摘要：計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理是指將人事檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，并利用電子化技術(shù)來(lái)保護(hù)檔案的信息安全。通過(guò)該管理方式，可以有效預(yù)防數(shù)據(jù)泄露，確保數(shù)據(jù)安全，并且利用安全措施和加密技術(shù)等手段來(lái)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

關(guān)鍵詞：計(jì)量技術(shù)；人事檔案；檔案管理；電子化

如今，越來(lái)越多的計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)正意識(shí)到人事檔案電子化管理的重要性。在“大數(shù)據(jù)時(shí)代”的背景下，人事檔案的存儲(chǔ)量不斷增加，這也帶來(lái)了數(shù)據(jù)安全隱患。為了保障檔案的信息安全，相關(guān)科研單位應(yīng)采取有效措施，而計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的電子化管理是一個(gè)優(yōu)秀的選擇。本文將詳細(xì)介紹計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理的重要性，并探討如何有效保護(hù)科研單位的信息安全。

一、計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理的重要性

（一）人事檔案信息的重要性

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的人事檔案信息具有重要的意義。這些檔案涵蓋了員工的個(gè)人信息、部門及其職能、職業(yè)發(fā)展、工作時(shí)間、薪酬福利、技術(shù)水平等方面的內(nèi)容，是核心的管理資源。通過(guò)充分利用人事檔案信息進(jìn)行績(jī)效評(píng)估和內(nèi)部資源優(yōu)化，科研單位可以提升績(jī)效和效率。同時(shí)，這種信息管理也有助于改善服務(wù)能力和管理水平，提高對(duì)外交流和合作能力。定期更新和維護(hù)人事檔案信息，能夠幫助科研單位及時(shí)了解市場(chǎng)變化和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，做出相應(yīng)的調(diào)整和決策，以保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

（二）電子化能夠帶來(lái)的好處

將計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的人事檔案電子化可以顯著提升科研單位的整體管理水平和效率。電子化檔案極大地提升了時(shí)間和資源利用效率，同時(shí)也節(jié)省了文件管理的成本和工作量。電子檔案保存在云端，科研單位可以更快速、便捷地獲取、檢索和分析信息。這為決策提供了快速準(zhǔn)確的信息和把握機(jī)遇的能力，并為運(yùn)營(yíng)、溝通和協(xié)同提供了便捷的管理手段。另外，電子檔案的儲(chǔ)存有助于確保數(shù)據(jù)的安全性。通過(guò)采用安全措施和加密技術(shù)，電子檔案可以防止信息泄漏和篡改，大大提高檔案管理的安全保密性。

二、計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理的實(shí)施

（一）建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是科研單位管理的一項(xiàng)重要舉措。其具體步驟和內(nèi)容包括：首先，對(duì)要建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分析，并收集、采集所需的信息項(xiàng)。這些信息項(xiàng)將構(gòu)成檔案建立的數(shù)據(jù)字典，其中包括每個(gè)信息項(xiàng)的數(shù)據(jù)類型、大小以及特殊要求。其次，確定適合的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。這涉及選擇合適的系統(tǒng)平臺(tái)，并定義數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的架構(gòu)、功能特性和安全性要求，例如數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)方式等。然后，根據(jù)數(shù)據(jù)字典的定義和架構(gòu)設(shè)計(jì)，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建和物理部署。在這個(gè)過(guò)程中，原始數(shù)據(jù)需要經(jīng)過(guò)清洗、新增索引、數(shù)據(jù)重構(gòu)等操作，同時(shí)建立數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，并安裝必要的字典和視圖。完成數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建后，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)的錄入，并對(duì)數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和格式一致性進(jìn)行驗(yàn)證。最后，進(jìn)行應(yīng)用程序的測(cè)試，以確保數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。一旦測(cè)試通過(guò)，檔案管理系統(tǒng)將可以正式投入使用[1]。

（二）采用數(shù)字化賬務(wù)處理系統(tǒng)

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)采用數(shù)字化賬務(wù)處理系統(tǒng)來(lái)建立人事檔案是一種高效管理和控制的方式，它能夠改進(jìn)科研單位的人力資源管理、降低成本并促進(jìn)發(fā)展。這種系統(tǒng)可以從根本上解決傳統(tǒng)工資結(jié)算方式的復(fù)雜和繁瑣，幫助人事管理者更好地掌控和管理科研單位的財(cái)務(wù)支出，實(shí)現(xiàn)資金的節(jié)約和效率的提升。

為了實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化賬務(wù)處理系統(tǒng)，需要從數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、硬件安裝和軟件開發(fā)等三個(gè)方面入手，構(gòu)建完整的工作流程方案。此外，還需要明確建立人事檔案數(shù)字化賬務(wù)處理系統(tǒng)的整體實(shí)施計(jì)劃，并制定科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理體系。同時(shí)，正確收集員工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也至關(guān)重要[2]。

（三）采用移動(dòng)終端技術(shù)

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)采用移動(dòng)終端技術(shù)建立人事檔案是一種先進(jìn)的管理方法。其具體的步驟和內(nèi)容是：首先，需要對(duì)移動(dòng)終端技術(shù)進(jìn)行分析，并收集、采集設(shè)備和系統(tǒng)信息。這些信息將構(gòu)成移動(dòng)終端應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典，包括移動(dòng)設(shè)備的及時(shí)性、有效性、安全性以及特殊要求的識(shí)別。其次，確定移動(dòng)終端應(yīng)用系統(tǒng)的架構(gòu)。這包括選擇適合的系統(tǒng)平臺(tái)，并定義系統(tǒng)架構(gòu)、功能特性和安全性要求，如軟件管理等。然后，進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)。根據(jù)數(shù)據(jù)字典的定義和架構(gòu)設(shè)計(jì)，對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、新增索引、數(shù)據(jù)重構(gòu)等操作，并搭建數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，并安裝必要的字典和視圖，完成移動(dòng)終端應(yīng)用系統(tǒng)的初步建立。完成應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)后，將人事檔案數(shù)據(jù)錄入移動(dòng)終端應(yīng)用系統(tǒng)，并進(jìn)行驗(yàn)證，確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和格式的一致性。最后，進(jìn)行應(yīng)用程序的測(cè)試，并實(shí)施移動(dòng)終端應(yīng)用系統(tǒng)，使其正式投入使用。

（四）利用綜合管理系統(tǒng)

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)采用綜合管理系統(tǒng)建立人事檔案是一種有效的方法。其具體步驟和內(nèi)容有：首先，需要對(duì)科研單位的人事管理進(jìn)行分析，了解當(dāng)前的人事管理方式、流程、運(yùn)作權(quán)責(zé)。根據(jù)科研單位的定位和實(shí)際情況，對(duì)人事管理的各個(gè)流程進(jìn)行改進(jìn)，并將所有數(shù)據(jù)保存在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。其次，確定綜合管理系統(tǒng)的架構(gòu)，包括選擇適合的系統(tǒng)平臺(tái)、確定功能特性以及定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和安全性等要求。然后，進(jìn)行綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)。根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典的定義和架構(gòu)設(shè)計(jì)，實(shí)施綜合管理系統(tǒng)的開發(fā)工作。設(shè)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型，搭建數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，并安裝必要的字典和視圖，完成綜合管理系統(tǒng)的初步建立。完成開發(fā)后，將人事檔案數(shù)據(jù)錄入綜合管理系統(tǒng)，并檢查數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和格式的一致性。最后，進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)和測(cè)試，以確保綜合管理系統(tǒng)可以正常運(yùn)行。實(shí)施綜合管理系統(tǒng)，使之處于操作狀態(tài)。

三、計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理的優(yōu)化

（一）優(yōu)化人事檔案資料的管理

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)通過(guò)人事檔案的電子化，可以優(yōu)化人事檔案資料的管理。具體的優(yōu)化措施如下：第一，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)注重信息安全性，確保人事檔案在電子化過(guò)程中得到安全保護(hù)。制定合適的安全策略，實(shí)施用戶權(quán)限管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限控制，保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性。這有助于降低安全風(fēng)險(xiǎn)，減少存儲(chǔ)成本和管理成本。第二，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)確保人事檔案資料能夠有效傳遞，滿足科研單位管理部門采用技術(shù)手段靈活管理、分析和傳輸檔案。這將加快信息傳輸，優(yōu)化工作流程，并減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。關(guān)注數(shù)據(jù)格式的一致性，按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式安排人事檔案資料，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整，方便隨時(shí)查閱、操作和分析。第三，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)定期檢查和更新系統(tǒng)，及時(shí)反映和更新檔案信息，推動(dòng)更好的人事檔案管理系統(tǒng)的建立。這將有助于實(shí)現(xiàn)更有效的科研單位人事管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量[3]。

（二）提高經(jīng)濟(jì)效益

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)通過(guò)人事檔案的電子化可以提高經(jīng)濟(jì)效益，這主要可以在以下幾個(gè)方面得以體現(xiàn)：第一，電子化管理可以提高科研單位的管理效率和工作流程。通過(guò)將人事檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，科研單位可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)、自動(dòng)化的管理。這樣可以減少繁瑣的手動(dòng)操作，節(jié)省人力資源，降低管理成本。同時(shí)，電子化管理還能夠快速獲取和靈活處理復(fù)雜的人事數(shù)據(jù)，提升決策和管理水平，進(jìn)一步提高管理效率和經(jīng)濟(jì)效益。第二，電子化管理可以提高人事檔案的安全性。采用電子化管理的方式可以有效減少數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)科研單位的秘密數(shù)據(jù)。通過(guò)合適的安全保護(hù)措施和權(quán)限控制，可以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和操作，確保人事檔案的機(jī)密性和完整性。第三，通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警系統(tǒng)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并預(yù)防安全隱患，提升信息安全水平，避免因信息泄露造成的損失。第四，電子化管理可以節(jié)省管理成本和提高檔案存儲(chǔ)能力。采用電子化管理可以大大提高檔案信息的存儲(chǔ)能力，減少物理空間的占用，節(jié)省管理成本。第五，電子化的檔案還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行快速傳遞和共享，減少檔案管理員的數(shù)量，進(jìn)一步降低管理費(fèi)用。第六，電子化管理可以實(shí)現(xiàn)跨組織的信息共享和協(xié)同工作。通過(guò)電子化的方式管理人事檔案，不同部門和組織之間可以快速查詢和共享檔案信息，提高招聘和人才管理的效率，進(jìn)一步提升工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）保障信息安全

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)將人事檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，并通過(guò)采取各種有效的安全措施來(lái)保護(hù)科研單位的信息安全非常重要。在這個(gè)過(guò)程中，可以采用以下安全措施：第一，采用安全控制學(xué)原則，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理和操作日志管理等。通過(guò)嚴(yán)格的身份驗(yàn)證系統(tǒng)，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)的信息。同時(shí)，根據(jù)需要設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，限制人員只能訪問(wèn)和操作自己需要的信息。操作日志記錄可以追蹤操作過(guò)程，為問(wèn)題排查提供依據(jù)，防止信息泄露或被破壞[4]。第二，采用數(shù)據(jù)加密和雙重身份驗(yàn)證的方式來(lái)保護(hù)重要的人事檔案信息。通過(guò)加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。另外，實(shí)施雙重身份驗(yàn)證可以增加登錄的安全性，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感信息。第三，建立實(shí)時(shí)監(jiān)控和安全預(yù)警機(jī)制。利用專門的軟件工具對(duì)人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的安全隱患。通過(guò)設(shè)定自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，管理員可以及時(shí)收到關(guān)于異?；顒?dòng)或潛在威脅的通知，以便采取相應(yīng)措施應(yīng)對(duì)。第四，對(duì)于采用云服務(wù)來(lái)存儲(chǔ)和管理人事檔案的情況，應(yīng)選擇具備高度安全性保障的云服務(wù)提供商。這包括數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、備份和災(zāi)難恢復(fù)等安全特性。科研單位也需要關(guān)注云服務(wù)提供商的合規(guī)性和安全審計(jì)等方面，確保數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。

（四）提高系統(tǒng)使用效率

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化系統(tǒng)能夠極大程度提升工作效率，為科研單位提供多元化、快捷高效、安全可靠的信息服務(wù)。將傳統(tǒng)的人事檔案從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)楸憬莸碾娮訖n案不僅方便查詢和管理，還提升了信息的安全性，同時(shí)也能有效節(jié)省管理成本。第一，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)需要進(jìn)行精細(xì)化的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，構(gòu)建出一套完善的人事檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。在該體系中，要嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)設(shè)置有效的權(quán)限控制，確保信息的安全性。第二，選擇能夠滿足系統(tǒng)功能需求的服務(wù)器硬件，并開發(fā)能夠支持系統(tǒng)大規(guī)模并發(fā)訪問(wèn)量的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)。同時(shí)，要實(shí)施靈活變更的權(quán)限控制，以提高信息安全性，防止非法訪問(wèn)。系統(tǒng)還應(yīng)具備完善的審計(jì)功能，用于信息安全校驗(yàn)與改進(jìn)。第三，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)需要對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，確保他們掌握系統(tǒng)的操作方法、注意事項(xiàng)和安全措施，以避免因操作不當(dāng)而導(dǎo)致系統(tǒng)問(wèn)題[5]。第四，定期更新系統(tǒng)也十分重要，以防止系統(tǒng)出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，影響系統(tǒng)的使用效率。通過(guò)實(shí)施人事檔案的電子化系統(tǒng)，計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)能夠有效提高工作效率，保障信息安全，減少管理成本，為科研單位的發(fā)展提供有力支持。

（五）實(shí)施計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制

計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的人事檔案電子化管理是當(dāng)前科研機(jī)構(gòu)工作的一個(gè)重要方面。良好的人事管理制度不僅能夠提升科研機(jī)構(gòu)的工作效率，還能有效維護(hù)科研人員的權(quán)益和數(shù)據(jù)安全。為此，科研機(jī)構(gòu)需要采取有效的措施來(lái)改進(jìn)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制。

1.改進(jìn)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理的監(jiān)督機(jī)制

①引入新技術(shù)：科研機(jī)構(gòu)需要引入最新的信息處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案的信息化管理，幫助科研機(jī)構(gòu)開展便捷、高效的人事管理工作。②建立嚴(yán)格的審核流程：計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)該建立嚴(yán)格的審核流程，對(duì)科研機(jī)構(gòu)人事檔案的更新、編輯進(jìn)行嚴(yán)格審核，以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可查詢性。③實(shí)施完善的管理機(jī)制：除了執(zhí)行審查審核流程外，科研機(jī)構(gòu)還應(yīng)實(shí)施完善的人事管理機(jī)制，監(jiān)督計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，并不斷改進(jìn)和完善信息化管理系統(tǒng)，保障科研機(jī)構(gòu)人事檔案數(shù)據(jù)的安全。

2.設(shè)立審計(jì)檢查機(jī)制

①儀器認(rèn)證機(jī)構(gòu)審計(jì)檢查：儀器認(rèn)證機(jī)構(gòu)可以對(duì)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)的人事檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)檢查，如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出改進(jìn)措施，確?？蒲袡C(jī)構(gòu)人事檔案數(shù)據(jù)的安全性。②科研機(jī)構(gòu)審計(jì)檢查：科研機(jī)構(gòu)的計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)還應(yīng)定期開展審計(jì)檢查，以保證計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理系統(tǒng)的安全性。③第三方審計(jì)檢查：第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)也可以對(duì)科研機(jī)構(gòu)的計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)檢查，以提高系統(tǒng)的安全性。

3.強(qiáng)化人事檔案電子化管理的技術(shù)支持

①科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)電子化管理系統(tǒng)的技術(shù)支持，保證科研機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠性。②科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該定期進(jìn)行計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理系統(tǒng)的升級(jí)，以確保電子化管理系統(tǒng)的功能完整性和安全性。③科研機(jī)構(gòu)應(yīng)該從專業(yè)角度對(duì)計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)人事檔案電子化管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，以確保系統(tǒng)的可靠性及安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案電子化管理是計(jì)量技術(shù)機(jī)構(gòu)發(fā)展的必然趨勢(shì)。這種管理方式不僅能夠提高人事管理的效率，還能有效保護(hù)信息的安全。通過(guò)采用安全措施和加密技術(shù)等措施，科研單位的人事檔案數(shù)據(jù)可以得到更好的保護(hù)。同時(shí)，電子化管理還能夠?qū)崿F(xiàn)高效的存儲(chǔ)和管理，并通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)便捷的查詢和利用方式，提升管理效率。這對(duì)于科研單位的健康發(fā)展至關(guān)重要。因此，科研單位應(yīng)積極擁抱人事檔案電子化管理的趨勢(shì)，并投入到相關(guān)技術(shù)的研究和應(yīng)用中。這樣可以更好地利用人事檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)科研單位的發(fā)展和管理。

作者單位：王海陽(yáng) 吉林省計(jì)量科學(xué)研究院

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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