符 銳,張寬驥

(景德鎮(zhèn)陶瓷大學(xué),江西 景德鎮(zhèn) 333403)

0 引言

隨著國家深化改革工作的推進,對行政事業(yè)單位的業(yè)績評價要求不斷提高,其中就包括高校的財務(wù)業(yè)務(wù)績效評價。如果高校在財務(wù)經(jīng)費的統(tǒng)籌使用過程中出現(xiàn)了問題,會影響到學(xué)校各項工作的有序開展。正因如此,財務(wù)作為高校開展各項工作的基礎(chǔ),財務(wù)部門必須與教學(xué)部門、行政部門之間通力協(xié)作,才能推動和優(yōu)化學(xué)校的管理布局,提高財務(wù)資金的配置效率。同時高校的財務(wù)資金在預(yù)算、下?lián)?、分配、核算等環(huán)節(jié)也需要各部門進行信息互通,才能解決“信息孤島”現(xiàn)象,所以財務(wù)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。

隨著信息技術(shù)在財務(wù)業(yè)務(wù)中的不斷應(yīng)用,計算機開始替代人工處理那些重復(fù)且低附加值的工作,有效地避免了人為錯誤和提高處理效率。張邦文[1]主張從信息需求的角度去著手建設(shè)高校財務(wù)信息化,使信息化財務(wù)不斷適應(yīng)財務(wù)人員和其他人員的需求。段建平[2]在2021年提出RPA技術(shù)能夠加速財務(wù)工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高校會計核算工作會面臨著大量規(guī)范性的數(shù)據(jù)處理,而這正是RPA技術(shù)的優(yōu)勢所在。

RPA技術(shù)(Robotic Process Automation)即機器人流程自動化技術(shù),在會計核算流程中應(yīng)用RPA技術(shù)可以將會計人員從處理大量規(guī)范性數(shù)據(jù)工作中解脫出來,從事高附加值的財務(wù)管理工作。錢倩[3]對企業(yè)財務(wù)管理運用RPA技術(shù)進行了適用性及價值性分析并提出在五個業(yè)務(wù)流程方面的優(yōu)化建議。程平、趙敬蘭[4]指出共享模式是財務(wù)信息管理的重大創(chuàng)新,更需要基于共享平臺提供報銷服務(wù),從而高效進行費用管控,可以看出RPA技術(shù)運用在財務(wù)核算流程中意義重大。RPA技術(shù)的應(yīng)用,可以提高業(yè)務(wù)處理速度和準(zhǔn)確性,同時也能使得數(shù)據(jù)處理更加規(guī)范。本文以國內(nèi)高校的財務(wù)信息化現(xiàn)狀為基礎(chǔ)分析其存在的不足并提出優(yōu)化建議。

1 高校財務(wù)核算所存在的問題

1.1 財務(wù)核算業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不通暢

目前,雖然許多高校已經(jīng)完成了數(shù)據(jù)中心建設(shè),搭建了統(tǒng)一數(shù)字化服務(wù)平臺,并在數(shù)字化平臺上集成了校內(nèi)各個業(yè)務(wù)部門的子系統(tǒng),但只是完成了各子系統(tǒng)與數(shù)字化平臺的SSO(Single Sign On)單點登錄管理,而各子系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互,數(shù)據(jù)孤島問題仍然非常嚴(yán)重。

在財務(wù)會計核算流程中,仍然采用“線上+線下”互補的財務(wù)報銷模式。目前,許多高校在財務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有相關(guān)的數(shù)據(jù)流程,在財務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)以外的只能線下處理,例如資產(chǎn)入庫的審批和資產(chǎn)報銷核算的數(shù)據(jù)流尚未連通。

1.2 網(wǎng)約報銷功能弱,線下審批簽字難

許多高校現(xiàn)行的財務(wù)系統(tǒng)中網(wǎng)上預(yù)約報銷審批流程功能簡單,僅提示審批人,但關(guān)于簽字制度及簽字流程未能完整提示,會讓不熟悉經(jīng)費開支業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人員難以理解審批手續(xù)。

并且整個財務(wù)系統(tǒng)流程中沒有線上審批功能。因此,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在系統(tǒng)填寫完成后,仍然需要在線下進行項目經(jīng)費審批簽字手續(xù),沒有徹底地解決業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員“審批簽字難”的問題。

1.3 報銷制單環(huán)節(jié)RPA技術(shù)應(yīng)用不足

制單過程目前屬于簡單應(yīng)用了RPA技術(shù),即通過掃描網(wǎng)上預(yù)約環(huán)節(jié)生成的二維碼自動生成會計憑證分錄,但這種應(yīng)用需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在進行網(wǎng)上預(yù)約時對業(yè)務(wù)的票據(jù)及事項準(zhǔn)確無誤地錄入系統(tǒng),否則在生成時會出現(xiàn)摘要不準(zhǔn)確、支付事項與實際不符等情況發(fā)生。

此外,因為RPA技術(shù)運用得不夠充分,無法自動審核還極易出現(xiàn)差旅費憑證行程不完整,導(dǎo)致制單時花費大量的時間進行核對;電子發(fā)票是否重復(fù)打印并重復(fù)報銷,需要制單人員人工核對;勞務(wù)費根據(jù)提供勞務(wù)人員的職稱、職別區(qū)分存在不同標(biāo)準(zhǔn),網(wǎng)上預(yù)約無法審核,導(dǎo)致超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放勞務(wù)費的情況時有發(fā)生;網(wǎng)上審批系統(tǒng)無法準(zhǔn)確對應(yīng)會計分錄和支付分錄,財政支出或自有資金支出需人工修改。這些情況的存在導(dǎo)致會計制單人員花費大量的精力及時間在核對單據(jù)、修改分錄上,尤其是在學(xué)期末報賬高峰期,極易導(dǎo)致人員排隊時間過長,激發(fā)教職工與會計人員的矛盾。

1.4 支付環(huán)節(jié)信息化技術(shù)支撐薄弱

在支付環(huán)節(jié),RPA技術(shù)幾乎尚未應(yīng)用。出納的付款還是沿用傳統(tǒng)方式,即通過紙質(zhì)憑證,判斷支出方式,人工對票據(jù)進行核對并支付,不僅費時費力,還極易發(fā)生付錯款、多付錢等情況,造成人力、物力的極大浪費。

2 RPA技術(shù)運用不足的原因分析

2.1 報銷規(guī)則復(fù)雜,規(guī)則設(shè)置受限

RPA技術(shù)應(yīng)用需要規(guī)則單一且規(guī)范,而許多高校的審批制度比較復(fù)雜,靈活程度高造成報銷業(yè)務(wù)中嵌入RPA技術(shù)運用不足的現(xiàn)象。例如:某高校10萬元以下的一般項目支出由分管相關(guān)項目經(jīng)費的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批,10萬～30萬的支出則還需要附加分管財務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)的審批,30萬以上的支出項目需要經(jīng)過校長簽字批準(zhǔn)后才可執(zhí)行,但是“雙一流”經(jīng)費則只需要分管“雙一流”經(jīng)費的校領(lǐng)導(dǎo)簽字即可。不僅有類似多種繁雜的項目審批規(guī)則,而且還存在項目審批負(fù)責(zé)人頻繁變更的情況。

同時報銷的業(yè)務(wù)要求不同,其報銷流程也不同。例如:某高校辦公耗材超過200元需要在高校資產(chǎn)管理部門進行耗材登記,如資產(chǎn)管理部門沒有完成低值易耗品的資產(chǎn)登記,則無法完成相關(guān)票據(jù)報銷。而設(shè)備維修則需要先向資產(chǎn)管理部門申請獲批后才能進行報銷,但房屋設(shè)施維修需要經(jīng)后勤管理部門申請獲批驗收后才可報銷。在財務(wù)報銷業(yè)務(wù)過程中,對于合同的要求也不一樣,一般報銷業(yè)務(wù)如果在同一單位發(fā)生交易2萬元以上則需要提供相關(guān)交易合同,但報銷維修業(yè)務(wù)時在同一單位發(fā)生5000元以上支出就需要提供交易合同。這些規(guī)定也讓業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)報銷流程中來回奔波于各個部門,耗時耗力。

2.2 數(shù)據(jù)流不暢,應(yīng)用場景受限

RPA技術(shù)的運用需要相關(guān)數(shù)據(jù)庫的支撐,許多高校存在信息孤島現(xiàn)象。因為存在著眾多各部門的異構(gòu)程序,造成了各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)無法交互,導(dǎo)致線上數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的流程無法執(zhí)行。例如:設(shè)備采購部門和財務(wù)系統(tǒng)相互獨立,圖書資產(chǎn)管理部門和財務(wù)系統(tǒng)相互獨立,房屋管理部門和財務(wù)系統(tǒng)也是相互獨立,科研項目管理系統(tǒng)也和財務(wù)系統(tǒng)相互獨立等等情況。這些“信息孤島”的存在,直接導(dǎo)致了許多數(shù)據(jù)需要多部門的工作人員進行人工核對,不僅效率低下,也無法進行更好的財務(wù)優(yōu)化和數(shù)據(jù)管控。

2.3 信息化建設(shè)硬件設(shè)施不足,應(yīng)用基礎(chǔ)受限

RPA技術(shù)的運用需要完善整個信息系統(tǒng)架構(gòu)的基礎(chǔ)層,目前許多高校的領(lǐng)導(dǎo)還未充分意識到信息化建設(shè)中硬件設(shè)施和人員信息能力缺一不可。在硬件方面,因大多數(shù)高校對財務(wù)工作信息化建設(shè)重視程度不夠,相應(yīng)的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)備也十分緊缺,缺少足夠強大的處理器以儲存大量的數(shù)據(jù),也沒有足夠的資金開發(fā)相應(yīng)的軟件。在人員方面,高校缺乏能夠進行財務(wù)信息化處理的專業(yè)人才,財務(wù)部門招聘時要求對方必須是會計、財務(wù)專業(yè)的畢業(yè)生,而計算機專業(yè)人才因為對財務(wù)工作不熟悉,也很難進入財務(wù)處工作。與此同時,財務(wù)人員大多沒有站在管理的角度對財務(wù)工作進行統(tǒng)籌,只是將手頭工作完成,缺乏科學(xué)規(guī)劃未來的眼光。且當(dāng)前大多數(shù)高校財務(wù)部門缺少財務(wù)、信息化雙肩挑的復(fù)合型人才,此狀況成為高校信息化建設(shè)的攔路虎,財務(wù)工作人員結(jié)構(gòu)亟須優(yōu)化。

3 RPA在高校財務(wù)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

通過分析高校財務(wù)存在的問題和不足,現(xiàn)對RPA技術(shù)運用在財務(wù)業(yè)務(wù)的應(yīng)用過程進行優(yōu)化設(shè)計,如圖1所示。

圖1 RPA技術(shù)與財務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)用過程設(shè)計

3.1 基于RPA財務(wù)工作流的建立

結(jié)合高校現(xiàn)有財務(wù)報銷審批制度,基于RPA建立若干財務(wù)工作流的自動流轉(zhuǎn)提醒,以各審批角色為工作流節(jié)點,以便于各類審批角色的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn),實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程管理,如圖2所示。

圖2 財務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計

3.2 對接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)APIs(Application Programming Interface)

結(jié)合RPA工作流的節(jié)點需要,對接高校各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程管理,打通合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)采購系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng),做好數(shù)據(jù)交互,優(yōu)化財務(wù)報銷系統(tǒng),提高報銷效率,簡化報銷手續(xù),從根源上解決報銷流程的指導(dǎo)問題,讓業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員明確知曉下一步該辦什么手續(xù),需要找什么部門進行業(yè)務(wù)處理?，F(xiàn)運用RPA技術(shù)將財務(wù)共享平臺系統(tǒng)架構(gòu)進行優(yōu)化設(shè)計,如圖3所示。

圖3 財務(wù)共享平臺系統(tǒng)架構(gòu)優(yōu)化設(shè)計

3.3 引入數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名作為電子簽名特殊形式,已經(jīng)成為電子商務(wù)、政務(wù)等行業(yè)的重要應(yīng)用工具[5]。數(shù)字簽名具有較強的數(shù)據(jù)真實性、完整性保障能力和確保簽名人對操作行為的不可否認(rèn)性,可以應(yīng)用在RPA的審批流程中,以保障RPA數(shù)據(jù)流業(yè)務(wù)的高效進行。

3.4 利用RPA自動化錄入處理

將RPA部署在財政支付系統(tǒng)的終端上,根據(jù)規(guī)則和需要,替代傳統(tǒng)支付業(yè)務(wù)流程的人工操作,利用RPA技術(shù)可以準(zhǔn)確快速地將財務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)付款信息輸入到財政支付系統(tǒng)中,既大大地提高了財務(wù)支付速度,也有效地降低了支付過程中的數(shù)據(jù)錄入錯誤。

3.5 加強財務(wù)信息化隊伍建設(shè)

在信息化建設(shè)的同時,還需要加強財務(wù)部門信息素質(zhì)優(yōu)化。高校財務(wù)部門有必要引進具有信息化建設(shè)能力的高素質(zhì)人才,加快構(gòu)建財務(wù)共享平臺系統(tǒng)。與此同時,積極培養(yǎng)復(fù)合型財務(wù)人才,加強對現(xiàn)有財務(wù)工作人員的計算機技術(shù)能力培訓(xùn),針對RPA技術(shù)在財務(wù)管理各個流程的應(yīng)用方法、操作流程進行專業(yè)培訓(xùn),高校還可以引進一些創(chuàng)新的授課方法,比如團隊合作、實務(wù)操作等,通過這些方式,可以讓財務(wù)人員熟悉RPA技術(shù)在財務(wù)管理全過程的運用,并及時優(yōu)化改進,使財務(wù)人員信息化處理能力整體提升,增強財務(wù)工作創(chuàng)新能力,加快高校財務(wù)管理工作健康發(fā)展。

4 結(jié)論

本文對高校的財務(wù)核算現(xiàn)狀進行分析,找出RPA技術(shù)運用不足的原因,然后基于RPA技術(shù)對于高效財務(wù)業(yè)務(wù)進行了應(yīng)用過程設(shè)計,業(yè)務(wù)流程設(shè)計以及財務(wù)共享平臺系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計,在財務(wù)制度框架下應(yīng)用了數(shù)據(jù)流管理和接入了各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù),以及數(shù)字簽名技術(shù)后,大大縮短高校教職工在報賬流程中耗費的時間,同時提高會計人員處理報銷業(yè)務(wù)的效率,對高校財務(wù)信息化建設(shè)具有借鑒意義。