余國惠

廣東粵海飛來峽水力發(fā)電有限公司 廣東 清遠 511825

引言

推行檔案信息化建設模式，能夠在有效提高檔案管理效能的同時，保證檔案管理方式的科學性以及智能性，可以實現(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘，會對水力發(fā)電企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極影響。為更好地推動檔案管理信息化建設，需要加大對傳統(tǒng)檔案管理模式的研究力度，對互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化建設重點問題展開深度剖析，并結(jié)合水力發(fā)電企業(yè)具體情況，制定出較為合理的管控方案，以便達到切實提升檔案信息化建設水平的目標，保證檔案管理工作開展質(zhì)量。

1 檔案信息化建設必要性分析

為更好地推動企業(yè)發(fā)展，各企業(yè)均加大了信息化建設力度，而檔案信息化作為企業(yè)信息化重要內(nèi)容，也是水力發(fā)電企業(yè)關注重點。在進行檔案信息化建設過程中，會依托企業(yè)信息一體化建設，對企業(yè)一體化發(fā)展形成有效促進。作為企業(yè)改革發(fā)展根本要求，創(chuàng)新是保證檔案工作質(zhì)量與效率的關鍵所在，而以信息化建設作為帶動，推動企業(yè)檔案信息管理工作發(fā)展和改革，將實現(xiàn)對檔案信息的最大化挖掘和應用，能夠為企業(yè)各項運營以及決策工作開展提供可靠數(shù)據(jù)依據(jù)，會對企業(yè)日常管理和發(fā)展產(chǎn)生積極影響，因此進行檔案信息化建設是極為必要的[1]。

2 水力發(fā)電企業(yè)檔案管理特點以及檔案信息化建設內(nèi)容

2.1 水力發(fā)電企業(yè)檔案管理特點分析

水力發(fā)電企業(yè)整體機構(gòu)規(guī)模相對較為龐大，包含的下屬單位也相對較多，整體層次復雜程度相對較高，下屬單位會分布到全國各地或者全省各地，管理難度相對較高。同時，下屬單位均設有獨立檔案管理機構(gòu)，能夠?qū)挝粌?nèi)部各項資料進行收集和存檔等處理，在集團總部對下屬單位進行業(yè)務指導過程中，多數(shù)以檔案管理規(guī)則和辦法制定為主。檔案管理規(guī)則有著明顯共性特點，會因為下屬單位業(yè)務不同，而在檔案管理重點以及特性方面存在差異，會根據(jù)集團總部要求進行檔案信息匯總，供集團進行利用。集團總部和各下屬單位在信息化模式以及網(wǎng)絡建設等方面存在一定不同，在進行系統(tǒng)部署過程中，會按照分布式以及集中式等原則進行整體部署設計[2]。具有良好網(wǎng)絡建設基礎，會通過VPN或?qū)Ｓ镁W(wǎng)絡進行相關內(nèi)容傳輸和下屬單位與總部集團之間的網(wǎng)絡銜接。

2.2 檔案信息化建設內(nèi)容

2.2.1 硬件設施建設。在進行檔案信息化建設過程中，需要保證硬件設施的完整性，以便保證檔案管理工作能夠順利實施。強調(diào)在具體進行硬件設施建設過程中，需要做好信息存儲空間以及計算機等設施的建設工作，應按照信息化建設的具體需要，展開硬件設施平臺設置，以便更好地完成各項信息化建設以及管理工作。

2.2.2 服務意識建設。檔案人員服務意識建設也是檔案信息化建設不可忽視的重要內(nèi)容，強調(diào)要通過對人員服務意識進行有效培養(yǎng)的方式，保證人員能夠更好地為檔案信息化建設和管理提供服務。需要根據(jù)信息化建設需求，對人員進行專業(yè)性培養(yǎng)，幫助人員掌握基本技能以及專業(yè)知識，并且能夠通過設置獎懲機制的方式，對員工工作積極性和服務意識形成有效帶動，確保人員能夠更加積極地投入到信息化建設和管理工作之中。

2.2.3 管理水平建設。檔案管理工作的建設也是保證信息化建設工作的重要手段，提出在對檔案管理模式進行改革的同時，應按照科技的具體應用情況，設置配套管理方案[3]。例如，需要根據(jù)電子化檔案的實際管控需求，設計管控規(guī)則以及管控內(nèi)容，以便保證信息化建設配套管理工作的執(zhí)行質(zhì)量，確保檔案管理工作開展水平能夠得到有效提升，保證檔案數(shù)據(jù)信息能夠得到深度挖掘和充分應用。

3 企業(yè)集團檔案信息化建設存在的問題

3.1 檔案管理方面

目前，企業(yè)集團采用的檔案管理模式主要以電子和手工相輔助管理模式為主，會通過電子化運行和人工管理相結(jié)合的方法，進行檔案接收以及整理等一系列管控操作。會在進行電子檔案保存過程中，按照國家規(guī)定要求進行手工實體檔案的歸檔整理?，F(xiàn)階段文書檔案管理系統(tǒng)主要以OA系統(tǒng)應用為主，可以保證公文歸檔以及流轉(zhuǎn)的規(guī)范性，其他形式檔案資料會在移交到檔案部門之后，根據(jù)相關的類別規(guī)劃方案進行電子文件的轉(zhuǎn)換和處理，可以達到電子化檔案管控模式。但因為科技檔案管理不僅要使用OA系統(tǒng)，同時還要對其他軟件進行應用，所以企業(yè)所使用的系統(tǒng)版本并不能完全適應現(xiàn)代電子化建設的具體要求，軟件全文檢索功能不足以及在線查詢功能不理想等問題，直接對檔案管控工作開展造成的不利影響，并不利于信息化建設工作實施。

3.2 檔案存儲方面

檔案存儲也是信息化建設需要關注的重點內(nèi)容之一，就目前水利開發(fā)企業(yè)集團的檔案存儲情況來看，存儲介質(zhì)主要以紙張存儲為主，并沒有實現(xiàn)完全電子化的處理模式。這實際進行存儲過程中，需要對部分紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的處理和轉(zhuǎn)換，并且需要完成視頻信息以及聲音信息等各種類型檔案信息的數(shù)字化處理，整體工作量相對較大，工作開展效率也相對有限，智能性水平相對較低。

3.3 檔案查詢方面

檔案查詢是保證對檔案數(shù)據(jù)信息進行合理利用的重要手段，也是幫助人員進行日常管理的有效舉措，傳統(tǒng)人工查詢檔案模式，會通過對案卷目錄以及文件目錄進行查詢的方式，獲得檔案信息所在位置以及相關編號，從而通知庫房調(diào)卷，辦理相關手續(xù)。整體查詢途徑較為單一，而且存在查詢準確率較低和效率不足的問題，容易造成文件損壞或者丟失等方面的狀況，并不利于對檔案資源的充分性應用。同時，OA系統(tǒng)并不是專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，查詢功能相對有限，存在查詢準確率不足以及查全率相對較差的狀況，并不能在短時間內(nèi)快速完成對所需要信息的搜尋，會對檔案管理工作造成不利影響[4]。此外，因為水力發(fā)電企業(yè)屬于大型集團，所屬企業(yè)不僅數(shù)量較多，而且檔案管理也相對較為獨立，存在縱向和橫向互通性較弱的問題，不能達到理想資源整合和共享的效果，也會對檔案效益發(fā)揮形成阻礙。

4 檔案信息化建設問題優(yōu)化策略

4.1 按照企業(yè)實際情況設置信息化管理系統(tǒng)

為妥善解決企業(yè)集團在檔案信息化建設所存在的各項問題，需要根據(jù)水力發(fā)電企業(yè)集團具體情況，確定明確系統(tǒng)建設目標以及建設方案，通過構(gòu)建與企業(yè)情況相配套信息化管理系統(tǒng)的方式，更好地推進企業(yè)檔案信息化管理[5]。

按照上述企業(yè)檔案信息化管理特征分析可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在進行信息化系統(tǒng)建設過程中，需要滿足以下幾方面目標：首先，保證檔案信息化管理系統(tǒng)能夠為企業(yè)現(xiàn)代化管理提供服務，能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供支持，會在嚴格遵守國家檔案管控相關法律法規(guī)的前提下，通過采用先進技術(shù)的方式，保證檔案信息管控水平能夠達到國內(nèi)領先狀態(tài)；其次，保證企業(yè)內(nèi)部檔案利用者可以在網(wǎng)絡的支持之下，隨時隨地進行檔案信息的調(diào)取以及查閱服務，整體信息服務工作可以更加靈活﹑智能，保證信息服務能夠涵蓋生產(chǎn)技術(shù)管理﹑行政管理以及科學技術(shù)研究等各項內(nèi)容；再次，需要構(gòu)建檔案管理業(yè)務流程數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔一體化以及科案一體化管理模式，做好電子文檔的歸檔以及整理，確保檔案收集時限能夠提前，需要和其他系統(tǒng)處于無縫連接狀態(tài)，能夠達到對下屬單位形成電子文件進行遠程監(jiān)控的目標，可以對各項數(shù)據(jù)信息進行實時接收和共享，運用數(shù)字化手段實現(xiàn)對檔案業(yè)務流程的精準管理，保證整體管理智能化水平；最后，構(gòu)建數(shù)字信息資源庫，通過對數(shù)據(jù)信息進行深層次挖掘的方式，為企業(yè)生產(chǎn)以及管理等各項工作開展提供可靠數(shù)據(jù)信息支持[6]。同時，構(gòu)建虛擬檔案館，通過組建若干個數(shù)字檔案室的方式，形成較為獨立的檔案管理機構(gòu)，對集團所有檔案信息進行全方位管理，有效規(guī)避以往下屬單位過多以及層次過于復雜所造成的檔案信息管理不暢問題。

在具體進行系統(tǒng)建設過程中，一方面，需要構(gòu)建集團公司總部和下屬機構(gòu)統(tǒng)一檔案管理信息系統(tǒng)，對歷史檔案數(shù)據(jù)進行信息化處理，達到對現(xiàn)行文件進行有效管理的目標，保證集團內(nèi)部所有數(shù)據(jù)信息能夠得到合理管控，能夠達到和現(xiàn)有系統(tǒng)進行有效銜接的目的，通過對同一界面的應用，完成對下屬機構(gòu)各項檔案數(shù)據(jù)資源的調(diào)取和閱覽；另一方面，需要做好下屬機構(gòu)和集團總公司之間的信息資源傳輸渠道建設，保證檔案信息資源的互聯(lián)互通質(zhì)量，按照集團的具體檔案數(shù)據(jù)運行需要，展開數(shù)字化檔案資源的建設工作，構(gòu)建分布式虛擬數(shù)字檔案館，通過對大規(guī)模集團數(shù)字檔案館的建設和應用，滿足各項數(shù)據(jù)應用需求[7]。

4.2 合理進行檔案信息化建設系統(tǒng)部署

在進行系統(tǒng)部署過程中，因為集團和下屬單位的資產(chǎn)以及權(quán)益等各項內(nèi)容并不相同，所以在檔案管理模式以及信息披露方面也存在著明顯不同，需要根據(jù)具體情況確定合理的部署方案，以便保證系統(tǒng)部署的可行性和有效性[8]。

通過對水力發(fā)電集團檔案信息管控情況的綜合分析發(fā)現(xiàn)，適合企業(yè)集團檔案信息化系統(tǒng)部署的方案共有以下三種：①會以集團總部作為管理中心和維護中心，通過將應用服務器和數(shù)據(jù)庫服務器等設置在總部的方式，確保下屬單位能夠通過VPN或?qū)＞W(wǎng)對總部系統(tǒng)進行訪問，進而完成相應信息化建設和管理，此種部署方式主要適用于網(wǎng)絡連接性能較為理想，且下屬單位對于系統(tǒng)維護能力較弱的情況，強調(diào)集團總部需要對下屬單位進行統(tǒng)一權(quán)限管理；②分布式部署模式會將下屬單位和集團總部作為獨立部署地點進行部署，通過構(gòu)建若干數(shù)據(jù)中心以及管理中心的方法，由下屬單位按照集團統(tǒng)一要求進行信息的匯總和移交，并通過在集團總部形成數(shù)據(jù)中心的方式進行一系列管理，此種部署方法適用于網(wǎng)絡連接情況較差的環(huán)境，如果下屬單位和總部集團無法完全做到集中式管理，便可以采用此種部署模式；③混合部署模式會通過大集中管理的方式，通過和其他機構(gòu)采用分布式獨立部署配合的方法，在進行獨立檔案信息移交以及匯總等各項處理之后，經(jīng)由大集中管理機構(gòu)進行管理和控制，在集團總部中形成數(shù)據(jù)中心，從而完成后續(xù)的信息化管控[9]。

5 結(jié)束語

水力發(fā)電企業(yè)需要進一步加大對自身檔案信息化建設問題的研究力度，需要按照與時俱進原則，將現(xiàn)代化技術(shù)科學融入檔案管理之中，構(gòu)建完善檔案信息化建設方案，確保能夠利用智能化管理優(yōu)勢，對傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題進行有效處理。應結(jié)合水力發(fā)電企業(yè)檔案信息特點，制定出較為合理的信息化建設優(yōu)化方案，以便高質(zhì)量完成檔案信息化建設任務，確保檔案信息化建設優(yōu)勢能夠得到充分性發(fā)揮。