吳嘉璐

（中國電力工程顧問集團華東電力設(shè)計院有限公司，上海 200333）

一、案例背景介紹

合肥市龍泉山生活垃圾焚燒發(fā)電PPP項目是華東電力設(shè)計院有限公司與上?？岛悱h(huán)境股份有限公司聯(lián)合總承包的生活垃圾焚燒發(fā)電項目。該項目建設(shè)規(guī)模為新建4臺750t/d機械爐排式生活垃圾焚燒爐+2臺40MW汽輪發(fā)電機組，建成投產(chǎn)后日處理生活垃圾3000噸，年運行小時數(shù)不低于8000h，年發(fā)電量約5.105億kWh，廠用電率為16.97%，年對外供電量約4.239億kWh，根據(jù)《生活垃圾焚燒處理工程技術(shù)規(guī)范》CJJ90-2009，該項目屬于特大類垃圾焚燒廠。截至2021年6月兩臺機組均通過72+24h滿負荷試運行，竣工檔案資料也于2022年6月通過檔案局專項驗收。華東電力設(shè)計院作為該項目總承包方之一，指派多位專業(yè)檔案人員參與該項目的檔案管理工作。現(xiàn)根據(jù)現(xiàn)場工作經(jīng)驗，對電力工程建設(shè)總承包項目的檔案管理工作進行分析與總結(jié)。

二、案例項目檔案管理全過程解析

總承包工程又被稱之為交鑰匙工程，檔案管理作為其中一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，借助海量紙質(zhì)文件和電子材料詳實記錄了整個工程期間的建設(shè)細節(jié)，為項目管理提供重要依據(jù)，也是落實電力工程項目終身責(zé)任制的關(guān)鍵憑證，所以嚴格把控項目檔案管理全過程具有重要意義。

（一）前期檔案準備

項目檔案管理貫穿整個項目建設(shè)，涉及項目立項、審批、招投標、勘測、采購、施工以及竣工驗收等產(chǎn)生的全部資料，具有形成周期長、內(nèi)容復(fù)雜、參與單位眾多等特性，為確保工程檔案的完整性和準確性，前期的準備工作就顯得尤為重要[1]。為此，在前期檔案準備過程中要做到以下幾點：

1.總承包單位應(yīng)提前介入項目檔案管理工作，盡早指派專業(yè)檔案人員入駐現(xiàn)場。由于項目參建單位較多，涉及專業(yè)較廣，檔案管理人員不僅需要對日常工程資料進行整理歸檔，還要及時將資料流轉(zhuǎn)給相關(guān)單位，起到連接業(yè)主和施工單位的樞紐作用。因此，總承包單位應(yīng)提前介入項目檔案管理工作，將檔案管理歸入項目管理中，盡早指派專業(yè)檔案人員入駐現(xiàn)場。

2.聯(lián)合業(yè)主方建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確各方在檔案管理過程中的角色。龍泉山項目的檔案文件由項目部綜合部檔案室統(tǒng)一管理，檔案室管理組織機構(gòu)見圖1。項目經(jīng)理是本項目檔案管理第一負責(zé)人，項目部各部門經(jīng)理是本部門檔案管理第一負責(zé)人，日常由綜合部檔案室負責(zé)收集、監(jiān)督、指導(dǎo)、匯總各類工程檔案，并確保歸檔材料的質(zhì)量。各分包單位也應(yīng)建立內(nèi)部檔案管理組織機構(gòu)，及時將本單位形成的工程文件歸檔立卷后移交至綜合部檔案室。業(yè)主負責(zé)聯(lián)系和委托上級檔案管理機構(gòu)對本項目文件的歸檔立卷工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。在項目竣工驗收結(jié)束后，將所有相關(guān)檔案文件移交至業(yè)主。

圖1 檔案室管理組織機構(gòu)

3.檔案管理負責(zé)人應(yīng)參與到項目啟動會，熟知項目的整體規(guī)劃和關(guān)鍵節(jié)點，以便在規(guī)定期限內(nèi)完成工程檔案的收集組卷工作。檔案管理負責(zé)人還應(yīng)參與合同的商討和簽訂，主動要求將項目資料歸檔的具體要求納入合同條款中，包括檔案責(zé)任人、檔案移交份數(shù)以及檔案移交時間等，以確?？偝邪皆跈n案管理工作中的主動權(quán)，保障自身權(quán)益。并且依據(jù)檔案管理的國標、行標制定檔案管理實施細則，統(tǒng)一檔案編號規(guī)則、各方施工用表格式、通用表格式以及歸檔要求，隨后對各分包單位的檔案管理人員進行培訓(xùn)，防止出現(xiàn)各分包單位在檔案管理方面各行其是的情況[2]。

（二）中期檔案檢查

隨著項目的推進，緊張忙碌的現(xiàn)場施工會導(dǎo)致忽視檔案管理工作情況的出現(xiàn)，認為檔案工作并不直接影響生產(chǎn)效益，從而提交的檔案文件質(zhì)量逐步降低，所以進行工程檔案中期檢查是十分有必要的。在龍泉山總承包項目中，工程檔案的中期檢查具體措施為：針對分包單位各項工程的檔案進展情況進行核查，請監(jiān)理方對檔案內(nèi)容的完整程度進行核實，確保在工程期間的施工技術(shù)記錄、質(zhì)量檢驗記錄和出廠檢驗材料等文件的有效性?？偝邪臋n案負責(zé)人把關(guān)檔案文件的格式是否標準，簽字是否真實，同時檢查各分包單位是否按預(yù)立卷的要求進行分類整理[3]。檢查結(jié)束后，對發(fā)現(xiàn)的問題以整改單的形式提出整改措施下發(fā)至各分包單位，方便下次檢查。因此，在工程建設(shè)期間，總承包方應(yīng)經(jīng)常對分包單位的資料進行監(jiān)督和檢查，確保之后能夠及時向業(yè)主移交竣工檔案和完成竣工檔案專項驗收。

（三）竣工檔案驗收

隨著項目經(jīng)過準備、實施、試運行及驗收幾個階段，各分包單位所負責(zé)的工程都已竣工或即將竣工，此時總承包方的檔案管理人員應(yīng)將驗收各分包單位的工程檔案作為工作重點。龍泉山總包項目部在此期間聯(lián)合業(yè)主方和監(jiān)理檔案負責(zé)人對各分包單位的竣工檔案進行預(yù)驗收。首先，通過聯(lián)系單的方式要求各分包單位對竣工資料進行自檢并提交自檢報告，然后由總包檔案管理負責(zé)人對其檔案進行檢查，提出修改意見并要求其在規(guī)定時間內(nèi)完成修改。在此過程中，總包還對檔案的數(shù)量和種類進行匯總，編寫歸檔情況說明。其次，在項目正式通過工程竣工驗收后的三個月，總承包方按規(guī)定向當?shù)貦n案管理部門提交項目檔案驗收申請，并配合檔案管理部門完成項目竣工檔案的驗收。最后，總承包方按合同要求的時間點及時向業(yè)主方移交竣工檔案，清點全部紙質(zhì)檔案的卷冊數(shù)以及電子版數(shù)量并完成檔案交接手續(xù)。

三、項目檔案管理質(zhì)量的提升策略

在市場的推動下，華東電力設(shè)計院近幾年正逐漸向總承包方向轉(zhuǎn)型，所以也在不斷積累總承包項目管理方面的經(jīng)驗，就檔案管理而言，雖然龍泉山項目已完成竣工檔案的移交工作，但是項目建設(shè)期間在檔案方面也存在一些問題，因此本文就如何提高項目檔案管理質(zhì)量提出了一些提升策略。

（一）增強檔案人員的業(yè)務(wù)能力

隨著電力行業(yè)的高速發(fā)展，對電力工程建設(shè)檔案的標準化、數(shù)字化、信息化的要求越來越高，要求檔案從業(yè)人員不斷精進自己的專業(yè)能力。在龍泉山項目籌備初期，總包方就指派檔案專員于現(xiàn)場對分包單位的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)。隨著工程的推進，發(fā)現(xiàn)分包單位不斷更換檔案人員的現(xiàn)象，甚至降低招聘門檻，臨時聘用一些對檔案專業(yè)知識一知半解的資料員，這些半路出家的資料員雖能應(yīng)對日常工程檔案的流轉(zhuǎn)和歸檔，但因缺少電力工程建設(shè)的專業(yè)能力，所以無法實現(xiàn)檔案工作對工程實施的輔助作用。因此，為滿足新時期項目檔案管理的需求，總包方應(yīng)及時對分包方的檔案人員進行培訓(xùn)，避免出現(xiàn)資料員的業(yè)務(wù)能力與時代脫節(jié)的現(xiàn)象[4]。

（二）保證檔案工作與工程建設(shè)同步

總承包項目包含分包單位眾多，建設(shè)工期較長，且各個環(huán)節(jié)在完工時間上存在著一定差異，某種程度上會增加檔案管理的難度，所以應(yīng)監(jiān)督分包單位做到檔案工作與工程建設(shè)同步，采取分時段移交工程檔案的方式，盡量避免出現(xiàn)工程后期大批量補簽資料的情況。

（三）推行電力工程檔案數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案形態(tài)可以不止拘泥于紙質(zhì)文檔，推動工程檔案數(shù)字化發(fā)展勢在必行[5]。依據(jù)龍泉山項目的經(jīng)驗，基建期是檔案流轉(zhuǎn)的高峰期，再完善的工程檔案管理制度也無法完全避免檔案的遺失，此時就體現(xiàn)出檔案向數(shù)字化發(fā)展的重要性。要求檔案人員在接收到紙質(zhì)檔案后按相關(guān)規(guī)定對其分類掃描進行統(tǒng)一數(shù)字化管理，這樣不僅能夠保證檔案的完整性還提高了檔案的利用率，方便檔案的借調(diào)和查閱，實現(xiàn)部門間的資源共享，使各方工作能夠更順利開展。

四、物聯(lián)網(wǎng)背景下電力工程檔案管理的解決方案

目前電力工程檔案管理普遍采取的是紙質(zhì)版本和電子版本相結(jié)合的方式，先由檔案人員對紙質(zhì)文件進行流轉(zhuǎn)、收集和整理，再通過數(shù)字化對檔案進行組卷，此種方式對檔案人員的專業(yè)能力要求較高且在協(xié)同共享和實時應(yīng)用方面能力較弱。若想進一步提高檔案管理質(zhì)量，可與物聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)系。物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)的延伸和擴展，其將各種信息傳感設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來而形成一個巨大網(wǎng)絡(luò)，可實現(xiàn)人、機、物在任何時間、任何地點的互聯(lián)互通。

物聯(lián)網(wǎng)主要分為四個架構(gòu)層，分別為感知層、網(wǎng)絡(luò)層、平臺層和應(yīng)用層。感知層作為物聯(lián)網(wǎng)的底層，借助各類型傳感器識別采集數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)層相當于人體的大腦，將感知層采集到的數(shù)據(jù)傳輸?shù)街付ǖ胤?。平臺層為物聯(lián)網(wǎng)提供安全可靠的連接通信能力，向下連接海量設(shè)備，支撐數(shù)據(jù)上報至云端，向上提供云端端口，服務(wù)端通過調(diào)用云端端口將指令下發(fā)至設(shè)備端，實現(xiàn)遠程控制。應(yīng)用層主要是將設(shè)備端采集到的數(shù)據(jù)進行處理，從而給不同的行業(yè)提供智能服務(wù)。物聯(lián)網(wǎng)涉及的關(guān)鍵技術(shù)有云計算、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能，其中，數(shù)據(jù)挖掘是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的以及隨機的實際應(yīng)用數(shù)據(jù)中挖掘出隱含的、未知的、對決策有潛在價值的數(shù)據(jù)，此種技術(shù)適合應(yīng)用于電力工程檔案管理[6]。

若將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于電力工程建設(shè)，可選擇項目現(xiàn)場的多個智能終端設(shè)備進行系統(tǒng)部署，通過感知層全面獲取現(xiàn)場人力、物力、設(shè)備的情況，并對具體信息進行自動采集和整理，這些信息可有效將技術(shù)積累、施工管理、質(zhì)量驗收等進行細化與分工，各專業(yè)可針對實時反饋的數(shù)據(jù)在線發(fā)起工程聯(lián)系、質(zhì)量報驗、工程驗收等要求并向各方流轉(zhuǎn)，這樣不僅能保證電力工程從規(guī)劃設(shè)計到現(xiàn)場建設(shè)以及投產(chǎn)運行期間產(chǎn)生的所有信息及時管理、自動存儲，還能為運維檢修、財務(wù)審計等提供真實數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)各專業(yè)信息共享，協(xié)同辦公?；谖锫?lián)網(wǎng)實現(xiàn)工程檔案自動流轉(zhuǎn)可極大解放檔案管理工作的人力資源，檔案人員不再需要緊盯各資料的流轉(zhuǎn)過程，只需在線按規(guī)范對各方各專業(yè)上傳的檔案進行分類即可，確保各專業(yè)相互聯(lián)通，提高辦公效率，實現(xiàn)檔案工作與工程業(yè)務(wù)的有機融合。

五、結(jié)語

本文總結(jié)了合肥市龍泉山生活垃圾焚燒發(fā)電總承包項目檔案管理的實踐經(jīng)驗，認為檔案管理的關(guān)鍵是爭取領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，提前介入檔案管理工作，盡早指派專業(yè)檔案人員入駐現(xiàn)場。在建設(shè)期，應(yīng)監(jiān)督檔案工作與工程建設(shè)同步，推行紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，確保竣工后移交至業(yè)主的檔案完整、準確，方便日后為業(yè)主進行運維和檢修提供依據(jù)。在將來的總承包項目中，還可將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理工作，實現(xiàn)工程信息自動存儲，及時共享，讓項目檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從而推動電力流、業(yè)務(wù)流、信息流的高度融合。