沈小艷

南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué) 江蘇南京 210046

學(xué)籍管理是職業(yè)本科院校教學(xué)管理的重要組成部分,學(xué)籍管理貫穿學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)離校的整個過程,能夠維護(hù)正常的教育教學(xué)秩序和學(xué)生生活秩序,保障學(xué)生合法權(quán)益。職業(yè)本科院校因存在本、?？茖I(yè)的過渡問題,一所學(xué)校往往同時有?？茖I(yè)和本科專業(yè),同一專業(yè)往往還存在多種生源類別,培養(yǎng)層次和生源類別的復(fù)雜性勢必會加大學(xué)籍管理工作的難度。因此,職業(yè)本科院校更需要針對培養(yǎng)層次和生源的復(fù)雜性制定合理有效的學(xué)籍管理辦法。

1 學(xué)籍管理

學(xué)籍是學(xué)生的一種身份證明,擁有了學(xué)籍就代表學(xué)生正式成為學(xué)校的一員,是經(jīng)過考核后可以在校學(xué)習(xí)的資格。學(xué)生從入學(xué)開始經(jīng)過學(xué)籍注冊便具有了學(xué)籍,除特定的學(xué)籍異動如畢業(yè)、退學(xué)、休學(xué)逾期、開除等情況外,學(xué)生的學(xué)籍將會伴隨學(xué)生在校期間的整個過程。學(xué)籍管理就是對學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理,總體來說,學(xué)籍管理可以分為四個部分:入學(xué)與注冊、學(xué)籍異動、成績管理和畢業(yè)管理。其中,入學(xué)與注冊包括了新生的入學(xué)資格審核、學(xué)籍電子注冊、在校生的學(xué)期注冊。學(xué)籍異動包括保留入學(xué)資格、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、降級、退學(xué)。成績管理包括教師成績錄入、學(xué)生成績證明等。畢業(yè)管理包括學(xué)業(yè)預(yù)警、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證書發(fā)放等。

2 學(xué)籍管理的作用

高校學(xué)籍管理工作是教學(xué)管理工作的一項重要內(nèi)容。加強(qiáng)高校學(xué)籍管理工作,對進(jìn)一步規(guī)范高等學(xué)校辦學(xué)行為、維護(hù)高等學(xué)校教育教學(xué)秩序、促進(jìn)高等教育健康發(fā)展有著重要意義[1]。高校的學(xué)籍管理工作從對新生的入學(xué)資格進(jìn)行審核開始,一直持續(xù)到學(xué)生畢業(yè),具有政策性、原則性和規(guī)范性的特點,在學(xué)校的教育教學(xué)管理中有著重要的地位,是學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行教育管理的重要方式,有利于學(xué)校教學(xué)秩序的正常進(jìn)行,能夠滿足學(xué)生個性化的需求,有利于約束學(xué)生的行為,使得學(xué)生按照學(xué)籍管理的規(guī)定行事,形成良好的校風(fēng),提升學(xué)生的道德素養(yǎng)。

3 職業(yè)本科院校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀與困境

3.1 職業(yè)本科院校學(xué)籍管理難度大

高職院校升級為職業(yè)本科院校有一個特點,往往是從學(xué)校的某幾個特色專業(yè)升級為本科專業(yè)開始,慢慢地,?？茖I(yè)逐漸消失,本科專業(yè)逐漸增多,這就會導(dǎo)致很多職業(yè)本科院校在一定時間內(nèi)會同時存在本科和?？频呐囵B(yǎng)層次。本科和專科又分別包含不同的生源類別,如本科可能同時包含高考招錄、普通專轉(zhuǎn)本、五年一貫制專轉(zhuǎn)本、聯(lián)合培養(yǎng)本科、對口單招等生源,專科可能同時包含高考招錄、與中職學(xué)校合作培養(yǎng)的自主招生、對口單招、提前單招、社會招生等生源。培養(yǎng)層次和生源的不同導(dǎo)致學(xué)生的素質(zhì)素養(yǎng)、思想水平、學(xué)習(xí)年限、畢業(yè)要求等都不盡相同,這在一定程度上也加大了職業(yè)本科院校學(xué)籍管理工作的難度。

3.2 學(xué)籍異動中存在的問題

學(xué)籍異動包括保留入學(xué)資格、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、降級、退學(xué)等。學(xué)生在校期間有權(quán)利根據(jù)自己的實際情況進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)籍異動,但在實際學(xué)籍異動工作中,往往會出現(xiàn)以下一些情況。

學(xué)生休學(xué)期滿未及時辦理復(fù)學(xué)并未辦理任何延遲復(fù)學(xué)手續(xù),導(dǎo)致學(xué)校的在籍學(xué)生數(shù)據(jù)與實際相比有所出入,出現(xiàn)僵尸學(xué)籍的現(xiàn)象;個別學(xué)生休學(xué)或者參軍入伍但未及時辦理保留學(xué)籍手續(xù);個別學(xué)生剛辦理完休學(xué)手續(xù)不久便又要開始申請復(fù)學(xué)。這種學(xué)籍異動的隨意性影響了學(xué)校對學(xué)生的教育教學(xué)管理,阻礙了學(xué)籍管理制度的正常運行,也會給其他學(xué)生帶來消極影響。

3.3 部分職業(yè)本科院校學(xué)籍管理信息化水平不高

職業(yè)本科院校的學(xué)籍管理工作涉及的人數(shù)眾多,數(shù)據(jù)量大,學(xué)籍管理系統(tǒng)的信息化水平對學(xué)籍管理效率和質(zhì)量都存在一定影響,部分職業(yè)本科院校學(xué)籍管理信息化水平較低。如學(xué)生的學(xué)籍異動申請還停留在紙質(zhì)申請的階段,學(xué)籍異動往往需要經(jīng)過學(xué)生本人申請、班主任審核、教學(xué)秘書審核、學(xué)院副書記審核、教學(xué)院長和教務(wù)處處長審核,層層審批所耗費的時間很多,如能夠通過信息化處理,便能大大縮減學(xué)生辦理學(xué)籍異動所耗費的時間和精力,因此,對于信息化水平不高的職業(yè)本科院校,急需加快信息化水平建設(shè),提高學(xué)校學(xué)籍管理效率。此外,部分職業(yè)本科院校信息化平臺多,但平臺之間的兼容性及聯(lián)動性水平不高。以南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)為例,學(xué)校的學(xué)籍管理平臺和學(xué)生上課的考勤平臺屬于不同的平臺,學(xué)生在學(xué)籍管理平臺上的學(xué)籍異動信息無法直接同步到教師上課的考勤平臺,有的學(xué)生已經(jīng)辦理休學(xué)、退學(xué),但是教師的考勤名單上還是有他,有的學(xué)生已經(jīng)辦理了復(fù)學(xué),但是教師的考勤名單上卻沒有他;平臺的兼容性和聯(lián)動性不夠高,導(dǎo)致教師無法準(zhǔn)確高效地對學(xué)生進(jìn)行考勤,無法及時準(zhǔn)確地掌握學(xué)生的出勤情況。

3.4 責(zé)任意識服務(wù)意識不強(qiáng)

學(xué)籍管理工作是高校教育教學(xué)管理工作中的重要一環(huán),學(xué)籍管理工作的效果也影響著每一個學(xué)生。在實際的學(xué)籍管理工作中,存在少數(shù)學(xué)籍管理工作人員工作不仔細(xì),缺乏相應(yīng)的責(zé)任意識,導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍信息出現(xiàn)錯誤。職業(yè)本科院校學(xué)籍管理工作內(nèi)容繁多,工作冗雜,學(xué)籍管理工作人員在處理日常工作時可能會給學(xué)生造成一種不好的體驗。同時,因?qū)W籍管理工作量比較大,但在實際的工作環(huán)境中,職業(yè)本科院校對學(xué)籍管理工作人員缺乏一定的激勵措施,無法調(diào)動工作人員的積極性,這也進(jìn)一步導(dǎo)致了學(xué)籍管理工作人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識不強(qiáng)的問題。

3.5 制度宣傳不到位

學(xué)籍管理工作是一項重要而復(fù)雜的育人工作,涉及不同的職能部門,如教務(wù)處、招就處、二級學(xué)院等。學(xué)校應(yīng)該從多個層面、多個角度宣傳學(xué)籍管理制度,但實際上,很多職業(yè)本科院校的學(xué)籍管理宣傳工作僅僅是形式上的宣傳。新生入學(xué)時給學(xué)生發(fā)一個學(xué)生手冊,里面包含了學(xué)籍管理相關(guān)的內(nèi)容,讓學(xué)生自己去學(xué)習(xí),這種方式缺乏對學(xué)生學(xué)習(xí)過程的跟蹤和對學(xué)習(xí)結(jié)果的考查,導(dǎo)致大部分學(xué)生對學(xué)籍管理制度比較模糊。有的學(xué)生因為不清楚不考試要申請緩考,以為只要跟任課教師請個假就可以了,最后導(dǎo)致出現(xiàn)缺考的結(jié)果,學(xué)生因此喪失了一次補(bǔ)考的機(jī)會,只能參加重修。很多教師認(rèn)為學(xué)籍管理是教務(wù)處的工作,跟自己無關(guān),不愿意了解學(xué)籍管理方面的內(nèi)容,因此,當(dāng)學(xué)生前來咨詢時不能給出正確的處理方式。此外,學(xué)校對學(xué)籍管理制度的宣傳效果缺乏后續(xù)的跟蹤和量化,學(xué)生在了解或者學(xué)習(xí)完學(xué)籍管理制度之后最終掌握了多少、記住了多少,這些都無從得知。

4 學(xué)籍管理提升對策

4.1 學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識

學(xué)籍管理制度的制定是為了管理學(xué)生和服務(wù)學(xué)生,制度的具體執(zhí)行離不開學(xué)籍管理人員,而學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識影響著制度的實施效果和學(xué)籍管理工作的實際成效。因此,職業(yè)本科院校要提高學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識。定期召開學(xué)籍管理人員的內(nèi)部交流會,互相交流工作收獲、經(jīng)驗以及可能存在的問題,通過交流可相互學(xué)習(xí)、共同提高,同時消除一些工作上的信息屏障。在加強(qiáng)校內(nèi)交流的同時,教務(wù)管理部門應(yīng)主動走出去,與兄弟院校教務(wù)部門加強(qiáng)溝通[2]?？梢酝ㄟ^邀請其他學(xué)校優(yōu)秀的學(xué)籍管理工作人員開展工作經(jīng)驗分享會,互相分享討論工作中遇到的問題,通過交流可以互相學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,提高學(xué)籍管理人員的視野,豐富學(xué)籍管理經(jīng)驗,提高業(yè)務(wù)能力。同時,學(xué)校也要激勵學(xué)籍管理人員積極參與教育管理研究,不斷提高研究能力、管理水平和業(yè)務(wù)水平。此外,也可以制定一定的激勵措施提高學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識,如制定合理的學(xué)籍管理工作人員的晉升路徑。

4.2 學(xué)籍管理制度宣傳方式多樣化

制度的存在是為了更好地管理和服務(wù)學(xué)生,學(xué)籍管理制度要想發(fā)揮切實的效果就離不開宣傳。在學(xué)生不同的學(xué)習(xí)階段,如入學(xué)、期末考試、補(bǔ)考、重修、畢業(yè)等時間節(jié)點,借助于各種信息化渠道,如學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)站、學(xué)生手機(jī)客戶端、微信公眾號等渠道宣傳學(xué)籍管理制度,通過多平臺的宣傳,使得學(xué)籍管理制度能夠深入學(xué)生心中,充分發(fā)揮學(xué)籍管理制度的育人作用[3]。學(xué)校也要加強(qiáng)對學(xué)籍管理制度宣傳效果的追蹤,教務(wù)處可以面向各年級學(xué)生舉辦學(xué)籍管理制度大比拼等活動,通過比賽的形式激發(fā)學(xué)生對學(xué)籍管理制度學(xué)習(xí)的熱情,同時也可以考查學(xué)生對學(xué)籍管理制度的了解情況。

4.3 學(xué)籍異動多方聯(lián)動

學(xué)籍伴隨著學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè),但學(xué)生因個人原因可以申請退學(xué)、復(fù)學(xué)、休學(xué)等學(xué)籍異動。在實際的學(xué)籍異動過程中,為了避免學(xué)生錯過復(fù)學(xué)時間或沒有辦理任何學(xué)籍異動手續(xù)就離校等情況發(fā)生,必須形成學(xué)籍異動的多方聯(lián)動體系。在學(xué)校里,班主任是比較了解學(xué)生的實際情況的,如果學(xué)生要休學(xué)或參軍入伍,班主任應(yīng)該首先提醒學(xué)生要辦理保留學(xué)籍的手續(xù)。學(xué)籍管理工作人員應(yīng)定期梳理到了規(guī)定的復(fù)學(xué)時間還未及時復(fù)學(xué)的學(xué)生信息,了解學(xué)生具體情況,提醒學(xué)生及時辦理復(fù)學(xué)手續(xù),并告知不及時辦理復(fù)學(xué)手續(xù)的相應(yīng)后果。為了確保學(xué)籍異動的準(zhǔn)確性,在學(xué)籍異動的審核過程中,各個審核節(jié)點的審核人員都要嚴(yán)格進(jìn)行審核。

4.4 提高學(xué)籍管理信息化程度

職業(yè)本科院校需要轉(zhuǎn)變思想,充分認(rèn)識到學(xué)籍管理工作的重要性,加大對學(xué)籍管理工作的資金投入,推動學(xué)籍管理信息化建設(shè),盡可能將事關(guān)學(xué)生的各種申請都轉(zhuǎn)為線上,如學(xué)籍異動學(xué)生線上進(jìn)行申請、線上進(jìn)行審核;開發(fā)成績單的自動打印,并加蓋電子簽章及時間戳等功能,學(xué)生有需要可以自行打印成績單,不用特地到學(xué)籍管理工作人員辦公室進(jìn)行打印;定期對學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行更新,學(xué)籍管理人員定期反饋學(xué)籍管理系統(tǒng)的問題、提出需求,根據(jù)需求進(jìn)行學(xué)籍管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級,使之更符合學(xué)校學(xué)籍管理的要求和需要;開放學(xué)籍管理系統(tǒng)的部分接口,對有需求的職能部門進(jìn)行學(xué)籍管理信息的部分授權(quán),減少部門間溝通的時間成本,使得學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息能夠在相關(guān)部門實現(xiàn)信息共享,從而減輕學(xué)籍管理工作人員下載、整理數(shù)據(jù)的負(fù)擔(dān),提高工作效率,更好地提供學(xué)籍管理服務(wù)。

4.5 健全學(xué)籍管理制度

學(xué)籍管理制度是學(xué)校學(xué)籍管理工作開展的前提和指導(dǎo)依據(jù),明確的學(xué)籍管理制度是職業(yè)本科院校學(xué)籍管理工作開展的基礎(chǔ)。職業(yè)本科院校要根據(jù)自身特點,結(jié)合本校的實際情況,根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī),制定出符合國家法律法規(guī)的要求,同時又符合本校特色的學(xué)籍管理制度。

職業(yè)本科院校在一定時間內(nèi)存在專業(yè)的過渡問題,既有?？茖I(yè),也有本科專業(yè),不同的培養(yǎng)層次又包含了不同的生源類別。培養(yǎng)層次和生源類別的不同使得學(xué)生的入學(xué)時間和畢業(yè)周期也不盡相同,因此,職業(yè)本科院校要根據(jù)不同的培養(yǎng)層次和生源類別制定科學(xué)、規(guī)范、合理的學(xué)籍管理制度。制度的制定既要滿足學(xué)校管理學(xué)生的需要,同時又要滿足學(xué)生發(fā)展、成長的需要。職業(yè)本科院校學(xué)籍管理制度的制定要經(jīng)過充分調(diào)研,既要滿足暫時存在的?？茖I(yè)學(xué)生的需要,又要滿足本科專業(yè)學(xué)生的需要。

結(jié)語

學(xué)籍管理工作貫穿于學(xué)生整個學(xué)習(xí)階段,涉及學(xué)生的切身利益,影響著學(xué)生的前途。學(xué)籍管理工作人員應(yīng)堅持初心,以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、認(rèn)真的態(tài)度將學(xué)籍管理工作融入學(xué)生成長中。職業(yè)本科院校的學(xué)籍管理工作面臨高挑戰(zhàn)和高要求,科學(xué)有效的學(xué)籍管理是推進(jìn)高校教育可持續(xù)發(fā)展的重要保障。本文通過剖析當(dāng)前職業(yè)本科院校學(xué)籍管理存在的問題,提出提升學(xué)籍管理工作成效的路徑,包括加強(qiáng)制度建設(shè)、提高學(xué)籍管理信息化水平、提升學(xué)籍管理工作人員的素質(zhì)和能力等,為當(dāng)前職業(yè)本科院校的學(xué)籍管理工作提供經(jīng)驗借鑒,促進(jìn)職業(yè)本科院校學(xué)籍管理質(zhì)量的提升。