摘 要：電子政務(wù)指的是由行政機(jī)構(gòu)主導(dǎo)的一種網(wǎng)上服務(wù)體系，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息的高效、實(shí)時(shí)傳遞。電子政務(wù)環(huán)境的營(yíng)造，能夠?yàn)闄n案資源的整合與共享營(yíng)造良好機(jī)遇和條件。鑒于此，通過分析研究當(dāng)前國(guó)內(nèi)檔案資源整合與共享情況，明確電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享的重要性、主體和內(nèi)容，進(jìn)而提出電子政務(wù)宏觀發(fā)展環(huán)境下檔案資源整合共享的主要途徑及方式，以期真正實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案資源穩(wěn)定管理。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)環(huán)境；檔案資源；整合與共享

檔案資源是指在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定有保存和利用價(jià)值的檔案總和，且隨著電子政務(wù)發(fā)展，檔案資源管理受到人們的廣泛關(guān)注，雖然我國(guó)現(xiàn)階段檔案資源整合與共享工作的開展形勢(shì)不容樂觀，檔案資源存在分散性的特征，需要在電子政務(wù)環(huán)境背景下緊跟信息化發(fā)展步伐，加強(qiáng)檔案資源的整合及共享，促使電子政務(wù)賦予檔案資源整合與共享更多的內(nèi)涵和價(jià)值，進(jìn)而為檔案資源整合與共享提供更廣闊的發(fā)展空間。

一、國(guó)內(nèi)檔案資源整合與共享研究

近幾年，我國(guó)檔案管理工作人員開始對(duì)檔案信息資源整合與共享問題集中關(guān)注，相比國(guó)外對(duì)檔案資源整合與共享的研究起步時(shí)間比較晚，但我國(guó)檔案管理學(xué)者對(duì)檔案資源整合與共享的研究，具有非常大的熱情。然而，受到當(dāng)前信息技術(shù)水平和科研水平的制約，對(duì)檔案資源整合與共享的研究還較為落后，對(duì)檔案資源整合與共享的探究真正開始于2005年。因此，雖然當(dāng)前很多檔案管理人員基于電子政務(wù)環(huán)境背景下，對(duì)檔案資源整合與共享展開了一定探索和分析，但在對(duì)檔案資源整合與共享機(jī)制改革與創(chuàng)新期間，還需要對(duì)其詳細(xì)探討與研究。

二、檔案資源整合與共享在電子政務(wù)環(huán)境下的意義

1.符合當(dāng)前電子政務(wù)各項(xiàng)工作開展的現(xiàn)實(shí)需求

電子政務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行方式十分復(fù)雜，需要相關(guān)工作人員在建立并運(yùn)營(yíng)電子政務(wù)環(huán)境時(shí)遵循以下三點(diǎn)基本條件：

加強(qiáng)電子信息化硬件和軟件系統(tǒng)的完善，是確保電子政務(wù)系統(tǒng)順利運(yùn)營(yíng)的前提，如計(jì)算機(jī)、信息化辦公設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)以及專業(yè)辦公軟件等。檔案管理人員需要拓展電子軟硬件的采購(gòu)范圍并加強(qiáng)采購(gòu)?fù)该鞫?，確保工作人員能夠全面掌握和熟練使用計(jì)算機(jī)和辦公軟件，做到在電子政務(wù)環(huán)境下熟練使用電子信息化各種類型的軟硬件，順利開展檔案資源整合與共享作業(yè)。

優(yōu)化電子政務(wù)管理系統(tǒng)，如服務(wù)系統(tǒng)、綜合系統(tǒng)以及人員管理系統(tǒng)。以人員管理系統(tǒng)為例，人員檔案的整合、優(yōu)化和共享是重中之重，工作人員需要在電子政務(wù)的背景下，對(duì)人員檔案有序梳理，并做到對(duì)人員檔案的絕對(duì)保密。由此可見，電子政務(wù)管理系統(tǒng)的完善，能夠充分發(fā)揮出電子政務(wù)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)和作用。

第三，完善電子文件管理系統(tǒng)。要想維持電子文件管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，需要檔案管理人員提供大量數(shù)據(jù)信息，明確檔案管理工作中各項(xiàng)信息資源的占據(jù)比例。同時(shí)，將檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化整合后，才能確保電子政務(wù)順利有序開展，電子政務(wù)的運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量也會(huì)大幅度提升，電子文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行也就更加穩(wěn)定。

2.解決傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用問題

部分單位在實(shí)際運(yùn)營(yíng)管理中產(chǎn)生了海量檔案資料信息，紙質(zhì)載體的檔案資料和光盤載體類型的檔案資料占據(jù)空間比較大、日常利用率比較低，需要單位檔案管理部門借助先進(jìn)的信息技術(shù)，數(shù)字化處理這些檔案資料，并將其錄入電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息庫(kù)中，以便工作人員能夠隨時(shí)隨地查詢、共享、開發(fā)以及利用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案資料數(shù)據(jù)越來越多，尤其是在民生信息被歸納到檔案資料中后，檔案數(shù)量更多、檔案資料信息來源更廣泛，如果檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，就無法形成對(duì)檔案信息的有效處理，而應(yīng)用電子政務(wù)環(huán)境實(shí)現(xiàn)檔案資源整合與共享，能夠便于管理人員全面篩選及處理各項(xiàng)檔案資料信息，進(jìn)而消除傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，進(jìn)一步提升檔案資料的利用效率。

3.建設(shè)智慧城市信息系統(tǒng)

隨著智慧城市建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)，數(shù)字化檔案、智慧化檔案等逐漸嶄露頭角，而應(yīng)用檔案管理新模式，能夠真正實(shí)現(xiàn)快速處理并收集城市數(shù)字信息，進(jìn)一步滿足當(dāng)前智慧城市實(shí)際建設(shè)過程中業(yè)務(wù)項(xiàng)目活動(dòng)開展產(chǎn)生的各項(xiàng)信息服務(wù)需求。反之，城市檔案館及行政機(jī)構(gòu)檔案室等組織機(jī)構(gòu)也能夠通過加強(qiáng)檔案信息資源的整合共享，以達(dá)到支持智慧城市信息系統(tǒng)建設(shè)的目的。隨著近年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)和民生文化等各項(xiàng)檔案信息資源的發(fā)展，檔案管理工作與智慧城市的融合程度不斷加深，需要在城市化推進(jìn)中，從整體上對(duì)其規(guī)劃設(shè)計(jì)。

三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享主體

1.圍繞電子政務(wù)環(huán)境開展檔案資源整合與共享

要想加強(qiáng)檔案資料的有效管理，就需要圍繞電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境開展檔案資源整合與共享的整體規(guī)劃，由于檔案資源整合與共享是一項(xiàng)復(fù)雜、煩瑣且系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員需要構(gòu)建完善的檔案資源整合與共享框架，強(qiáng)化電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)間的協(xié)調(diào)性，進(jìn)一步建立各層級(jí)電子政務(wù)環(huán)境下的檔案資源整合共享主體。

2.電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理機(jī)制的優(yōu)化創(chuàng)新

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平提升，雖然檔案管理水平有所提升，但綜合檔案館功能卻逐漸呈現(xiàn)出弱化發(fā)展趨勢(shì)，尤其是檔案資源整合與共享無法充分發(fā)揮自身作用和價(jià)值，就需要檔案管理人員依據(jù)體制情況，針對(duì)當(dāng)前檔案管理的宏觀環(huán)境，逐漸優(yōu)化并完善檔案管理機(jī)制，督促當(dāng)?shù)卣块T積極融入電子政務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)而對(duì)檔案資源整合與共享機(jī)制的弱化原因展開綜合性分析研究。在這樣的背景下，才能有效提升檔案資源整合與共享地位，從而加強(qiáng)檔案行政管理部門以及專業(yè)主管部門之間的友好溝通及相互協(xié)調(diào)。

3.加強(qiáng)電子政務(wù)環(huán)境下檔案整合與共享的法律主體建設(shè)

在電子政務(wù)環(huán)境發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理人員在開展工作中，需要逐漸完善并優(yōu)化檔案管理工作中相關(guān)法律法規(guī)的具體內(nèi)容，強(qiáng)化檔案管理的普法教育機(jī)制，進(jìn)而分析研究電子政務(wù)背景下檔案資源整合與共享的法律主體建設(shè)過程。并且，檔案管理人員還需要在電子政務(wù)環(huán)境背景下加強(qiáng)檔案資源整合與共享管理，建立相應(yīng)的檔案管理目錄中心，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)之間的聯(lián)系，保障檔案資源整合共享工作順利開展。

四、電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享內(nèi)容

電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)在電子政務(wù)大環(huán)境下，往往追求多層次的整合架構(gòu)以及大范圍的信息應(yīng)用，這就說明電子政務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案資源整合與共享工作的影響非常深入，檔案資源整合與共享?yè)碛薪y(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)，檔案管理人員需要嚴(yán)格遵循由淺入深的發(fā)展順序，積極開展電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境背景下，檔案資源的整合與共享工作?，F(xiàn)階段，我國(guó)檔案資源整合與共享機(jī)制主要?jiǎng)澐譃閿?shù)據(jù)整合層次、系統(tǒng)整合層次、管理整合層次以及服務(wù)整合層次四項(xiàng)主要內(nèi)容，下面以服務(wù)整合層次為例，開展對(duì)數(shù)字檔案資源整合與共享的基本方向與內(nèi)容機(jī)制的分析研究。

現(xiàn)階段，在大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)的支持下，檔案管理人員需要基于電子政務(wù)環(huán)境，充分結(jié)合檔案資源整合與共享的目標(biāo)，建立完善、系統(tǒng)化的檔案管理知識(shí)系統(tǒng)，以期為用戶提供一個(gè)具有知識(shí)化與智能化的知識(shí)服務(wù)體系。并且，檔案管理人員還需要嚴(yán)格圍繞檔案資源開展整合與共享作業(yè)，重點(diǎn)構(gòu)建檔案管理客戶服務(wù)平臺(tái)，確保檔案管理人員能夠充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，設(shè)立相對(duì)良性且有內(nèi)涵的檔案資源整合與共享機(jī)制。針對(duì)上文所述內(nèi)容可見，服務(wù)整合層次主要包括訪問界面整合目標(biāo)內(nèi)容以及應(yīng)用服務(wù)整合目標(biāo)內(nèi)容兩點(diǎn)，下面將訪問界面整合目標(biāo)內(nèi)容為例，對(duì)其詳細(xì)介紹：

第一，訪問界面整合目標(biāo)內(nèi)容指的是為當(dāng)前區(qū)域政府部門及外界用戶提供多種類型的訪問界面，并建立相應(yīng)的門戶渠道技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保界面可以專門服務(wù)于不同類型的訪問設(shè)備設(shè)施，保障用戶在使用檔案期間，可以隨時(shí)隨地地獲取檔案資料中有價(jià)值的信息內(nèi)容，確保檔案訪問過程的安全性。

第二，訪問界面創(chuàng)建的檔案社會(huì)化服務(wù)體系，不僅包括海量檔案資源以及信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，還可以采取科學(xué)規(guī)范的手段，建立數(shù)字檔案資源共享機(jī)制，以期完成檔案資源的整合共享，確保用戶能夠通過各類渠道，有效訪問檔案資源應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，使其能夠滿足用戶的個(gè)性化需求。

五、電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享的途徑及方法

1.途徑

首先，集中式檔案資源整合與共享。這種方式對(duì)管理人員的專業(yè)水平提出了較高的要求，且檔案資源整合與共享的任務(wù)比較重。一般來說，集中式檔案資源整合與共享主要是用于市級(jí)以上檔案局管轄的數(shù)字檔案館和智能檔案館數(shù)字化建設(shè)工作。集中式檔案資源整合與共享的基本結(jié)構(gòu)，能夠匯集檔案數(shù)字化管理工作組織體系內(nèi)的各項(xiàng)檔案資源，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的整合，在檔案信息服務(wù)平臺(tái)上共享各種類型的檔案資源，或?qū)n案資源存放在檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)的文件中心實(shí)現(xiàn)共享。集中式檔案資源整合與共享方式的優(yōu)勢(shì)，可以構(gòu)建一個(gè)完善的數(shù)字化檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，確保各項(xiàng)檔案資源便于用戶檢索、查詢及下載，最大限度地降低各項(xiàng)資源利用的困難程度。

其次，分散式檔案資源整合與共享。這種方式對(duì)管理人員的專業(yè)技術(shù)要求較低，且檔案資源整合與共享任務(wù)也比較少，很多行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位都會(huì)采取分散式檔案資源整合與共享的方式。并且，分散式檔案資源整合與共享方法在實(shí)際運(yùn)用期間能夠通過規(guī)范性及可行性較強(qiáng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種類型檔案資源數(shù)字化處理及儲(chǔ)存。與此同時(shí)，除了檔案管理部門之外，其他部門或者企業(yè)單位使用檔案資源信息期間，能夠通過訪問檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)或網(wǎng)上連接發(fā)送等多種方式，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分享。除此之外，分散式檔案資源整合與共享工作在實(shí)際開展過程中能夠借助電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其運(yùn)行的安全性，如行政機(jī)關(guān)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，該方式具有操作便捷、應(yīng)用成本低等優(yōu)勢(shì)，其工作重點(diǎn)就是為單位內(nèi)部工作人員提供檔案資源信息服務(wù)。

2.方法

第一，積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。在現(xiàn)代化檔案資源整合與共享工作實(shí)施過程中，不可避免地會(huì)受到傳統(tǒng)檔案管理工作的不利影響，直接造成檔案數(shù)字化建設(shè)期間存在檔案資源管理不合理、檔案管理統(tǒng)籌不到位、檔案管理安全防范不到位以及檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位等問題。并且，隨著無紙化辦公的增加和檔案來源多元化趨勢(shì)的發(fā)展，檔案管理人員需要在實(shí)際工作中積極轉(zhuǎn)變自身管理思維和管理方式，促使檔案管理人員在電子政務(wù)背景下，實(shí)現(xiàn)各種類型檔案資源的整合及共享，摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理理念及方式。與此同時(shí)，由于檔案資源整合與共享工作具有層次豐富及種類繁多的特點(diǎn)，需要檔案管理人員將電子數(shù)據(jù)作為載體儲(chǔ)存起來，并利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，提升檔案資源的利用率，確保檔案資源整合與共享能夠符合當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化建設(shè)的多樣化需求。

第二，加強(qiáng)檔案資源整合與共享數(shù)字化處理。要想實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境背景下檔案資源整合與共享，就需要加強(qiáng)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作，確保檔案資源整合與共享能夠隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)提升，獲得更加全面的規(guī)劃和發(fā)展，充分滿足各單位和人民群眾對(duì)檔案信息資料的多樣化需求。確保檔案資源整合與共享的數(shù)字化處理，能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理工作開展過程中對(duì)專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、綜合數(shù)據(jù)庫(kù)、信息管理系統(tǒng)和信息服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)發(fā)展。并且，電子政務(wù)作為當(dāng)前檔案資源整合與共享主要推動(dòng)力，需要加強(qiáng)檔案館、圖書館以及行政機(jī)構(gòu)檔案室等單位的積極配合與友好交流，做好檔案資源整合與共享，進(jìn)而按照國(guó)家檔案管理部門提出的“存量數(shù)字化”“增量數(shù)字化”等相關(guān)需求，逐漸優(yōu)化整合各項(xiàng)檔案資源，避免檔案用戶無法使用開放式的檔案資料共享和利用。

第三，創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。檔案館和博物館是一種屬于國(guó)外的信息服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制，國(guó)外在開展檔案管理工作的過程中，主要將重點(diǎn)放在檔案管理技術(shù)和服務(wù)平臺(tái)建設(shè)上，對(duì)不同機(jī)構(gòu)數(shù)字資源與服務(wù)的融合制度和管理機(jī)制熟悉度比較低，需要明確檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，在檔案館及行政機(jī)關(guān)檔案室等公立性質(zhì)組織中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。例如，在檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)優(yōu)化期間，行政機(jī)關(guān)的文件及文書等內(nèi)容具有權(quán)威性及保密性優(yōu)勢(shì)，再加上這些信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值比較大，涉及社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及民生建設(shè)等各種類型的服務(wù)，使得檔案資源信息具有非常大的再利用價(jià)值。因此，在創(chuàng)新并優(yōu)化檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)后，行政機(jī)構(gòu)檔案部門相關(guān)人員在實(shí)際工作中需要積極整合并歸納所有不涉及機(jī)密的檔案數(shù)據(jù)信息，并通過規(guī)范性的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，對(duì)這些檔案信息采用開放式的共享或者是有償形式的共享。此外，檔案管理人員還需要在保障專業(yè)技術(shù)和安全管理的基礎(chǔ)上，為檔案用戶提供規(guī)范性更強(qiáng)的一體化檔案信息服務(wù)，保障檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)良性發(fā)展及政治文化的進(jìn)步。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，開展檔案資源整合共享工作，在電子政務(wù)大環(huán)境下非常關(guān)鍵，而電子政務(wù)作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要想確保穩(wěn)定正常運(yùn)行，需要加強(qiáng)各類社會(huì)信息的整合與共享。因此，檔案管理人員需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案資源整合與共享數(shù)字化處理，將檔案資源整合與共享融入電子政務(wù)發(fā)展中。在此背景下，檔案管理機(jī)構(gòu)才能將檔案資源迅速集中起來，加強(qiáng)檔案資源的整合與共享，確保其能夠有效支持電子政務(wù)建設(shè)，更好地適應(yīng)新環(huán)境對(duì)檔案資源管理工作整合與共享的需求。

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[3]李彩紅.電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（19）：57-58.

（作者單位：福建省三明市清流縣綜治中心）

作者簡(jiǎn)介：賴永聰（1976—），男，漢族，福建泉州人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。