李濤 LI Tao；杜瓊 DU Qiong；劉墨然 LIU Mo-ran；張輝 ZHANG Hui

（國網(wǎng)河北省電力有限公司井陘縣供電分公司，石家莊 050300）

0 引言

集團公司因其體量較大、下屬機構及公司眾多、涉及多種業(yè)務、流程復雜等特點，往往需要由總部牽頭選擇或定制一款覆蓋全公司、全專業(yè)、全流程的ERP 管理軟件，用于集團范圍內(nèi)的管理數(shù)據(jù)貫通，這是一種必要的措施，但其對于某些單位的個性特點往往無法顧及。即集團的“高速公路”不能修到每個業(yè)務末端的“家門口”，有時需要靠自身來打通屬于本公司本專業(yè)的“最后一公里”。

具體到國網(wǎng)河北省電力有限公司井陘縣供電分公司，工程項目的物料領用由多個施工經(jīng)理按項目按進度申領，但國網(wǎng)河北省電力有限公司井陘縣供電分公司所屬集團使用的ERP 管理軟件無法細化到施工經(jīng)理這一管理層級，為解決這一問題，筆者決定立項使用引入施工經(jīng)理和項目管理角色的新流程開發(fā)領料管理軟件，這對提升領料效率及項目管理具有重要意義。

1 原有流程及現(xiàn)狀分析

國網(wǎng)河北省電力有限公司井陘縣供電分公司原有流程如下：

物料使用人根據(jù)自身用料需求編制用料申請，填寫紙質申請單，后經(jīng)各級審核人審核簽字，交物資部門辦理出庫票，物資管理人員根據(jù)申請單搜尋在庫物資臺賬，將符合條件的物資填入出庫票，全部填入后打印出庫票并簽字，如圖1 所示。

圖1 原有流程示意圖

收集各環(huán)節(jié)近一月的用時數(shù)據(jù)，得出各環(huán)節(jié)平均時間如表1 所示。

表1 原流程平均用時統(tǒng)計表

實際工作中發(fā)現(xiàn)，此流程存在如下問題：①由于使用人事先不了解庫存情況，經(jīng)常出現(xiàn)走完全部審批手續(xù)后被物資人員告知無此庫存，造成一定人力及時間的浪費。②現(xiàn)有流程在出現(xiàn)扎堆領料時易出現(xiàn)排隊時間過長的現(xiàn)象，影響施工進度。③現(xiàn)有流程統(tǒng)計功能偏弱，項目管理人員無法及時掌握工程領料信息，不利于項目管理的精益化要求。

2 項目建設過程

2.1 確定新的基本流程 造成原流程效率不高的主要原因是申請人不能及時的了解現(xiàn)有庫存情況，故將申請環(huán)節(jié)由填寫紙質申請單變?yōu)橄仍诰€上查看庫存，后在線上發(fā)起申請，審核人線上審批后傳遞至物資部門打印出庫票，如圖2 所示。

圖2 新流程示意圖

2.2 搜尋市面上現(xiàn)有管理軟件 為縮短項目建設周期，降低開發(fā)難度，筆者首先嘗試在市面上現(xiàn)有的產(chǎn)品中搜尋，但最終并未查找到合適的產(chǎn)品。現(xiàn)有進銷存軟件或功能簡單、不能滿足公司管理需求，或功能過于復雜、定位為全功能ERP 軟件，與集團現(xiàn)有管理軟件沖突。

2.3 比較各個技術路線 首先是數(shù)據(jù)庫選擇上，對比市面上主流數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品后最終選擇MySQL 這款產(chǎn)品，MySQL 免費、流行、易上手、功能強大，主流觀點認為在單表2000 萬行數(shù)據(jù)以下，MySQL 具有較高的可靠性，結合筆者公司數(shù)據(jù)體量，MySQL 足以滿足需求。數(shù)據(jù)庫對比如表2。

表2 主流數(shù)據(jù)庫對比表

其次是編程語言選擇，但由于筆者此前開發(fā)單片機使用的是C 語言，并不適合開發(fā)桌面軟件，若學習C++、C#、Java 等主流的高級語言則學習時間過長，不利于該項目快速落地和迭代，最終選擇功能較弱但學習成本低的VB 進行快速開發(fā)，如表3。

表3 備選編程語言對比表

在開發(fā)的后期一個偶然的機會了解名為aardio 的編程語言，易學且強大，在本項目后期已用aardio 重新編寫部分客戶端。

2.4 基本功能測試及補充項目細節(jié) 軟件并不是全部功能開發(fā)完成后才推廣的，而是在基本功能開發(fā)完成后即開始推廣，一邊推廣一邊反饋修改一邊開發(fā)其他功能，在使用中發(fā)現(xiàn)問題、在使用中完善、在使用中升級，最終完成軟件與使用人之間的磨合。推廣過程中反饋并完善的特色功能主要有：

在申請環(huán)節(jié)由于申請人對所用物料多用俗稱，與集團下發(fā)的標準名稱有較大區(qū)別，直接搜庫存中的標準名稱常出現(xiàn)對不上號的情況，故創(chuàng)新性地增加“俗稱”字段，申請人只需輸入標準名稱或俗稱中的關鍵字即可查詢出相關聯(lián)的結果。

在審核環(huán)節(jié)增加已領物資匯總查看功能，將該領料申請中涉及項目歷史申請、審批及領料情況進行匯總，便于審核人不切換界面即可掌握項目領料進度，準確判斷本次領料申請合理性。

以上兩個功能未見于市面上已有的進銷存軟件，屬于新功能。

3 成果展示及應用成效

為方便每個角色單獨部室、迭代、升級，軟件共分為一個后臺和四個客戶端，分別是發(fā)起端、審核端、物資端、倉庫端。出于實用性考慮，每個客戶端均加大了界面字體，使用三號字，方便使用。

3.1 發(fā)起端

物料使用人在輸入領料人姓名后點擊新建申請單，選擇項目名稱后進入物料選擇界面如圖3。

可以看到，該條物料標準名稱為“電纜接線端子，銅，70mm2，單孔”，但考慮到物料使用人較難記住眾多的標準名稱，實際工作中多用俗稱指代，故加入俗稱字段，在查詢時輸入標準名稱或俗稱均可查詢出對應結果，且無需輸入全稱，輸入關鍵字即可。

3.2 審核端

如對申請數(shù)量有異議可直接修改對應數(shù)量，如不同意可點擊拒絕。另外應項目管理人員要求，增加匯總視圖，將該項目此前申請及領料情況進行匯總呈現(xiàn)，輔助審核人決策，如圖4。

圖4 審核端審批及匯總視圖界面

此外，為方便項目管理人及時查詢項目物料領用進度，設計了綜合查詢功能，可以查詢庫存、領料單信息、物料變更記錄、明細及匯總查詢、歷史記錄等，并可將結果導出進行后續(xù)進一步的數(shù)據(jù)整理。因綜合查詢功能涉及的使用人電腦屏幕足夠大，故將該界面進行了加大，以呈現(xiàn)更多信息。

3.3 物資端

在待辦窗口選擇相應單據(jù)后點擊打印領料單打印即可。筆者在出庫單模板中加入了條碼模塊，以方便倉庫端歸檔時使用掃碼槍快速錄入單號，提升工作效率與使用體驗。

除打票功能外物資端還加入了綜合查詢、新建領料單、入庫、調(diào)整庫存數(shù)量、退庫、作廢單據(jù)、導入指定項目領料上限、導入預警量、再次打印單據(jù)等功能，方便日常物資管理。因篇幅關系不再一一截圖。

3.4 倉庫端

選中單據(jù)后點擊查看領料單進行歸檔，或直接點擊歸檔然后掃碼或手工錄入單號歸檔。因實際工作中絕大多數(shù)出庫單為按票面數(shù)量全數(shù)出庫，故默認出庫數(shù)為經(jīng)審核后的申請數(shù)量，歸檔人員只需修改與票面數(shù)量不一致的條目，避免重復工作量。另外，對于因各種原因導致的歸檔錯誤設計了重新歸檔功能進行修正。

3.5 周轉期分析

在本項目推行一年后，筆者將全量領料單數(shù)據(jù)進行了加工，目的是計算出每種物料在過去一年的時間里平均每月申請量，及在此基礎上預計當前庫存量將在未來幾個月內(nèi)領用完畢，將這個預計月數(shù)稱為周轉期。將周轉期小于3 個月的定義為緊缺物資，大于12 個月的定義為積壓物資，3 到12 個月之間的定義為正常物資。

周轉期表對于項目管理人員和物資管理人員都具有參考價值，對于項目管理人員可根據(jù)物資緊缺程度補充備品備件，以往只是根據(jù)主觀判斷哪些物資常用與不常用，現(xiàn)在可以根據(jù)數(shù)據(jù)定量判斷，更加精準與全面；對于物資管理人員，可以根據(jù)物資使用頻率優(yōu)化倉儲位置，將常用物資置于容易取放的位置而將不常用物資置于不容易取放的位置并視情況增加堆垛層數(shù)。

3.6 使用效果

項目推廣落地后，達到預期效果，一是物料使用人在申請階段便了解所需物料是否在庫，若不在庫則搜索庫存是否有替代物料使用，確認無誤后再發(fā)起申請，避免了此前的時間浪費情況；二是物資人員出票的平均時間由30分鐘降低為1 分鐘，極大提升了工作效率，即使排隊人數(shù)再多也不再出現(xiàn)等一上午拿不到票的情況；三是項目管理人對項目物料領取情況有了及時和全面的掌握，更加心中有數(shù)。

新舊流程各環(huán)節(jié)用時對比，如表4。

表4 新舊流程各環(huán)節(jié)用時對比

3.7 實際案例對比

案例一：施工經(jīng)理王某領取A 工程物料10 條，原有流程下所需時間為：填制紙質申請單0.5 小時、完成各級簽字4 小時、排隊辦理出庫票2 小時、物資人員辦理出庫票0.5 小時、發(fā)現(xiàn)其中2 條無庫存需用另外的物料替代，返回填制第二張紙質申請單0.5 小時、完成各級簽字4 小時、排隊辦理出庫票2 小時、物資人員辦理出庫票0.5 小時，共計14 小時。

提升后的流程下所需時間為：查找?guī)齑娌浫肷暾垎?.5 小時、完成線上審批0.5 小時、排隊及物資人員打印出庫票0.5 小時，共計1.5 小時。

前后對比，提升后共節(jié)省12.5 小時，約為提升前的89%，明顯提高了整體工作效率。

案例二：項目經(jīng)理劉某準備A 工程推進會發(fā)言材料，原有流程下所需時間為：向物資部門電話詢問A 工程領料情況并請物資人員初步整理數(shù)據(jù)及單據(jù)0.5 小時，將數(shù)據(jù)加工為會議所需格式并對疑問數(shù)據(jù)進行單據(jù)核對1.5小時，分析A 項目下所涉及的每個施工經(jīng)理領料情況0.5小時，共計2 小時。

提升后的流程下所需時間為：

在審核端綜合查詢界面錄入相關字段查詢明細及匯總情況并導出1 分鐘，將數(shù)據(jù)加工為會議所需格式0.5 小時，共計0.5 小時。

前后對比，提升后共節(jié)省1.5 小時，約為提升前的75%，提高了項目管理人員日常工作效率。

3.8 其他

在推廣的初期，通過召開座談會的形式向各物料申請人強調(diào)，倉庫不是超市，需要由以往的“我想用啥”向“有啥用啥”的觀念轉變，首先利用現(xiàn)有物資解決問題，現(xiàn)有物資不能滿足時再考慮采購，減少積壓。對于物資專業(yè)及公司長遠利益來說具有一定積極意義。

通過查看未歸檔單據(jù)還可發(fā)現(xiàn)出票后長期不領料的單據(jù)，通過督促領料和作廢單據(jù)，減少了惡意占用物料的情況；通過查看核減數(shù)據(jù)可幫助項目管理人發(fā)現(xiàn)經(jīng)?？浯笪锪鲜褂昧康纳暾埲耍嵘椖抗芾?。這些都是預期之外的效果。

要保證該軟件長期的使用效果，最為關鍵的一點就是物料的標準名稱，新入庫的物料無論送貨單上寫的是什么，一定要在現(xiàn)有物料中查找到標準名稱，現(xiàn)有庫中沒有的，要在集團下發(fā)的標準名稱庫中查找，如果出現(xiàn)同一種物料多個不同名稱的情況將使軟件使用效果大打折扣。

4 結語

許多事情沒有最好只有最適合，經(jīng)過一年多的努力，我們認為現(xiàn)在的軟件是最適合我們的，該項目可以稱之為一個成功的項目，創(chuàng)造了它應有的價值。我們將這個項目分享出來以期對讀者提供一點參考價值。