丁艷波

摘要：隨著社會經(jīng)濟和科學技術不斷發(fā)展，企事業(yè)單位對檔案管理工作也愈發(fā)注重，有效利用現(xiàn)代先進科學技術，推動檔案管理信息化發(fā)展進程。在大數(shù)據(jù)時代以后，將“大區(qū)云物智”高新技術融入檔案管理信息化創(chuàng)新建設當中，可以取得更為理想的檔案管理效果。本文聯(lián)系大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的新特征，對當前檔案管理信息化建設存在的問題進行細致剖析，并從積極創(chuàng)新理念思路、促進數(shù)據(jù)深度融合、對接用戶實際需求、推進檔案智慧服務、強化檔案安全管理等方面提出建議，以供參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；信息化建設；思路創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理信息化建設開始朝著智能管理、區(qū)塊鏈式儲存、智慧服務方向轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理工作者主動創(chuàng)新檔案管理信息化建設思路，為新時期企事業(yè)單位檔案管理提供有力的指導。[1]

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的新特征

大數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案管理信息化呈現(xiàn)出許多新的特征，主要表現(xiàn)為：

（一）檔案信息管理高效化

在傳統(tǒng)信袋式管理模式下，需要檔案管理人員對相關檔案資料信息進行細致的梳理，即便是實現(xiàn)了信息化的處理，也只是將計算機作為儲存檔案資料信息的工具。從整體上來看，檔案信息依然處于孤立、離散的狀態(tài)，不利于發(fā)現(xiàn)更深層次的檔案信息。而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，可以使檔案信息管理變得更加高效，并支持對檔案信息進行深度整合與處理，使流通和使用變得更加方便快捷。

（二）檔案管理技術高新化

隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，檔案管理信息化也正由傳統(tǒng)的網(wǎng)絡信息技術向 “大區(qū)云物智”高新技術方向轉(zhuǎn)變。在將大數(shù)據(jù)技術、區(qū)塊鏈技術、云儲存技術、物聯(lián)網(wǎng)技術和人工智能技術引入檔案管理信息化建設中后，就可以助力檔案數(shù)據(jù)信息深入分析與挖掘處理，并更加方便地實現(xiàn)信息自動采集與入庫管理，為后續(xù)高效、安全利用奠定良好的基礎。[2]

（三）檔案信息服務精準化

在檔案管理信息化中，大數(shù)據(jù)技術的有效應用極大地推動了檔案信息資源的互聯(lián)互通。特別是在用戶畫像分析、網(wǎng)上遠程查詢利用等方面，有了大數(shù)據(jù)技術的支持，檔案管理服務也會由被動轉(zhuǎn)向為主動，使檔案利用多樣化需求得到有效滿足。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設存在的問題

利用信息網(wǎng)絡技術加強檔案管理信息化建設，使檔案管理工作效率得到極大的提升。但是進入大數(shù)據(jù)時代以后，對檔案管理信息化提出更高的要求，特別是在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設、信息數(shù)據(jù)深度融合、檔案深度開發(fā)利用等方面，現(xiàn)有檔案管理信息化還存在諸多的問題，主要表現(xiàn)為：

（一）思想觀念落后

進入大數(shù)據(jù)時代后，檔案管理信息化、精細化、智能化等特點突出，各企事業(yè)單位應結(jié)合自身實際對檔案管理信息化進行優(yōu)化完善，使之更加貼合新時期檔案管理信息化工作開展要求。然而從實際來看，檔案管理信息化建設的思想觀念還較為落后，具體表現(xiàn)為將注意力更多放在了對檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和功能完善上面，沒有從數(shù)據(jù)深度挖掘、提供優(yōu)質(zhì)服務等方面入手，對檔案管理信息化進行創(chuàng)新升級。

（二）數(shù)據(jù)融合不夠

檔案管理涉及的信息數(shù)據(jù)非常多，包括文本、圖片、音頻、視頻等類型，有時候各種類型數(shù)據(jù)信息還會交織在一起，這增加了檔案信息資料融合、分析和處理的難度，無法保障檔案信息可靠性，對后續(xù)檔案數(shù)據(jù)資料深入挖掘和有效利用工作的開展帶來極大的影響，需要緊跟時代發(fā)展步伐，促進各項檔案數(shù)據(jù)信息深度融合，以為各種決策制定提供精準服務。[3]

（三）技術水平較低

隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云儲存、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術在檔案管理信息化建設領域也得到較為廣泛的應用，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新升級。但是結(jié)合實際發(fā)現(xiàn)，這些先進技術手段在檔案管理信息化建設中應用還比較少，特別是在依托大數(shù)據(jù)技術提供數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘功能、通過電子標簽和射頻技術實現(xiàn)檔案賦碼和信息自動采集等方面，還要結(jié)合實際進行優(yōu)化完善。

（四）智慧服務欠缺

大數(shù)據(jù)的終極目標就是變數(shù)據(jù)為知識，使用戶的不同需求均得到滿足。要利用大數(shù)據(jù)技術對不同用戶畫像及需求進行了解與分析，并借助人工智能、情景模擬等技術，對檔案管理服務模式進行創(chuàng)新，使檔案管理信息化走向高級階段。不過從實際來看，檔案管理智慧服務還較為欠缺，尤其是在以用戶需求為目標驅(qū)動、協(xié)同大數(shù)據(jù)價值鏈實現(xiàn)信息服務向知識服務轉(zhuǎn)變方面，還要結(jié)合實際妥善處理好智能化數(shù)據(jù)庫、用戶有限認知、知識生產(chǎn)加工等的問題。

（五）忽略安全工作

大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息爆發(fā)式增長，再加上網(wǎng)絡開放性的影響，信息丟失、篡改等安全問題發(fā)生概率也會升高，加強檔案安全管理十分必要。然而實際工作中對該項工作還較為忽略，沒有結(jié)合實際對防火墻、區(qū)塊鏈、隔離網(wǎng)關等安全防護技術進行靈活有效應用，檔案信息資料的安全性、真實性無法得到保障。[4]

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路

（一）主動更新工作理念

大數(shù)據(jù)時代下，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)理念開展檔案管理信息化建設工作已經(jīng)不再適用，需要樹立正確的理念和形成科學的思路開展這項工作。具體措施包括：1.加強現(xiàn)代檔案管理信息化研究分析。在更新檔案管理信息化建設理念之前，應該先對現(xiàn)代檔案管理信息化的要求及特征進行深入研究與分析。執(zhí)行時可以采用召開工作會議、多媒體宣傳教育等方式，讓企事業(yè)單位領導及相關人員對檔案管理網(wǎng)絡化、信息化、智能化等發(fā)展進程、主要內(nèi)容、實現(xiàn)方式等有全面系統(tǒng)的認識與了解，并在此基礎上主動跟上時代發(fā)展步伐，讓檔案管理工作朝著這個方向逐步邁進。2.有效樹立檔案智能精細管理理念。檔案智能精細管理就是利用現(xiàn)代信息技術，在經(jīng)過搜集數(shù)據(jù)、壓縮數(shù)據(jù)、傳遞數(shù)據(jù)并建立檔案以后，搭載云技術構(gòu)建的巨大儲存空間，建立結(jié)構(gòu)龐大、明細清楚的檔案信息資料庫，檔案人員和檔案使用者也能通過簡單操作實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫自動智能信息檢索、分析、處理、查詢、篩選和使用。在圍繞這些內(nèi)容向企事業(yè)單位領導及相關工作人員進行細致講解以后，能引導他們自覺主動地更新檔案管理信息化建設發(fā)展工作理念，并積極投入到大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設創(chuàng)新發(fā)展當中。[5]

（二）促進數(shù)據(jù)深度融合

由于大數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集合，并且大數(shù)據(jù)時代的檔案信息也涉及許多種類型，常見的有文本、圖片、音視頻等。因此，要實現(xiàn)對這些檔案信息數(shù)據(jù)的有效整合處理、深度挖掘和開發(fā)利用，就要在新時期開展檔案管理信息化建設工作時，對數(shù)據(jù)深度融合引起高度重視。具體措施包括：1.整合共享信息資源。操作中可以利用大數(shù)據(jù)技術，將海量、零散的檔案數(shù)據(jù)信息進行有效整合，并依托現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術使檔案信息資源得到高效的傳遞與共享，構(gòu)成龐大的信息資源，為實現(xiàn)最高形式的檔案資源利用打下良好的基礎。2.加強數(shù)據(jù)分析挖掘。開展檔案管理信息化建設工作，要將小數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)有效融合起來，助力一些常規(guī)性的問題得到更好的解決。在檔案領域，小數(shù)據(jù)是儲存在關系數(shù)據(jù)庫中結(jié)構(gòu)化的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)，在借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術對這些數(shù)據(jù)信息進行深層次分析處理以后，就可以形成與大數(shù)據(jù)關系密切的檔案信息資源庫，為后續(xù)結(jié)合實際需求構(gòu)建相應分析決策模型提供強有力的支撐，檔案管理信息化、智能化發(fā)展進程也會進一步加快。

（三）應用最新科學技術

隨著各種高新技術手段的出現(xiàn)，將之運用到檔案管理信息化創(chuàng)新建設中，就能驅(qū)動檔案治理現(xiàn)代化的新引擎，使之由數(shù)字化逐步過渡到數(shù)智化階段。具體措施包括：1.檔案管理流程智能化再造。在檔案管理信息化的基礎上，有效融入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術，使檔案管理各項工作流程聯(lián)系更為緊密，并在加強檔案數(shù)據(jù)信息高效流通和共享中，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效建設和縮減不必要的工作流程，進而為檔案管理自動智能發(fā)展進行賦能。[6]2.有效融入各種高新技術。新時期檔案管理信息化建設工作的開展，要結(jié)合實際有效融入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等高新技術，以更好地實現(xiàn)信息采集與自動入庫，在面對龐大檔案數(shù)據(jù)信息資源時，也可以通過云儲存進行有效的管理。另外，將現(xiàn)代人工智能技術應用到檔案管理信息化建設當中，還可以對檔案音頻、影像等資料進行修復著色，并以更加形象生動的方式展現(xiàn)出來，促進這些檔案資料得到有效保管與利用。

（四）推進檔案智慧服務

檔案智慧化服務是大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設創(chuàng)新中的一項重要內(nèi)容。企事業(yè)單位開展檔案管理工作，其最主要的目的就是充分利用檔案存在的有價值信息資源，以此推動企事業(yè)單位獲得更加健康穩(wěn)定的發(fā)展。在依托大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術對檔案開發(fā)利用模式進行創(chuàng)新升級以后，除了可以將檔案管理服務模式由被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?，還可以為人們提供更加精準和個性化的檔案服務。具體措施包括：1.依托大數(shù)據(jù)技術進行用戶圖像分析。在有效利用數(shù)據(jù)挖掘分析技術對用戶信息進行深度挖掘和對用戶行為進行跟蹤分析以后，就可以有效探測到用戶的興趣愛好。然后圍繞所得信息資料，對不同的檔案使用產(chǎn)品進行開發(fā)制作，所生產(chǎn)的各種檔案服務產(chǎn)品也能切實滿足不同用戶的需求。2.利用多媒體技術再現(xiàn)檔案真實歷史原貌。執(zhí)行時可以從虛擬現(xiàn)實技術入手，使檔案管理徹底擺脫依靠圖像、視頻等的分散式管理方法，整個過程實物檔案也不會發(fā)生毀壞、丟失等情況。[7]3.構(gòu)建數(shù)字化檔案知識服務系統(tǒng)。操作中要先對用戶的需求目標進行有效了解，再協(xié)同大數(shù)據(jù)價值鏈，以大規(guī)模和智能化的知識庫作為基礎，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案知識服務系統(tǒng)的有效構(gòu)建。同時，結(jié)合實際需要對知識源、知識庫等管理功能進行開發(fā)完善，使檔案信息管理逐漸轉(zhuǎn)向檔案知識管理，并在這過程中實現(xiàn)對檔案知識的有效生產(chǎn)、加工與應用，實現(xiàn)檔案管理服務優(yōu)化升級。

（五）強化檔案安全管理

要更好地應對大數(shù)據(jù)海量信息沖擊和網(wǎng)絡開放性對檔案管理信息化帶來的安全威脅，在加快檔案管理信息化建設創(chuàng)新時，要將檔案安全管理作為一項必不可少的工作融入其中。具體措施包括：1.防火墻訪問防范。防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡與外部公共網(wǎng)絡之間的第一道屏障。從理論上來看，防火墻位于網(wǎng)絡安全的最底層，主要負責網(wǎng)絡間的安全認證與傳輸工作。在推進檔案管理信息化建設創(chuàng)新時，也要注重使用防火墻技術，有效完成傳統(tǒng)的過濾任務，并在此基礎上為各種網(wǎng)絡應用提供相應的安全服務。2.網(wǎng)絡入侵檢測防御。通過網(wǎng)絡入侵防御設備可以在網(wǎng)絡入侵行為進入被保護網(wǎng)絡之前，通過報警、阻斷等方式實現(xiàn)有效攔截。在檔案信息化管理中，某些網(wǎng)段也需要通過網(wǎng)絡入侵檢測系統(tǒng)，實現(xiàn)對網(wǎng)絡侵入的有效監(jiān)測、自動識別和攔截處理，以此保證網(wǎng)絡運行和檔案信息安全性。[8]3.網(wǎng)關病毒防御。傳統(tǒng)病毒防御大多是依靠計算機終端殺毒軟件實現(xiàn)，無法取得提前預防、控制和處理的效果。在建立網(wǎng)關病毒防御體系以后，就可以對出入網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)信息進行查找和殺毒，針對黑客對應用服務器群的入侵與破壞也能進行有效阻截，保證信息安全。

四、結(jié)束語

進入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理涉及的信息資料變得越來越多，對檔案管理信息化提出嶄新的要求。企事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設活動，要綜合靈活應用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云儲存、區(qū)塊鏈、人工智能等技術，對檔案管理信息化進行優(yōu)化創(chuàng)新，使之朝著智能化、精細化等方向轉(zhuǎn)變。對于檔案信息服務也可以借用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)檔案知識服務的升級，助力新時期檔案管理水平與質(zhì)量得到進一步的提升。

參考文獻：

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