許杰 國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司
互聯(lián)網(wǎng)+背景下,企業(yè)需要與時(shí)俱進(jìn),將互聯(lián)網(wǎng)+概念滲透在自身經(jīng)營(yíng)管理體系中。財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的重要部分,在財(cái)務(wù)管理中滲透互聯(lián)網(wǎng)+觀念非常重要。因此,企業(yè)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式,引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)+理念,積極構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心,利用先進(jìn)、高效的財(cái)務(wù)共享平臺(tái)挖掘各類(lèi)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)信息,科學(xué)制定財(cái)務(wù)戰(zhàn)略,完善企業(yè)財(cái)務(wù)管理服務(wù)體系。
互聯(lián)網(wǎng)+是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用后衍生的一種新型思維,具有創(chuàng)新性、實(shí)踐性和應(yīng)用性?;ヂ?lián)網(wǎng)+概念的誕生為各領(lǐng)域注入了新的發(fā)展要素,使其在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迎來(lái)新機(jī)遇?;诨ヂ?lián)網(wǎng)+理念,現(xiàn)代信息技術(shù)在各行業(yè)的實(shí)踐場(chǎng)景不斷拓展,促進(jìn)著企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式、組織結(jié)構(gòu)的改革。財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)機(jī)制中的關(guān)鍵,互聯(lián)網(wǎng)+落實(shí)到財(cái)務(wù)領(lǐng)域是新時(shí)期財(cái)務(wù)系統(tǒng)革新的新趨勢(shì),可挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值,改造財(cái)務(wù)流程,為企業(yè)建設(shè)共享式財(cái)務(wù)管理平臺(tái)提供技術(shù)保障[1]。
財(cái)務(wù)共享中心是共享服務(wù)理論成熟后的產(chǎn)物,其驅(qū)動(dòng)目標(biāo)是以企業(yè)整體戰(zhàn)略為前提,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供指導(dǎo)。財(cái)務(wù)管理上采用集成式、統(tǒng)一的控制模式,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的管控。具體來(lái)說(shuō),財(cái)務(wù)共享中心是基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),以及企業(yè)財(cái)務(wù)管理程序,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)流程實(shí)施信息化處理,可起到提質(zhì)增效、規(guī)范管理、信息共享、數(shù)據(jù)價(jià)值分析作用的管理平臺(tái)[2]。企業(yè)積極建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心后,內(nèi)部會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)控制、業(yè)務(wù)管理的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一,平臺(tái)中的ERP 系統(tǒng)、其他功能模塊可統(tǒng)一整合財(cái)務(wù)信息資源,為企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略提供支持。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中,財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)為“分散式”,各部門(mén)通過(guò)溝通交流核對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。但隨著新時(shí)期企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)增多,分散式財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)會(huì)出現(xiàn)程序繁多、數(shù)據(jù)失真、人力成本大等情況,影響企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率。因此,需要推進(jìn)企業(yè)“財(cái)務(wù)共享”,互聯(lián)網(wǎng)+是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)場(chǎng)景。
財(cái)務(wù)共享中心的本質(zhì)是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支持財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享和利用,打造可實(shí)現(xiàn)共享目標(biāo)的服務(wù)平臺(tái)。建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心時(shí),應(yīng)優(yōu)化財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),即應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心處理基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作,且該平臺(tái)同時(shí)具有數(shù)據(jù)共享、財(cái)務(wù)核算、檔案管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、費(fèi)用管理、總賬與報(bào)表分析等功能,能夠使財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一站式處理,基本的結(jié)構(gòu)如圖1所示。
圖1 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)圖
圖1 中的共享財(cái)務(wù)服務(wù)會(huì)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)連通,為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)則是通過(guò)“業(yè)財(cái)融合”,挖掘財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的利用價(jià)值,便于決策層更全面地監(jiān)控財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。同時(shí)可強(qiáng)化企業(yè)管理層對(duì)各部門(mén)的監(jiān)控,促進(jìn)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型,集中管控財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)分支部門(mén),實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的科學(xué)配置,保障企業(yè)整體效益[3]。
財(cái)務(wù)共享中心是在企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)深度融合后,從技術(shù)、組織結(jié)構(gòu)多層面升級(jí)已有的財(cái)務(wù)管理服務(wù)體系,打造能夠使企業(yè)集中管理內(nèi)部財(cái)務(wù)核算、會(huì)計(jì)報(bào)賬、財(cái)務(wù)結(jié)算等信息化財(cái)務(wù)服務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享、財(cái)務(wù)服務(wù)、財(cái)務(wù)管理過(guò)程中的流程再造目標(biāo)。
(1)將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、應(yīng)收業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)核算、結(jié)算、薪酬管理等基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)流程內(nèi),且服務(wù)內(nèi)容不固定,可在互聯(lián)網(wǎng)終端、不同網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的支持下,按照企業(yè)實(shí)際需求靈活調(diào)整,逐步形成可高效、集中處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的服務(wù)平臺(tái)。
(2)在財(cái)務(wù)共享中心的基礎(chǔ)上,再造平臺(tái)運(yùn)營(yíng)績(jī)效中心,考核平臺(tái)運(yùn)行期間的各類(lèi)績(jī)效,定期優(yōu)化崗位組織。
(3)運(yùn)用財(cái)務(wù)共享中心的功能設(shè)計(jì),對(duì)具體的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行流程優(yōu)化。以應(yīng)付賬款管理為例。財(cái)務(wù)管理中,企業(yè)應(yīng)付賬款管理流程非常復(fù)雜,包括制定采購(gòu)計(jì)劃、選擇合作廠商、簽訂采購(gòu)合同等內(nèi)容?;玖鞒虨椋浩脚_(tái)上提交采購(gòu)訂單→廠商開(kāi)具發(fā)票→平臺(tái)掃描發(fā)票采集數(shù)據(jù)→平臺(tái)審批并錄入關(guān)鍵數(shù)據(jù)→符合發(fā)票及訂單信息→錄入平臺(tái)作為應(yīng)付賬款。平臺(tái)建設(shè)時(shí)會(huì)連接第三方支付工具,利用銀行企業(yè)互聯(lián)的方式支付完成款項(xiàng),支付結(jié)束后平臺(tái)可自動(dòng)操作處理。
財(cái)務(wù)共享中心的功能模塊中,互聯(lián)網(wǎng)是支持系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)共享、相互連通、協(xié)同管理的基礎(chǔ),設(shè)計(jì)思路是“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)務(wù)功能模塊”,具有數(shù)據(jù)互聯(lián)、平臺(tái)交互功能。
1.影像系統(tǒng)
財(cái)務(wù)共享中心中設(shè)有的影像系統(tǒng)是一種影像、數(shù)據(jù)掃描的工具,可支持企業(yè)遠(yuǎn)程費(fèi)用報(bào)銷(xiāo),具有收集財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)影像、壓縮處理影像信息、調(diào)閱影像數(shù)據(jù)的功能。在該系統(tǒng)的支持下,財(cái)務(wù)人員可掌握票據(jù)實(shí)際信息,有助于縮短票據(jù)流轉(zhuǎn)周期,提升票據(jù)審核效率。管理人員在財(cái)務(wù)審批時(shí)調(diào)閱影像信息,獲取真實(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),確保電子審批的便捷性。另外,基于財(cái)務(wù)影像系統(tǒng),系統(tǒng)可掃描業(yè)務(wù)、項(xiàng)目合同資料,將其上傳到平臺(tái)客戶(hù)端,使財(cái)務(wù)人員管理、查閱合同,制作電子檔案,滿(mǎn)足新時(shí)期企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的基本需求。
2.資金管理系統(tǒng)
資金管理系統(tǒng)可對(duì)企業(yè)的資金結(jié)算、融資業(yè)務(wù)、預(yù)算管理工作進(jìn)行集中控制,能解決企業(yè)各部門(mén)信息溝通不暢的問(wèn)題,有效應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)資金管理期間的“信息孤島”問(wèn)題。企業(yè)可通過(guò)資金管理系統(tǒng),充分了解資金狀況,制定更科學(xué)的戰(zhàn)略決策。財(cái)務(wù)共享中心中,資金管理系統(tǒng)的應(yīng)用場(chǎng)景會(huì)蔓延到企業(yè)所有組織結(jié)構(gòu)中,可整合企業(yè)的資金數(shù)據(jù)、資金管理資源,穩(wěn)定現(xiàn)金流,完整呈現(xiàn)企業(yè)資金,加強(qiáng)資金管理[4]。對(duì)于大規(guī)模企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),資金管理系統(tǒng)可幫助企業(yè)總部監(jiān)控各個(gè)分公司的資金流,更具針對(duì)性地預(yù)防、識(shí)別資金風(fēng)險(xiǎn),保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。
3.電子報(bào)賬系統(tǒng)
電子報(bào)賬系統(tǒng)是企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心中的集中報(bào)賬平臺(tái),可跨業(yè)務(wù)、跨區(qū)域的滿(mǎn)足報(bào)賬需求。財(cái)務(wù)人員可利用該系統(tǒng)中的“動(dòng)支申請(qǐng)模塊”,了解各階段的業(yè)務(wù)費(fèi)用、對(duì)公費(fèi)用、其他費(fèi)用,同時(shí)在業(yè)務(wù)發(fā)生前進(jìn)行資金預(yù)算,預(yù)估資金情況,為后續(xù)的審批做好準(zhǔn)備。員工報(bào)銷(xiāo)時(shí),該系統(tǒng)可自動(dòng)檢驗(yàn)發(fā)票,計(jì)算發(fā)票稅額,提升報(bào)賬效率。
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō),電子報(bào)賬系統(tǒng)具有自動(dòng)核算、高效審批、實(shí)現(xiàn)預(yù)算的功能,可解決傳統(tǒng)報(bào)賬中的發(fā)票難辨真?zhèn)?、?bào)銷(xiāo)程序不透明、審批標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范等問(wèn)題,具體的報(bào)賬程序有:填寫(xiě)報(bào)賬信息→變更報(bào)賬數(shù)據(jù)→提交→流程審批→審核報(bào)賬→導(dǎo)入ERP →付款。在此過(guò)程中,財(cái)務(wù)共享中心會(huì)進(jìn)入報(bào)賬處理狀態(tài),響應(yīng)員工報(bào)賬,基本程序?yàn)椋簶I(yè)務(wù)發(fā)生→信息采集→審批→信息傳遞→核算處理→信息導(dǎo)入→信息歸檔。
4.ERP 系統(tǒng)
ERP 系統(tǒng)是在互聯(lián)網(wǎng)+背景下,企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的產(chǎn)物,是企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的重要條件之一。ERP 是以“供應(yīng)鏈管理”為基礎(chǔ)理論,結(jié)合企業(yè)需求,搭建“業(yè)財(cái)融合管理”的一體化平臺(tái)。ERP 系統(tǒng)具有會(huì)計(jì)核算的作用,是財(cái)務(wù)人員編制財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源,且企業(yè)管理層可通過(guò)ERP 系統(tǒng)監(jiān)控各部門(mén)的業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息、其他非財(cái)務(wù)信息?;ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代,ERP系統(tǒng)可挖掘財(cái)務(wù)共享、財(cái)務(wù)管理所需的關(guān)鍵數(shù)據(jù),使企業(yè)高效率地管理交易活動(dòng),保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理效益[5]。
5.會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)
財(cái)務(wù)共享中心中的會(huì)計(jì)檔案信息屬于電子檔案管理平臺(tái),是從原本單一的會(huì)計(jì)檔案處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榭山y(tǒng)一管理模式。企業(yè)可以財(cái)務(wù)信息共享為核心,為會(huì)計(jì)核算、檔案信息相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題設(shè)置規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),分類(lèi)歸檔會(huì)計(jì)檔案。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的作用下,該系統(tǒng)可快速傳遞會(huì)計(jì)檔案信息,使企業(yè)各部門(mén)、各項(xiàng)目或業(yè)務(wù)中的檔案信息集中管理,有助于提升會(huì)計(jì)檔案管理效率、會(huì)計(jì)信息利用率。
企業(yè)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的基礎(chǔ)上,還應(yīng)為該平臺(tái)運(yùn)行提供專(zhuān)業(yè)化的先進(jìn)人才。因此,企業(yè)應(yīng)做好財(cái)務(wù)共享服務(wù)人才隊(duì)伍的建設(shè),深入分析服務(wù)平臺(tái)的運(yùn)營(yíng)需求,加大人才培養(yǎng)力度。使其掌握財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的流程,學(xué)習(xí)地區(qū)法律政策、稅收政策,以及相關(guān)的數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù),用更專(zhuān)業(yè)的技能處理財(cái)務(wù)工作。企業(yè)應(yīng)引進(jìn)復(fù)合型財(cái)務(wù)人才,設(shè)置完善的考評(píng)制度,用具體化的考評(píng)指標(biāo),調(diào)動(dòng)員工積極性,使其主動(dòng)參與培訓(xùn)活動(dòng),善用、活用財(cái)務(wù)共享平臺(tái)。
財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行期間,企業(yè)會(huì)實(shí)施“業(yè)財(cái)融合”戰(zhàn)略。所以企業(yè)需要轉(zhuǎn)變員工意識(shí),使業(yè)務(wù)部門(mén)員工理解財(cái)務(wù)共享概念,意識(shí)到共享服務(wù)的應(yīng)用價(jià)值。企業(yè)可設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)共享中心的操作教程、使用手冊(cè),組織員工了解平臺(tái)功能模塊,感知該平臺(tái)的優(yōu)勢(shì),以免因突然引進(jìn)該平臺(tái)而使員工產(chǎn)生陌生感。比如,企業(yè)可制作詳細(xì)的電子報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)使用手冊(cè)(紙質(zhì)+電子版),用文字、視頻、圖片的方式幫助員工學(xué)習(xí),使其盡快熟悉報(bào)賬流程。企業(yè)應(yīng)結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心功能設(shè)計(jì),整合當(dāng)前業(yè)務(wù)部門(mén)的關(guān)鍵程序,引導(dǎo)員工說(shuō)出自身建議,嘗試從業(yè)務(wù)部門(mén)挖掘財(cái)務(wù)共享的新可能。
信息系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)+背景下財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營(yíng)基礎(chǔ),企業(yè)還應(yīng)利用信息系統(tǒng)拓展其服務(wù)場(chǎng)景,促進(jìn)共享服務(wù)智能化管理。隨著全球信息技術(shù)體系的完善,企業(yè)需要將更多先進(jìn)的數(shù)字信息、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融入財(cái)務(wù)共享中心。比如,運(yùn)營(yíng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),建立智能化的“財(cái)務(wù)云系統(tǒng)”。財(cái)務(wù)云系統(tǒng)可直接在云平臺(tái)上傳輸業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),并與財(cái)務(wù)共享中心聯(lián)動(dòng),在數(shù)據(jù)處理后分類(lèi)管理財(cái)務(wù)、非財(cái)務(wù)信息,及時(shí)根據(jù)會(huì)計(jì)信息核算需求,傳輸有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息,促進(jìn)財(cái)務(wù)共享。
財(cái)務(wù)共享中心會(huì)依賴(lài)于各類(lèi)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)處理并存儲(chǔ)企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù),但在上傳數(shù)據(jù)信息時(shí),海量數(shù)據(jù)的生存安全風(fēng)險(xiǎn)較為突出,需要重視數(shù)據(jù)安全管理。因此,企業(yè)還應(yīng)在財(cái)務(wù)共享中心上建立穩(wěn)固防火墻,同時(shí)應(yīng)用數(shù)據(jù)加密、計(jì)算機(jī)安全技術(shù),保障數(shù)據(jù)安全。在此期間,企業(yè)應(yīng)定期培訓(xùn)技術(shù)人員,使其及時(shí)升級(jí)、維護(hù)財(cái)務(wù)共享中心,定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞,做好平臺(tái)安全維護(hù)工作。增強(qiáng)內(nèi)部員工安全防范意識(shí),避免數(shù)據(jù)外泄。平臺(tái)運(yùn)行期間加強(qiáng)用戶(hù)管理,加強(qiáng)權(quán)限控制,確保員工在允許范圍內(nèi)操作功能模塊、查閱系統(tǒng)信息。
為使財(cái)務(wù)共享中心穩(wěn)定運(yùn)行,企業(yè)還應(yīng)落實(shí)信息化建設(shè)任務(wù),用信息技術(shù)升級(jí)平臺(tái)功能,對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行自動(dòng)化管理。如,系統(tǒng)記賬時(shí),平臺(tái)可自動(dòng)識(shí)別業(yè)務(wù)單據(jù)、完成財(cái)務(wù)核算、生成會(huì)計(jì)憑證,確保記賬業(yè)務(wù)高效處理,同時(shí)可以降低財(cái)務(wù)管理成本。再造業(yè)務(wù)流程時(shí),企業(yè)可運(yùn)用信息技術(shù),以“業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)”一體化管理為目標(biāo),融合相關(guān)數(shù)據(jù)及其關(guān)鍵流程。企業(yè)管理者則可通過(guò)信息模塊,跨區(qū)域、跨時(shí)間的監(jiān)測(cè)分屬部門(mén)的實(shí)際成果和財(cái)務(wù)情況,制定經(jīng)濟(jì)決策。且系統(tǒng)具有反饋功能,可觀測(cè)業(yè)務(wù)流程中的信息變動(dòng)情況,及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息,通過(guò)財(cái)務(wù)分析,調(diào)整業(yè)務(wù)方案,使業(yè)務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。
綜上所述,企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)+背景下積極建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心時(shí),還應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)營(yíng)狀態(tài),以及整體經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略,選用更恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)營(yíng)模式。同時(shí)根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行需求,建設(shè)與之匹配的信息系統(tǒng)、人才隊(duì)伍、組織結(jié)構(gòu),全方位的完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基本條件,滿(mǎn)足企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)需求。此外,企業(yè)提前對(duì)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)方法進(jìn)行可行性分析,并保證其功能模塊的可拓展性,便于在未來(lái)發(fā)展中,依據(jù)企業(yè)、市場(chǎng)、社會(huì)環(huán)境的變化,與時(shí)俱進(jìn),再造財(cái)務(wù)共享系統(tǒng),促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。