曹錦暉 黃 坤 朱曉俊

（國網(wǎng)江蘇省電力有限公司南通供電分公司，江蘇 南通 226000）

自2016年起，國家電網(wǎng)公司對品類繁雜、需求零散、時效要求高的零星物資以及其他依法招標(biāo)范圍外的物資研究構(gòu)建了具有國網(wǎng)公司特色的電商化采購模式，相較于傳統(tǒng)采購模式，通過國網(wǎng)電子商城直接下單采購具有集采價格低、資金占用少、采辦效率高、服務(wù)體驗好等諸多優(yōu)勢。自推廣應(yīng)用以來，國家電網(wǎng)公司不斷擴大零星物資電商化采購范圍，在保障電網(wǎng)建設(shè)和運營方面起到了重要作用。隨著電商化采購業(yè)務(wù)的廣泛開展，市級供電企業(yè)電商物資管理逐漸成為審計、巡視巡察關(guān)注的重點。由于零星物資電商化采購業(yè)務(wù)涉及部門、單位較多，且缺乏有效的技術(shù)手段和監(jiān)督機制，物資部門管控難度較大，請購下單、物資履約、到貨驗收、領(lǐng)用使用等環(huán)節(jié)均存在管理風(fēng)險和廉政風(fēng)險，亟需從全鏈條視角出發(fā)，以業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為提升路徑，探索通過策略優(yōu)化、系統(tǒng)開發(fā)、機制完善等手段優(yōu)化電商物資現(xiàn)行管理模式，實現(xiàn)電商物資業(yè)務(wù)全流程可控、在控。

一、某市級供電企業(yè)電商化采購業(yè)務(wù)中存在的問題

一是請購審批不嚴(yán)謹(jǐn)。目前，電商物資請購模式已經(jīng)由需求部門分散式下單調(diào)整為本單位物資部門統(tǒng)一下單，但在整個請購下單過程中，需求部門監(jiān)管工作重點一般放在生產(chǎn)、建設(shè)類項目物資需求上，提交電商物資請購計劃較為隨意，未能充分考慮請購必要性、功能適用性、數(shù)量合理性等情況，而物資部門由于缺乏對相關(guān)信息的了解，也未能做好計劃的審核工作，“買錯”“買多”“買貴”等情況時有發(fā)生。

二是風(fēng)險防控有漏洞。針對入庫電商物資，在物資品類繁雜、驗收成本高于商品價值的情況下，物資部門缺少實施有效監(jiān)督的意愿和專業(yè)能力，驗收工作往往流于形式（簡單清點檢查產(chǎn)品數(shù)量、外觀）；針對直送現(xiàn)場電商物資，在物資人員無法到場的情況下，由于缺乏有效的技術(shù)監(jiān)管手段，到貨驗收、領(lǐng)用使用環(huán)節(jié)更容易發(fā)生虛假到貨、違規(guī)替換、私下退換等廉潔風(fēng)險。

三是實物管理待提升。地市公司專業(yè)倉數(shù)量多、分布廣，部分專業(yè)倉未納入全域物資管理，缺少信息化工具支撐，在手工登記臺賬的管理模式下，部分電商物資出入倉、領(lǐng)用使用數(shù)據(jù)的全面性和真實性無從保障，一定程度上影響了采購需求管控和統(tǒng)籌利庫調(diào)撥，進而造成超量采購和物資積壓。此外，部分電商專業(yè)倉缺乏專業(yè)的存儲場地，物資保管條件較差，專職或兼職管理人員素質(zhì)能力有限，物資受潮或在裝卸、搬運過程中磕碰損毀的情況時有發(fā)生。

二、解決方案

該市級供電企業(yè)需要以全鏈條思維，以業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為抓手，以問題為導(dǎo)向，精準(zhǔn)施策，通過業(yè)務(wù)模式變革、信息技術(shù)賦能、管理機制創(chuàng)新等手段，解決電商物資管理工作中的難點、痛點問題，實現(xiàn)控制風(fēng)險、減少浪費、提高效率等目標(biāo)。

（一）優(yōu)化業(yè)務(wù)管理模式

聚焦物資到貨驗收、領(lǐng)用使用等管理薄弱環(huán)節(jié)，深入應(yīng)用信息化管理工具，將業(yè)務(wù)流、信息流由線下轉(zhuǎn)為線上，實現(xiàn)電商業(yè)務(wù)全過程留痕，提高工作效率，防控廉潔風(fēng)險。

1.開展到貨可視化驗收。研究應(yīng)用移動互聯(lián)技術(shù)，開發(fā)集掃碼、拍照、GPS定位等功能為一體的手機APP，支撐對電商物資到貨驗收工作的合規(guī)性和真實性檢驗，切實防范虛假到貨、違規(guī)替換、私下退換等廉潔風(fēng)險。其中，入庫物資由物資部門、需求部門、供應(yīng)商三方進行開箱驗收，重點核驗物資數(shù)量、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等是否與采購訂單相符，驗收合格后由物資部門驗收人員使用APP進行掃碼簽收；直送現(xiàn)場物資由需求部門、供應(yīng)商完成現(xiàn)場到貨驗收，需求部門驗收人員使用APP進行掃碼收貨并推送至物資部門，物資部門驗收人員核對現(xiàn)場實物照片后使用APP進行遠(yuǎn)程簽收。兩個驗收過程均須使用APP進行拍照留存，確保全程可追溯，實現(xiàn)收貨便捷性和規(guī)范性雙贏。

2.加強在倉信息化管理。充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，在公司層面向各部門大力宣貫全域物資一本賬管理在效益提升、規(guī)范管理、風(fēng)險防范、協(xié)同管控等方面的促進作用，解決個別部門對電商專業(yè)倉建設(shè)運營工作意義認(rèn)識不足的問題，延伸電商物資管理范圍至項目、工程管理下游。在此基礎(chǔ)上，加強專業(yè)倉管理信息系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，指導(dǎo)各專業(yè)部門應(yīng)用信息化工具實現(xiàn)電商物資專業(yè)倉“收、發(fā)、盤”等業(yè)務(wù)的全面痕跡化管理。其中，著重加強電商物資領(lǐng)料出倉管控，及時在系統(tǒng)中維護每條物資流向，注明出倉物資領(lǐng)用人/項目、時間、地點、數(shù)量等，定期組織倉內(nèi)物資盤點，確?！百~實一致”，全過程可控、可查，提高電商物資運營管理規(guī)范性。此外，通過跟蹤比對注冊庫出庫物資與電商專業(yè)倉暫存物資的規(guī)模，分析系統(tǒng)部署和使用情況的全面性、真實性，杜絕空倉、僵尸倉現(xiàn)象發(fā)生。

3.實施物資自助化領(lǐng)用。加強末端物資使用管理，針對大、中型辦公用品、耗材等物資，探索建立自助領(lǐng)用服務(wù)模式，在辦公區(qū)域部署智能領(lǐng)用柜，實現(xiàn)需求在線下單、自助領(lǐng)料，確保物資真實領(lǐng)用使用。業(yè)務(wù)人員以刷卡或人臉識別方式通過驗證身份打開柜門，根據(jù)實際需求進行自助領(lǐng)用，智能柜自動盤點柜內(nèi)物資并生成領(lǐng)用明細(xì)臺賬，后臺根據(jù)智能柜內(nèi)物資剩余情況，智能提示倉庫人員開展智能柜內(nèi)物資補貨。

（二）開發(fā)統(tǒng)一管控平臺

聚焦電商物資全流程業(yè)務(wù)，通過建設(shè)電商業(yè)務(wù)一體化管控平臺，打通與國網(wǎng)商城、ERP、到貨驗收APP、專業(yè)倉管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，匯聚全流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)業(yè)務(wù)實時跟蹤管控，同時，基于電商業(yè)務(wù)合規(guī)管控和延伸管控要求，設(shè)計部署需求智能審核、風(fēng)險智能預(yù)警的算法模型，建設(shè)業(yè)務(wù)運營駕駛艙，推進業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化，最大化發(fā)揮電商業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)價值，助力電商物資選好選優(yōu)，做實全鏈條風(fēng)險防控。

1.業(yè)務(wù)全程跟蹤。在電商業(yè)務(wù)開展過程中，平臺用戶（需求部門或物資部門）可在自身權(quán)限范圍內(nèi)，通過輸入相應(yīng)查詢條件（批次、下單時間、請購部門、工廠、物料、商品、供應(yīng)商等），查詢或?qū)С鱿嚓P(guān)電商業(yè)務(wù)條目信息，從而實現(xiàn)對電商物資上報、驗收、領(lǐng)用、使用的全流程跟蹤管控。

電商全業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息的匯聚整合是業(yè)務(wù)跟蹤管控功能實現(xiàn)的基礎(chǔ)。其中，電商物資需求部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求和工作開展情況，在一體化管控平臺上及時填報項目預(yù)算、物資請購、領(lǐng)用使用信息；物資部門根據(jù)國網(wǎng)及省公司相關(guān)制度要求，合規(guī)開展電商物資管理工作，平臺自動從國網(wǎng)商城、到貨驗收APP、ERP、專業(yè)倉管理信息系統(tǒng)上抓取電商物資下單、履約、到貨驗收（入庫物資）、抽檢、出入庫、注冊庫庫存、出入倉、專業(yè)倉庫存信息。此外，通過“請購單號+物料編碼+單價”將商品與批次聯(lián)系起來，實現(xiàn)全環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的貫通。

2.需求智能審核。需求部門請購人可在平臺上填報物資請購信息，確認(rèn)完成后，平臺自動統(tǒng)計分析是否最低價、采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購供應(yīng)商集中度、是否重復(fù)采購、采購商品與項目匹配性、歷史檢測合格情況，對于異常條目向請購人發(fā)出提醒，需求部門請購人根據(jù)異常提示信息，結(jié)合管理實際，對異常條目進行刪除、修改操作，在必要情況下，請購人可選擇忽視平臺提醒，繼續(xù)提報異常條目，但異常提示信息會隨請購申請同步推送給后續(xù)經(jīng)辦人，由其進行駁回或確認(rèn)操作。

3.風(fēng)險即時預(yù)警。平臺管理員可根據(jù)物資部門與項目部門管理需要，定期維護電商業(yè)務(wù)全流程風(fēng)險預(yù)警內(nèi)容，包括預(yù)警項、預(yù)警規(guī)則、推送對象等。平臺實時跟蹤統(tǒng)計電商業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，預(yù)警異常條目，即時推送給經(jīng)辦人員進行消缺處理。平臺用戶可在自身權(quán)限范圍內(nèi)，從時間、部門、工廠、物料等多個維度查看當(dāng)前異常預(yù)警數(shù)量分布和消缺處理情況。

表1 電商業(yè)務(wù)全流程風(fēng)險預(yù)警規(guī)則

4.業(yè)務(wù)多維分析。開發(fā)電商物資業(yè)務(wù)運營駕駛艙，利用圖表、圖形等多種展現(xiàn)形式全面、細(xì)致地呈現(xiàn)電商物資業(yè)務(wù)運行情況，從時間、物料、工廠、請購部門、供應(yīng)商等多個維度開展分析，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)趨勢，找出痛點問題，識別管理短板，為項目部門和物資部門業(yè)務(wù)決策和管理考核提供數(shù)據(jù)支撐。比如，以部門和物料為維度，分析展示電商物資采購量和耗用量、到貨時間與領(lǐng)用時間之間的匹配程度，為需求部門物資請購決策提供數(shù)據(jù)參考，進而規(guī)避超量、超前采購風(fēng)險；以時間和物料為維度，分析展示智能柜內(nèi)辦公用品的耗用速度，為專業(yè)部門預(yù)測未來一段時間內(nèi)辦公用品的領(lǐng)用需求提供依據(jù)，從而合理設(shè)置貨柜的儲備額與補貨閾值。

（三）健全長效保障機制

在電商業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，建立宣貫培訓(xùn)、實地檢查、考核評價等常態(tài)化工作機制，多管齊下，系統(tǒng)性解決業(yè)務(wù)人員重視度不高、素質(zhì)能力不足、風(fēng)控意識薄弱等問題，保障管理提升行動落實落地、長效開展。

1.加強宣貫培訓(xùn)。公司層領(lǐng)導(dǎo)主動宣貫電商物資合規(guī)管理對業(yè)務(wù)發(fā)展和公司經(jīng)營的重大意義，鼓勵各部門以項目管理和物資管理規(guī)范性為先，不畏懼暴露問題，不為指標(biāo)做假賬，將電商業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型做實做細(xì)。同時，組織相關(guān)專業(yè)部門修訂完善電商物資管理相關(guān)制度規(guī)范，編制風(fēng)險防控典型案例集，加強廉政文化宣傳教育，著力彌補知識弱項、能力短板、經(jīng)驗盲區(qū)，打造知行合一的專業(yè)管理團隊。

2.組織實地檢查。成立多部門共同參與的電商業(yè)務(wù)檢查小組，不定期前往物資庫、專業(yè)倉、項目現(xiàn)場，對物資請購、實物儲備、在庫管理、領(lǐng)料管理等業(yè)務(wù)的規(guī)范性、科學(xué)性進行聯(lián)合檢查，針對系統(tǒng)部署全面性、物資賬實一致性、驗收領(lǐng)料真實性等突出問題，督促責(zé)任部門限期解決。

3.落實考核評價。以精益采購、優(yōu)質(zhì)供應(yīng)、合規(guī)存儲為目標(biāo)，建立后評價指標(biāo)體系，對電商物資各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)開展的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、及時性進行嚴(yán)格審核、統(tǒng)計分析和考核評價，對于問題集中的物資、供應(yīng)商保持關(guān)注、重點跟進，對于綜合表現(xiàn)較差的部門或單位予以警告并計入績效考評結(jié)果。

三、結(jié)語

通過對某市級供電企業(yè)電商物資業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的深入分析，本文闡述了請購審批、風(fēng)險防控、實物管理三個方面工作中存在的問題，并以全流程業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型為主線，以業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)型、信息平臺開發(fā)、工作機制完善為手段，構(gòu)建了一套實操性較強的升級模式，以切實提升供電企業(yè)電商采購工作質(zhì)效。