強化”進行分析與探究具有較為深遠的意義。

1.加強人防檔案信息資源管理的重要性分析

順應(yīng)時代的發(fā)展，國內(nèi)檔案管理工作也發(fā)生了很大程度的轉(zhuǎn)變。就目前而言，我國檔案管理朝向信息化方面發(fā)展是勢在必行的。對于人防檔案來說，實現(xiàn)信息資源管理便顯得極為重要。我們指導(dǎo)，在檔案管理中，信息化既是一項技術(shù)，又是一項策略，將其充分利用，能夠使檔案數(shù)字化管理、縮微化管理得到有效實現(xiàn)。但從檔案管理人員方面來說，人防檔案管理信息化的實現(xiàn)能夠使檔案管理人員的工作負荷大大降低，從而使檔案管理人員的工作時間得到合理調(diào)配，進一步為人防檔案管理質(zhì)量的提升提供保障依據(jù)。下面筆者從現(xiàn)狀下人防檔案信息管理潛在的一些問題進行論述：

（1）檔案信息管理人員分散化。由于檔案信息管理專業(yè)人才偏少，使得國內(nèi)人防檔案信息管理存在人員分散化的特點，主要表現(xiàn)為各個部門互相協(xié)作較為匱乏。部分管理人員素質(zhì)有待提高，主要表現(xiàn)為經(jīng)驗不足、技術(shù)匱乏等。顯然，這樣使人防檔案信息資源管理的強化受到一定程度的阻礙。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)不力。對于人防檔案來說，要想實現(xiàn)信息管理，健全設(shè)備顯得極為重要。而現(xiàn)實情況卻是基礎(chǔ)建設(shè)不力[2]。如信息設(shè)備配套不足、信息存儲不統(tǒng)一，部門與部門之間信息交流不密切等。顯然，這將影響人防檔案信息資源管理的進步及發(fā)展。

（3）檔案信息工作整體性不強。檔案信息工作要想得到有效強化，必須具備制定、系統(tǒng)的支持。目前，國內(nèi)人防檔案信息管理過程中，沒有構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，這便導(dǎo)致信息的收集、處理以及傳輸均沒有規(guī)范的科學(xué)依據(jù)，從而使信息的利用效率大大降低，進一步使人防檔案信息資源管理的發(fā)展受到阻礙。

結(jié)合上述分析，可知目前國內(nèi)人防檔案信息管理還存在一些較為明顯的問題。針對這些問題，則需要在充分解決的基礎(chǔ)上，對人防檔案信息資源管理工作進行強化，這樣才能夠促進該工作的進步及發(fā)展。由此可見，加強人防檔案信息資源管理價值作用顯著，相關(guān)部門需對此工作給予充分重視。

2.加強人防檔案信息資源管理的有效策略探究

為了人防檔案信息資源管理得到有效實現(xiàn)，做好強化工作便顯得極為重要。本人認為，需從以下四大方面進行強化，才能夠為人防大檔案信息資源管理的實現(xiàn)及發(fā)展起到促進作用。具體內(nèi)容為：

2.1及時轉(zhuǎn)變管理觀念

對于人防檔案信息資源管理來說，要想得到有效強化，及時轉(zhuǎn)變管理觀念顯得極為重要。我們知道，人防屬于國防的重要成分之一。人防檔案信息存在的兩大鮮明特點為重要性與保密性。所以，相關(guān)工作人員便需要保護好人防檔案信息資源，避免泄漏而造成國家損失。對于人防檔案信息管理人員來說，最為主要的則是及時轉(zhuǎn)變管理觀念，轉(zhuǎn)變?nèi)朔罊n案信息的管理思維、轉(zhuǎn)變檔案信息的收集渠道以及充分利用檔案信息[3]。檔案信息管理領(lǐng)導(dǎo)者需對管理人員進行加強管理，告知需注重檔案信息的時效性，借助信息技術(shù)，使檔案信息的傳輸?shù)玫接行Ъ涌欤M一步使信息檔案的效益得到有效提升。

2.2構(gòu)建完善的人防檔案信息資源管理制度

任何企業(yè)、任何單位，都需要制度的支持，同時制度也起到了約束行為的作用。對于人防檔案信息管理來說也不例外。需對完善的人防檔案信息資源管理制度加以構(gòu)建。在制度構(gòu)建過程中，需結(jié)合人防的具體情況及特點，使檔案管理的規(guī)范性及科學(xué)性得到有效增強，同時做好人防檔案信息資源管理的推廣工作，使相關(guān)人士對此項工作給予充分的重視。

2.3對人防檔案基礎(chǔ)工作進行強化

時代的發(fā)展、技術(shù)的進步，使得很多工作由繁到簡、由難變易。但是，一些傳統(tǒng)優(yōu)秀的工作模式則不能輕而易舉地舍棄。因此，對人防檔案基礎(chǔ)工作進行強化便顯得極為重要。有關(guān)于人防檔案的接收、歸檔、保管以及檢索等基礎(chǔ)工作，均需要努力完善，對于已經(jīng)歸檔的資料來說，需進行合理整理、登記等，并最終歸檔入庫。檔案歸檔之后，需實施規(guī)范化管理，從而使人防檔案基礎(chǔ)工作真正意義上得到強化。

2.4加強人防檔案隊伍建設(shè)

要想使人防檔案信息資源管理得到有效強化，做好人防檔案隊伍建設(shè)工作也顯得尤為重要[4]。因此，需做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，主要注重業(yè)務(wù)能力方面的培訓(xùn)，同時進行理論知識方面的培訓(xùn)，以此使檔案管理人員整體素質(zhì)得到有效強化。在人防隊伍建設(shè)加強過程中，融入獎懲機制，激發(fā)檔案管理人員對待工作的積極性，同時約束他們的行為，從而使檔案管理工作更具規(guī)范性。

3.結(jié)語

通過本文的探究，認識到加強人防檔案信息資源管理有著非常重要的價值作用。由于這是一項系統(tǒng)化的工作，因此需從多方面加以完善。比如及時轉(zhuǎn)變管理觀念、構(gòu)建完善的人防檔案信息資源管理制度、強化人防檔案基礎(chǔ)工作以及加強人防檔案隊伍建設(shè)等。相信做好以上這些，人防檔案信息資源管理將能夠得到全面強化，進一步為我國人防事業(yè)的發(fā)展奠定尤為堅實的基礎(chǔ)。

[1]黎靜.對加強人防檔案信息資源管理的認識[J].蘭臺內(nèi)外, 2013,06:42.

[2]高寧.業(yè)務(wù)規(guī)則管理在檔案信息資源管理系統(tǒng)中的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,19:104-106.

[3]許龑心.國紅心.檔案信息資源管理中業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)的運用[J].科技資訊,2013,21:217.

[4]段海英.檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理[J].赤子(上中旬),2015,13:200.

房磊（1968-），女，漢族，山東淄博人，副研究館員，大學(xué)本科，檔案管理。