王 夢

（南通大學(xué)檔案館 江蘇 南通 226019）

檔案管理是高校管理工作的組成部分之一，主要記錄學(xué)校建設(shè)及發(fā)展的全過程，其對推動高校高質(zhì)量發(fā)展、加強高校內(nèi)涵建設(shè)具有積極的推動作用。2016 年，國家檔案局就檔案工作的智慧管理提出“十三五”規(guī)劃綱要，在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)已是趨勢。高校檔案管理工作可充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)之優(yōu)勢，提升檔案信息服務(wù)水平，提高檔案管理工作實效。如何更好地應(yīng)對新時代檔案建設(shè)工作的挑戰(zhàn)也成了高校面臨的難題。高校應(yīng)積極嘗試和運用先進(jìn)的科技手段，深入融合大數(shù)據(jù)技術(shù)，努力開創(chuàng)高校檔案管理新模式，優(yōu)化檔案治理體系。

1 高校建設(shè)智慧檔案館的價值分析

1.1 優(yōu)化信息處理

隨著檔案管理工作難度的加大，高校建設(shè)智慧檔案館勢在必行。在建設(shè)過程中，高?？沙浞掷么髷?shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，開創(chuàng)信息化、智能化管理模式，提升信息資源管理的實效性。從發(fā)展趨勢看，一方面，高校檔案管理工作所要處理的信息數(shù)量日益龐大；另一方面，信息技術(shù)逐漸貫穿各項事務(wù)中，檔案文件逐漸從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子文件，傳統(tǒng)檔案管理模式不再適用，其不僅費時費力，且工作效率過低。鑒于此，高校建設(shè)智慧檔案館十分必要，即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)便能很好地解決傳統(tǒng)管理模式的不足與問題，實現(xiàn)信息優(yōu)化處理，提高工作效率。

1.2 挖掘信息價值

運用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠加強高校對檔案信息的處理、分析及計算能力，從而有效發(fā)揮檔案的信息價值。換句話說，通過運算可實現(xiàn)信息篩選、查詢的自動化。這相較于傳統(tǒng)方式不僅提高了效率，且能保障信息數(shù)據(jù)的精確性，進(jìn)一步強化了高校的檔案管理能力。

1.3 豐富使用體驗

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有智能化、信息化特征，將其融入高校智慧檔案館建設(shè)中，能夠讓用戶在使用上更加便捷，享受到更為豐富的使用體驗。一方面，高?？衫脭?shù)據(jù)共享、云計算等優(yōu)勢能提高檔案服務(wù)水平及便捷性；另一方面，高?？山柚髷?shù)據(jù)技術(shù)打造智能化環(huán)境，即智能化管理系統(tǒng)、智能化服務(wù)設(shè)施等，相較于傳統(tǒng)服務(wù)更加人性化及個性化。

2 大數(shù)據(jù)時代高校建設(shè)智慧檔案館面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案館信息的存儲問題

高校檔案信息日益海量化、種類多樣的趨勢，加上傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)處理不當(dāng)所留下的問題，均給智慧檔案館建設(shè)帶來了信息存儲難題。如何將這些龐大信息進(jìn)行合理分類與管理是智慧檔案館建設(shè)所面臨的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息存儲工作中，高校多是采取結(jié)構(gòu)化存儲方式，而大數(shù)據(jù)技術(shù)下的信息存儲則是以半結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化方式為主，旨在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選并記錄。兩者存儲方式及類型的不同，也導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)運用下的檔案信息存儲會出現(xiàn)不和諧的問題。針對該問題，則需要通過建立集成體系，通過信息區(qū)分進(jìn)行合理存儲，這便成了高校檔案智慧建設(shè)中的重要挑戰(zhàn)。

2.2 文件服務(wù)方面的問題

縱觀高校傳統(tǒng)檔案管理方式，重點通常集中于信息保存與查詢方面，這樣的管理方式遏制了信息內(nèi)容優(yōu)勢的最大化發(fā)揮，故而導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案館對于信息內(nèi)容的使用方式較為單一化，服務(wù)內(nèi)容較為片面化。而智慧檔案館的管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再局限于實體檔案和電子文件，而是各類信息系統(tǒng)中的信息資源，管理范疇更加寬泛?；诖?，智慧檔案館需要充分發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢，有效提升檔案信息的精確性及時效性。但是在信息整合過程中需要注意大數(shù)據(jù)時代下的資源結(jié)構(gòu)特點，這樣才能更好地凸顯智慧檔案館的智能化及個性化優(yōu)勢，促進(jìn)信息內(nèi)容發(fā)揮最大優(yōu)勢。再來看傳統(tǒng)的文件服務(wù)，其作用主要體現(xiàn)在文件存儲和調(diào)用上，即用戶可根據(jù)特定文件內(nèi)容進(jìn)行訪問。這樣的文件服務(wù)模式不僅難以產(chǎn)生優(yōu)質(zhì)的服務(wù)價值，不具備對相關(guān)信息深入研究及篩選功能，并且工作效率偏低。從這個角度來看，智慧檔案館在建設(shè)中則需要有效打破這些束縛與弊端，注重突出其文件服務(wù)的個性化及高效化。

2.3 檔案信息的安全問題

智慧檔案館融入了大數(shù)據(jù)技術(shù)，整個管理過程中都與網(wǎng)絡(luò)相關(guān)，這賦予了檔案服務(wù)開放化、共享化特征。但是在此基礎(chǔ)上，檔案信息的安全問題也成為人們關(guān)注的問題，如何確保信息內(nèi)容有效管理、不被泄露和丟失則成為檔案管理工作的重點。從大數(shù)據(jù)時代的角度上看，信息技術(shù)在內(nèi)容處理上不僅涉及面愈發(fā)廣泛，且處理速度加快，基于此，高校在面臨海量信息時，則要注重考量其安全性。首先，檔案信息管理中的工作人員要具備專業(yè)技術(shù)及理論知識，明晰且會運用防火墻的設(shè)置；其次，根據(jù)文件管理流程及其內(nèi)容做好每一環(huán)節(jié)的管理工作，最大化加強信息的隱蔽性；最后，加強智慧檔案館的服務(wù)模式與服務(wù)內(nèi)容，實現(xiàn)對高校檔案信息及資源的優(yōu)化，以最大限度地凸顯智慧檔案館的整合優(yōu)勢。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)性問題

檔案館的工作人員是執(zhí)行管理流程及內(nèi)容的關(guān)鍵主體，其綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力在很大程度上影響著智慧檔案館的建設(shè)效果?？v觀高校檔案館工作人員，大部分人員都并非專業(yè)人士，多數(shù)是從其他崗位調(diào)配而來，甚至部分工作人員并未接受專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)就直接上崗，可見高校智慧檔案館工作人員綜合素養(yǎng)有待提升，加強工作人員的教育也是建設(shè)智慧檔案館的重要內(nèi)容之一。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)智慧檔案館，想要進(jìn)一步強化檔案服務(wù)功能、展示智慧檔案館的優(yōu)勢，則需要工作人員具備專業(yè)的服務(wù)水平和信息處理能力，要注重對管理人員的培訓(xùn)，不斷增強檔案管理者的信息化意識，提高其信息化管理水平，強化其檔案服務(wù)質(zhì)量，從而全面體現(xiàn)智慧檔案館的智能化服務(wù)及信息價值。

3 基于大數(shù)據(jù)建設(shè)高校智慧檔案館的策略

上述挑戰(zhàn)即大數(shù)據(jù)時代高校建設(shè)智慧檔案館所要應(yīng)對的難題。如何深入融合大數(shù)據(jù)技術(shù)并借其優(yōu)勢實現(xiàn)智慧檔案館的建設(shè)，增強檔案信息服務(wù)個性化及智能化是當(dāng)前研究的主要內(nèi)容及目的。基于此，建設(shè)高校智慧檔案館要從以下幾點入手：首先，解決檔案管理面臨的海量信息處理問題；其次，關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理模式與傳統(tǒng)方式的不同，并加強創(chuàng)新；再次，注重考量信息存儲及使用的安全問題，全面做好防護(hù)；最后，加強檔案管理者的培訓(xùn)，提升檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)及業(yè)務(wù)能力。

3.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化的資源數(shù)據(jù)體系

檔案資源及數(shù)據(jù)是整個檔案管理工作中的重點管理對象，為此要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的資源數(shù)據(jù)體系。首先，將檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融合。運用先進(jìn)手段將傳統(tǒng)的電子文件轉(zhuǎn)為電子檔案，并采取單套檔案制進(jìn)行管理，從而提高檔案資源的歸檔效率。其次，組織教研活動，加強各高校之間的聯(lián)系與協(xié)作，使其相互借鑒、利用，通過優(yōu)勢互補，進(jìn)一步深化資源的整合效果。再次，做好資源的數(shù)據(jù)分類工作，并根據(jù)類別設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)置，從而更好地掌握資源的存儲與使用情況。需要注意的是，在資源數(shù)據(jù)存儲及管理上，其內(nèi)存大小要保證與傳統(tǒng)檔案存儲空間相適應(yīng)，并盡量為檔案數(shù)據(jù)信息預(yù)留出更多的空間。最后，要建立資源共享平臺，旨在為檔案信息創(chuàng)造一定的交互空間，以更好地展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息價值。

3.2 優(yōu)化檔案管理工作模式

傳統(tǒng)檔案信息存儲方式造就了不同的信息結(jié)構(gòu)，這便需要在建設(shè)智慧檔案館中引發(fā)注意與關(guān)注，并在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新管理模式。大數(shù)據(jù)是基于云計算而衍生出來的產(chǎn)物，具有良好的數(shù)據(jù)挖掘、分析及計算能力。在此基礎(chǔ)上，在創(chuàng)建智慧檔案館的過程中，高校可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的這些優(yōu)勢，加強檔案館的數(shù)據(jù)運營及管理，提高其智慧化、智能化水平。另外，在檔案信息服務(wù)工作中優(yōu)化信息資源的結(jié)構(gòu)也十分必要。添加個性化的信息存儲選項功能，這是強化檔案信息服務(wù)水平的重要路徑。為此，高校應(yīng)加強和第三方專業(yè)機構(gòu)的合作，加強對信息技術(shù)的開放與利用，有效整合高校檔案資源，實現(xiàn)對檔案信息結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，并創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺。

3.3 加強智慧檔案館數(shù)據(jù)的安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)就像一把雙刃劍，一方面為高校檔案信息管理工作提供便捷，提高效率；另一方面，檔案管理體系趨于開放化、共享化，在很大程度上也埋下了安全隱患，若管理稍有不當(dāng)就很容易對整個系統(tǒng)造成損害。因此，高校在建設(shè)智慧檔案館過程中，一定要重視信息管理的安全問題，并將其安置于重中之重的位置。首先，針對數(shù)據(jù)傳播平臺應(yīng)增設(shè)防火墻，并設(shè)置攔截功能，即對于來路不明的用戶要進(jìn)行攔截與使用限制。其次，在用戶使用方面，要采取分級管理模式，即重要程度較高的檔案內(nèi)容都?xì)w于上級管理，下級則要做好檔案申請和檔案備份的工作，充分做好檔案丟失的預(yù)防工作。最后，要建立檔案信息管理體制，確保全面掌握高校檔案數(shù)據(jù)的使用情況，要求管理者嚴(yán)格按規(guī)制執(zhí)行，以進(jìn)一步強化智慧檔案館的實用性和安全性。另外，為了提高檔案管理工作的有效性，可制訂科學(xué)的使用規(guī)則，并嚴(yán)格要求與執(zhí)行。

3.4 提高智慧檔案館管理者的綜合素質(zhì)

工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平是決定管理工作實效性的重要因素，因此，大數(shù)據(jù)時代，提高高校智慧檔案館相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)及信息化水平十分必要。與傳統(tǒng)檔案管理相比，智慧檔案管理的模式大不相同，后者對工作人員的信息化水平會有更高的要求，即高校智慧檔案館建設(shè)中，不僅要實現(xiàn)檔案的智慧化，還要讓工作人員“智慧”起來。首先，檔案管理者要樹立良好的檔案意識，這是嚴(yán)格落實相關(guān)規(guī)制及要求的第一要素，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作的服務(wù)水平；其次，高校可引入檔案專業(yè)人才，由此組建高素質(zhì)、高水平的檔案管理者隊伍；再者要注重崗前培訓(xùn)，新人須在上崗前進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)與考核，合格之后才能上崗工作；最后，全體管理人員都應(yīng)提高信息技術(shù)水平，自主學(xué)習(xí)相關(guān)的信息技術(shù)等知識。同時，高校應(yīng)鼓勵管理人員不斷創(chuàng)新，敢于提出自己的想法與意見，為順利推動智慧檔案館的建設(shè)與運營全面奠定堅實基礎(chǔ)。

4 總結(jié)

在大數(shù)據(jù)時代，高校建設(shè)智慧檔案館不僅是時代發(fā)展需求，也是實現(xiàn)創(chuàng)新的必要手段。具體而言，這一過程包含：將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合，創(chuàng)新管理及服務(wù)形式，借助大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)挖掘、分析及計算優(yōu)勢優(yōu)化檔案館的信息結(jié)構(gòu)及創(chuàng)建個性化存儲功能和信息服務(wù)，充分發(fā)揮信息價值。與此同時，高校智慧檔案館還應(yīng)注重信息安全問題，增設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)共享防火墻，規(guī)范信息使用步驟，全面把控信息使用情況。另外，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)及信息化水平同樣也是智慧檔案館建設(shè)中的重要工作，旨在提升全體人員的業(yè)務(wù)能力及信息化服務(wù)意識，為智慧檔案館建設(shè)與運營工作的順利推行打下良好基礎(chǔ)。