李紅艷 張麗沙 鄒文爽 姚清華

摘? 要：本文從感控檔案“單套制”管理模式的構(gòu)建及責(zé)任主體檔案分類(lèi)指引目錄入手，研究精細(xì)化管理在感染防控檔案中的有效運(yùn)用，闡述“單套制”檔案在推進(jìn)過(guò)程中發(fā)揮的作用、產(chǎn)生的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，提出強(qiáng)化落實(shí)檔案精細(xì)化“單套制”管理的措施，旨在為實(shí)現(xiàn)電子文件“單套制”管理提供解決思路。

關(guān)鍵詞：感染防控；檔案；單套制管理

基金項(xiàng)目：山東省檔案科技項(xiàng)目：疫情背景下醫(yī)院感染防控檔案“單套制”管理研究（編號(hào)：2021-30）。

引言

近年來(lái)，為順應(yīng)電子大數(shù)據(jù)發(fā)展，醫(yī)院對(duì)感染防控檔案（以下簡(jiǎn)稱“感控檔案”）進(jìn)行信息化建設(shè)升級(jí)。借鑒煙臺(tái)市疾控中心檔案管理信息系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，濱州醫(yī)學(xué)院煙臺(tái)附屬醫(yī)院通過(guò)醫(yī)院信息系統(tǒng)對(duì)感控檔案信息進(jìn)行收集、登記、錄入、歸檔“單套制”電子化管理，從而有效整合數(shù)據(jù)，快速調(diào)取信息，開(kāi)創(chuàng)了感控工作數(shù)據(jù)應(yīng)用的新局面。

1 感控電子檔案體系構(gòu)建模式與責(zé)任主體檔案目錄

感控檔案單套制管理模式主要以信息化軟件為依托，需要明確歸檔范圍和分類(lèi)，從源頭上加強(qiáng)對(duì)各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案資料的收集和管理，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，確保檔案資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案目錄框架，搭建感控檔案單套制檔案管理平臺(tái)，不斷整合完善信息化軟件。規(guī)范感控電子化文件的歸檔接收，逐步實(shí)現(xiàn)電子化文檔取代紙質(zhì)版文檔，并確保電子檔案實(shí)現(xiàn)完整性、準(zhǔn)確性、安全性、真實(shí)性的精細(xì)化管理要求，最終實(shí)現(xiàn)感控文檔資源優(yōu)化、整合。

1.1 按醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)

依據(jù)《三級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》（2020年版）“醫(yī)院感染管理與持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)”部分的相關(guān)條款（共7條18款59目），每一目均建立對(duì)應(yīng)支撐材料，儲(chǔ)存電子化檔案，以目為單位，建立搜索路徑。該分類(lèi)方式能夠最快速的查閱到等級(jí)醫(yī)院評(píng)審條款相對(duì)應(yīng)的支撐材料，便于等級(jí)醫(yī)院評(píng)審工作的開(kāi)展。

1.2 按組織層級(jí)分類(lèi)

《醫(yī)療機(jī)構(gòu)感染預(yù)防與控制基本制度（試行）》規(guī)定感控分級(jí)管理組織體系的各層級(jí)主體包括醫(yī)院感染管理委員、感染管理職能部門(mén)、臨床與醫(yī)技科室感控管理小組。按上述組織層級(jí)的職責(zé)與任務(wù)分工，對(duì)感控檔案進(jìn)行分類(lèi)建檔，內(nèi)容如圖1所示。該分類(lèi)方式便于各感控層級(jí)明確職責(zé)分工及對(duì)應(yīng)檔案管理，進(jìn)而建立層級(jí)合理、分工明確、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的感控分級(jí)管理組織體系，有效、規(guī)范開(kāi)展感控工作。

1.3 按工作內(nèi)容分類(lèi)

感控工作包含組織管理、感控監(jiān)測(cè)、措施落實(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、感控培訓(xùn)、職業(yè)暴露、傳染病管理、保潔與醫(yī)廢監(jiān)管等相關(guān)工作。按照內(nèi)容對(duì)感控檔案進(jìn)行電子化分類(lèi)歸檔目錄如圖2所示。該分類(lèi)方式可清晰掌握感控工作內(nèi)容及各項(xiàng)工作推進(jìn)制度，便于日常感控工作推進(jìn)。

2 感控檔案單套制模式的精細(xì)化使用過(guò)程及有效應(yīng)用

通過(guò)將醫(yī)院感染實(shí)時(shí)監(jiān)控管理平臺(tái)、醫(yī)院感染現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)與改進(jìn)移動(dòng)應(yīng)用、醫(yī)院質(zhì)量與安全管理平臺(tái)協(xié)同運(yùn)用于檔案前期管控、文件運(yùn)行流程監(jiān)控、歸檔時(shí)系統(tǒng)銜接等環(huán)節(jié)，對(duì)感控工作各項(xiàng)數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行收集，整合，分類(lèi)與排列，編號(hào)與編目（如圖3所示），將感控檔案由“雙套制”過(guò)渡到“單套制”檔案管理。

2.1 醫(yī)院感染實(shí)時(shí)監(jiān)控管理平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)感染監(jiān)測(cè)層面的電子化管理，其對(duì)應(yīng)的檔案管理模塊包括：綜合性監(jiān)測(cè)、目標(biāo)性監(jiān)測(cè)、預(yù)警信息及上報(bào)管理、消毒滅菌效果監(jiān)測(cè)、職業(yè)暴露監(jiān)測(cè)以及相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析；基于患者全過(guò)程診療數(shù)據(jù)提供更為全面的預(yù)警，包括暴發(fā)預(yù)警、感染預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；目標(biāo)監(jiān)測(cè)相關(guān)數(shù)據(jù)90%完成自動(dòng)加載生成，監(jiān)測(cè)對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析直接在監(jiān)測(cè)模塊中生成統(tǒng)計(jì)。電子目錄生成如圖4所示。

2.2 醫(yī)院感染現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)測(cè)與改進(jìn)移動(dòng)應(yīng)用

可實(shí)現(xiàn)感控培訓(xùn)與管理層面的檔案優(yōu)化整合電子化管理，包括院內(nèi)培訓(xùn)與考核、競(jìng)賽、現(xiàn)場(chǎng)操作考核、職業(yè)防護(hù)、醫(yī)療廢物、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)管、重點(diǎn)部位及感染高風(fēng)險(xiǎn)科室質(zhì)控管理、全院督導(dǎo)等電子化辦公，實(shí)時(shí)過(guò)程管理，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)監(jiān)控，自動(dòng)生成分析數(shù)據(jù)，與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析等。電子目錄生成如圖5所示。

2.3 醫(yī)院自主研發(fā)電子化檔案管理系統(tǒng)“醫(yī)院質(zhì)量與安全管理平臺(tái)”

平臺(tái)包含智慧評(píng)審、智慧質(zhì)管、智慧品安、智慧學(xué)習(xí)等八大板塊（如圖6所示），通過(guò)智慧管理平臺(tái)，各科室感控檔案可全部實(shí)現(xiàn)線上查閱、修改、質(zhì)控；臨床科室質(zhì)控檢查、不良事件處置反饋等均可進(jìn)行線上提交、跟進(jìn)、持續(xù)改進(jìn)等。為深入研究“單套制”理念下電子文件的歸檔及管理，做好電子文件歸檔、管理工作提供理論參考。

上述感控軟件的使用，使得感染防控重點(diǎn)工作能夠通過(guò)電子化獲取，可監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、培訓(xùn)成績(jī)、質(zhì)控反饋等均能夠按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)自動(dòng)生成分析報(bào)告，節(jié)省人力物力，提高工作效率[1]。通過(guò)軟件提取并運(yùn)用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)資料整理存檔，可同時(shí)按照組織架構(gòu)、感控工作內(nèi)容、評(píng)審條款三種歸類(lèi)方式存檔，并做好分類(lèi)目錄編輯。做到第一時(shí)間可檢索，改善紙質(zhì)版檔案按照一種方法歸類(lèi)存檔則查找困難，按照三種方法歸類(lèi)存檔則極大浪費(fèi)，且占用空間大等弊端[2]。

3 單套制感控檔案的有效應(yīng)用

3.1 “單套制”檔案管理模式推進(jìn)感控檔案基礎(chǔ)建設(shè)

醫(yī)院通過(guò)系統(tǒng)可提取感染預(yù)警病例、暴發(fā)預(yù)警次數(shù)等數(shù)據(jù)，按月自動(dòng)生成醫(yī)院感染發(fā)生率、漏報(bào)率、現(xiàn)患率、器械相關(guān)感染發(fā)生率、手術(shù)部位感染發(fā)生率、抗菌藥物治療前病原學(xué)送檢率等報(bào)表。實(shí)現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生學(xué)監(jiān)測(cè)線上信息錄入，可自動(dòng)彈窗提醒超標(biāo)情況，便于專職人員及時(shí)送檢復(fù)查。實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員職業(yè)暴露線上信息錄入，可自動(dòng)生成隨訪時(shí)間，避免人工計(jì)算出現(xiàn)誤差。

醫(yī)院自主研發(fā)的醫(yī)院質(zhì)量與安全管理平臺(tái)，可完成感控相關(guān)評(píng)審數(shù)據(jù)填報(bào)及原始數(shù)據(jù)上傳工作，并可隨時(shí)調(diào)閱，永久性保存。智慧質(zhì)管模塊中組織體系板塊，用于構(gòu)建三級(jí)管理體系，實(shí)現(xiàn)院級(jí)、科室組織架構(gòu)、職責(zé)、日常工作、內(nèi)部管理等相關(guān)電子版材料的收集與錄入，便于查閱。

3.2 “單套制”檔案推行對(duì)感染防控的作用

3.2.1“單套制”檔案的推行，為線上辦公、無(wú)紙化辦公提供支持。在疫情期間，隔離和居家辦公時(shí)有發(fā)生，國(guó)務(wù)院聯(lián)防聯(lián)控也多次發(fā)文要求盡量減少密閉場(chǎng)所的聚集性活動(dòng)。而通過(guò)信息化軟件的使用，可助力網(wǎng)上培訓(xùn)、實(shí)行檔案材料遠(yuǎn)程歸檔等，降低居家辦公、突發(fā)隔離情況等對(duì)工作的影響[3]。

3.2.2信息化軟件的有效應(yīng)用，為做好轄區(qū)內(nèi)醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院的建設(shè)發(fā)揮重大作用。醫(yī)院以區(qū)質(zhì)控中心為平臺(tái)，依托信息化軟件支撐，重點(diǎn)發(fā)揮信息化及人才優(yōu)勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)全區(qū)感染防控“一體化、統(tǒng)籌化、信息化”管理。運(yùn)用信息化的多院區(qū)、多科室同步管理、資源共享及消息互通功能，為轄區(qū)內(nèi)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供免費(fèi)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“全員知識(shí)培訓(xùn)與測(cè)評(píng)”，統(tǒng)籌開(kāi)展區(qū)域內(nèi)督導(dǎo)與專項(xiàng)防控核查，對(duì)職業(yè)暴露、醫(yī)療廢物、環(huán)境清潔與消毒等專項(xiàng)工作及手術(shù)室、產(chǎn)房、中醫(yī)科、口腔科等感染高風(fēng)險(xiǎn)科室實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)、?？品揽毓芾?。

通過(guò)感控資源與信息共享，實(shí)現(xiàn)防控措施核查、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)、感控監(jiān)測(cè)等同質(zhì)化、同步化管理。第一時(shí)間做到上傳下達(dá)，與基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)做好信息共享及應(yīng)急處置，實(shí)現(xiàn)基層醫(yī)護(hù)人員從“被動(dòng)接受”到“主動(dòng)學(xué)習(xí)”，從依靠“傳幫帶”到“主動(dòng)監(jiān)測(cè)”的思想轉(zhuǎn)變。形成區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一調(diào)度的“三統(tǒng)一模式”，提高轄區(qū)內(nèi)應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置和防控能力，提升醫(yī)院周邊影響力。

3.3 產(chǎn)生的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)價(jià)值

3.3.1按照醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和院感防控基本制度的要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作，逐步健全了感控分級(jí)管理組織體系及電子化檔案目錄，工作流規(guī)范有序，信息數(shù)據(jù)來(lái)源可靠。

3.3.2充分運(yùn)用醫(yī)院現(xiàn)有信息管理平臺(tái)，與科室業(yè)務(wù)系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互銜接，實(shí)現(xiàn)有效技術(shù)支撐，院感相關(guān)院級(jí)、科級(jí)層面工作均有收錄，便于查詢利用。

3.3.3“單套制檔案”的推進(jìn)，減少紙質(zhì)材料的使用和資源的浪費(fèi)，據(jù)保守估算，疫情期間我院感控檔案共可產(chǎn)生紙質(zhì)材料約12萬(wàn)張，約合重量0.6噸，目前我國(guó)每生成1噸紙要耗費(fèi)20棵大樹(shù)和300噸水[4]。單套制檔案的推進(jìn)有利于低碳環(huán)保、厲行節(jié)約。同時(shí)，因?yàn)閷?shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，減輕了對(duì)存儲(chǔ)空間的要求，增加了辦公空間。

3.3.4有效發(fā)揮了院感工作人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)新性。在單套制管理模式下，所有文件檔案均需通過(guò)檢索鍵快速搜索，減少了文件在物理空間傳達(dá)過(guò)程中的煩瑣環(huán)節(jié)和時(shí)間浪費(fèi)，解放了人力，提高了辦事效率，節(jié)約了人力和時(shí)間成本，減輕了最基層辦公人員工作壓力[5]。

4 強(qiáng)化感控檔案單套制管理的具體措施

4.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)

首先，要學(xué)習(xí)掌握國(guó)家檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，熟知電子檔案管理規(guī)范，合理合規(guī)開(kāi)展感控檔案單套制管理；其次，為做好感控電子化檔案管理，在選擇感控專職人員時(shí)一要其精通臨床專業(yè)，二要其有責(zé)任心與耐心，三要其有歸納總結(jié)能力及文案水平；最后，是對(duì)專職感控人員的培養(yǎng)是持續(xù)且全面的，除對(duì)其感控專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)外，還應(yīng)重視其各類(lèi)電子化辦公軟件的應(yīng)用能力、專業(yè)化收集能力的培養(yǎng)。

4.2 加大投入，建立信息化平臺(tái)支撐

增加信息化建設(shè)資金投入，切實(shí)推進(jìn)感控檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，為實(shí)現(xiàn)感控檔案單套制管理提供技術(shù)支撐。感控電子化檔案建立與維護(hù)，除必須的電子化辦公軟件外，大量感控資料的提取需要多種信息平臺(tái)的支撐，如醫(yī)院感染實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)平臺(tái)、線上培訓(xùn)學(xué)習(xí)、質(zhì)控管理APP、掃描轉(zhuǎn)換軟件、光盤(pán)、復(fù)印復(fù)刻等信息化軟件。加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，擴(kuò)大信息儲(chǔ)備容量，配置專用感控計(jì)算機(jī)供感控人員日常使用，用于感控電子化檔案的計(jì)算機(jī)，應(yīng)具備大內(nèi)存量以滿足海量感控信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。

4.3 合理分工，將標(biāo)準(zhǔn)予以日常工作

在實(shí)際工作中，按照科室、部門(mén)工作情況，根據(jù)感控電子化檔案目錄按類(lèi)收集感控檔案材料。對(duì)于醫(yī)院等級(jí)評(píng)審中牽頭條款較少的科室，可按照條款目錄對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、歸檔；對(duì)于牽頭條款較多，涉及工作面較廣的科室，建議按照工作內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)、歸檔。以期以點(diǎn)帶面，將感控檔案信息化應(yīng)用到日常工作中，進(jìn)一步規(guī)范常規(guī)工作，檔案資料管理，為感控檔案單套制管理拓展更廣空間，帶動(dòng)其他專業(yè)檔案實(shí)行單套制管理。

4.4 加強(qiáng)管理，注重信息安全防范

完善檔案管理制度及保密制度，設(shè)專人管理，明確各崗位職責(zé)；加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息安全，建設(shè)堅(jiān)固的網(wǎng)絡(luò)防火墻及內(nèi)部訪問(wèn)控制機(jī)制，保障電子檔案信息的真實(shí)性；加強(qiáng)感控檔案信息的備份工作，保證信息存儲(chǔ)安全，積極開(kāi)展傳統(tǒng)載體感控檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，及時(shí)以單套制檔案管理代替原件提供利用，最大限度發(fā)揮電子檔案信息化利用率。

結(jié)語(yǔ)

將精細(xì)化管理應(yīng)用于感控檔案“單套制”模式建設(shè)，可有效提升檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，在實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存、提高檔案使用率、保證感控檔案管理工作更科學(xué)化、規(guī)范化方面有著十分重要的意義。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，電子化檔案與紙質(zhì)版檔案在未來(lái)一段時(shí)間仍會(huì)處于共存狀態(tài)[6]，由“雙套”向“單套”過(guò)渡的過(guò)程中，各級(jí)各部門(mén)一定要高度重視，強(qiáng)化交流與學(xué)習(xí)，加大人力物力投入，建立并完善檔案管理制度流程，更好地發(fā)揮單套制檔案管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)建立電子檔案安全和風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，保障信息安全。

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作者簡(jiǎn)介：李紅艷，研究生學(xué)歷，濱州醫(yī)學(xué)院煙臺(tái)附屬醫(yī)院副研究館員，從事醫(yī)院檔案管理工作。姚清華，大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)市疾控中心副研究館員，從事檔案管理工作。