翁 非

(國網(wǎng)福建省電力有限公司,福建 福州 350003)

1 電網(wǎng)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)現(xiàn)狀分析

國家電網(wǎng)有限公司(以下簡稱國網(wǎng)公司)從2018年起開展檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制研究,提出“統(tǒng)一建立檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制、提升信息化支撐能力、加強檔案資源開發(fā)利用”的工作思路,組織開展對電網(wǎng)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制的研究探索及試點實踐,在對國內(nèi)外檔案支撐突發(fā)事件應(yīng)急處置工作的調(diào)研中發(fā)現(xiàn)以下問題。

1.1 個案化

多數(shù)企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)工作尚處于個案化狀態(tài),未形成體系。由于突發(fā)事件不定期發(fā)生,具有一定的偶然性,檔案應(yīng)急服務(wù)工作散落在不同地區(qū)、不同企業(yè)、不同時間段,獨立存在,互無關(guān)聯(lián),未能實現(xiàn)知識和經(jīng)驗的積累。

1.2 效率低

目前,檔案應(yīng)急服務(wù)基本靠人工檢索數(shù)字檔案資源。一方面,在海量的企業(yè)檔案信息中,難以第一時間找到準(zhǔn)確、有效的信息,提供有價值的檔案信息服務(wù);另一方面,檔案應(yīng)急服務(wù)的信息編輯基本采用人工整理編排,在一定程度上也影響應(yīng)急服務(wù)效率［1-2］。

1.3 被動服務(wù)

目前,企業(yè)應(yīng)急處置工作中大多是相關(guān)部門提出檔案查閱要求,檔案部門被動提供檔案利用服務(wù)。檔案部門未主動參與突發(fā)事件的事前、事中、事后處置過程［3］。

國網(wǎng)公司在檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制研究與探索的基礎(chǔ)上,積極開展實踐。2019年以來,在多個國網(wǎng)省級公司開展檔案應(yīng)急服務(wù)機(jī)制建設(shè)［3］。國網(wǎng)福建省電力有限公司(以下簡稱國網(wǎng)福建電力)作為國網(wǎng)公司試點單位,從提升檔案應(yīng)急服務(wù)信息化支撐能力的角度,結(jié)合大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等先進(jìn)技術(shù),研究提升檔案應(yīng)急服務(wù)水平的方法。

2 檔案應(yīng)急服務(wù)信息化支撐能力提升路徑

針對個案化、效率低、被動服務(wù)等問題,國網(wǎng)福建電力以臺風(fēng)突發(fā)事件中電網(wǎng)應(yīng)急搶修作為主要業(yè)務(wù)場景,從系統(tǒng)分析、提高效率、主動服務(wù)三個方面開展提升企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)信息化支撐能力研究。

2.1 通過系統(tǒng)化方式分析個案化事件

提升企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)能力首先要分析應(yīng)急服務(wù)事件中檔案發(fā)揮的作用。如臺風(fēng)突發(fā)事件,年發(fā)生次數(shù)、影響范圍、影響程度均不定。以獨立的事件為分析對象難以找到其中規(guī)律,但以多個事件的集合為分析對象則容易開展研究。因此,可將時間軸拉長,以10年為單位,將抗擊臺風(fēng)應(yīng)急服務(wù)檔案利用情況信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理。同時,不斷積累后續(xù)案例,在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開展分析和研究。

國網(wǎng)福建電力采用國網(wǎng)數(shù)字檔案館系統(tǒng)保存大量檔案利用信息。將歷次臺風(fēng)應(yīng)急響應(yīng)中檔案利用情況組建為一個資源庫,從以下方面開展收集管理、分析研究工作。

2.1.1 確定信息收集的范圍

首先,收集盡量多的臺風(fēng)信息;其次,收集應(yīng)對臺風(fēng)過程中的檔案利用信息;最后,通過分析臺風(fēng)與檔案利用信息之間的相關(guān)度來篩選檔案利用信息。根據(jù)抗臺搶修經(jīng)驗,確定以時間、空間交匯作為檔案應(yīng)急服務(wù)相關(guān)信息的基本篩選依據(jù),在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步優(yōu)化。

2.1.2 確定分析的顆粒度

每個臺風(fēng)應(yīng)急事件影響的范圍可能涉及多個地區(qū)、多個單位,因此,必須確定適當(dāng)?shù)念w粒度,以便于統(tǒng)計分析和研究。根據(jù)臺風(fēng)登陸地點和路徑特征,結(jié)合國網(wǎng)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)管理方式,確定以區(qū)、縣為單位統(tǒng)計分析相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.1.3 建立檔案應(yīng)急資源庫

基于以上兩點,在國網(wǎng)福建電力系統(tǒng)所屬單位歷年的大量檔案利用信息中篩選出與歷次臺風(fēng)應(yīng)急服務(wù)相關(guān)的信息,建立檔案應(yīng)急資源庫,將散落在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的檔案應(yīng)急服務(wù)信息抽取出來,從檔案利用角度真實展現(xiàn)企業(yè)對應(yīng)急事件的處置情況。

2.2 通過集中資源提高服務(wù)效率

提高檔案應(yīng)急服務(wù)能力應(yīng)分析檔案利用方式。應(yīng)急搶修流程一般為接到搶修任務(wù)—現(xiàn)場勘查—查閱檔案資料—編制搶修方案—調(diào)配物資—實施搶修。遇到突發(fā)事件,檔案部門根據(jù)搶修部門提出的要求查找檔案信息,在檔案數(shù)字化率足夠高的情況下,能通過檔案信息管理系統(tǒng)迅速檢索到需要的圖紙、說明書等各項參數(shù),并在此基礎(chǔ)上制定方案,完成搶修工作。

因此,檔案應(yīng)急服務(wù)可提前做好準(zhǔn)備工作,對檔案信息進(jìn)行篩選、過濾和集中展現(xiàn),以提高服務(wù)效率。一方面,預(yù)先將相關(guān)檔案信息集中展示,縮小檢索范圍,迅速找到有效信息;另一方面,對篩選出的檔案信息進(jìn)行自動編研,將分散、無序的應(yīng)急服務(wù)信息進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化處理,便于后期利用。具體可開展以下工作。

2.2.1 建設(shè)檔案應(yīng)急服務(wù)模塊

建設(shè)專用的檔案應(yīng)急服務(wù)模塊,實現(xiàn)檔案應(yīng)急服務(wù)快速支撐。相關(guān)檔案信息應(yīng)做到歸檔完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、著錄規(guī)范、數(shù)字化率高。檔案應(yīng)急服務(wù)模塊應(yīng)能滿足批量導(dǎo)出、遠(yuǎn)程交互、移動終端推送、模糊檢索、信息分類等功能,提高信息獲取的便捷性。

2.2.2 形成應(yīng)急檔案利用專題

在建立檔案應(yīng)急資源庫的基礎(chǔ)上,利用數(shù)據(jù)篩選和過濾技術(shù),按照特定主題組織編研、提煉,將不同類別突發(fā)事件用到的檔案資源自動匯聚形成不同專題進(jìn)行集中展現(xiàn)。例如近年抗擊臺風(fēng)檔案利用專題、抗擊冰災(zāi)檔案利用專題等,按各個獨立事件細(xì)分為子專題。

2.2.3 關(guān)聯(lián)相似事件檔案利用痕跡

在形成應(yīng)急檔案利用專題的基礎(chǔ)上,根據(jù)已知參數(shù)推薦相似事件利用案例,進(jìn)一步縮小信息范圍,提供更有參考價值的檔案資源。如當(dāng)預(yù)測新臺風(fēng)將要登陸時,通過臺風(fēng)登陸地點、風(fēng)力大小、臺風(fēng)路徑等基本信息,在應(yīng)急資源庫中自動展示相似度較高的幾個歷史臺風(fēng)檔案的應(yīng)急服務(wù)專題作為參考。

2.3 通過預(yù)測推薦轉(zhuǎn)變被動服務(wù)模式

當(dāng)前,檔案利用基本為被動模式,即由使用者提出需求,檔案系統(tǒng)滿足需求。而對于突發(fā)事件來說,預(yù)防為主是處置原則之一,在突發(fā)事件未發(fā)生之前防患于未然,做好前期處置的檔案應(yīng)急服務(wù)工作,把檔案信息服務(wù)工作向前延伸,提出可利用的檔案信息預(yù)測,做到由被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù),是檔案應(yīng)急服務(wù)工作的一個突破。

在做好歷史檔案應(yīng)急服務(wù)利用信息匯聚分析的基礎(chǔ)上,通過數(shù)據(jù)挖掘算法開展即將發(fā)生突發(fā)事件利用檔案的預(yù)測,如為即將登陸的臺風(fēng)、降溫可能引發(fā)的冰災(zāi)等推薦可利用檔案,具體可開展以下工作。

2.3.1 根據(jù)客觀事件特征預(yù)測

根據(jù)突發(fā)事件的基本屬性預(yù)測可能需要利用的檔案信息。如對于即將登陸的臺風(fēng),可根據(jù)預(yù)測的登陸地點、風(fēng)力大小、路徑等信息,整合以往具有類似屬性的臺風(fēng)登陸前后的檔案信息,形成一個推薦檔案信息包。

2.3.2 根據(jù)主觀歷史經(jīng)驗預(yù)測

參與過應(yīng)急處置的技術(shù)人員和檔案人員能在一定程度上總結(jié)出經(jīng)驗,具備一定的預(yù)判能力?？蓪⑦@部分存在于個人頭腦中的隱性知識顯性化,分析常見的故障,總結(jié)出關(guān)鍵詞,形成預(yù)測檔案經(jīng)驗庫。關(guān)鍵詞包括項目特征方面(如項目的位置)和檔案特征方面(如常用圖紙名稱、常用檔案分類號等)信息。

2.3.3 實時推薦可能利用的檔案

以上兩點相結(jié)合,在檔案應(yīng)急利用信息庫的基礎(chǔ)上,針對即將發(fā)生的某一突發(fā)事件,通過關(guān)聯(lián)度算法,形成可利用檔案的推薦信息,幫助應(yīng)急搶修人員和檔案應(yīng)急服務(wù)人員在事前做好準(zhǔn)備。

3 信息化項目架構(gòu)

國網(wǎng)福建電力開展檔案應(yīng)急服務(wù)中心信息化項目建設(shè),結(jié)合系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和檔案信息資源流向［3］,將項目分為資源層、處理層、存儲層、展示層4個層次,架構(gòu)如圖1所示。

圖1 國網(wǎng)福建電力檔案應(yīng)急服務(wù)中心架構(gòu)

3.1 資源層

資源層是企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)的基礎(chǔ)資源庫,是做好檔案應(yīng)急服務(wù)的前提。資源層存儲的原始信息包括數(shù)字檔案信息、突發(fā)事件信息和專家經(jīng)驗庫。

3.1.1 數(shù)字檔案信息

數(shù)字檔案信息包含存儲在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的各單位、各門類檔案信息和歷年檔案利用信息。各門類檔案信息包括目錄信息和電子文件,檔案利用信息包括利用時間、利用人員、檔號等。

3.1.2 突發(fā)事件信息

突發(fā)事件信息包含存儲在應(yīng)急指揮系統(tǒng)中的突發(fā)事件信息,如近年影響福建省的臺風(fēng)信息,包括臺風(fēng)名稱、登陸時間段、級別、登陸地點、臺風(fēng)路徑;如冰災(zāi)信息,包括冰災(zāi)時間段、地區(qū)等。

3.1.3 專家經(jīng)驗庫

專家經(jīng)驗庫包含人工上傳的各供電公司、送變電公司等相關(guān)單位技術(shù)人員和檔案人員提供的發(fā)生故障概率較高的項目屬性和可能需要利用的檔案資料類別,整理形成關(guān)鍵詞庫,并可不斷完善。

3.2 處理層

處理層是企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)的數(shù)據(jù)處理引擎,通過建立特定的規(guī)則和算法,結(jié)合大數(shù)據(jù)和人工智能處理技術(shù),實現(xiàn)對資源層海量檔案信息資源的數(shù)字篩選、事件關(guān)聯(lián)、專題聚合、關(guān)聯(lián)推薦等服務(wù),進(jìn)一步形成優(yōu)質(zhì)的應(yīng)急資源庫,為應(yīng)急搶修工作提供高效利用服務(wù)。

3.2.1 數(shù)據(jù)篩選

結(jié)合應(yīng)急專家工作經(jīng)驗,分析歷史突發(fā)事件基本特征,以及應(yīng)急過程中需要利用的檔案數(shù)據(jù)范圍。通過對檔案類型、形成日期、責(zé)任部門、主題詞等關(guān)鍵信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)度維護(hù),形成篩選規(guī)則,篩選建立應(yīng)急資源庫。結(jié)合對歷史應(yīng)急事件處置過程中檔案人員利用行為的分析,進(jìn)一步補充、豐富資源庫內(nèi)容。通過對資源庫文檔的特征屬性進(jìn)行關(guān)聯(lián)度匹配,從檔案資源庫進(jìn)一步獲取緊密關(guān)聯(lián)的其他檔案信息,實現(xiàn)應(yīng)急資源庫的動態(tài)更新維護(hù)。

3.2.2 事件關(guān)聯(lián)

結(jié)合歷史已發(fā)生突發(fā)事件信息,根據(jù)應(yīng)急事件類型、發(fā)生時間、發(fā)生地點、關(guān)鍵詞特征,建立各類事件關(guān)聯(lián)規(guī)則庫,并與應(yīng)急資源庫文件進(jìn)行自動關(guān)聯(lián),形成事件與相關(guān)信息資源的動態(tài)有機(jī)整合。

3.2.3 專題聚合

建立典型事件專題,根據(jù)專題類型進(jìn)行模板化定制,自動生成目錄結(jié)構(gòu)。結(jié)合專題欄目聚合規(guī)則,實現(xiàn)對相關(guān)資源庫信息的自動分欄目掛接,如事前應(yīng)急預(yù)案、事中應(yīng)急搶修、事后經(jīng)驗總結(jié)、會議資料、工程項目資料等欄目,進(jìn)一步形成可高效利用的事件專題,并結(jié)合業(yè)務(wù)人員對專題資料的利用行為,自動維護(hù)熱門數(shù)據(jù)的相關(guān)度排序。

3.2.4 關(guān)聯(lián)推薦

針對即將發(fā)生的突發(fā)事件,通過突發(fā)事件的事件類型、事件等級、發(fā)生時間、發(fā)生地點,與歷史的事件專題、應(yīng)急資源庫內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)度分析,主動推薦相似的歷史應(yīng)急事件相關(guān)專題內(nèi)容。進(jìn)一步根據(jù)突發(fā)事件的基本特征進(jìn)行適應(yīng)性遷移,對未來檔案利用需求提出預(yù)測,實現(xiàn)由被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

3.3 存儲層

存儲層是集中存儲檔案應(yīng)急服務(wù)資源的信息庫,存儲經(jīng)過處理層加工后的檔案利用信息。存儲層支持人工維護(hù),可實現(xiàn)檔案應(yīng)急服務(wù)資源的持續(xù)積累,如生成臺風(fēng)應(yīng)急資源庫、冰災(zāi)應(yīng)急資源庫等檔案應(yīng)急資源庫。

檔案應(yīng)急資源庫是對于檔案管理信息系統(tǒng)歷年形成的大量檔案利用信息,通過與突發(fā)事件進(jìn)行關(guān)聯(lián),提取分析、活化應(yīng)用檔案利用數(shù)據(jù),從檔案角度形成對突發(fā)事件應(yīng)急處置的素描。如臺風(fēng)應(yīng)急資源庫中,包含歷年來國網(wǎng)福建電力系統(tǒng)各單位在抗擊臺風(fēng)過程中所利用的檔案信息,這些利用信息保存在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中,是抗擊臺風(fēng)工作中檔案部門發(fā)揮支撐作用的真實記錄。同時,還可以征集在抗擊臺風(fēng)過程中形成的搶修方案、應(yīng)急預(yù)案等,完善檔案應(yīng)急服務(wù)信息庫,系統(tǒng)保存和積累檔案應(yīng)急服務(wù)相關(guān)資源。

3.4 展示層

展示層在存儲層、處理層的數(shù)據(jù)和算法支持下,根據(jù)用戶使用的典型場景展示知識成果,包括展示歷史真實檔案應(yīng)急利用信息的應(yīng)急資源利用、應(yīng)急檔案專題,以及為即將發(fā)生應(yīng)急事件提供相似事件關(guān)聯(lián)推薦、工程檔案推薦。

3.4.1 應(yīng)急資源利用

在存儲層應(yīng)急資源庫的基礎(chǔ)上展示以往抗擊臺風(fēng)過程中檔案資源利用情況,可調(diào)整數(shù)據(jù)篩選規(guī)則和事件關(guān)聯(lián)規(guī)則,修改相關(guān)參數(shù),使應(yīng)急資源利用更貼近真實利用信息。如臺風(fēng)應(yīng)急資源利用的展示內(nèi)容包括臺風(fēng)信息、利用檔案單位、利用檔案數(shù)量、項目、案卷、文件級別等具體內(nèi)容,如圖2所示。臺風(fēng)事件檔案應(yīng)急資源庫內(nèi)容界面如圖3所示。

圖2 臺風(fēng)事件檔案應(yīng)急資源利用檢索界面

圖3 臺風(fēng)事件檔案應(yīng)急資源利用內(nèi)容界面

3.4.2 應(yīng)急檔案專題

在應(yīng)急資源利用的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步統(tǒng)計利用檔案數(shù)量及項目數(shù)量,分析其中的規(guī)律,并按照特定模板自動形成一個檔案利用專題報告,內(nèi)容包括利用檔案的數(shù)量、門類、各單位分布、各地區(qū)分布等,對歷史應(yīng)急檔案利用信息進(jìn)行定量分析。

3.4.3 相似事件關(guān)聯(lián)

通過輸入即將發(fā)生的臺風(fēng)登陸地點、路徑、等級等信息,關(guān)聯(lián)檔案應(yīng)急資源庫中相關(guān)的歷史臺風(fēng)檔案利用信息,根據(jù)關(guān)聯(lián)度算法與歷史臺風(fēng)比對,關(guān)聯(lián)出相似度高的歷史臺風(fēng),并根據(jù)相似度高低進(jìn)行排序。

3.4.4 工程檔案推薦

將相關(guān)的歷史臺風(fēng)處置過程中利用檔案情況作為客觀要素,將應(yīng)急搶修人員及檔案人員提供的常用檔案應(yīng)急信息建立的經(jīng)驗庫作為主觀要素,二者結(jié)合作為推薦信息的基礎(chǔ)庫。根據(jù)臺風(fēng)預(yù)報中的路徑信息和等級,匹配受影響范圍內(nèi)的變電站、線路等情況,并預(yù)測可能利用到的檔案信息,根據(jù)關(guān)聯(lián)度確定優(yōu)先推薦順序,進(jìn)一步形成檔案專業(yè)應(yīng)急服務(wù)預(yù)案。

4 結(jié)束語

提升信息化支撐能力對于提高企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)水平具有重要意義。本文基于企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)工作個案化、效率低、被動服務(wù)的現(xiàn)狀,提出系統(tǒng)化分析、集中資源和預(yù)測推薦的工作思路并開展探索實踐,針對海量檔案利用信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘,研究實現(xiàn)檔案主動服務(wù)的方式。但企業(yè)檔案應(yīng)急服務(wù)信息化支撐能力提升的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智慧化利用是個復(fù)雜的工程,還需進(jìn)一步提升和完善。