郭志武 東營(yíng)市實(shí)驗(yàn)中學(xué)

引言

公立學(xué)校以往在管理固定資產(chǎn)時(shí)大多采用人工記錄方式或單機(jī)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)，不僅消耗大量時(shí)間，還不能保證工作效率，管理精確性有待提升，不利于固定資產(chǎn)的合理利用。隨著近年來(lái)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)公立中學(xué)的關(guān)注度不斷提高，在公立中學(xué)建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中，固定資產(chǎn)的規(guī)模也在不斷加大，傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理方式已經(jīng)逐漸難以滿足其發(fā)展需要，對(duì)信息化管理模式的發(fā)展提出了迫切需求。

一、公立中學(xué)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

（一）固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)不一致

財(cái)務(wù)部門在固定資產(chǎn)管理過(guò)程中，主要依據(jù)事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度進(jìn)行，按照財(cái)政分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)固定資產(chǎn)加以分類。而固定資產(chǎn)的使用管理部門，則主要按照教育部門資產(chǎn)管理系統(tǒng)所設(shè)定的分類方式加以分類，這樣一來(lái)，便會(huì)導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，可能出現(xiàn)一類資產(chǎn)分在不同財(cái)政類別的情況，出現(xiàn)管理遺漏或交叉管理，降低管理質(zhì)量。所以，從屬性層面對(duì)固定資產(chǎn)分類，就會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)部門之間分類標(biāo)準(zhǔn)不一致的問(wèn)題，使得公立中學(xué)的固定資產(chǎn)信息化管理存在隱患。

（二）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)接效果差

當(dāng)前，部分公立中學(xué)的固定資產(chǎn)管理是通過(guò)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理的，而價(jià)值管理主要利用財(cái)務(wù)管理軟件進(jìn)行。但財(cái)務(wù)管理軟件往往缺少預(yù)留接口，使得系統(tǒng)之間不能相互對(duì)接或集成，彼此間相互獨(dú)立。一旦出現(xiàn)需要核對(duì)的數(shù)據(jù)時(shí)，就只能將兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)單獨(dú)列出，人工核對(duì)，很大程度上降低了信息化管理的效率。加上固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)的不一致問(wèn)題，更是為日常的信息化管理帶來(lái)挑戰(zhàn)。

（三）管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門信息不統(tǒng)一

通常情況下，公立中學(xué)的固定資產(chǎn)管理由資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門分別負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)使用、報(bào)廢管理和核算價(jià)值管理。兩者的管理重點(diǎn)不同，也會(huì)導(dǎo)致管理工作存在偏差，主要體現(xiàn)在資產(chǎn)管理部門在收到驗(yàn)收手續(xù)后，使用入庫(kù)單便可在系統(tǒng)完成登記并將資產(chǎn)投入使用，但財(cái)務(wù)部門的核算登記過(guò)程需要依據(jù)資產(chǎn)的支付情況進(jìn)行。若在此過(guò)程中，報(bào)賬人延遲報(bào)賬或資金短缺使得會(huì)計(jì)核算出現(xiàn)延遲，都會(huì)引起管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門間的相關(guān)信息不統(tǒng)一問(wèn)題[1]。

二、公立中學(xué)固定資產(chǎn)信息化管理必要性

固定資產(chǎn)信息化管理，即為科學(xué)利用信息技術(shù)，建立完善相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過(guò)收集、獲取、整合和分析相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)的申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)、采購(gòu)、使用、報(bào)廢等全過(guò)程的各類信息詳細(xì)記錄，并將系統(tǒng)與學(xué)校各部門相連通，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息的共享，使得學(xué)校管理人員和各部門負(fù)責(zé)人員能夠?qū)崟r(shí)掌握固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)變化情況，相互監(jiān)督配合，促進(jìn)固定資產(chǎn)的科學(xué)、透明管理，最大程度地避免固定資產(chǎn)閑置、流失、重復(fù)投資等問(wèn)題。公立中學(xué)固定資產(chǎn)信息化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.公立學(xué)校固定資產(chǎn)不斷增長(zhǎng)的需要。當(dāng)前，公立學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)張，固定資產(chǎn)不斷增加，數(shù)量多、分布廣，部分學(xué)校擁有過(guò)億的固定資產(chǎn)，且資產(chǎn)管理中需對(duì)其詳細(xì)記錄。固定資產(chǎn)折舊制度的推行，使得固定資產(chǎn)管理工作量和難度進(jìn)一步加大，手工記錄或單機(jī)版資產(chǎn)管理系統(tǒng)的方式已逐漸不能適用，并且不能保證其正確率。因此，在固定資產(chǎn)快速增長(zhǎng)的環(huán)境下，建立信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理勢(shì)在必行，是提高管理精確度和效率的關(guān)鍵。

2.固定資產(chǎn)信息資源共享的需求。目前，公立中學(xué)的固定資產(chǎn)管理工作，在各部門間相互獨(dú)立，甚至存在彼此信息不對(duì)稱的問(wèn)題，使得固定資產(chǎn)信息不相符，難以精準(zhǔn)把握資產(chǎn)使用和存量情況，導(dǎo)致資產(chǎn)不合理使用問(wèn)題。公立中學(xué)固定資產(chǎn)信息化管理，可有效解決信息不對(duì)稱問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)信息資源的高效共享，提升固定資產(chǎn)精細(xì)化和動(dòng)態(tài)化管理水平。

3.固定資產(chǎn)科學(xué)管理的迫切性。目前的公立學(xué)校固定資產(chǎn)管理通常由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，固定資產(chǎn)實(shí)物則主要由具體使用部門和資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，相互間的管理職能劃分不夠明確，責(zé)任制落實(shí)不到位等問(wèn)題，都會(huì)導(dǎo)致一旦出現(xiàn)問(wèn)題各部門間相互推卸責(zé)任。而實(shí)現(xiàn)信息化固定資產(chǎn)管理，可有效彌補(bǔ)這一不足，進(jìn)一步健全固定資產(chǎn)管理框架，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)更為高質(zhì)量、透明化的管理。

三、公立中學(xué)固定資產(chǎn)信息化管理對(duì)策

（一）健全固定資產(chǎn)管理體系

健全固定資產(chǎn)信息化管理體系，是信息化管理實(shí)施和推進(jìn)的前提基礎(chǔ)。首先，公立中學(xué)應(yīng)根據(jù)相關(guān)國(guó)家規(guī)定的法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際管理現(xiàn)狀和需求，制定完善明確的固定資產(chǎn)管理細(xì)則，確保固定資產(chǎn)在申請(qǐng)、采購(gòu)、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，有章可循，保證各環(huán)節(jié)固定資產(chǎn)的管理規(guī)范性。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)提高對(duì)固定資產(chǎn)信息化建設(shè)的重視程度，將固定資產(chǎn)信息化管理納入績(jī)效考核當(dāng)中，以此加大管理制度的落實(shí)力度。其次，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善固定資產(chǎn)管理責(zé)任機(jī)制。在制度的建設(shè)基礎(chǔ)上，將各個(gè)環(huán)節(jié)的固定資產(chǎn)監(jiān)督管理工作責(zé)任落實(shí)到部門和個(gè)人，如財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算，由其他部門對(duì)此過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督管理，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)處置使用，其他部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和維護(hù)，保證各部門在學(xué)校的固定資產(chǎn)信息化管理中職責(zé)明確，各司其職，相互監(jiān)督促進(jìn)[2]。另外，在此基礎(chǔ)上，還可成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)逐層管理，定期對(duì)校內(nèi)的固定資產(chǎn)進(jìn)行清產(chǎn)盤點(diǎn)工作，檢查資產(chǎn)的使用情況和使用效益，對(duì)于資產(chǎn)浪費(fèi)使用部門和人員追究相應(yīng)的責(zé)任。最后，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合校內(nèi)環(huán)境和校外環(huán)境的變化情況，靈活創(chuàng)新管理制度手段，不斷健全完善管理制度體系。

（二）明確統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)

為了解決目前存在的固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)不一致的問(wèn)題，公立中學(xué)固定資產(chǎn)信息化管理明確統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)必不可少。結(jié)合事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度的分類標(biāo)準(zhǔn)，參考借鑒相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)，公立中學(xué)可根據(jù)自身需求和管理特征，制定科學(xué)的固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的分類管理。若是僅按照固定資產(chǎn)的功能進(jìn)行分類，對(duì)于實(shí)物管理而言較為便利，但財(cái)務(wù)核對(duì)過(guò)程難度會(huì)加大。所以，考慮到信息化管理的需求，應(yīng)當(dāng)從財(cái)務(wù)核對(duì)層面出發(fā)，對(duì)資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)部門標(biāo)準(zhǔn)加以分類，或是按照資產(chǎn)管理系統(tǒng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接，保證財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門的固定資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性，為公立學(xué)校的固定資產(chǎn)信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）建立固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)

公立中學(xué)建立固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，首先，要完善基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)信息表。根據(jù)財(cái)務(wù)部門的固定資產(chǎn)賬戶數(shù)量、余額等作為清查的標(biāo)準(zhǔn)，再對(duì)校內(nèi)各部門的固定資產(chǎn)情況進(jìn)行反復(fù)清查和審核，重點(diǎn)檢查其中的實(shí)物名稱、金額、數(shù)量和使用管理狀態(tài)等，若在檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有不能一一對(duì)應(yīng)的情況，要及時(shí)將其說(shuō)明并上報(bào)。其次，在此基礎(chǔ)上，將所有的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)按使用人（部門）、使用地點(diǎn)進(jìn)行錄入，形成相對(duì)應(yīng)的條形碼，并做好條形碼的貼標(biāo)工作。做好資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門和使用部門的三賬工作，保證各類固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息檔案完善[3]。此外，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置資產(chǎn)軟件的系統(tǒng)權(quán)限，健全固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件系統(tǒng)。通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)，結(jié)合學(xué)校自身特點(diǎn)，設(shè)計(jì)與自身管理相符的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，做好固定資產(chǎn)管理工作。通過(guò)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可有效通過(guò)掃碼查詢、編碼查詢和修改資產(chǎn)信息，提高固定資產(chǎn)管理工作的便捷度，提高管理效率。

（四）選擇合適的信息管理軟件

不同的公立中學(xué)都有其獨(dú)特的固定資產(chǎn)管理特點(diǎn)，因此，在建立信息化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，學(xué)校不能夠完全借鑒其他的信息管理系統(tǒng)，更應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，選擇合適的信息管理軟件，為固定資產(chǎn)信息化管理工作創(chuàng)造良好環(huán)境。在選擇和研發(fā)信息管理系統(tǒng)軟件的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)盡可能擴(kuò)大信息系統(tǒng)的應(yīng)用維度，避免其僅局限在信息管理系統(tǒng)的錄入、存儲(chǔ)等基本性功能，而是要以此為基礎(chǔ)，將功能豐富至固定資產(chǎn)的采購(gòu)、調(diào)劑等各環(huán)節(jié)管理工作中，使其在軟件系統(tǒng)中發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息管理全過(guò)程控制，確保信息化管理的全面性和準(zhǔn)確性。對(duì)此，公立中學(xué)可以加強(qiáng)與軟件公司的聯(lián)系與合作，充分了解學(xué)校的固定資產(chǎn)管理需求與要求，以先進(jìn)的管理理念和先進(jìn)的管理技術(shù)，研究開(kāi)發(fā)出適用于本校的信息化管理系統(tǒng)，使得該系統(tǒng)具有更高的可行性、開(kāi)放性和透明度，為固定資產(chǎn)信息化管理工作提供有力支撐。

（五）加強(qiáng)各部門信息共享

受到多種因素的影響，公立中學(xué)的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門間的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息會(huì)存在不一致的問(wèn)題，因此，要想推動(dòng)固定資產(chǎn)信息化管理，就必須加強(qiáng)各部門間的信息共享和溝通，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息對(duì)稱。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)在學(xué)校的各主管部門與相關(guān)使用部門之間建立信息溝通渠道，如在資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)當(dāng)中，創(chuàng)建單獨(dú)的查詢用戶，以供上級(jí)主管部門和財(cái)務(wù)部門間的信息溝通，使其能夠隨時(shí)監(jiān)測(cè)到資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)變化情況，保證信息獲取到位，有效避免信息不對(duì)稱問(wèn)題或會(huì)計(jì)核算的延遲問(wèn)題[4]。此外，公立中學(xué)的固定資產(chǎn)管理工作不僅涉及校內(nèi)各部門，還關(guān)乎學(xué)校、主管部門和財(cái)政主管部門三方之間的關(guān)系，三方間需保持有效及時(shí)的溝通交流，因此，公立中學(xué)應(yīng)更多地與教育主管部門和財(cái)政主管部門之間取得聯(lián)系，向其征詢管理意見(jiàn)，通過(guò)信息管理系統(tǒng)，調(diào)研學(xué)校管理情況，并根據(jù)實(shí)際情況具體分析，切實(shí)解決管理問(wèn)題。

（六）利用信息化手段清點(diǎn)固定資產(chǎn)

固定資產(chǎn)的清查盤點(diǎn)在其管理過(guò)程中具有重要作用。首先，公立中學(xué)應(yīng)建立完善的固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度，以查清固定資產(chǎn)使用情況、報(bào)廢資產(chǎn)情況等作為根本目標(biāo)，保證賬實(shí)相一致。實(shí)現(xiàn)清查工作常態(tài)化管理，對(duì)于清點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有盤虧、盤盈或毀損等情況，要及時(shí)上報(bào)至資產(chǎn)管理部門。部門內(nèi)部要定期做好盤點(diǎn)工作，利用信息技術(shù)手段，保證盤點(diǎn)的全面性和準(zhǔn)確性，并將定期盤點(diǎn)結(jié)果上報(bào)至資產(chǎn)管理部門。資產(chǎn)管理部門還應(yīng)當(dāng)與財(cái)務(wù)部門和相關(guān)監(jiān)管部門聯(lián)合成立固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)小組，對(duì)學(xué)校內(nèi)的固定資產(chǎn)定期全面清查，并利用信息溝通渠道保證判斷結(jié)果交流共享。對(duì)于清查盤點(diǎn)中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要做到及時(shí)有效地處理，對(duì)毀損的固定資產(chǎn)及時(shí)辦理相應(yīng)的審批手續(xù)，以合理的方式處置銷賬；對(duì)盤盈固定資產(chǎn)，要明確其使用來(lái)源，若屬于捐贈(zèng)或無(wú)償調(diào)入，需立刻補(bǔ)辦入賬手續(xù)；對(duì)于盤虧的固定資產(chǎn)，要及時(shí)核實(shí)使用登記情況，并追究到相應(yīng)的責(zé)任人，做好相應(yīng)的銷賬手續(xù)，確保固定資產(chǎn)的合理利用和盤點(diǎn)到位，保證固定資產(chǎn)利用管理得當(dāng)。

（七）強(qiáng)化固定資產(chǎn)信息化監(jiān)督

強(qiáng)化固定資產(chǎn)信息化管理監(jiān)督，是保證信息化管理工作落實(shí)到位，按照要求規(guī)范管理的關(guān)鍵。一定堅(jiān)持財(cái)產(chǎn)物資管理與財(cái)務(wù)管理，實(shí)物管理與價(jià)值管理，安全完整與注重績(jī)效相結(jié)合的原則。公立中學(xué)可通過(guò)固定資產(chǎn)信息化管理，登記并科學(xué)分類不同的固定資產(chǎn)，并建立物品身份證信息，以便于相關(guān)使用部門和資產(chǎn)管理部門定期盤點(diǎn)和清查資產(chǎn)的使用情況，檢查核對(duì)資產(chǎn)的存量，實(shí)時(shí)監(jiān)控固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)變化情況，確保資產(chǎn)記賬的準(zhǔn)確性，保證賬與實(shí)物相符，保證資產(chǎn)利用的合理性，避免資產(chǎn)流失。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，可有效提高管理水平，以技術(shù)手段彌補(bǔ)固定資產(chǎn)的報(bào)損漏洞，使得資產(chǎn)管理過(guò)程變得更加透明化和規(guī)范化，從根本上避免固定資產(chǎn)處置漏洞或不規(guī)范的問(wèn)題，確保公立學(xué)校固定資產(chǎn)保值、增值[5]。公立中學(xué)還可成立專門的監(jiān)管團(tuán)隊(duì)或部門，針對(duì)固定資產(chǎn)的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，保證學(xué)校各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，優(yōu)化整合各類資產(chǎn)資源，確保固定資產(chǎn)資源能夠充分、高效利用。

（八）建立高素質(zhì)信息化管理隊(duì)伍

高素質(zhì)信息化管理隊(duì)伍是公立中學(xué)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理的必要條件，為信息化管理提供人才力量。會(huì)計(jì)人員和資產(chǎn)管理人員的綜合能力素質(zhì)直接關(guān)乎學(xué)校內(nèi)的固定資產(chǎn)管理工作質(zhì)量與效率，學(xué)校應(yīng)不斷通過(guò)培訓(xùn)和講座交流等方式，提高會(huì)計(jì)人員和資產(chǎn)管理人員的專業(yè)技能，使其不斷更新知識(shí)體系，學(xué)習(xí)掌握新的技術(shù)技能，提高管理隊(duì)伍的信息化管理能力。同時(shí)，要綜合提高管理人員的責(zé)任心、穩(wěn)定性等，由專門的人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)考核，激發(fā)管理隊(duì)伍的責(zé)任意識(shí)。為進(jìn)一步建立優(yōu)秀隊(duì)伍，提升管理隊(duì)伍的能力素質(zhì)，使其意識(shí)到固定資產(chǎn)信息化管理的重要性，還可完善考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將固定資產(chǎn)信息化建設(shè)和管理成效與管理人員的薪資待遇、職稱考評(píng)相關(guān)聯(lián)，提高管理人員的工作積極性?？己嗽u(píng)價(jià)機(jī)制的設(shè)置，應(yīng)當(dāng)定期指導(dǎo)和評(píng)價(jià)各方面管理工作，檢查相關(guān)管理制度的落實(shí)情況，并對(duì)各部門、責(zé)任人所負(fù)責(zé)的資產(chǎn)詳細(xì)核對(duì)、清查，獎(jiǎng)懲結(jié)合的方式，保證考核評(píng)價(jià)的有效性和工作性，切實(shí)提高管理人員的思想、能力素質(zhì)，使其不斷提升專業(yè)化水平和信息應(yīng)用能力，建立高素質(zhì)固定資產(chǎn)信息化管理隊(duì)伍。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，固定資產(chǎn)信息化管理，有助于解決公立中學(xué)傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理信息不準(zhǔn)確、資產(chǎn)管理制度不健全、效率低下、資產(chǎn)閑置等問(wèn)題，使得固定資產(chǎn)的管理更為規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一進(jìn)行固定資產(chǎn)的信息存儲(chǔ)和查詢等工作，保證固定資產(chǎn)充分合理地利用?；诖耍⒅袑W(xué)可通過(guò)健全固定資產(chǎn)管理體系、明確統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、建立固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫(kù)、選擇合適的信息管理軟件、加強(qiáng)各部門信息共享、利用信息化手段清點(diǎn)固定資產(chǎn)、強(qiáng)化固定資產(chǎn)信息化監(jiān)督、建立高素質(zhì)信息化管理隊(duì)伍等策略，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的信息化管理，提高管理質(zhì)量與效率，不斷完善學(xué)校固定資產(chǎn)管理工作。