葛 星 周若璇

（國網(wǎng)江蘇省電力有限公司物資分公司，江蘇 南京 210000）

隨著新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革的興起，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)日益融入經(jīng)濟社會發(fā)展的全過程，世界各主要國家和地區(qū)也加速布局?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略。2022年初，國務(wù)院發(fā)布《“十四五”數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》，強調(diào)要加快企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，引導(dǎo)企業(yè)強化數(shù)字化思維，服務(wù)經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展。面向數(shù)字經(jīng)濟新時代，電網(wǎng)企業(yè)建設(shè)綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈，扎實推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型在電力行業(yè)的貫徹落實，深化應(yīng)用人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、數(shù)字人民幣等新技術(shù)、新業(yè)態(tài)，支撐企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和新型電力系統(tǒng)建設(shè)。物資管理是綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)，對于電網(wǎng)企業(yè)，物資管理工作具有復(fù)雜性和特殊性，存在著電力物資采購量大、供應(yīng)商多，采購物資分布廣、簽約訂單多和結(jié)算金額大等業(yè)務(wù)痛點，如何解決這些業(yè)務(wù)痛點成為電力物資供應(yīng)鏈數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點。

一、電網(wǎng)企業(yè)物資合同管理現(xiàn)狀分析

目前電網(wǎng)企業(yè)物資合同起草、結(jié)算單據(jù)辦理、合同文件共享等工作已經(jīng)由以往的業(yè)務(wù)人員線下開展轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)線上操作，有效避免了合同數(shù)據(jù)錯誤、單據(jù)辦理不及時造成拖欠賬款等問題。但由于物資管理工作的特性，合同管理在合同起草、發(fā)票結(jié)算、文本共享三個環(huán)節(jié)中仍存在合同起草工作量大、工作效率低、處理時效緊等問題。

（一）合同起草工作量大

電網(wǎng)企業(yè)物資采購批次頻繁，合作供應(yīng)商多，合同簽約數(shù)量龐大，隨著統(tǒng)一合同范本的嚴(yán)格應(yīng)用和統(tǒng)一的合同審核系統(tǒng)的使用，合同文本和合同信息標(biāo)準(zhǔn)化程度高、批次頻繁，在實際合同起草過程中，業(yè)務(wù)人員僅需要進行簡單信息填寫和合同關(guān)鍵信息及訂立依據(jù)核對等操作，過程簡單、重復(fù)性高，但容易出錯且占據(jù)了業(yè)務(wù)人員大量時間。

（二）發(fā)票業(yè)務(wù)多樣性高

電網(wǎng)電子商務(wù)平臺發(fā)票管理自動化程度欠佳，ERP物資履約、結(jié)算相關(guān)模塊與電子商務(wù)平臺系統(tǒng)之間部分接口已經(jīng)打通，但未得到充分利用，數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)內(nèi)沒有實現(xiàn)全部穿透，導(dǎo)致結(jié)算所需的部分履約狀態(tài)信息及其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)存在斷點，供應(yīng)商協(xié)同及管理水平不高，業(yè)務(wù)人員無法有效利用數(shù)據(jù)信息優(yōu)化采購決策。

（三）合同共享不及時

因企業(yè)分工細化帶來的部門間信息交互壁壘，使簽約、履約過程中無法簡單即時完成合同信息共享，合同信息的滯后和信息不對稱給企業(yè)帶來履約不及時甚至履約糾紛等風(fēng)險，同時，合同范本的條款修訂也很難與實際情況深入結(jié)合和及時更新，合同支撐保障作用的發(fā)揮一定程度上受到限制。

二、基于RPA技術(shù)的合同管理自動化建設(shè)

機器人流程自動化（Robot Process Automation，RPA）技術(shù)作為新興技術(shù)，憑借其開發(fā)周期短、技術(shù)依賴度低和投資回報率高等優(yōu)勢[1]，成為幫助企業(yè)降本增效、解放生產(chǎn)力的核心生產(chǎn)工具[2]。該技術(shù)打破了人與機器邊界，充分賦能生產(chǎn)，適用于規(guī)則明確、重復(fù)度高的場景。面對電力物資采購量大、供應(yīng)商多、合同結(jié)算及時性要求高的挑戰(zhàn)，RPA憑借其本身的自動化管理以及AI技術(shù)中的自然語言處理技術(shù)（NLP）、光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR），以文檔理解中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為切入點，將電網(wǎng)現(xiàn)有的合同信息從非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，推動合同管理向智慧轉(zhuǎn)型邁進。

（一）合同起草自動化建設(shè)

在系統(tǒng)梳理物資合同結(jié)構(gòu)化內(nèi)容和起草流程的基礎(chǔ)上，研究應(yīng)用基于RPA技術(shù)的數(shù)字員工機器人替代合同管理人員，自動完成信息系統(tǒng)中合同起草、校驗、生效點擊等一系列系統(tǒng)操作，實現(xiàn)采購合同的智能識別和自動填寫。

合同起草以填寫基本信息為起點，依次完成正文信息、授權(quán)信息、承辦信息自動錄入，最后以提交辦理人員結(jié)束。其中，招標(biāo)批次、合同類型、授權(quán)情況、承辦人聯(lián)系電話、合同金額核對等流程均可通過RPA技術(shù)實現(xiàn)自動化流轉(zhuǎn)。在實際操作過程中，技術(shù)人員通過編輯器發(fā)布指定任務(wù)，利用RPA技術(shù)，對用戶所指定的行動進行個性化設(shè)計，同時還可以使用配置表對特定流程進行管理，對于一些獲取難度大、經(jīng)常發(fā)生變動的字節(jié)，如招標(biāo)批次、是否框架協(xié)議、承辦人電話等信息，可以在配置表中預(yù)留位置，根據(jù)合同處理要求對相關(guān)信息進行靈活變動。其中，在審核的關(guān)鍵節(jié)點，即合同金額（含稅）與支付金額的比對環(huán)節(jié)，只有雙方金額完全一致的情況才能流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點，若出現(xiàn)不一致的情況，則需要通過提前設(shè)置規(guī)則修改質(zhì)保金，匹配支付金額與合同金額（含稅）。

（二）發(fā)票結(jié)算自動化建設(shè)

在系統(tǒng)梳理常規(guī)物資和寄售物資開票規(guī)則和操作流程的基礎(chǔ)上，研究應(yīng)用基于RPA技術(shù)的數(shù)字員工機器人替代人工，自動生成、核對、推送待開票清單等一系列系統(tǒng)操作，實現(xiàn)常規(guī)物資和寄售物資發(fā)票結(jié)算的合規(guī)管理。

電網(wǎng)企業(yè)常規(guī)物資、寄售物資均以物資履約狀態(tài)為判斷標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)人員通過電網(wǎng)企業(yè)電子商務(wù)平臺進入省公司發(fā)票待開票清單管理界面，點擊進入常規(guī)物資或寄售物資待開票清單管理界面，并生成待開票清單，通過RPA技術(shù)實現(xiàn)發(fā)票結(jié)算自動化。這個過程可分為兩種情況，具體操作如下：

1.常規(guī)物資。對于常規(guī)物資生成待開票清單的情況，需要提前設(shè)置好常規(guī)業(yè)務(wù)操作規(guī)則，在實際操作過程中，通過RPA技術(shù)自動選擇發(fā)票待開票清單管理，按照設(shè)定好的“手動生成”或“待確認(rèn)”路徑，實現(xiàn)從采購訂單推送待開票清單至供應(yīng)商處的全部操作。其中，需要注意的是，常規(guī)物資在生成待開票清單時需要比對“采購訂單數(shù)量”與“入庫數(shù)量”字節(jié)是否一致，只要兩個字節(jié)一致的情況下才能流轉(zhuǎn)至下一過程。在操作過程中，還會遇到系統(tǒng)報錯情況，此時需提前設(shè)置好RPA系統(tǒng)，在遇到此種情況時持續(xù)點選確認(rèn)直至順利流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點，并以采購訂單號和行項目號持續(xù)記錄報錯信息，以供工作人員參考。

圖1 合同起草自動化流程

2.寄售物資。對于寄售物資生成待開票清單的情況，需要提前設(shè)置好寄售業(yè)務(wù)操作規(guī)則，運用RPA技術(shù)自動選擇發(fā)票待開票清單管理，通過“手動生成”路徑，代替人工實現(xiàn)從采購訂單推送待開票清單至供應(yīng)商處的全部操作。在實際操作過程中，自動化機器人依照規(guī)則設(shè)置，選擇對應(yīng)的寄售訂單生成開票信息，遇到報錯的情況，機器人持續(xù)點選確認(rèn)直至順利流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點，充分保障發(fā)票結(jié)算操作的時效性。

（三）合同共享自動化建設(shè)

在系統(tǒng)梳理物資合同文本來源與共享分發(fā)流程的基礎(chǔ)上，研究應(yīng)用基于RPA技術(shù)的數(shù)字員工機器人替代合同管理人員，自動完成多源合同文本的下載、關(guān)聯(lián)、上傳、共享等一系列系統(tǒng)操作，在不同的系統(tǒng)之間進行合同共享時引入RPA作為合同下載、上傳的工具，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)，發(fā)揮其在合同管理過程當(dāng)中的智能作用，提高合同文本共享工作效率和質(zhì)量。

電網(wǎng)電子商務(wù)平臺已經(jīng)完成新一輪迭代升級工作，助力質(zhì)量、專家、采購、供應(yīng)商等物資管理全過程的優(yōu)化提升。在人工進行操作時，合同清單的下載需要在配置表中人工輸入招標(biāo)批次信息檢索合同，然后點擊合同明細查找文檔；協(xié)議庫存清單的下載需要通過高級查詢實現(xiàn)按招標(biāo)批次索引；供貨清單的下載需要在配置表采購供貨單一欄中選定“已生效”，人工填入采購供貨單生成時間和經(jīng)辦人名稱。而通過RPA技術(shù)實現(xiàn)流程的自動化建設(shè)，業(yè)務(wù)人員只需點擊程序啟動按鈕，數(shù)字員工依據(jù)指令批量下載文檔以實現(xiàn)合同共享自動化，具體操作如下：

1.合同清單。對于合同清單下載，需要提前設(shè)置招標(biāo)批次信息，RPA機器人按照招標(biāo)批次信息索引合同，在文檔頁面實現(xiàn)合同協(xié)議書和招標(biāo)文件的自動下載，保存路徑為電腦指定位置中的以合同標(biāo)識符命名的文件夾。其中，針對不同的項目，提前設(shè)置RPA系統(tǒng)，根據(jù)采購項目招標(biāo)代理機構(gòu)分別下載對應(yīng)的合同協(xié)議書及招投標(biāo)文件。

2.協(xié)議庫存清單。對于協(xié)議庫存清單，需要提前設(shè)置招標(biāo)批次信息，RPA機器人按照招標(biāo)批次信息索引合同，跳轉(zhuǎn)協(xié)議庫存臺賬頁面后實現(xiàn)協(xié)議庫存主文件自動下載，保存路徑為電腦指定位置中的以合同標(biāo)識符命名的文件夾。其中，與合同清單下載相同，招投標(biāo)文件的下載也需要針對不同的項目，提前設(shè)置RPA系統(tǒng)，區(qū)別不同招標(biāo)代理機構(gòu)采購項目智能匹配下載相應(yīng)文檔。

3.供貨清單。對于供貨清單，需要將高級查詢中采購供貨單狀態(tài)設(shè)置為“已生效”，供貨單生成時間與經(jīng)辦人名稱將由RPA機器人自主填寫，以提高效率。對于查詢結(jié)果，RPA機器人將實現(xiàn)自動勾選并批量下載，出現(xiàn)彈窗后選定文件名稱為“采購供貨單”，完成文件批量下載工作。

4.合同共享。對于合同共享，需要設(shè)置RPA機器人將下載文件存入電腦指定位置中以合同標(biāo)識符命名的文件夾，同時將已下載的合同標(biāo)識符存入EXCEL表進行存檔，目的在于遇到系統(tǒng)因下載量過大而崩潰時，機器人自動根據(jù)EXCEL表中的合同標(biāo)識符識別已下載文件，重啟系統(tǒng)時繼續(xù)下載未完成文件。

三、電網(wǎng)企業(yè)推進綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈建設(shè)的成效

在電網(wǎng)企業(yè)推進綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈建設(shè)的關(guān)鍵時期，將合同結(jié)算管理耦合進數(shù)字化轉(zhuǎn)型是物資工作支撐企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇，具體建設(shè)成效如下：

（一）推動合同管理降本增效

合同結(jié)算數(shù)字員工以數(shù)字化方式釋放生產(chǎn)力，讓員工能夠更加集中精力于創(chuàng)造性的高價值工作，大幅提升人力資源投入產(chǎn)出比。同時，技術(shù)的應(yīng)用相較于傳統(tǒng)人工操作，能夠在更快速高效地完成高耗時任務(wù)的同時，充分保障數(shù)據(jù)處理時效性和數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性，減少時間成本和糾錯成本。

（二）深度實現(xiàn)技術(shù)賦能業(yè)務(wù)

合同結(jié)算數(shù)字員工深度融合信息技術(shù)與合同簽訂、結(jié)算、文本共享業(yè)務(wù)，能夠充分滿足實際業(yè)務(wù)中減少重復(fù)性、機械性操作、提高業(yè)務(wù)工作和管理協(xié)同效率的要求，實現(xiàn)需求和技術(shù)的最佳匹配，助力合同管理工作疏解業(yè)務(wù)阻力，最大化發(fā)揮技術(shù)效力。

（三）全面優(yōu)化工作、服務(wù)體驗

合同結(jié)算數(shù)字員工的落地應(yīng)用一方面減少一線人員的重復(fù)勞動，提升合同簽訂、結(jié)算、文本共享業(yè)務(wù)的工作體驗，另一方面，合同結(jié)算數(shù)字員工能夠縮短合同簽訂、開票結(jié)算、文本查找的時長，在便捷服務(wù)體驗的同時為后續(xù)履約環(huán)節(jié)提供有力、可靠支撐。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)由“選修課”轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)乎企業(yè)生存和發(fā)展的“必修課”，電網(wǎng)企業(yè)作為肩負(fù)著經(jīng)濟責(zé)任、政治責(zé)任和社會責(zé)任的大型國有骨干企業(yè)，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中運用RPA技術(shù)有助于抓住實際業(yè)務(wù)場景中的痛點，將綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈建設(shè)落到實處。