文/劉長蘭

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，財務(wù)管理信息化已成為提高高校財務(wù)管理水平和服務(wù)能力的必然趨勢和發(fā)展方向。本文以信息化視角展開，結(jié)合筆者在高校進行學生事務(wù)財務(wù)工作的親身經(jīng)驗，以財務(wù)信息化視角，從高校學生事務(wù) 財務(wù)管理的內(nèi)容、重要性展開，分析高校學生事務(wù)財務(wù)管理信息化現(xiàn)狀、收費管理、“獎助勤貸補免”等方面存在的不足，并提出優(yōu)化軟件模塊、建立數(shù)據(jù)共享、再造業(yè)務(wù)流程等建議，促進業(yè)財一體化，實現(xiàn)業(yè)務(wù)在不同部門間的無縫銜接。

一、研究背景

信息化概念的廣泛使用始于1993 年9 月美國克林頓政府提出的“信息高速公路”計劃。我國《“十四五”國家信息化規(guī)劃》也指出了實施國家教育數(shù)字化戰(zhàn)略的重要性，強調(diào)了要從教育信息化1.0 時代走到2.0 時代。從“簡單應(yīng)用”走向“深度融合”，開啟教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型新征程。并提出對于高等教育，應(yīng)注重利用信息化促進科教融合。

高校學生事務(wù)管理主要指高校對學生人格教育、生活服務(wù)、成長輔導、素質(zhì)拓展等方面，是高校教育教學工作的一個重要組成部分，我國關(guān)于高校學生事務(wù)現(xiàn)有文獻多從社會學、教育學、心理學、管理學等領(lǐng)域展開，較少從財務(wù)視角展開討論學生事務(wù)工作。但財務(wù)部作為高校重要的職能部門之一，涉及到學生各類費用的收繳、各類獎學金、助學金、勤工助學、貸款、補貼、減免等發(fā)放。學生從入校、休學、服兵役、退學等學籍異動、轉(zhuǎn)換專業(yè)、更改個人信息到畢業(yè)離校整個過程都離不開財務(wù)環(huán)節(jié)。因此，高校學生事務(wù)財務(wù)管理也是學生事務(wù)管理重要的一環(huán)，且對于保障高校學生權(quán)益、提升高校教育質(zhì)量有重大意義。為了在各個環(huán)節(jié)為學生提供更好的服務(wù)，通過信息化手段提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率具有現(xiàn)實意義。

二、高校學生事務(wù)管理信息化的必要性

近年來，國家對于高校學生資助經(jīng)費的投入不斷增加導致高校需發(fā)放給學生的經(jīng)費增多，財務(wù)部門的學生發(fā)放業(yè)務(wù)量加大。與此同時，隨著高校擴招，在校生總?cè)藬?shù)、招收的學生類別也不斷增加，尤其是成人教育學生類別繁多、收費標準不一。各類學生的學費、住宿費、培訓費、報名費、培訓費、醫(yī)保費等都需要財務(wù)部門收取。這些變化都對學生事務(wù)財務(wù)管理提出了更高的要求，信息化是提高工作效率的重要手段。

三、高校學生事務(wù)管理信息化現(xiàn)存問題

（一）各部門間信息獨立

高校內(nèi)各個部門在信息化初始階段更多從自身發(fā)展考慮，忽視了相互間的互聯(lián)互通，各自都擁有單獨的信息化系統(tǒng)，由于缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃，信息不能及時、高效共享，導致信息孤島現(xiàn)象普遍存在。例如，教務(wù)處有學籍管理、學分系統(tǒng)。學工部使用學生信息系統(tǒng)、畢業(yè)離校系統(tǒng)。宿舍管理部門有宿舍管理系統(tǒng)。財務(wù)處使用收費系統(tǒng)、發(fā)放系統(tǒng)等。當學生需要休學、退學、調(diào)整專業(yè)和調(diào)整住宿時，往往先由各業(yè)務(wù)部門收集資料并辦好相關(guān)手續(xù)，通過發(fā)送電子郵件、紙質(zhì)文件傳遞等方式告知財務(wù)部門，財務(wù)部門以此為依據(jù)在財務(wù)系統(tǒng)中對學生的相關(guān)信息、學雜費應(yīng)收款等進行維護，這不僅容易造成管理疏漏，還使在財務(wù)部門收費系統(tǒng)中的相關(guān)信息無法得到及時和準確更新。

（二）收費管理存在的問題

1.財務(wù)軟件未優(yōu)化

高校財務(wù)系統(tǒng)建立之初，能夠滿足當時的財務(wù)需求，但隨著高校的發(fā)展，財務(wù)系統(tǒng)卻沒有及時更新、優(yōu)化。在每年九月新學年開始前，財務(wù)處需要梳理出新 學年所有在籍學生需要繳納學費的名單以及繳費金額。以筆者所在高校2023 學年為例，財務(wù)部根據(jù)學生學號的編碼規(guī)則，判斷該生的入學年份以及學制，再判斷該生是否已經(jīng)在2023 學年前已經(jīng)繳滿相應(yīng)學制的學費，若未繳滿，則2023 學年需要繳納學費。比如，2023 學年共梳理了本科生及研究生應(yīng)收學費約5400 條數(shù)據(jù)，除了業(yè)務(wù)量大之外，這種人工梳理新學年應(yīng)收學費的方式容易導致少收、多收、漏收的情況，若信息化系統(tǒng)能夠提升自動化水平，在新學年時自動生成需要繳納學費的學生的數(shù)據(jù)，將大大提高工作效率。

2.業(yè)務(wù)流程不通暢

在高校收費管理中，由于財務(wù)部門作為流程末端，前期需要業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)支持，但若信息化工作流程不夠暢通，也會影響工作效率。例如，某同學在新學年申請了退宿，在宿舍管理部門辦理完畢了相關(guān)手續(xù)，但是由于退宿信息并沒有及時更新到學生管理部門，學生管理部門仍然將該生劃分到新學年需要繼續(xù)收取住宿費的同學類別中，并將需要收取住宿費的名單給到財務(wù)處。財務(wù)處根據(jù)名單進行托收，導致該同學扣款后又前往財務(wù)處辦理退費手續(xù)，這無疑增加了學生和財務(wù)部門的負擔。若高校能建立學生信息交互共享平臺，各部門在學生信息變化的第一時間就進行數(shù)據(jù)維護，簡化流程流轉(zhuǎn)過程，將避免一些跨部門業(yè)務(wù)溝通過程中的低效和反復。

3.終端學生未納入到信息化體系中

除了財務(wù)部自身軟件需優(yōu)化、與各部門間工作流程不夠通常外，財務(wù)部還與學生的聯(lián)系不強。銀行代扣是高校常見的收費方式之一，但有些學生未與銀行進行托收代扣簽約、余額不足或賬戶尚未激活等原因，導致扣款失敗，收費效果不顯著，欠費率較高。由于財務(wù)部門沒有與學生端能直接取得聯(lián)系的信息化系統(tǒng)，無法從信息化平臺向所有同學發(fā)布托收通知。財務(wù)部大約在扣款日前三天在研究生、本科生輔導員群里發(fā)布托收通知，請輔導員通知同學們足額存入相關(guān)費用。但由于各種原因，同學們時常反饋并不知道扣款時間，導致未及時將費用存入學費卡中?？梢姡畔鬟f的不通暢會導致收費結(jié)果不理想。因此，需要一體化平臺使得各個參與高校學生事務(wù)管理的部門都能及時將通知傳遞到學生。

（三）“獎助勤貸補免”發(fā)放存在的問題

隨著國家對高校學生“獎助勤貸補免”經(jīng)費的不斷投入，資助范圍不斷擴大，資助標準也逐漸提高，資助領(lǐng)域也不斷拓展。這對高?！蔼勚谫J補免”的管理就提出了更高的要求。由于發(fā)放種類較多，本文僅從具有代表性的獎學金和貸款兩項業(yè)務(wù)展開分析。

1.獎學金發(fā)放與欠費補繳流程不順暢

獎學金的評定與發(fā)放直接影響對優(yōu)秀學生的激勵和發(fā)展，高校只有做好獎學金相關(guān)工作，才能激發(fā)優(yōu)秀學生的創(chuàng)新精神和求知欲望，提升他們的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力。部分高校評優(yōu)管理辦法中規(guī)定，欠費的同學不參與當年的獎學金評定工作，但是相關(guān)部門提交至財務(wù)處的各類獎學金發(fā)放明細中，仍然有一定數(shù)量同學暫未繳清相關(guān)費用。以筆者所在高校為例，2022 學年學工部提交發(fā)放學業(yè)獎學金共3400名同學，金額約3045 萬元，經(jīng)財務(wù)處梳理，其中約有150 名同學欠費，這部分同學形成獎學金掛賬，財務(wù)部后期需定期核查該批同學的費用繳納情況，若其中一部分同學后期繳納了相關(guān)費用，財務(wù)部定期清理掛賬完成獎學金補發(fā)工作。此外，有部分欠費同學申請了助學貸款或?qū)W費減免，因此他們未繳納學費。但財務(wù)部無法區(qū)分這部分同學與無正當理由不繳納學費的同學。因此，該部分同學掛賬后，財務(wù)處也接到許多同學的電話問詢，同時也影響了這些有合理原因欠費的同學收到獎學金的時效性。此外，部分發(fā)放由于同學銀行卡未激活、姓名與賬戶不符等原因形成了落賬。

2.各類貸款到賬處理流程復雜

助學貸款目前主要有兩種形式：校園地國家助學貸款和生源地信用助學貸款。高校學生助學貸款財務(wù)部門需要將到賬的貸款額與貸款學生信息匹配后，貸款金額抵交該生學費、住宿費，多余貸款退回至學生學費卡。但到賬貸款筆數(shù)較多，財務(wù)部也不掌握哪些學生申請了貸款信息，在將到款與貸款學生一一匹配上有一定的難度。尤其是2021 年9 月財政部、教育部、人民銀行、銀保監(jiān)會印發(fā)《關(guān)于進一步完善國家助學貸款政策的通知》，調(diào)整了國家助學貸款資助標準，全日制普通本?？茖W生每人每年申請貸款額度由不超過8000 元提高至不超過12000 元，全日制研究生則由不超過12000 元提高至不超過16000 元。學生貸款金額普遍高于應(yīng)交學費和住宿費之和，財務(wù)處在將貸款沖抵學費后，貸款結(jié)余退費工作量大增。

四、高校學生事務(wù)管理信息化建設(shè)途徑

（一）收費管理的信息化建設(shè)

1.優(yōu)化現(xiàn)有軟件、挖掘新功能

涉及到學生事務(wù)管理的各部門應(yīng)先著眼于本部門自身的軟件，思考現(xiàn)有軟件可以在哪些方面進行開發(fā)、優(yōu)化。高校財務(wù)部也可根據(jù)自身的業(yè)務(wù)變化和新需求及時與軟件公司進行溝通，優(yōu)化新學年在校生學費應(yīng)收模塊，使得系統(tǒng)能夠根據(jù)學生的入學年份以及對應(yīng)的學制，自動測算出當年是否需要繳納學費，以及繳納多少金額；高?，F(xiàn)有的校園一卡通也可以在原有功能基礎(chǔ)上，實施第三方應(yīng)用介入。增加一卡通繳納學費、住宿費、醫(yī)保費的端口。

2.借助信息平臺加強收費宣傳

財務(wù)處在托收前，通過公眾號等宣傳媒介，向所有在校生及家長公開收費項目、標準、收費時間等。在公眾號中進行教育收費標準公示，方便學生了解自己 所要繳納的學費、住宿費金額。此外，財務(wù)處可協(xié)同信息辦在托收前三天給學生發(fā)送即將扣款的短信提醒，確保托收信息傳遞到每位同學。此外，財務(wù)處定期將欠費同學的數(shù)據(jù)按照學院逐一進行梳理，反饋給二級學院，并督促二級學院催收學費。若有學生反饋繳費困難，學院也可以及時了解同學們的經(jīng)濟情況，給他們提供相關(guān)幫助，申請相關(guān)困難補助。

3.建立部門間共享信息平臺

教務(wù)部門、學生管理部門、財務(wù)部門的信息系統(tǒng)有效對接，實現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)聯(lián)動的大數(shù)據(jù)平臺。當學生發(fā)生學籍變動或者宿舍調(diào)整后，作為該項業(yè)務(wù)的發(fā)起部門，在修改相關(guān)信息后，數(shù)據(jù)會第一時間同步到大數(shù)據(jù)平臺，推送給后續(xù)流程的部門。財務(wù)人員依此調(diào)整該生的在校狀態(tài)、應(yīng)收金額，恢復收費或者辦理退費結(jié)算等，有效避免因紙質(zhì)憑據(jù)傳遞丟失、延遲、遺漏和錯報等造成的漏收、少收和多收情況，保證學生學籍狀態(tài)、住宿情況和繳費信息相符，兼顧學校和學生雙方利益，也有利于部門之間相互監(jiān)督、減少人為操作的失誤率。

（二）發(fā)放管理的信息化建設(shè)

1.與學工部合作建立“獎助貸”系統(tǒng)

學生作為高校學生事務(wù)管理的客體，也應(yīng)被納入到信息化管理中，高校財務(wù)部與學工部合作建立發(fā)放系統(tǒng)。學生能夠在該系統(tǒng)中申請各類獎學金，學工部在系統(tǒng)中審核后，將數(shù)據(jù)推送到財務(wù)處，財務(wù)直接在系統(tǒng)中能夠?qū)⑶焚M學生篩選出并予以提示反饋。學生在收到預警后及時繳納費用，進而不影響該生的獎學金發(fā)放。在數(shù)據(jù)確認后進入發(fā)放流程。學工部和財務(wù)處的信息傳遞通過系統(tǒng)進行，學生也可以集中在一個平臺上查詢獎助學金、貸款的所有信息。若發(fā)放產(chǎn)生落賬，財務(wù)部能將落賬信息反饋學生，敦促學生前往財務(wù)處辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，也能在一定程度上減少財務(wù)的往來款的掛賬情況，此外，該信息庫中包含全校學生的姓名、學號、學院、身份證號、銀行卡號等基本信息，學生可以自己維護個人信息，如銀行卡更換、更改姓名等，信息更新后，財務(wù)處也會收到相應(yīng)的提示，更新信息，大大降低獎助學金發(fā)放的退票率。

五、結(jié)論

高校學生事務(wù)財務(wù)管理隨著國家教育經(jīng)費的不斷投入以及高校在校人數(shù)逐漸增多勢必離不開信息化的支持。高?，F(xiàn)有的信息孤島現(xiàn)狀以及收費管理中軟件不及時優(yōu)化、業(yè)務(wù)流程不通暢等問題，津補貼發(fā)放管理中流程負責等問題，迫切需要高校打破各部門間的信息交換壁壘，并將學生納入到大數(shù)據(jù)信息化管理平臺中，實現(xiàn)高效、高質(zhì)量的學生事務(wù)財務(wù)管理。