龍婷婷 常青 毛位新 江菲菲

摘 要：本文結(jié)合近年來工作實際，探討生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)檢驗檢測機構(gòu)在開展檢驗檢測工作的過程中如何建立客觀、公正、科學(xué)、保密的委托項目質(zhì)量管理流程：前期（業(yè)務(wù)咨詢、合同評審、簽訂合同或協(xié)議及信息保密）、中期（任務(wù)下達、質(zhì)量管理、相關(guān)部門實施開展、開展進度、數(shù)據(jù)記錄、編寫報告、報告審核、報告簽發(fā)、報告提交）以及末期（到賬結(jié)算、資料存檔、客戶評價），避免因質(zhì)量管理體系實施不合理所引起的項目管理混亂不清，同時也為類似檢驗檢測機構(gòu)建立有效的委托項目質(zhì)量管理流程提供借鑒。

關(guān)鍵詞：生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)，檢驗檢測機構(gòu)，委托項目，質(zhì)量管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.04.027

Analysis of the Quality Management Process of the Project Entrusted by Inspection and Testing Institutions in Ecological Environment System

LONG Ting-ting CHANG Qing* MAO Wei-xin JIANG Fei-fei

（Radiation-Environment Management and Monitoring Station of Guangxi Zhuang Autonomous Region）

Abstract： Based on the actual work in recent years， this paper discusses how to establish an objective， fair， scientifi c and confi dential quality management process of entrusted projects in the process of inspection and testing in ecological environment system inspection and testing institutions： In the early stage （business consultation， contract review， contract or agreement signing and information confi dentiality）， the middle stage （task assignment， quality management， implementation and development of relevant departments， progress， data recording， report preparation， report review， report issuance and report submission） and the end stage （account settlement， data archiving， customer evaluation）， it can avoid the confusion of project management caused by the unreasonable implementation of quality management system， and provide reference for similar inspection and testing institutions to establish effective quality management process of entrusted projects.

Keywords： ecological environment system， inspection and testing institutions， entrusted project， quality management

1 引 言

建立委托項目質(zhì)量管理體系至關(guān)重要，加強與客戶的溝通，全面了解客戶的需求，決定著是否能夠為委托方提供準確、優(yōu)質(zhì)、高效的數(shù)據(jù)結(jié)果，能否給客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能否最大程度地滿足客戶要求[1]。

2 定 義

委托項目質(zhì)量管理流程可分為前期、中期、末期，具體內(nèi)容主要包括∶前期（業(yè)務(wù)咨詢、合同評審、簽訂合同或協(xié)議及信息保密）；中期（任務(wù)下達、質(zhì)量管理、相關(guān)部門實施開展、開展進度、數(shù)據(jù)記錄、編寫報告、報告審核、報告簽發(fā)、報告提交）；末期（到賬結(jié)算、資料存檔、客戶評價）等[2]。

3 前 期

委托項目質(zhì)量管理前期可分為業(yè)務(wù)咨詢、合同評審、簽訂合同或協(xié)議及信息保密。該流程目的為確定客戶需求，確保合同滿足客戶要求，確定有能力和資源實現(xiàn)履約。

3.1 業(yè)務(wù)咨詢

項目管理部門負責接待客戶，明確客戶的想法，全力服務(wù)好客戶，在保證符合質(zhì)量管理要求的前提下盡可能滿足客戶需求，與客戶保持良好的溝通，為客戶解釋有關(guān)檢測的技術(shù)和方法，并向客戶提供適當?shù)慕ㄗh和指導(dǎo)，以便于合同的順利簽訂。

3.2 合同評審

對擬簽訂的合同和協(xié)議進行評審，保證合同的內(nèi)容清晰明了，要求合理合規(guī)，確保機構(gòu)的人力、物力等各項資源配套措施符合合同與協(xié)議的要求，共同順利開展項目。

3.2.1 職責

（1）最高管理者或委托代理人負責合同（協(xié)議）的簽訂。

（2）技術(shù)負責人負責組織對重大、特殊監(jiān)測項目合同（協(xié)議）涉及的監(jiān)測工作內(nèi)容進行評審。

（3）項目管理部門負責提出合同評審，協(xié)助技術(shù)負責人實施合同評審，并對合同評審的記錄進行整理歸檔。

3.2.2 評審分類

（1）以口頭、電話或傳真等形式預(yù)約的項目，由委托代理人在接受委托時認為有能力滿足的口頭予以確認。

（2）合同（協(xié)議）由委托代理人負責合同（協(xié)議）的簽訂。

（3）對于重要的、復(fù)雜的、加急的合同（協(xié)議）或新開展的監(jiān)測項目，在與客戶簽訂合同（或協(xié)議）之前，由項目管理部門向技術(shù)負責人提出評審申請，由技術(shù)負責人組織相關(guān)人員進行全面和系統(tǒng)的評審，相關(guān)部門做好配合工作。

3.2.3 評審內(nèi)容

（1）對客戶要求（包括客戶委托書及生態(tài)環(huán)境部制定的年度工作計劃）中的監(jiān)測項目，在正式合同（或協(xié)議）簽訂前或年度工作計劃實施前對合同/計劃進行系統(tǒng)評審，以明確本單位從技術(shù)能力和資源配備協(xié)調(diào)等方面滿足客戶要求所需進行的各項工作。

（2）對擬開展的合同按《合同評審程序》進行評審。和客戶表述清楚檢驗檢測項目的各項要求，選擇適當?shù)?、能滿足客戶要求的監(jiān)測方法；確定向客戶提供監(jiān)測報告的時限；如合同中有項目（或工作）需分包，執(zhí)行《監(jiān)測工作分包管理程序》，同時應(yīng)評審分包方是否為委托方所接受。

3.3 簽訂合同或協(xié)議

為滿足工作中各項技術(shù)要求，由此采取的技術(shù)、方法、質(zhì)保措施、產(chǎn)生費用、價格及可能引起的風(fēng)險應(yīng)明確規(guī)定、形成文件并使合同執(zhí)行人員充分理解。

3.4 信息保密

對委托的客戶采取信息、身份等機密的保護，保障客戶的相關(guān)權(quán)益不受侵犯和透露，樹立本機構(gòu)公正、公平、可靠的正面形象和客戶的合法權(quán)益。有外部人員因工作需要需進入本實驗室受控區(qū)域時，由陪同部門負責人到辦公室填寫《外部人員進入登記表》并由質(zhì)量負責人批準后進入相關(guān)區(qū)域參觀。

4 中 期

委托項目質(zhì)量管理中期包括任務(wù)下達、質(zhì)量管理、相關(guān)部門實施開展、數(shù)據(jù)記錄、報告編寫、報告審核、報告簽發(fā)等。該流程保證質(zhì)量管理與業(yè)務(wù)工作同向而行，保障工作質(zhì)量，規(guī)范項目實施。

4.1 任務(wù)下達

簽訂合同或協(xié)議并確定項目信息后，項目管理部門編制監(jiān)測計劃，分解監(jiān)測任務(wù)，協(xié)調(diào)組織各科室在遵循質(zhì)量管理體系下共同開展檢驗檢測工作，同時在實驗室測量分析管理系統(tǒng)上下發(fā)任務(wù)單，并附紙質(zhì)版存檔。注意業(yè)務(wù)內(nèi)容與質(zhì)量保證內(nèi)容要詳盡、清晰，無歧義，若客戶有特殊需求，比如檢驗檢測時間加急、條件方法有特殊偏好等，應(yīng)予以備注[3]。

4.2 質(zhì)量管理

業(yè)務(wù)下達后，由質(zhì)量管理部門對其全流程、各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，保證技術(shù)人員嚴格執(zhí)行本單位管理體系，確保檢測數(shù)據(jù)、結(jié)果的真實、客觀、準確和可追溯，即公正性、科學(xué)性和準確性。當識別出數(shù)據(jù)偏離時，及時采取糾正措施；消除或減小風(fēng)險，抓住機遇，確保管理體系能夠?qū)崿F(xiàn)其預(yù)期結(jié)果；持續(xù)改進，保證管理體系的適宜性、充分性和有效性。

4.3 相關(guān)部門實施開展

在協(xié)調(diào)各相關(guān)部門同步、有序開展活動后，項目管理部門實時跟蹤業(yè)務(wù)開展進度及核實資金到賬情況，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，督促各部門按時按質(zhì)完成工作。

4.4 數(shù)據(jù)記錄

4.4.1 記錄控制的基本要求

（1）原始記錄表中信息應(yīng)該完整，包含序號、委托單位、監(jiān)測場所等全面的資料，準確清楚，以此識別各類影響因素，并確保重現(xiàn)監(jiān)測過程。

（2）記錄中包含的方法應(yīng)該詳盡齊全，如方法依據(jù)至少包含標準號、標準名稱。

（3）儀器測量儲存記錄與原始記錄樣品編號必須一致，以及電腦儲存記錄名稱與原始記錄名稱必須一致，需要滿足樣品編號唯一性要求。

（4）儀器使用記錄應(yīng)填寫樣品唯一性編號。

（5）原始記錄應(yīng)注明儀器編號，以及當多臺儀器使用的時候必須明確監(jiān)測數(shù)據(jù)的唯一性和完整性。

（6）原始記錄不應(yīng)杠改較多，若有杠改需要簽字。

（7）原始記錄表結(jié)束后應(yīng)填寫“以下空白”或斜杠處理。

（8）原始記錄復(fù)印件應(yīng)說明儲存位置。

（9）各種記錄應(yīng)當符合各自的記錄規(guī)定要求，已有規(guī)定格式但需進行修改的應(yīng)當符合相關(guān)程序要求。

（10）當記錄中出現(xiàn)錯誤時，不得涂改，應(yīng)當杠改，并手寫簽名或蓋個人章。

（11）記錄應(yīng)當以便于存取的方式存放和保存在適宜環(huán)境的設(shè)施中，以防止其損壞、失密和丟失，并且易于檢索。在保存期內(nèi)不得損壞或遺失，按照《記錄管理程序》定期歸檔。

（12）存儲在電子媒體上的記錄按《數(shù)據(jù)信息管理程序》進行控制。

4.4.2 技術(shù)記錄控制的特定要求

（1）在對技術(shù)記錄進行填寫時，應(yīng)采用黑色水性筆，滿足字跡整齊、干凈、易識別的要求，當有空白處時，采取杠改的形式，不得亂涂亂畫。

（2）在檢驗檢測工作中及時、真實填寫記錄表，不得在完成工作后才憑記憶進行補寫。

（3）當因手誤或其他因素錯填記錄表時，應(yīng)該在錯誤處杠改，務(wù)必使原數(shù)據(jù)清晰可見，并將本應(yīng)填的數(shù)據(jù)填寫在其附近。值得指出的是，任何改動均需要改動人簽字或蓋姓名章。

（4）記錄表需要包括標準方法、監(jiān)測日期、天氣條件、計算方法、監(jiān)測數(shù)據(jù)等各種詳盡信息，必要時可輔以流程圖、點位圖等，最后還應(yīng)當加上監(jiān)測人員、校核人員的簽名。

（5）在檢驗檢測過程中，當出現(xiàn)特殊情況或其他需要說明的情況時，應(yīng)進行備注。4.4.3 監(jiān)測原始記錄內(nèi)容

應(yīng)當包括原始記錄對應(yīng)于監(jiān)測報告的識別編號；監(jiān)測對象的唯一性編號、技術(shù)參數(shù)、狀態(tài)和環(huán)境條件；監(jiān)測儀器設(shè)備的唯一性標識、技術(shù)參數(shù)；監(jiān)測項目及內(nèi)容；監(jiān)測地點的描述；監(jiān)測依據(jù)、數(shù)據(jù)、結(jié)果及日期。

4.4.4 數(shù)據(jù)控制的要求

（1）監(jiān)測人員和校核人員在填寫、檢查數(shù)據(jù)時，應(yīng)再一次進行檢查，確保各流程不出現(xiàn)任何問題，保證計算過程和結(jié)果的準確無誤。

（2）各部門按《記錄管理程序》《數(shù)據(jù)信息管理程序》負責各自的電子和自動化設(shè)備管理和維護，確保其功能正常，保證數(shù)據(jù)的安全完整。

4.5 報告編寫、審核、簽發(fā)

結(jié)果報告是本單位監(jiān)測工作的最終“產(chǎn)品”，向客戶提供有效的監(jiān)測報告是本單位的工作目標之一。本單位制定了《監(jiān)測報告管理程序》，各監(jiān)測科室應(yīng)按照有關(guān)標準規(guī)范和程序規(guī)定，報告編寫規(guī)范、表格文字版面設(shè)計清晰統(tǒng)一，監(jiān)測數(shù)據(jù)便于理解。檢驗檢測報告采用的標題應(yīng)直白、文字簡單、數(shù)據(jù)規(guī)范、采用統(tǒng)一計量單位、結(jié)果易懂。如果報告中包含分包內(nèi)容，還應(yīng)特別予以注明。

4.5.1 監(jiān)測報告包含信息

應(yīng)包括標題；標注資質(zhì)認定標志，加蓋單位公章；本單位名稱和地址，進行監(jiān)測的地點（現(xiàn)場監(jiān)測時）；報告編號（唯一性）和每頁號及總頁數(shù)標識；客戶的名稱和聯(lián)系信息；所用監(jiān)測方法的標識（采用標準、規(guī)范或客戶要求方法）；監(jiān)測樣品的描述、狀態(tài)和標識；監(jiān)測日期，對結(jié)果的有效性和應(yīng)用有重大影響時，注明樣品的采樣（送樣）日期；對結(jié)果的有效性和應(yīng)用有重大影響時，提供所用的采樣計劃和程序的說明；監(jiān)測報告應(yīng)有簽發(fā)人的姓名、簽字和簽發(fā)日期；監(jiān)測結(jié)果應(yīng)采用法定計量單位（適用時）；樣品由客戶提供時，應(yīng)在報告中聲明結(jié)果僅適用于客戶提供的樣品；當結(jié)果來自外部提供時，應(yīng)在報告中清晰標注；應(yīng)有“未經(jīng)本單位批準，不得復(fù)制報告”的聲明；其他有關(guān)聲明。

4.5.2 結(jié)果說明

當需要對監(jiān)測結(jié)果進行說明時，報告還應(yīng)包括下列內(nèi)容：當監(jiān)測方法產(chǎn)生偏離時，增加或者刪除部分內(nèi)容及不同于常規(guī)的條件信息的說明；適合或不適合標準和規(guī)范的申明；如果客戶有其他想法，或某些因素導(dǎo)致結(jié)果受到影響時，應(yīng)將這些原因逐一標注說明；當有需要時，還可以對客戶新增減的信息和某些非常規(guī)方法進行意見、建議和解釋；為避免產(chǎn)生糾紛，當使用客戶自行提供的相關(guān)數(shù)據(jù)時，應(yīng)有明確的備注說明。

4.5.3 意見和解釋

在要對監(jiān)測報告做出解釋說明時，應(yīng)將其依據(jù)形成文件，由授權(quán)簽字人負責對各自簽字領(lǐng)域的報告做出意見和解釋，并在報告中清晰注明。

4.5.4 監(jiān)測報告的編制

（1）一般的委托性監(jiān)測報告由相關(guān)監(jiān)測部門承擔人出具。

（2）業(yè)務(wù)室按照準則、技術(shù)規(guī)范、國家標準和程序文件的規(guī)定及時出具檢測報告，檢測報告的格式應(yīng)設(shè)計為適宜的類型，盡量減少產(chǎn)生誤解或誤用的可能性，并保證檢測報告中依據(jù)正確，數(shù)據(jù)和結(jié)果準確、客觀、真實、清晰，易于理解。并正確使用法定計量單位。按規(guī)定的時限向客戶提交檢測報告。

（3）正文應(yīng)包含監(jiān)測報告的唯一性標識（報告編號）、每頁及總頁數(shù)的標識、受檢/委托單位名稱等。

（4）監(jiān)測項目嚴格根據(jù)下達的監(jiān)測任務(wù)單執(zhí)行。

（5）不允許使用非法定計量單位和作廢的計量單位，且其符號應(yīng)符合規(guī)定的要求，名詞術(shù)語應(yīng)按標準規(guī)定的稱謂。

（6）法律依據(jù)。信息要經(jīng)得起溯源，監(jiān)測報告中要準確提供公證數(shù)據(jù)，并具有法律效力。若采用非標準方法時，事先應(yīng)征得委托方的同意簽字認可，技術(shù)依據(jù)中必須注明。

（7）項目負責人依據(jù)相關(guān)資料編制監(jiān)測報告，形成報告審核稿。

4.5.5 監(jiān)測報告的修改

審核、批準人員在核對報告時，發(fā)現(xiàn)報告差錯應(yīng)退回修改。

4.5.6 監(jiān)測報告的審批

（1）監(jiān)測報告審核稿形成后，送相應(yīng)項目負責的授權(quán)簽字人進行檢查。當監(jiān)測報告中給出符合（或不符合）要求或規(guī)范聲明時，由充分了解相關(guān)環(huán)境質(zhì)量標準和污染排放/控制標準的報告審核人員和授權(quán)簽字人對結(jié)果進行評估。

（2）報告的核審與簽發(fā)不能為同一授權(quán)簽字人。

4.5.7 監(jiān)測報告的交付

檢驗檢測報告經(jīng)過編制人、校核人以及授權(quán)簽字人簽名后，送辦公室加蓋公章和CMA章。

4.5.8 監(jiān)測報告的發(fā)放

監(jiān)測報告由項目負責人的科室負責發(fā)放，并作好記錄。

5 末 期

委托項目質(zhì)量管理末期包括到賬結(jié)算、資料存檔、客戶評價等。

5.1 到賬結(jié)算

項目管理部門根據(jù)合同或協(xié)議要求，向委托方發(fā)放收費通知書等收款票據(jù)，當合同資金到賬時，應(yīng)及時在規(guī)定期限內(nèi)向委托方郵寄發(fā)票。

5.2 資料存檔

（1）項目負責科室資料員按照《監(jiān)測報告記錄和保存程序》整理報告檔案，定期將檔案交檔案管理員歸檔保存，監(jiān)測原始記錄、報告的保存期限滿足生態(tài)環(huán)境監(jiān)測領(lǐng)域有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)文件的歸檔。

（2）監(jiān)測檔案應(yīng)將監(jiān)測任務(wù)單、原始記錄、監(jiān)測報告等一并歸檔。如有與監(jiān)測任務(wù)相關(guān)的其他資料，如監(jiān)測方案、委托方提供的項目工程建設(shè)、工藝工況、合同評審記錄、分包等資料，也應(yīng)同時歸檔。

5.3 客戶評價

項目具體實施部門負責跟蹤客戶對服務(wù)的滿足度，采取客戶滿意度調(diào)查、客戶座談會、客戶問卷等形式收集客戶的意見和滿意度調(diào)查，分析調(diào)查結(jié)果，將情況進行匯總、統(tǒng)計，并將反饋信息報送項目管理部門；同時質(zhì)量管理部門負責將客戶滿意度調(diào)查情況用于質(zhì)量體系改進。

6 結(jié) 語

委托項目質(zhì)量管理流程是順利開展項目的具有重要意義的一個環(huán)節(jié)，由項目管理部門牽頭，質(zhì)量管理部門全程監(jiān)督，各相關(guān)業(yè)務(wù)科室互相配合，才能有效保證項目的順利實施、結(jié)果的真實可靠及質(zhì)量管理體系的持續(xù)高效運行[5]。

參考文獻

[1]郭順媛，王圣.生態(tài)環(huán)境檢驗檢測機構(gòu)監(jiān)測項目的全過程質(zhì)量管理[J].中國檢驗檢測，2022，30（3）：66-68.

[2]王立敏.檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量管理體系運行及改進方法[J].中國標準化，2022（12）：238-240.

[3]宋毅，蒲偉，宋圓圓.檢驗檢測機構(gòu)管理體系的建立與有效運行規(guī)范[J].中國纖檢，2022（6）：54-55.

[4]劉蓮.淺談檢驗檢測機構(gòu)管理體系的建立與有效運行[J].中國檢驗檢測，2021，29（6）：85-87.

[5]劉婷婭. B檢驗中心檢測業(yè)務(wù)的質(zhì)量改進研究[D].北京：中國科學(xué)院大學(xué)，2014.

作者簡介

龍婷婷，碩士研究生，工程師，研究方向為生態(tài)環(huán)境檢驗檢測質(zhì)量管理。

常青，通信作者，本科，工程師，研究方向為生態(tài)環(huán)境檢驗檢測過程管理。

（責任編輯：張瑞洋）