文/天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郁冬

一、探索挖掘高等職業(yè)院校檔案資源工作背景

在檔案管理工作中，通過(guò)觀察發(fā)現(xiàn)高等職業(yè)院校檔案管理普遍存在“重編修，輕利用”現(xiàn)象，一些高等職業(yè)院校檔案管理人員未意識(shí)到檔案資料本身對(duì)高等職業(yè)院校相關(guān)領(lǐng)域存在著巨大價(jià)值。當(dāng)前，國(guó)家高度重視職業(yè)教育，各地積極落實(shí)現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)，職業(yè)教育越來(lái)越多地得到了來(lái)自金融、財(cái)政、土地、信用、就業(yè)和收入分配等激勵(lì)政策的具體措施支持[1]，各大高等職業(yè)院校一時(shí)間興起開(kāi)展整理編修校史院志等檔案整理專(zhuān)項(xiàng)工作的熱潮。然而，對(duì)很多有價(jià)值的檔案資料卻鮮少有人發(fā)掘整理并加以利用，造成相當(dāng)多的檔案資源被棄置不用。

習(xí)近平總書(shū)記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案?！盵2]吳寶康先生在談及檔案工作時(shí)候也講過(guò)，檔案資源從某種意義上可以說(shuō)是人類(lèi)一起文化的“母資源”[3]，對(duì)其利用是檔案工作的中心。

二、開(kāi)展挖掘高等職業(yè)院校檔案資源工作的意義

高等職業(yè)院校檔案是指在高等職業(yè)院校管理運(yùn)行工作全過(guò)程的活動(dòng)中產(chǎn)生的不限形式和載體的對(duì)于學(xué)校管理者、教學(xué)主體教師和廣大學(xué)生等利用主體，擁有一定利用價(jià)值和存儲(chǔ)價(jià)值的歷史性記錄。高等職業(yè)院校檔案的內(nèi)容生動(dòng)反映高校辦學(xué)以來(lái)日常工作理念以及內(nèi)容方法上的轉(zhuǎn)變是高校靈魂所在[4]。

對(duì)于高等職業(yè)院校的管理決策者而言，在進(jìn)行涉及院校各類(lèi)事務(wù)決策的時(shí)候，例如修訂高等職業(yè)院校人事制度改革方案、高等職業(yè)院校招生計(jì)劃等工作，必然要參閱借鑒學(xué)校以往相關(guān)檔案材料。通過(guò)挖掘統(tǒng)計(jì)檔案材料，整理成相關(guān)信息數(shù)據(jù)來(lái)指導(dǎo)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)具體決策，如招生管理工作中各省具體計(jì)劃分配、招生宣傳方案制定及高職分類(lèi)考試招生錄取辦法等。

三、挖掘天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院招生檔案工作實(shí)踐

招生檔案統(tǒng)計(jì)工作是挖掘招生檔案資源過(guò)程中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，其中又涉及檔案數(shù)據(jù)挖掘，以檔案數(shù)據(jù)為特定對(duì)象是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用[5]。其基本原理是根據(jù)統(tǒng)計(jì)學(xué)原理，通過(guò)匯總、整理海量、完整、系統(tǒng)的高等職業(yè)院校在招生實(shí)踐工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以數(shù)字形式揭示招生檔案和招生管理工作基本狀況，挖掘出隱藏在其中潛在有用的信息和聯(lián)系的過(guò)程。其作為招生檔案管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)，既能服務(wù)高等職業(yè)院校招生管理工作，又能輻射服務(wù)于高等職業(yè)院校其他管理工作。

以天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例（下文統(tǒng)稱(chēng)生物學(xué)院），通過(guò)查找調(diào)閱生物學(xué)院招生錄取工作全部紙質(zhì)和電子檔案材料，時(shí)間從2016年至2022年；內(nèi)容涵蓋分省分專(zhuān)業(yè)招生計(jì)劃表、招生錄取人員名單底冊(cè)、招生報(bào)到人員學(xué)籍名單及其他檔案資料并經(jīng)相互佐證，力求客觀準(zhǔn)確。經(jīng)統(tǒng)計(jì)匯總完成生物學(xué)院總體招生情況、本市與外省招生情況和中職與高中生源招生情況三個(gè)維度分析。

（一）總體招生情況。整理2016-2022 年總體計(jì)劃及招錄情況分別為：2016 年計(jì)劃2350，錄取2244，報(bào)到1864，錄取率95.5%，報(bào)到率83.1%；2018 年計(jì)劃1973，錄取1873，報(bào)到1657，錄取率94.9%，報(bào)到率88.5%；2019 年計(jì)劃2524，錄取2229，報(bào)到2037，錄取率88.3%，報(bào)到率91.4%；2020 年計(jì)劃2186，錄取2085，報(bào)到1897，錄取率95.4%，報(bào)到率91.0%；2021 年計(jì)劃2387，錄取2019，報(bào)到1804，錄取率84.6%，報(bào)到率89.4%；2022 年計(jì)劃2150，錄取2110，報(bào)到1969，錄取率98.1%，報(bào)到率93.3%；

計(jì)算統(tǒng)計(jì)后得出七年招生計(jì)劃數(shù)平均值為2196；錄取新生平均數(shù)為2037；新生報(bào)到數(shù)平均值為1811。經(jīng)統(tǒng)計(jì)七年生物學(xué)院平均錄取率約為93%，平均報(bào)到率約為88.8%。生物學(xué)院整體錄取率較為穩(wěn)定呈現(xiàn)上升趨勢(shì)，新生報(bào)到率相對(duì)平穩(wěn)。

（二）本市與外省招生情況。1.錄取方面。經(jīng)觀察表1可知，生物學(xué)院在本市的錄取率連續(xù)七年超過(guò)外省，計(jì)劃完成情況優(yōu)于外??；生物學(xué)院本市招生錄取新生數(shù)值多年超過(guò)外省。2.報(bào)到方面。根據(jù)表2 可知，從2018 年起來(lái)自本市的錄取新生報(bào)到率連續(xù)好于外省。2021 年、2022 年本市新生的報(bào)到率高于外省新生報(bào)到率5 個(gè)百分點(diǎn)以上，本市外省的報(bào)到率有拉大的趨勢(shì)。

表1 錄取情況（2016-2022）

表2 報(bào)到情況（2016-2022）

（三）中職與高中生源招生情況。高等院校可劃分為本科院校和專(zhuān)科院校，兩類(lèi)院校生源結(jié)構(gòu)有所差異。本科院校生源主要來(lái)自參加“普通高等學(xué)校招生全國(guó)統(tǒng)一考試”的高中畢業(yè)生；高等專(zhuān)科院校生源多樣還包括參加“高職分類(lèi)考試”“對(duì)口考試”“外省單招”等中職生。因此有必要對(duì)中職和高中兩類(lèi)生源情況分析。

（1）錄取方面。表3 顯示2016、2017 年生物學(xué)院中職生與高中生的錄取率大體相當(dāng)，從2018 年起中職生計(jì)劃完成情況明顯好于高中生；在中職生及高中生錄取占比方面，中職錄取數(shù)量占比略低于高中生。

表3 中職和高中錄取情況比較

（2）報(bào)到方面。表4顯示中職新生報(bào)到率明顯高于高中新生，再通過(guò)仔細(xì)比對(duì)我們可以得出受制于招生計(jì)劃規(guī)模原因中職新生錄取少于高中，但中職新生報(bào)到率高使得同一年中職新生報(bào)到占比較中職新生錄取占比有所提升。

表4 中職和高中報(bào)到情況比較

（四）總結(jié)。1.目前生物學(xué)院年總體招生規(guī)模在2000人左右，若需擴(kuò)大招生規(guī)模則要對(duì)學(xué)院進(jìn)行整體升級(jí)改造，從教室、宿舍、食堂、實(shí)訓(xùn)室等硬件設(shè)施到師資隊(duì)伍、教學(xué)管理等軟件方面均需要較大的資金投入。2.生物學(xué)院的招生管理部門(mén)需要立足本市生源搞好市內(nèi)生源建設(shè)，從而為學(xué)院招生任務(wù)順利完成奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.當(dāng)前國(guó)家大力倡導(dǎo)發(fā)展職業(yè)教育，各地高職分類(lèi)考試改革也在穩(wěn)步推進(jìn)中。生物學(xué)院要順勢(shì)而為重視中職生源儲(chǔ)備建設(shè)，從招生計(jì)劃投放到招生宣傳等要做好相應(yīng)調(diào)整。高等職業(yè)院校招生工作事關(guān)院校各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。在學(xué)管團(tuán)建、教研教學(xué)、學(xué)科建設(shè)等高校管理領(lǐng)域均需要招生工作提供支持。通過(guò)實(shí)踐，以挖掘高等職業(yè)院校招生檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)指導(dǎo)招生管理工作為切入點(diǎn)，引導(dǎo)高等職業(yè)院校的教育工作者可以多從挖掘院校相關(guān)檔案材料，以此為抓手打開(kāi)工作思路、改進(jìn)工作方法、提高工作效率。

四、檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案工作管理制度不完善。在挖掘招生檔案實(shí)踐中得以體現(xiàn)，高等職業(yè)院校檔案管理制度還存在很多短板，落實(shí)檔案管理要求不到位，未能結(jié)合學(xué)院自身實(shí)際切實(shí)執(zhí)行好貫徹好《高等學(xué)校檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定要求。

（二）檔案管理方式單一落后。檔案管理部門(mén)對(duì)檔案材料的管理依然存在大量傳統(tǒng)手工管理模式。倉(cāng)庫(kù)大量積存各種檔案材料，占據(jù)空間和管理人員時(shí)間精力維護(hù)，實(shí)際整理匯總中存在大量沒(méi)有效用的檔案資料。

（三）檔案工作信息化數(shù)字化水平較低。電子檔案覆蓋范圍小，未廣泛采用信息化數(shù)字化管理方式，不能及時(shí)進(jìn)行檔案的錄入與更新，電子化水平僅限于Windows系統(tǒng)下的Microsoft Office 通用腳本語(yǔ)言VBA 及Excel 工作簿等，在信息化和數(shù)字化建設(shè)上仍有相當(dāng)大的改善空間。

五、檔案管理工作存在問(wèn)題的改進(jìn)對(duì)策

（一）健全落實(shí)高等職業(yè)院校檔案管理工作辦法。適用于高等職業(yè)院校的《高等學(xué)校檔案管理辦法》早在2008年9月1日起就已經(jīng)施行了。其中就高等學(xué)校檔案管理中的具體問(wèn)題，主要人員職責(zé)，機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備，具體運(yùn)行工作如考核、違規(guī)處理等有明確規(guī)定。因此高等職業(yè)院校要依托現(xiàn)有檔案管理工作法律法規(guī)制定符合自身實(shí)際的規(guī)章制度并嚴(yán)格落實(shí)。

（二）推動(dòng)高等職業(yè)院校檔案管理信息化數(shù)字化。高校檔案管理信息化和數(shù)字化是大勢(shì)所趨，必須加以落實(shí)。對(duì)于高等職業(yè)院校檔案信息化數(shù)字化工作，不僅檔案工作人員要認(rèn)真對(duì)待充分重視，院校管理者和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要提高認(rèn)識(shí)，以對(duì)檔案工作高度負(fù)責(zé)任的態(tài)度推動(dòng)檔案信息化和數(shù)字化，積極籌措資金、引入先進(jìn)技術(shù)配置信息數(shù)字化設(shè)備。讓高校檔案部門(mén)立足學(xué)校需求，深度挖掘檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享共用新局面。

（三）改革檔案管理工作模式。以檔案材料安全為原則，采用混合模式對(duì)檔案進(jìn)行管理（注：?jiǎn)渭円揽渴止?lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理的就屬于傳統(tǒng)模式，部分檔案借助于計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)，其余檔案進(jìn)行手工的手段來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理的模式屬于混合模式[6]），利用信息化數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)同時(shí)保留傳統(tǒng)紙介材料實(shí)物檔案的歷史原貌，有利于檔案真實(shí)性和檔案資料相互佐證，維護(hù)了檔案完整和安全。

（四）完善檔案鑒定歸檔和銷(xiāo)毀機(jī)制。伴隨高等職業(yè)院校深入發(fā)展擴(kuò)大招生規(guī)模，院校檔案規(guī)模急劇擴(kuò)大，收錄匯編來(lái)自各方面的檔案資料。單純強(qiáng)調(diào)檔案入庫(kù)存儲(chǔ)，沒(méi)有建立鑒別、銷(xiāo)毀機(jī)制勢(shì)必讓檔案管理超負(fù)荷運(yùn)作。為此需要把那些經(jīng)鑒定后被認(rèn)為“有價(jià)值”的檔案進(jìn)行保存，而對(duì)其他被鑒定為“沒(méi)有價(jià)值”的檔案做銷(xiāo)毀。[7]并在該過(guò)程中作出分類(lèi)，按照對(duì)應(yīng)方法原則把不同檔案分類(lèi)匯總。

六、結(jié)語(yǔ)

在以習(xí)近平同志為核心的黨中央和國(guó)務(wù)院高度重視推動(dòng)下，職業(yè)教育事業(yè)不斷提質(zhì)培優(yōu)、增值賦能。2022 年10月16日，中國(guó)共產(chǎn)黨第二十次全國(guó)代表大會(huì)勝利召開(kāi)，習(xí)近平總書(shū)記在大會(huì)報(bào)告中指出要“統(tǒng)籌職業(yè)教育、高等教育、繼續(xù)教育協(xié)同創(chuàng)新，推進(jìn)職普融通，產(chǎn)教融合，科教融匯，優(yōu)化職業(yè)教育類(lèi)型定位”[8]明確將“大國(guó)工匠”和“高技能人才”納入國(guó)家戰(zhàn)略人才，極大地鼓舞了廣大職業(yè)教育工作者。高等職業(yè)院校的檔案工作者也將在未來(lái)積極投身祖國(guó)的檔案事業(yè)工作中，深挖高等職業(yè)院校檔案資源，服務(wù)好現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)和改革事業(yè)。