摘 要：近年來，隨著我國科技水平的不斷提升，信息化技術(shù)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)中，社會進入大數(shù)據(jù)時代，給人們的思想、工作、生活帶來了翻天覆地的變化。在檔案行業(yè)，電子檔案的普及，在一定程度上推動了檔案管理和利用工作的快速發(fā)展，但是也滋生出一系列問題。在此背景下，本文圍繞大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理與利用服務(wù)優(yōu)勢、當(dāng)前面臨問題、未來優(yōu)化路徑展開分析研究，并提出相關(guān)對策措施，旨在助力各檔案部門實現(xiàn)事業(yè)轉(zhuǎn)型高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；信息化技術(shù)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案行業(yè)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主的管理模式轉(zhuǎn)化為以電子信息化檔案管理，雖然存在著提高管理效率、保證數(shù)據(jù)安全、促進共建共享等優(yōu)勢，但是總體來看仍有著管理體系不健全、人員結(jié)構(gòu)較分散、管理技術(shù)能力較差、軟硬件設(shè)施不足、系統(tǒng)功能優(yōu)勢不明顯、社會服務(wù)不到位等問題[1]。面對新形勢新任務(wù)，如何發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢，拓展事業(yè)發(fā)展新空間，進一步加快電子信息化步伐，是各檔案部門亟待解決的問題。

1 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理與利用服務(wù)優(yōu)勢

1.1 查閱存儲更加便利

電子檔案相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在查詢利用方面具有明顯優(yōu)勢。在過去的檔案管理利用工作中，大多采用人工方式查詢利用的模式，管理規(guī)范性差，信息檢索的速度和精準率低，利用效果不明顯，費時間費人力。而電子檔案可借助計算機網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)等相關(guān)技術(shù)，以在極短的時間內(nèi)完成查詢信息定位，實現(xiàn)檔案查詢檢索自動化[2]。在存儲方面，電子檔案以數(shù)字化的形式記錄到光盤、硬盤、磁帶等檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)中，不僅節(jié)約管理成本，提高空間資源利用率，而且大大提升電子檔案數(shù)據(jù)的管理便捷性。

1.2 管理利用更加安全

在過去紙質(zhì)檔案管理利用過程中，受自然因素與人為因素影響，極易導(dǎo)致紙質(zhì)文件受到風(fēng)化、腐蝕、損壞、丟失、泄露等不可逆?zhèn)Α６鴮㈦娮訖n案存儲在光碟、硬盤、云數(shù)據(jù)庫等各種類型的電子存儲設(shè)備上，對外界環(huán)境要求低，具有環(huán)保性的特點，可干擾的外界影響因素相對少。在查詢利用方面，以關(guān)鍵詞為依據(jù)對數(shù)據(jù)庫進行針對性篩選，提取較為精準的局部信息，查檔用戶無法訪問到無關(guān)字節(jié)的檔案信息內(nèi)容，瀏覽與檢索檔案保密性更強，從而使檔案資料的利用流程更加安全。

2 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理與利用服務(wù)存在問題

2.1 人員綜合能力仍需加強

在新時代，人才是各項事業(yè)發(fā)展的重要支撐。由于檔案工作受關(guān)注程度較小，整體人才引進和業(yè)務(wù)人員培養(yǎng)工作推動較為緩慢，導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)精通現(xiàn)代檔案管理技術(shù)、信息化理論知識、系統(tǒng)實操能力的復(fù)合型人才嚴重不足。同時，各檔案部門人員結(jié)構(gòu)不合理，年齡普遍較大，文化水平低，缺少信息化管理意識，大多仍然采用傳統(tǒng)的管理模式“人工化”開展各項征集、歸檔、查詢、利用工作，不能夠熟練應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、人工智能、云存儲等先進技術(shù)，嚴重制約檔案管理利用工作的高效開展[3]。

2.2 管理體系水平仍需提升

在檔案數(shù)字化、信息化高速發(fā)展的背景下，部門檔案行業(yè)尚未制定完善的檔案管理利用制度。在開展工作中缺乏規(guī)范性、可行性標(biāo)準體系，使得檔案信息收集不全、資源利用流程不完善、數(shù)據(jù)丟失損壞的現(xiàn)象問題頻頻發(fā)生，檔案的科學(xué)性、完整性、真實性較差，極大地增加檔案管理的風(fēng)險，無法真正將國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理制度落在實處。

2.3 安全防護手段仍需升級

雖然大數(shù)據(jù)的應(yīng)用為電子檔案的管理與利用提供極大便利，但是由于計算機網(wǎng)絡(luò)的開放性、復(fù)雜性，使電子檔案的安全難以得到有效保障。大多檔案主管部門針對電子檔案的防護停留在人工排查、局部監(jiān)督層面，對于系統(tǒng)漏洞、內(nèi)外部攻擊、惡意代碼侵入、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境威脅等問題缺乏行之有效的安全防護。在硬件方面尚未配備漏洞掃描、安全審計等兼容性較強的安全設(shè)備；在軟件方面殺毒軟件、防火墻、病毒庫沒有實時更新；在管理利用方面對于系統(tǒng)訪問人員沒有經(jīng)過管理員審核、TCP/IP協(xié)議的過濾，沒有定期檢查系統(tǒng)操作日志，監(jiān)督力度不夠，數(shù)據(jù)丟失和信息泄露事件頻頻發(fā)生，構(gòu)成嚴重的威脅。

2.4 “信息孤島”問題仍需解決

共建共享是大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理利用的主要特點之一，在檔案主管部門，檔案行業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員傳統(tǒng)管理理念根深蒂固，管理模式難以轉(zhuǎn)變，共享意識不夠。行業(yè)內(nèi)尚未制定統(tǒng)一規(guī)劃方案，缺少尚未配套的管理制度與規(guī)范的共享流程。受系統(tǒng)功能制約，在網(wǎng)絡(luò)安全背景下，檔案數(shù)據(jù)利用、信息管理、價值彰顯方面存在巨大的安全風(fēng)險，使得檔案信息無法實現(xiàn)快速傳輸、集中收集，即使通過技術(shù)手段獲取，也僅僅是簡單的“物理堆砌”，深度融合水平較低，無法為數(shù)據(jù)挖掘、云計算等新興技術(shù)的應(yīng)用提供有效基礎(chǔ)，這就導(dǎo)致“信息孤島”問題不斷加重。

2.5 檔案服務(wù)意識仍需強化

隨著科技網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達，電子檔案的利用范圍與服務(wù)群體不斷擴大，優(yōu)化利用流程、提高服務(wù)質(zhì)量、強化服務(wù)意識勢在必行。但是，檔案部門長時間處于被動服務(wù)狀態(tài)，重“藏”輕“用”現(xiàn)象隨處可見。一是檔案管理者與從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案思想的影響，將大多時間、精力、成本投放在檔案的收集整理、保管存放上，主動服務(wù)社會發(fā)展與豐富人民群眾精神生活方面的工作開展較少。二是檔案利用方式落后，利用手段比較有限，服務(wù)范圍固定狹窄，宣傳技術(shù)設(shè)備比較落后，沒有充分利用大數(shù)據(jù)時代新媒體優(yōu)勢，電子檔案無法通過計算機網(wǎng)絡(luò)的方式實現(xiàn)快速傳播，嚴重制約了檔案信息服務(wù)效率。

3 大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理與利用服務(wù)優(yōu)化路徑

3.1 加強專業(yè)人才隊伍建設(shè)

為推動檔案事業(yè)又好又快發(fā)展，各檔案主管部門要不斷深化人才體制機制改革，優(yōu)化人才存量，做好人才增量，提升人才素質(zhì)，大力引進行業(yè)內(nèi)緊缺人才，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)優(yōu)化、素質(zhì)優(yōu)良、富有創(chuàng)新活力的高水平人才隊伍，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強人才保障和智力支撐[4]。一是健全人才工作的領(lǐng)導(dǎo)機制和落實機制，以提升人才培養(yǎng)質(zhì)量為導(dǎo)向，全面加強人才隊伍建設(shè)的頂層設(shè)計和規(guī)劃，不斷強化服務(wù)意識、轉(zhuǎn)變服務(wù)職能、創(chuàng)新服務(wù)方式，加大對人才的服務(wù)力度，進一步建立和完善有利于人才成長的體制機制，努力營造人才“引得進、留得住、用得好、流得動”的良好制度環(huán)境和氛圍。二要積極拓寬招才引才途徑，主要負責(zé)同志要積極與上級部門溝通，爭取相關(guān)政策支持和職數(shù)保障，并通過市場化選聘、社會化招聘、校園招聘等方式，多角度、多渠道、多方式選拔人才，不斷為本單位干部隊伍注入新活力。三是堅持人才引進和培養(yǎng)并重，要快速提升干部隊伍的綜合能力水平，加快人才梯隊結(jié)構(gòu)的合理調(diào)整、促進行業(yè)內(nèi)人員之間的良性流動和動態(tài)發(fā)展?？赏ㄟ^邀請專家教授舉辦線上線下相結(jié)合的專題培訓(xùn)、短期集訓(xùn)，針對行業(yè)內(nèi)政策標(biāo)準進行深入講解，確保全體人員對標(biāo)準吃準吃透、對發(fā)展方向判斷不偏、對工作節(jié)奏掌控不亂，實現(xiàn)信息化基礎(chǔ)知識的有效提升，為大數(shù)據(jù)時代檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級打下良好的理論基礎(chǔ)。四是各檔案主管部門要樹立良好用人理念，立足本單位工作實際，用好各類人才，著力完善人員晉升、獎勵保障、選賢任能制度，樹立正確用人導(dǎo)向，建立健全素質(zhì)培養(yǎng)、選拔任用、正向激勵等體系，進一步加強人才隊伍管理教育，增強廣大人才的責(zé)任感和使命感，充分發(fā)揮好干部隊伍作用，最大限度發(fā)揮工作效能，堅決糾正選人用人上的不正之風(fēng)，大力發(fā)掘和培養(yǎng)優(yōu)秀年輕干部，推動干部隊伍建設(shè)邁上新臺階。

3.2 建立健全檔案管理體系

一是結(jié)合實際，制定“電子檔案管理利用工作實施方案”“涉密文件管理制度”“檔案保密制度”“信息系統(tǒng)安全管理制度”等標(biāo)準文件，明確工作總體目標(biāo)、工作方法步驟和工作要求，落實各相關(guān)部門責(zé)任分工，推動形成職責(zé)邊界清晰、層層負責(zé)的工作責(zé)任機制。同時要建立歸檔、檔案接收、檔案查詢與利用、檔案庫房保管、檔案統(tǒng)計、檔案保密、檔案銷毀等流程制度體系和檔案災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，并成立檔案管理及突發(fā)事件應(yīng)急工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，確保檔案管理有組織保障，制度體系有效落實，應(yīng)急處置有預(yù)案，科學(xué)管理水平有提升[5]。二是建立精細化、科學(xué)化工作機制，及時掌握工作進度，明確工作措施，強化問題導(dǎo)向，緊盯薄弱環(huán)節(jié)，清單式羅列存在的具體問題，及時明確問題化解方法、責(zé)任人和時限要求。三是領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視調(diào)查研究，勤于深入實際，在思想上適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代信息化相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，樹立正確的價值導(dǎo)向，深入調(diào)研檔案管理新模式、新理念、新思路、新方法，并結(jié)合工作實際在制度設(shè)置、流程分工、數(shù)據(jù)管理、社會服務(wù)等方面匹配新時期發(fā)展模式，要善于用發(fā)展的眼光看問題，用創(chuàng)新的辦法解決問題，以自信、開放、包容的心態(tài)，創(chuàng)新理念貫穿檔案工作全過程、各方面更好地呼應(yīng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新要求。

3.3 持續(xù)優(yōu)化管理系統(tǒng)功能

一是在管理系統(tǒng)建設(shè)初期，領(lǐng)導(dǎo)者和具體負責(zé)同志應(yīng)緊緊圍繞國家檔案局關(guān)于信息化建設(shè)的有關(guān)部署，遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準、分級建設(shè)、逐步實施、資源共享、確保安全”的指導(dǎo)方針，以檔案信息資源共享和開發(fā)利用為目的，以檔案網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)為基礎(chǔ)，從檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源庫建設(shè)、檔案安全保障功能建設(shè)等方面，促進各類檔案信息資源科學(xué)、規(guī)范、有序管理，形成多形式多層次共享平臺，從而進一步提升檔案信息資源管理利用水平[6]。二是優(yōu)化系統(tǒng)信息整合功能。在共建共享實際數(shù)據(jù)匯總過程中，要將數(shù)據(jù)安全管理貫穿整個流程，建立數(shù)據(jù)資源歸集共享審批流程，由各單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，技術(shù)保障部門提出數(shù)據(jù)掛接意見，分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后交由數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理員上傳至檔案數(shù)據(jù)共享中心，確保數(shù)據(jù)歸集工作分工明確、職責(zé)清晰、流程規(guī)范、安全有序。同時在共建過程中要加強數(shù)據(jù)歸集審核過程中的介質(zhì)管理，增添專用移動存儲介質(zhì)，實行專項登記，專人專用，明確責(zé)任人及其使用的保密管理責(zé)任，確保數(shù)據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中的安全可靠。三是加強數(shù)據(jù)保密水平，建立嚴格的訪問機制，對電子檔案的管理利用進行權(quán)限限制，同時充分利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，提升對未知威脅的檢測和預(yù)防能力，實現(xiàn)身份精確認定和高效鑒別，降低認證攻擊安全隱患，更好地在信息化工作中發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常行為、找出風(fēng)險點，覺察網(wǎng)絡(luò)攻擊行為的蛛絲馬跡、找到攻擊源，識別網(wǎng)絡(luò)釣魚攻擊、防止欺詐入侵。作為具體管理人員，要嚴格管控涉密區(qū)域，確保涉密區(qū)與非涉密區(qū)物理隔離，嚴禁聯(lián)網(wǎng)移動設(shè)備入內(nèi)；互聯(lián)網(wǎng)計算機要粘貼非密標(biāo)簽，實行標(biāo)簽化管理；不定期對計算機系統(tǒng)、安全設(shè)備和軟件進行升級及病毒查殺，保障涉密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)據(jù)安全。

3.4 提升檔案服務(wù)社會水平

檔案利用是檔案工作發(fā)揮價值的集中體現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案服務(wù)主要是指在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的一種開放式、多元化、廣泛化服務(wù)，各檔案主管部門在規(guī)范電子檔案收集、管理、存儲的基礎(chǔ)上，應(yīng)大力開發(fā)檔案信息，促進檔案服務(wù)利用走向多元化、多樣化，充分彰顯檔案價值。一是領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，在思想上從被動服務(wù)到主動服務(wù)、從單一服務(wù)到綜合服務(wù)的行動轉(zhuǎn)變，從社會需求出發(fā)，針對不同行業(yè)、不同事項、不同用戶制定行之有效、精確匹配的個性化檔案利用服務(wù)計劃，進而為社會各界利用者提供優(yōu)質(zhì)電子檔案信息服務(wù)。二是發(fā)揮電子檔案資源共建共享優(yōu)勢，充分利用數(shù)據(jù)挖掘、主動推動等先進技術(shù)，完成電子檔案信息的整合、加工、檢索、共享，同時廣泛收集社會廣大受眾群體的檔案利用方式和需求，對其進一步分析、追蹤，為用戶推送有價值的信息，進而實現(xiàn)電子檔案服務(wù)不受時空限制。三是提供遠程服務(wù)，借助通信技術(shù)、云技術(shù)等積極構(gòu)建遠程檔案服務(wù)利用平臺，以異地人工實時服務(wù)方式將檔案信息進行交互，在更加廣泛的范圍內(nèi)為社會各行各業(yè)提供遠程電子檔案查詢、利用、共享等功能操作[7]，使服務(wù)突破地域限制、節(jié)約成本，更好地發(fā)揮電子檔案的利用價值。四是大力推行微服務(wù)、云服務(wù)，以微信、微博、視頻號作為載體進行電子檔案信息即時傳播，實行線上查檔，為公眾提供更加直接的電子檔案利用渠道，降低電子檔案與公眾的距離感，提高電子檔案利用率，達到信息共享、互動交流、強化協(xié)作的目的，更好地為公眾提供電子檔案信息服務(wù)。

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作者簡介：劉妍（1989— ），大學(xué)學(xué)歷，中國郵政文史中心（中國郵政郵票博物館）館員，研究方向：企業(yè)檔案管理、大數(shù)據(jù)與檔案管理。