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        把任務(wù)分成三張清單

        2023-11-16 14:19李睿秋
        青年文摘 2023年13期
        關(guān)鍵詞:講稿初稿甜點

        李睿秋

        經(jīng)常有讀者問我:您每天要處理那么多的事情,是如何安排自己的時間的?其實很簡單,我會把所有要做的事情分成三張清單:行動清單、問題清單,以及甜點清單。

        行動清單,顧名思義,都是我可以立刻去執(zhí)行的行動。任何一項工作,我都會先抽點時間把它分解成最小、最直接的步驟,再記錄到清單上。這樣,當(dāng)我需要行動的時候,就可以立刻去做,不需要再浪費時間去想。

        舉個例子?!按_定分享會的講稿”這件事,我會把它分解為列出分享會講稿大綱、確定進(jìn)入講稿的案例、撰寫分享會講稿初稿、跟對接人員溝通初稿、列出所需PPT清單……再把以上任務(wù),逐項寫上截止日期,放入行動清單里。

        不要小看“分解”這一步。實際上,很多時候我們之所以會拖延,就是因為我們在做一件事情的時候,需要付出努力去思考“如何做”。這就增加了我們的阻力。而這一點點阻力,很可能就是阻礙我們行動的最后一塊砝碼。

        問題清單是什么呢?一切需要在腦海中構(gòu)思、籌劃,而不是通過行動去解決的任務(wù)。

        還是拿分享會講稿舉例:在這個任務(wù)中,可以直接執(zhí)行的是什么?是列大綱、寫初稿、安排PPT制作。而需要思考得出結(jié)果的是確定分享的主題、要點等。這些都可以列入問題清單里,然后在碎片時間把它拿出來,讓自己做一個短時間(5~15分鐘)的發(fā)散思考。當(dāng)某項工作告一段落,感到有些疲憊,我也會站起來讓大腦調(diào)劑一下。在這個過程中,就可以把問題清單拿出來,讓大腦思考一些別的、新鮮的問題,從而為大腦“按摩”。

        這不僅可以有效地利用碎片時間,還可以幫助我切換不同的聚焦點,讓大腦始終保持活力。

        第三個清單叫作甜點清單。它就像餐后甜點一樣,我會在里面放一些非常簡單、無須動腦、沒有時間限制的小事,讓自己在狀態(tài)不佳的時候,可以打開來立刻去做。

        比如,整理文檔、整理筆記、搜集素材、資料歸檔……它們的共同特征是瑣碎。雖然不是那么重要,但每次你完成它們,都可以體驗到微妙的成就感和滿足感,從而擺脫低落狀態(tài),振作起來,然后就又可以去著手完成更重要的任務(wù)了。

        與此同時,在完成甜點清單的時候,由于它們是完全機械、無須動腦的,思維會處于一個自由的狀態(tài)。在這個狀態(tài)下,可以放任它自由聯(lián)想,也許會產(chǎn)生一些有意思的點子。

        把任務(wù)分成行動、問題和甜點三個清單,就可以有效提升時間的利用率。

        (摘自《打開心智》,中信出版社,西米鹿圖)

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