高繼傳 高建 赫玲 李潔
(1.南京地鐵建設有限責任公司,江蘇 南京 211200;2.南京林業(yè)大學,江蘇 南京 210037;3.山東濟南歷城區(qū)園林和林業(yè)綠化局,山東 濟南 250103)
合同管理信息系統(tǒng)是一個合同信息有效集成、合同數據高度共享、能夠實時動態(tài)進行合同信息化管控的信息倉庫,能夠規(guī)范項目合同管理流程,提高項目管理效率。在實踐中,合同管理信息系統(tǒng)基本實現了合同文本信息管理、合同計量支付等匯總和計算功能,但大多數系統(tǒng)平臺還處于“線上處理,線下審批”的狀態(tài),造成合同流轉周期滯后,影響合同業(yè)務處理的時效性。如何解決線上審批問題,實現合同業(yè)務線上高效流轉,是當前地鐵項目合同管理系統(tǒng)建設所面臨的難題。
現有的線上流程無法解決審批過程中的材料錯誤、材料補充校核等問題,審批靈活性差,因此,只能線上處理,線下審批。上述問題已引起了相關學者的關注,例如:吳海芩等[1]指出,無錫地鐵合同管理系統(tǒng)中合同業(yè)務審批流轉,線上線下不同步,造成了審批速度慢、效率低等問題,提出借鑒同類城市地鐵項目合同管理信息系統(tǒng)流程管理的經驗,對信息系統(tǒng)進行逐步優(yōu)化,但未在實際中實施,解決好合同業(yè)務審批流程問題需要從技術層面出發(fā)。工作流技術是工程實踐領域中流程建模和流程管理的一種技術手段[2],該技術已被應用在其他領域解決流程管理等問題,具有一定的借鑒意義。例如:陳云翔等[3]針對飛機基層級維修保障過程中資源配置問題,提出了一種基于分層賦時著色Petri網的維修保障資源配置方法,根據飛機基層級維修保障工作內容及流程,構建基于飛機維修保障全過程仿真Petri網模型,提出維修保障資源配置規(guī)則并構建資源配置模型,該方法能夠迅速、準確地完成維修過程的資配置;周曉慧等[4]在印染生產過程,應用分層賦時著色Petri網構建印染生產過程模型,通過仿真優(yōu)化分析解決印染生產過程中生產設備之間切換成本、生產設備負荷平衡的問題;張長江等[5]在電信業(yè)務管理領域引入了Petri網工作流建模技術,對電信業(yè)務流程進行梳理,建立面向對象的Petri網模型,并以基于訂單的電信業(yè)務和移動數據增值業(yè)務為例,說明了如何運用Petri網模型靈活、快速的建立業(yè)務流程,實現了電信業(yè)務流程的快速定制和靈活部署。
本文在現有研究基礎上,結合南京地鐵建設有限責任公司(以下簡稱“南京地鐵”)信息化項目,通過分析地鐵項目合同管理組織與流程的特點,利用Petri網工作流建模技術對合同業(yè)務審批流程中不同的審批情形進行建模,利用事件-條件-動作(Event-Condition-Action,ECA)規(guī)則構建工作流執(zhí)行控制機制,增強工作流運行的主動功能,使得合同管理業(yè)務審批流程靈活高效流轉,解決當前合同管理信息系統(tǒng)中審批流程所面臨的問題。
Petri網[6]作為一種圖形化描述過程的工具,廣泛應用于企業(yè)經營過程、業(yè)務審批過程工作流建模與分析。Aalst在Petri網基礎上提出基于Petri網的工作流建模技術,并定義了工作流網(Workflow net)(以下簡稱“WF-net”),當且僅當一個Petri網PN=(P,T,F),當滿足下面兩個條件時,被稱為工作流網[7]。
(1)PN有兩個特殊的庫所i和o,其中i是一個起始庫所,即·i=?;o是一個終止庫所,即o·=?。
(2)如果在PN中加入一個新的變遷t*,使t*連接庫所o與i,即·t*={o},t*·={i},這時所得到的PN是強連通。
其中,P是一個有限庫所集合,T是一個有限變遷集合,F是一組有限連接弧集合。在WF-net中,變遷表示工作流中的活動或操作;庫所表示工作流中活動的條件或資源;庫所與變遷之間用弧連接表示輸入與輸出的邏輯關系;庫所中的托肯代表過程實例的動態(tài)行為。可將工作流管理聯盟(WfMC)定義的業(yè)務活動及關系的工作流原語映射成WF-net網模型,模型映射如圖1所示,構成了對流程進行建模的基本要素。
圖1 模型映射
事件-條件-動作(ECA)規(guī)則是一種將事件觸發(fā)規(guī)則和面向對象、事件驅動結合起來的方法[8]。ECA規(guī)則最早用于主動數據庫系統(tǒng)中,其目的是當某個事件被觸發(fā)后,如果滿足相應條件,就激活某個操作?;谶@種控制思想,可以將其應用于工作流執(zhí)行控制過程,實現工作流的執(zhí)行控制。
主動規(guī)則是一個三元組〈E,C,A〉,E為事件,C為規(guī)則條件,A為規(guī)則動作,主動規(guī)則不僅具有結構特征而且具有行為特征,當觸發(fā)事件產生時,根據條件的真假執(zhí)行動作[9]。ECA 規(guī)則基本表示形式為
RULE〈規(guī)則名〉[(〈參數〉 …)]
WHEN〈事件〉
IF〈條件1〉THEN〈動作1〉;
……
IF〈條件n〉THEN〈動作N〉;(n≥1)
END-RULE[〈規(guī)則名〉]
地鐵項目主要采用傳統(tǒng)平行發(fā)包模式,地鐵公司作為業(yè)主,將項目的勘察、設計、施工、采購等內容拆分成若干標段,分別發(fā)包給勘察、設計、施工等單位,這些單位通過合同建立聯系并形成工作關系。與此同時,地鐵公司與咨詢、監(jiān)理、招標代理等其他咨詢單位簽訂服務合同。因此,平行發(fā)包模式下的合同管理組織以業(yè)主為主導,項目各方積極參與而形成的組織模式,地鐵項目合同管理組織如圖2所示。
圖2 地鐵項目合同管理組織
合同審批流程是指合同業(yè)務執(zhí)行過程中從發(fā)起到審批完成歸檔的全過程。在流程中,外部參與單位包括承包商、監(jiān)理等,通常由承包商發(fā)起合同審批,經監(jiān)理單位審核后進入業(yè)主內部審批。進入業(yè)主內部后,首先,由業(yè)務主辦部門審批,主辦部門可能是工程處、計材處等部門;其次,由合同歸口部門審批,通常合同歸口部門為合約處;最后,由合同參與部門審批,合同參與部門通常是財務處。第三方單位通常是咨詢服務單位,如造價咨詢單位,其他部門是與當前審批合同業(yè)務相關的其他部門。最終由領導層審批完成后執(zhí)行歸檔。從合同業(yè)務整體審批流程來劃分,分為主線流程和分支流程,合同業(yè)務整體流程如圖3所示。
圖3 合同業(yè)務整體流程
實際的合同業(yè)務審批流程中不是每個審批環(huán)節(jié)都是順利通過的,可能會出現審批材料不完整、合同計量數據信息有誤、情況不明需多方會審等情況,導致審批流程出現不同的流轉形式,具體可以分為以下5種情形:
(1)材料完整無誤型。審批材料完備、數據準確,各部門經辦審批按主線流程逐層審批通過,完結歸檔,如圖3中實箭線所示。
(2)材料殘缺有誤型。審批材料殘缺不完整、數據信息有誤,審批不通過,由當前經辦人或審批人退回緊前環(huán)節(jié)重新補充材料或修改數據信息,重新審核再提交,如圖3中虛箭線所示。
(3)材料信息數據爭議型。業(yè)主部門審核時,出現審批材料關鍵信息如合同計量數據有爭議,需要由相關責任單位提供核查意見才能審批,由當前經辦人發(fā)起會簽,獲取核查意見,如圖3中雙向箭線所示。
(4)第三方協(xié)助調查型。業(yè)主部門審批時,需要法律、造價、設計院等第三方咨詢單位協(xié)助進行相關法規(guī)、結算報告及資料、圖紙等分析后才能審批,由當前經辦人發(fā)起會簽,獲取審批報告,如圖3中雙向箭線所示。
(5)合同清單數據查看型。隨著項目進展各種計量數據動態(tài)變化,業(yè)主部門審批時,需要時時查看最新的合同清單計量數據,由當前經辦人發(fā)起會簽,獲取數據反饋,如圖3中雙向箭線所示。
針對上述地鐵項目合同審批流程中的各種情形,提取出合同審批流程中基本的Petri網要素,保證Petri網模型能夠完整地表達出合同業(yè)務審批流程,提高流程實例化后運行效率。
3.1.1 活動
Petri網模型中每一個變遷對應一項合同審批活動,變遷的名稱為審批活動的名稱。合同審批流程中審批活動劃分為經辦活動、審批活動和會簽活動三種。
(1)經辦活動。各審批部門經辦人執(zhí)行的流程性審核活動。
(2)審批活動。各部門完成決策性審批工作,根據各部門內部層級設置審批活動。外部參與單位內部有1級審核,由單位負責人審批;地鐵公司合同審批主辦、歸口以及參與部門內部有2級審批,由部門副職和正職審批;地鐵公司領導層有3級審批,分管領導、常務副總和總經理審批。
(3)會簽活動。分支流程中會簽單位執(zhí)行的會簽審批活動。
3.1.2 轉移條件
轉移條件是活動與活動之間流轉的控制條件。Petri網中合同審批轉移條件用庫所描述,在合同審批流轉中首先對實施條件進行判斷,當庫所中條件滿足,托肯就緒時,審批活動即可實施。通過前述對合同審批情形的分析,合同審批流程的轉移條件即為5種審批情形的發(fā)生條件,具體如下:
(1)審批材料完備、數據準確真實。
(2)審批材料殘缺不完整、數據信息有誤。
(3)審批材料關鍵數據信息有爭議。
(4)審批需法律咨詢、造價咨詢、設計院等第三方咨詢單位協(xié)助進行資料分析。
(5)審批需要查看最新的合同清單計量數據。
3.1.3 角色
角色是將工作流與參與者聯系起來的機制,對活動的執(zhí)行具有支持作用。在Petri網中,角色以資源的形式鏈接到審批活動中。依據上述的審批情形以及活動,結合用戶的崗位職責和層級,劃分為三類角色,負責完成不同的審批活動。
(1)經辦人。由部門工作人員擔任。
(2)審批人。根據各部門崗位具體設置,外部參與單位的審批人由外部單位部門負責人擔任;合同審批主管、歸口以及參與部門的審批人由部門副職和正職擔任;領導層的審批人由分管領導、常務副總和總經理擔任。
(3)會簽人。會簽由各部門經辦人發(fā)起,會簽活動執(zhí)行角色為會簽人,由會簽部門單位負責人擔任。
情形1:合同審批流中審批活動按照主線流程依次審批通過,任務按照順序依次執(zhí)行,活動與活動之間表現出串行的順序執(zhí)行模式。順序流轉是最基本的工作流模式,該情形審批活動間存在邏輯關系,緊前活動執(zhí)行結果是緊后活動執(zhí)行的輸入條件。順序執(zhí)行模式建模是在兩個活動間添加一個庫所的方式進行連接,情形1順序Petri網模型如圖4(a)所示。當變遷T1審批完成后,審批材料完備、數據準確無誤,庫所P2條件滿足,托肯就緒,變遷T2活動才能被審批執(zhí)行。
圖4 基于Petri網的幾種合同審批情形建模a)情形1順序Petri網模型 b)情形2循環(huán)Petri網模型 c)情形4分支Petri網模型
情形2:由于審批材料或數據信息有誤導致合同業(yè)務活動審批不通過,退回到緊前活動補充材料或修改數據后重新審核流轉,在流程上表現為循環(huán)執(zhí)行模式。理想情形下,一個活動僅執(zhí)行一次,但因材料不全、信息有誤,導致審批不通過需退回重新執(zhí)行。對于循環(huán)執(zhí)行模式建模是在情形1順序模型的基礎上添加“OR-split”來判斷是否需要循環(huán)執(zhí)行,情形2循環(huán)Petri網模型如圖4(b)所示。變遷T1到變遷T2順序執(zhí)行,當變遷T2執(zhí)行完成后,通過“OR-split”判斷是否回退到變遷T1重新執(zhí)行。
情形3、情形4及情形5,在實際審批過程中對應特定的會簽情形,雖然發(fā)起的條件不同,但流程類型是相同的,歸納為會簽分支執(zhí)行模式。會簽審批是在主線流程的基礎上發(fā)起分支流程來實現的,在建模時要體現流程的層次結構。利用高級Petri網中的層次Petri網(HNP)來實現會簽情形下分支流程的建模,通過引入雙邊框正方形新構造塊,稱該構造塊為過程,由庫所、弧和子過程構成的子網。把合同審批主線流程看作父網,會簽分支流程作為子網,自上而下建模,首先描述較高層次整個主線流程父網系統(tǒng),其次描述較低層次分支流程子網系統(tǒng),有層次的構造流程模型。以情形4為例建模,主線合約處經辦人審批需要發(fā)起會簽獲取造價咨詢單位審批意見,將完整的會簽過程看作由發(fā)起、會簽、審核,層次化用3個變遷和2個庫所建模構成的子過程,情形4分支Petri網模型如圖4(c)所示。
合同審批過程中有5種審批情形,在流程實例化運行中,需要根據實際的審批條件動態(tài)地判斷合同審批處于何種審批情形,選擇執(zhí)行符合實際的流程活動。在合同審批流程中,活動的審批流轉總是伴隨著情形事件的發(fā)生,特定的事件觸發(fā)相應的活動或流程,當活動或流程執(zhí)行后,會引發(fā)新的情形事件,因此可根據情形事件判斷選擇執(zhí)行合適的活動或流程,利用ECA規(guī)則控制合同審批工作流執(zhí)行。
3.3.1 合同審批情形ECA規(guī)則生成
基于ECA規(guī)則實現對合同審批工作流執(zhí)行控制,首先需要定義與合同審批情形相對應的ECA規(guī)則。根據ECA規(guī)則定義,結合5種合同審批情形處理流程,對事件、條件和動作做詳細的劃分,生成合同審批情形ECA規(guī)則,見表1。
表1 合同審批情形ECA規(guī)則
3.3.2 合同審批情形ECA規(guī)則執(zhí)行分析
基于ECA規(guī)則構建合同審批工作流執(zhí)行機制,合同審批情形ECA規(guī)則執(zhí)行機制分析如圖5所示。
圖5 合同審批情形ECA規(guī)則執(zhí)行機制分析
ECA規(guī)則的執(zhí)行過程需要經過觸發(fā)和激活階段。合同審批活動執(zhí)行產生情形事件,當規(guī)則中定義的事件發(fā)生后,則該規(guī)則被觸發(fā),即當情形事件的發(fā)生,使得r(規(guī)則)的事件部分為真時,r被觸發(fā)。r觸發(fā)后不能立即執(zhí)行規(guī)則動作,需要進行規(guī)則條件判斷,當條件滿足時,規(guī)則被激活,即對于已經被觸發(fā)的規(guī)則r,如果r的一個或多個條件部分為真,則r被激活。規(guī)則激活后執(zhí)行相應的流程動作,系統(tǒng)執(zhí)行后,繼續(xù)產生新的情形事件。
以南京地鐵某土建施工合同結算報審審批為例,該業(yè)務由土建承包商經辦人發(fā)起,首先,由承包商提交并審查審批材料;其次,由監(jiān)理單位對審批材料進行全面審查,接著進入業(yè)主內部,由工程處給出審核意見,由合約處對量價審核,合約處審核時需發(fā)起會簽獲取造價咨詢單位分析報告;最后,由各級領導審批完成報審。審批過程中可能會出現3種情形,即情形1、情形2和情形4。針對流程可能出現的所有情形建立完整的Petri網建模,土建施工合同結算業(yè)務審批流Petri網模型如圖6所示。Petri網模型中庫所/變遷含義見表2。
表2 Petri網模型中庫所/變遷含義
圖6 土建施工合同結算業(yè)務審批流程Petri網模型
合同審批過程中,在工作流管理系統(tǒng)中運用ECA規(guī)則進行工作流執(zhí)行機制,根據活動審批產生的事件動態(tài)的判斷執(zhí)行流程。自變遷T1經辦人提交結算報審材料后,變遷T2到變遷T19審批過程中根據審批情形動態(tài)選擇路徑,例如:如果T2審批通過發(fā)生情形1事件,由庫所P4決定,變遷從T2→T3,執(zhí)行串行順序流程;反之,如果T2審批不通過發(fā)生情形2事件,由庫所P3決定,變遷從T2→T1,執(zhí)行回退循環(huán)流程。此外,對于T8合約處審批發(fā)生情形4事件時,由經辦人發(fā)起會簽,變遷從T9→T11,執(zhí)行會簽分支流程。
當前,合同管理信息系統(tǒng)中合同業(yè)務線上審批靈活性差、與現實脫節(jié),不能真正提高合同業(yè)務審批管理的效率。針對該問題,本文從技術層面出發(fā),結合Petri網工作流建模技術和ECA規(guī)則,實現對地鐵合同審批流程建模與工作流執(zhí)行控制。首先,通過分析地鐵項目合同管理組織及審批流程,識別出5種審批情形,利用Petri網工作流建模技術對不同審批情形進行流程建模;其次,考慮不同審批情形下業(yè)務流程的動態(tài)執(zhí)行特點,基于ECA規(guī)則構建合同審批工作流執(zhí)行控制機制,實現對合同審批工作流的動態(tài)執(zhí)行控制;最后,以南京地鐵土建施工合同結算報審業(yè)務為例,進行流程建模和流程控制分析。通過以上研究,以期解決當前合同管理信息系統(tǒng)中合同業(yè)務審批問題。