摘 要：信息化建設(shè)是新時(shí)代人社檔案管理的最突出特征，新時(shí)代，人社檔案管理進(jìn)入了轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段。檔案管理更加多樣化、多層次、多方式，但是人社檔案管理也面臨著檔案結(jié)構(gòu)不均衡、檔案資源流失散存、檔案整理不規(guī)范、信息化技術(shù)應(yīng)用不足的問題，要進(jìn)一步以資源建設(shè)引領(lǐng)服務(wù)轉(zhuǎn)型、以信息化理念提升思維轉(zhuǎn)型、以技術(shù)應(yīng)用提升管理效率、以開發(fā)利用提升發(fā)展水平，更好地推動(dòng)人社檔案資源高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人社檔案；信息化；高質(zhì)量發(fā)展

互聯(lián)網(wǎng)2.0時(shí)代突出的特征就是大數(shù)據(jù)、信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，極大改變了人類的生產(chǎn)生活方式，改變了社會(huì)治理形態(tài)。伴隨信息化大潮的滲透，人社檔案管理進(jìn)入了新形態(tài)轉(zhuǎn)型的陣痛期，要著力解決好管理與利用的結(jié)構(gòu)性矛盾，建立以服務(wù)為導(dǎo)向的新型檔案管理方式，更好推動(dòng)人社檔案高質(zhì)量發(fā)展。

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對人社檔案管理的新變化

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代突出的特征就是大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)從規(guī)模、類型、處理和價(jià)值等方面，為人社檔案發(fā)展提供了更好的路徑。

1.1 檔案收集形式的多樣化、全面性

人社部門檔案種類較多，包括文書檔案、人事檔案、科研檔案、財(cái)務(wù)檔案等結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，電子檔案也已成為存儲(chǔ)主要形式，文件數(shù)量顯得更為龐雜、容量更為巨大。傳統(tǒng)管理模式對復(fù)雜的檔案信息資源難以實(shí)現(xiàn)高效地整合。面向現(xiàn)代化，人社檔案數(shù)據(jù)管理應(yīng)注重各類檔案資源的齊全、完整、準(zhǔn)確，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析處理，提升人社檔案管理質(zhì)量，適應(yīng)新形勢群眾需求。

1.2 檔案保管方式的集中化、綜合性

人社檔案信息量龐大，傳統(tǒng)模式下檔案管理分散、利用率低。在信息化背景下，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子檔案以數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行了統(tǒng)一管理，有利于對科研、人才、社保、民生等實(shí)行集約化綜合管理，通過數(shù)據(jù)分析和關(guān)聯(lián)融合發(fā)揮檔案價(jià)值。面向新技術(shù)，有的人社部門建立綜合信息管理網(wǎng)絡(luò)，對內(nèi)部檔案信息工作進(jìn)行集中管理，對數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，為架構(gòu)外部通道打下基礎(chǔ)。

1.3 檔案維護(hù)手段的數(shù)據(jù)化、擴(kuò)充性

在傳統(tǒng)模式下，人社檔案以年度為周期進(jìn)行歸檔，時(shí)間長、材料保管難度大。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，以大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)深度融入為背景，檔案歸集時(shí)間大大縮短，有的檔案材料可以進(jìn)行實(shí)時(shí)采集、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)時(shí)分析。目前，單套制管理已成為主要趨勢，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端，以檔案數(shù)據(jù)的高度整合推動(dòng)信息的高效服務(wù)。

1.4 檔案服務(wù)層面的深度化、智能化

傳統(tǒng)模式下，檔案資料以卷、件的形式保管，由于缺乏高效的檔案檢索工具，一些有價(jià)值的檔案資源始終處于沉睡狀態(tài)，無法發(fā)揮應(yīng)有的利用價(jià)值。目前，有的人社部門自主開發(fā)或應(yīng)用了電子檔案管理系統(tǒng)，使得檔案利用和查詢更加快捷，推動(dòng)檔案服務(wù)提檔升級。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人社檔案基于海量的數(shù)據(jù)，針對不同的服務(wù)利用需求，進(jìn)行深度的聚合分析，多角度、多層次網(wǎng)羅檔案數(shù)據(jù)，挖掘信息資源，提供高質(zhì)量、多樣性的檔案服務(wù)。

2 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對人社檔案管理存在的問題

新時(shí)代背景下，人社檔案管理還存在內(nèi)容不規(guī)范、形式不統(tǒng)一、數(shù)量不齊全、技術(shù)應(yīng)用不足等問題。

2.1 檔案結(jié)構(gòu)不均衡

就人社部門檔案工作整體而言，主要精力集中在機(jī)關(guān)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案上，對其他類型的檔案資源，比如人才檔案、專技檔案、視頻檔案重視相對不夠。由于受設(shè)備、技術(shù)等方面的影響，上級檢查指導(dǎo)不到位，造成了機(jī)關(guān)檔案管理較為規(guī)范，專業(yè)檔案管理不完善、不規(guī)范。從內(nèi)容上來看，雖然人社部門檔案管理力度逐步加強(qiáng)，檔案規(guī)范化管理有了質(zhì)的提升，但是專業(yè)檔案內(nèi)容不夠完整，收集不齊全，管理漏洞較大。比如照片檔案收集歸檔少，內(nèi)容不全，資料格式不統(tǒng)一，無法精準(zhǔn)反映中心工作。

2.2 檔案資源流失散存

人社部門內(nèi)設(shè)科室分工明確，專業(yè)復(fù)雜，檔案資源形成主體眾多，大部分資源留存在各科室或下屬中心，以及相關(guān)人員手中，除根據(jù)“三合一”制度規(guī)定的歸檔范圍外，有些珍貴的檔案資源沒有歸檔。主要原因：一是制度規(guī)定落后，收集范圍狹窄。伴隨信息化加速推進(jìn)，照片、音視頻檔案資料日益增多，在后期工作中查考利用率也較高。但是歸檔制度跟進(jìn)不及時(shí)，許多有價(jià)值的檔案沒有納入歸檔范圍，導(dǎo)致材料歸檔不全。二是檔案形成主體責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。一些檔案資料，比如科研成果檔案、專技人員綜合檔案，這些對科技進(jìn)步和專家管理都具有重要作用，但是實(shí)際中，只為了完成任務(wù)，沒有檔案留存意識(shí)，一些有價(jià)值的信息就淹沒在海量電子數(shù)據(jù)中。

2.3 檔案整理不規(guī)范

由于各級人社部門對專業(yè)門類檔案管理薄弱，大多數(shù)尚未制定完善的歸檔整理制度，在收集范圍、質(zhì)量、存儲(chǔ)等方面沒有提出相應(yīng)要求，從而造成了檔案歸檔形式不統(tǒng)一、存儲(chǔ)形式多樣的問題。同時(shí)，檔案大多數(shù)由形成科室的負(fù)責(zé)整理，許多重要的電子檔案都存儲(chǔ)在電腦系統(tǒng)中，極易丟失損壞。有的檔案資料沒有進(jìn)行系統(tǒng)整理，只是按照年代簡單地進(jìn)行了分類標(biāo)準(zhǔn)，對時(shí)間、事件、人物等都沒有進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，影響了后期的開發(fā)利用。

2.4 管理人員技術(shù)薄弱

大數(shù)據(jù)時(shí)代，對檔案人員的能力和素質(zhì)提出了更為嚴(yán)格的要求，既需要掌握檔案管理基礎(chǔ)理論，也要具備信息化的計(jì)算機(jī)知識(shí)，并樹立終身學(xué)習(xí)理念，緊跟時(shí)代步伐。從大部分人社系統(tǒng)檔案管理來看，檔案人員整體素質(zhì)還無法適應(yīng)信息時(shí)代的要求，對新理念、新技術(shù)掌握不及時(shí)，檔案理念依然未完全轉(zhuǎn)型，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力不足，安全保管意識(shí)較為落后，保護(hù)技術(shù)應(yīng)用能力不足，與上級要求和群眾的期待還有較大差距。

2.5 信息化技術(shù)應(yīng)用不足

當(dāng)前，新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，與傳統(tǒng)行業(yè)融合日漸深入，已經(jīng)成為驅(qū)動(dòng)我國數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展、推進(jìn)全球產(chǎn)業(yè)變革的核心力量。人社檔案信息化管理現(xiàn)在還處于數(shù)據(jù)化管理的初級階段，組織架構(gòu)尚未完全建立起來，資金建設(shè)不到位、信息化建設(shè)的軟硬件建設(shè)不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致信息化建設(shè)破局困難，很多人社部門檔案轉(zhuǎn)型不到位，依然是原有的管理模式占主流，對于服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾的需要服務(wù)效能較低。

3 互聯(lián)網(wǎng)2.0時(shí)代人社檔案高質(zhì)量發(fā)展路徑優(yōu)化

3.1 以資源建設(shè)引領(lǐng)服務(wù)轉(zhuǎn)型

檔案工作的最終價(jià)值體現(xiàn)是服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和民生改善，人社部門作為重要民生部門，更有責(zé)任和義務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。檔案發(fā)揮價(jià)值的基礎(chǔ)是資源建設(shè)。對于人社部門來講，要把資源建設(shè)作為基礎(chǔ)性工程來抓。

3.1.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長、副局長為副組長、科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案資源建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)日常工作，明確專人負(fù)責(zé)本次檔案資源建設(shè)工作。

3.1.2做實(shí)做細(xì)制度建設(shè)。為使各部門不同門類檔案整理更加規(guī)范、統(tǒng)一、容易操作，業(yè)務(wù)科與信息科要共同編制文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案、科技檔案、專技術(shù)檔案的目錄格式，并制作成模板，方便各部門按照統(tǒng)一的目錄模板報(bào)送電子目錄，為規(guī)范移交檔案奠定基礎(chǔ)。

3.1.3多措并舉加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案工作者的業(yè)務(wù)能力。通過舉辦各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、實(shí)際操作培訓(xùn)班、以會(huì)代訓(xùn)、印制實(shí)操手冊、調(diào)訓(xùn)等方式，對檔案工作者有針對性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓住關(guān)鍵，從源頭上規(guī)范檔案收集、整理、歸檔工作。

3.1.4加強(qiáng)監(jiān)督檢查。要針對文書檔案多，科技、專業(yè)檔案少；紙質(zhì)檔案多，音像、實(shí)物等不同載體檔案少；黨政檔案多，民生檔案少等問題，以門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源建設(shè)為目標(biāo)，對檔案門類是否齊全，各門類檔案的收集是否完整，應(yīng)歸檔的是否全部歸檔等，進(jìn)行清單式檢查。要求把能反映本單位主要職能活動(dòng)的不同門類和載體形式的檔案全部規(guī)范歸檔，從源頭上加強(qiáng)檔案的收集和管理，確保檔案齊全完整。

3.2 以信息化理念提升思維轉(zhuǎn)型

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮的影響下，檔案管理信息化的趨勢不可阻擋，也給不少部門檔案管理變革帶來了新的挑戰(zhàn)。

3.2.1以信息化理念的提升，轉(zhuǎn)變工作模式。在工作方式、工作理念、工作標(biāo)準(zhǔn)上全面對標(biāo)信息化建設(shè)的要求，始終以高效實(shí)用、安全快捷、便民利民為導(dǎo)向，突出信息化建設(shè)的實(shí)用功能。在檔案管理實(shí)踐中，要在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算應(yīng)用上下狠功夫，將信息建設(shè)作為推動(dòng)人社檔案高質(zhì)量發(fā)展的主要方式。要深刻認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)不是空中樓閣，不是可有可無的管理方式，是提升國家治理能力現(xiàn)代化的重要方面，也是現(xiàn)代檔案管理的必然要求，只有信息化建設(shè)，才能更好地彰顯檔案價(jià)值，提升人社部門的社會(huì)美譽(yù)度。要始終堅(jiān)持以人民需求為中心的思維方式，信息化建設(shè)不是簡單地文件轉(zhuǎn)型，而是實(shí)實(shí)在在地將群眾的利益放在突出位置，圍繞人民群眾的所思所想開展工作。

3.2.2進(jìn)一步轉(zhuǎn)變安全思維。過去的庫房實(shí)體管理時(shí)代，檔案管理模式以人工為主，檔案保管條件落后，安全隱患突出，信息化建設(shè)在提升檔案安全的同時(shí)，又暴露了新的安全隱患。有的人社部門個(gè)人信息管理系統(tǒng)被黑客襲擊，公民資料被竊取，危害了公民的個(gè)人利益。要像抓安全生產(chǎn)一樣，做好人社檔案信息化安全建設(shè)。

3.3 以技術(shù)應(yīng)用提升管理效率

3.3.1搭建檔案管理信息平臺(tái)，加強(qiáng)對電子文件歸檔管理。智能化檔案管理平臺(tái)主要就是借助信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，圍繞檔案信息的生成、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用制定更加智能化的管理平臺(tái)。它能夠發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格篩選，并對其中的異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效修改，以便形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達(dá)方式；同時(shí)完善的檔案信息共享平臺(tái)，能夠打破時(shí)空界限，以便提高檔案信息共享和利用的效率[1]。要在存量檔案信息化管理上全面加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的信息技術(shù)應(yīng)用，結(jié)合人社檔案工作的任務(wù)實(shí)際，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面完善檔案信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以保證人社檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范和統(tǒng)一。

3.3.2嚴(yán)格遵循檔案信息的安全性原則，加強(qiáng)檔案信息安全的防范工作[2]。為確保檔案信息的技術(shù)安全，要嚴(yán)格遵循安全性原則，加強(qiáng)對檔案管理人員管檔用檔的信息安全保密教育，牢固樹立人事檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識(shí)，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的規(guī)定和要求，嚴(yán)禁把處理檔案信息業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)與非安全網(wǎng)絡(luò)連接，確保檔案信息安全。

3.3.3注重對系統(tǒng)信息的管理與維護(hù)，不斷提升運(yùn)用價(jià)值。為更好地發(fā)揮好檔案管理系統(tǒng)的信息化作用，要堅(jiān)持把人事檔案信息化建設(shè)作為檔案管理日常工作的一個(gè)重要內(nèi)容。本著方便、快捷、有效、實(shí)用的原則，檔案管理人員在人員信息變動(dòng)時(shí)，及時(shí)把檔案材料掃描轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字檔案，使檔案信息內(nèi)容始終保持最新，確保檔案信息庫的“鮮活度”，為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

3.4 以開發(fā)利用提升發(fā)展水平

對于人社檔案來說，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值是體現(xiàn)人社工作的重要方面，因此更好地開發(fā)利用是人社檔案高質(zhì)量發(fā)展的主要方向。要在收集和整理的基礎(chǔ)上，對檔案資源深加工，有針對性地對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析，努力讓人社檔案資源從“死檔案”變成“活資源”。

3.4.1圍繞中心大局，編制人社檔案資料，發(fā)揮資政作用。要圍繞上級的中心工作，比如人才強(qiáng)國展覽、人才政策、大學(xué)生就業(yè)等，編制高質(zhì)量的資政參考、專報(bào)等，從檔案中系統(tǒng)梳理成功的經(jīng)驗(yàn)做法，并提出有針對性的建議，發(fā)揮檔案服務(wù)大局的優(yōu)勢。

3.4.2多措并舉，開展多形式的檔案產(chǎn)品。要深入挖掘人社系統(tǒng)的重大事件、重要成就，通過舉辦展覽、出版書籍等形式，全方位展示新時(shí)代人社部門的風(fēng)采。要借助網(wǎng)絡(luò)新媒體平臺(tái)，比如微信公眾號、抖音號、微博等，通過短視頻、專題片形式，滿足人民群眾的閱讀習(xí)慣，提升檔案價(jià)值實(shí)效。

3.4.3加強(qiáng)宣傳教育。檔案宣傳是提升人社工作影響力的重要方面，也為人社工作高質(zhì)量發(fā)展?fàn)I造良好的社會(huì)氛圍。要借助便民服務(wù)月、國家檔案日的重大節(jié)點(diǎn)，以面對面的形式，深入群眾中去，展示檔案魅力，提升公眾人社檔案思想意識(shí)，更好地推動(dòng)工作。

3.4.4加強(qiáng)新文創(chuàng)產(chǎn)品開發(fā)。人社檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，又與群眾生活息息相關(guān)，要以群眾易喜愛的形式宣傳人社政策，更好服務(wù)群眾。這些政策大多都集中于檔案資源中，要通過人社檔案書簽、紙扇、手提袋等，附上與群眾利益相關(guān)的檔案知識(shí)，既有利于百姓生活，也體現(xiàn)了檔案實(shí)際價(jià)值。

結(jié)語

人社檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，既是時(shí)代要求，也體現(xiàn)人民群眾的呼聲，面對日益增長的檔案利用需求，只有緊緊依靠信息技術(shù)這一關(guān)鍵，強(qiáng)化思維轉(zhuǎn)型，摒棄固有思維，助推技術(shù)應(yīng)用，提升人社檔案管理模式轉(zhuǎn)型。

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作者簡介：朱玉（1988— ），大學(xué)學(xué)歷，平原縣人力資源和社會(huì)保障局館員，檔案研究方向：檔案管理。