王琪

（淄博市淄川實驗中學(xué)，山東 淄博 255100）

一、財務(wù)報銷流程再造概述

財務(wù)報銷流程再造是業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，BPR）理論在財務(wù)報銷領(lǐng)域中的應(yīng)用，其核心理念是擺脫多人工、高重復(fù)的財務(wù)核算模式，融入現(xiàn)代信息化手段，借助多元化信息平臺，對財務(wù)報銷流程進(jìn)行重新設(shè)計和變革，以降低財務(wù)運行成本，提高財務(wù)核算的準(zhǔn)確性和教職員工的財務(wù)滿意度，最終實現(xiàn)財務(wù)的高效益運轉(zhuǎn)[1]。

二、財務(wù)報銷流程再造設(shè)計

財務(wù)報銷流程再造的基礎(chǔ)是信息化平臺的集成與建設(shè)，財務(wù)報銷系統(tǒng)的信息化集成包括財務(wù)報銷系統(tǒng)、政府采購云平臺、差旅商務(wù)平臺、OCR技術(shù)平臺、發(fā)票查驗平臺、在線答疑交流平臺、電子簽名系統(tǒng)、公務(wù)卡交互系統(tǒng)、銀校互聯(lián)系統(tǒng)。該信息化集成中，財務(wù)報銷系統(tǒng)處于核心地位，其余為財務(wù)報銷系統(tǒng)順利運行的輔助系統(tǒng)，具體構(gòu)思設(shè)計如下。

（一）網(wǎng)上采購

在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之初，報銷人員可以利用政府采購云平臺、差旅商務(wù)平臺與財務(wù)報銷系統(tǒng)的集成，直接在財務(wù)報銷系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)的采購業(yè)務(wù)。比如，報銷人員在接到外出培訓(xùn)的通知時，可以自行登錄財務(wù)報銷系統(tǒng)，借助差旅商務(wù)平臺，網(wǎng)上填制出差申請單，隨時隨地發(fā)出出差申請，并可以實時跟蹤審批詳情，這樣，報銷人員可避免僅就出差申請單往返領(lǐng)導(dǎo)辦公室簽字的情形。出差申請得到批準(zhǔn)后，報銷人員可以在財務(wù)報銷系統(tǒng)中進(jìn)行車票、酒店、餐飲館的預(yù)定，無須登錄其他網(wǎng)站進(jìn)行差旅采購的相關(guān)預(yù)定。同時，公務(wù)卡支付功能的開通可解決線下有些采購不能使用公務(wù)卡結(jié)算、報銷人員需自己墊付現(xiàn)金的問題。

（二）網(wǎng)上填制、識別單據(jù)

財務(wù)報銷系統(tǒng)中的模塊設(shè)置可以按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和種類進(jìn)行分類，具體如差旅費報銷模塊、培訓(xùn)費報銷模塊、辦公費報銷模塊等，在每個模塊中預(yù)先設(shè)定相應(yīng)的報銷制度、報銷指南路徑和填制樣本，開設(shè)歷史報銷票據(jù)的信息查詢功能，導(dǎo)入規(guī)范粘貼單據(jù)的講解視頻。這樣，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之時，報銷人員可以預(yù)先登陸財務(wù)報銷系統(tǒng)查詢相應(yīng)的制度要求，明確報銷標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)票要求、所需附件類型，做到心中有數(shù)，在填制報銷單據(jù)時，可以參照樣本或具體的歷史報銷票據(jù)進(jìn)行填制[2]。財務(wù)報銷系統(tǒng)中引入的OCR（Optical Character Recognition）技術(shù)，通過掃描、拍照，可以實現(xiàn)對票據(jù)的自動識別、讀取和存儲功能，可提高后續(xù)財務(wù)結(jié)算和記賬的效率和準(zhǔn)確率[3]。同時，OCR平臺還可以將提取的發(fā)票代碼、發(fā)票專用章等信息自動上傳至稅務(wù)系統(tǒng)的發(fā)票查驗平臺中，查驗平臺對發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行實時驗證并同步反饋驗證結(jié)果。

（三）網(wǎng)上“審核+審簽”

借助財務(wù)報銷系統(tǒng)中開設(shè)的審核功能，財務(wù)人員可以依據(jù)財務(wù)制度對系統(tǒng)中的待報銷事項進(jìn)行審核，包括票據(jù)填制是否規(guī)范、報銷金額是否超標(biāo)、附件是否符合要求、發(fā)票是否偽造等，同時可以借助在線答疑交流平臺對不明確的地方進(jìn)行詢問、請示。如果票據(jù)存在問題，財務(wù)人員可以進(jìn)行網(wǎng)上退單，并提出修改完善意見，票據(jù)便可自動退到“網(wǎng)上填制、識別單據(jù)”環(huán)節(jié)，報銷人員據(jù)此完善票據(jù)信息后，財務(wù)人員再次進(jìn)行網(wǎng)上審核，最終審核無誤后，待報銷票據(jù)自動進(jìn)入待審簽環(huán)節(jié)。待審簽環(huán)節(jié)中，可以依托電子簽名系統(tǒng)，在財務(wù)報銷系統(tǒng)中設(shè)置審批流程，明確審批權(quán)限。待報銷的票據(jù)進(jìn)入審批流程后，財務(wù)報銷系統(tǒng)自動逐級向有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出待審批的消息提醒，審批領(lǐng)導(dǎo)可以在自身權(quán)限范圍內(nèi)對待審批事項進(jìn)行詢問、提出意見或建議，待無疑義后進(jìn)行本級簽批。

（四）網(wǎng)上結(jié)算

在銀?；ヂ?lián)模式下，財務(wù)報銷系統(tǒng)可與開戶銀行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接。網(wǎng)上審簽環(huán)節(jié)完成后，報銷人員將待報銷的紙質(zhì)票據(jù)交到財務(wù)科辦公室，財務(wù)人員將其與財務(wù)報銷系統(tǒng)中的電子票據(jù)進(jìn)行核實，核實無誤后，待支付信息可以自動傳遞到銀行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實現(xiàn)在線支付。在線支付完成后，財務(wù)人員可登錄網(wǎng)上銀行，自行打印銀行回單，及時完成記賬。

三、財務(wù)報銷流程再造效果分析

（一）財務(wù)報銷流程再造將實現(xiàn)財務(wù)報銷的高效性

財務(wù)報銷流程再造利用信息化技術(shù)，依托多元化平臺，將財務(wù)報銷由線下轉(zhuǎn)移到線上、由依靠人工完成轉(zhuǎn)變成依靠信息技術(shù)完成。財務(wù)報銷系統(tǒng)中開設(shè)的歷史報銷票據(jù)的查詢功能，報銷人員在填制新的報銷單據(jù)時可以隨時隨地進(jìn)行參考借鑒，對不明確或遺忘的地方通過自行查閱制度、歷史單據(jù)解決。通過網(wǎng)上查閱粘貼單據(jù)的講解視頻，報銷人員可以自主完成單據(jù)整理工作，可有效減少對財務(wù)人員時間上的低效益占用。借助OCR技術(shù)，財務(wù)人員無須再人工登陸查驗平臺、手工錄入發(fā)票代碼等信息，對于查不到的發(fā)票也無須電話請求稅務(wù)局幫忙核驗，系統(tǒng)的自動驗證將會提高財務(wù)運行效率、降低差錯風(fēng)險。網(wǎng)上“審核+審簽”待報銷票據(jù)的實施，可有效避免報銷人員反復(fù)往返于財務(wù)科、各級領(lǐng)導(dǎo)辦公室之間審核、簽字情形的出現(xiàn)。

同時，財務(wù)報銷手機(jī)APP的應(yīng)用將會打破時間空間的限制，財務(wù)人員在忙碌時節(jié)可以實現(xiàn)集中審核，節(jié)約財務(wù)時間，領(lǐng)導(dǎo)人外出時也可以對緊急事項進(jìn)行審簽，保證工作順利推進(jìn)。在線支付的實施使得系統(tǒng)自動識別待支付金額，避免了反復(fù)重開支票現(xiàn)象的發(fā)生。銀行回單的網(wǎng)上打印，可有效解決出納跑去銀行人工打印回單帶來的財務(wù)支付附件滯后、后續(xù)逐筆添加銀行回單的問題，減少了財務(wù)人員的時間耗費。財務(wù)報銷流程再造將會極大縮短整個財務(wù)報銷流程、顯著提升財務(wù)報銷效率[4]。

（二）財務(wù)報銷流程再造將推動財務(wù)建設(shè)的信息化

財務(wù)報銷流程再造依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可實現(xiàn)系統(tǒng)外網(wǎng)與財務(wù)內(nèi)網(wǎng)的有效融合，打破信息資源的割裂狀態(tài)，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的流通與共享，比如利用多元化平臺的智能集成，報銷人員和財務(wù)人員僅僅在財務(wù)報銷系統(tǒng)中就可以分別完成差旅商品的采購和發(fā)票的自動查驗、在線結(jié)算支付，無須逐個登陸外網(wǎng)進(jìn)行相關(guān)操作。財務(wù)報銷系統(tǒng)對財務(wù)制度、報銷指南、講解視頻等單元的集中設(shè)置，將打破財務(wù)制度信息閉塞的狀態(tài)，充分實現(xiàn)財務(wù)資訊的共享。在財務(wù)報銷系統(tǒng)中，從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之初直至整個報銷流程的結(jié)束，財務(wù)信息只需被采集一次便可實現(xiàn)后續(xù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)共享，信息通道的打通，將極大提高財務(wù)核算的準(zhǔn)確率。同時，財務(wù)報銷系統(tǒng)對發(fā)生的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行實時記錄，報銷人員可以實現(xiàn)對單據(jù)的實時跟蹤，單據(jù)在流轉(zhuǎn)過程中自動形成了信息流，報銷人員可隨時隨地掌握待報銷單據(jù)在各個環(huán)節(jié)中的反饋信息，信息查詢既方便又快捷。

（三）財務(wù)報銷流程再造將提高內(nèi)控機(jī)制的嚴(yán)密性

財務(wù)報銷流程再造將有利于風(fēng)險評估體系的建立健全，可以有效規(guī)避內(nèi)部控制的潛在風(fēng)險。結(jié)合云計算技術(shù)，財務(wù)報銷系統(tǒng)可以對財務(wù)報銷數(shù)據(jù)進(jìn)行自動管理，對潛在的財務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估分析，自動形成具有一定規(guī)律的風(fēng)險特征，財務(wù)人員可以依據(jù)該風(fēng)險特征制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，在風(fēng)險不慎發(fā)生時，相關(guān)人員可以迅速做出反應(yīng)，最大程度降低財務(wù)風(fēng)險帶來的損失。財務(wù)報銷流程再造將實現(xiàn)對預(yù)算的實時控制，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生之前，報銷人員可以進(jìn)行預(yù)算模擬測試，在財務(wù)報銷系統(tǒng)中錄入虛擬支出，系統(tǒng)則依據(jù)經(jīng)濟(jì)分類自動與年初已錄入的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行分析比對，對超預(yù)算支出和無預(yù)算支出發(fā)出預(yù)警，事前將報銷支出控制在合理范圍內(nèi)。財務(wù)報銷流程再造將強(qiáng)化財務(wù)內(nèi)部的監(jiān)督與監(jiān)測，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析比對功能，財務(wù)人員可以及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)差錯，以對公支付結(jié)算為例，通過在線讀取報銷金額，財務(wù)報銷系統(tǒng)的在線支付功能將有效避免付款金額的錯誤或重復(fù)付款情況的出現(xiàn)，很大程度上會降低賬實不符的風(fēng)險。

（四）財務(wù)報銷流程再造將推動管理會計的實踐化

財務(wù)報銷流程再造將打破時空限制，財務(wù)人員可以利用多種工具方法對實時共享的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析與整理，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)決策的指導(dǎo)，財務(wù)分析的重要性將會在戰(zhàn)略管理中凸顯出來，有利于國有資源的有效配置。同時，財務(wù)報銷系統(tǒng)在對費用支出實現(xiàn)自動橫向分析比較的基礎(chǔ)上，也將會實現(xiàn)與歷史支出數(shù)據(jù)的比對，有利于財務(wù)人員把握成本支出趨勢，可以為管理者制定目標(biāo)提供有力的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而實現(xiàn)對成本的科學(xué)控制，提高財政資金的使用效益。財務(wù)報銷流程再造下，重復(fù)性的財務(wù)工作被計算機(jī)取代，這將為財務(wù)人員的順利轉(zhuǎn)型提供前提條件，有利于財務(wù)人員實現(xiàn)從會計核算人員向會計管理人員的轉(zhuǎn)變，更進(jìn)一步可以實現(xiàn)從會計到財務(wù)負(fù)責(zé)人再到財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)的職業(yè)發(fā)展[5]。

四、財務(wù)報銷流程再造實施建議

（一）強(qiáng)化組織保障

財務(wù)報銷流程再造是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，其順利實施離不開強(qiáng)有力的組織保障。單位應(yīng)當(dāng)成立財務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長擔(dān)任組長、副校長擔(dān)任副組長、財務(wù)人員和各科室主任擔(dān)任成員，負(fù)責(zé)組織和領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)信息化建設(shè)的落實。在組織實施財務(wù)信息化之前，學(xué)校“一把手”應(yīng)當(dāng)首先轉(zhuǎn)變思維理念，提高財務(wù)數(shù)據(jù)對決策重要性的認(rèn)知，以戰(zhàn)略眼光看待財務(wù)管理工作，將財務(wù)管理視為單位管理的重要組成部分，在財務(wù)報銷中積極推動信息技術(shù)的充分融入。其次校長要加強(qiáng)思想引導(dǎo)，財務(wù)信息化的引入涉及管理權(quán)限的重劃與調(diào)整，勢必影響到某些科室主任的個人利益[6]，應(yīng)對其著重加強(qiáng)引導(dǎo)，使其服從大局。在財務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員思想得到統(tǒng)一后，學(xué)校要加強(qiáng)宣傳，引導(dǎo)其他教職員工轉(zhuǎn)變財務(wù)報銷理念，以開放的姿態(tài)接受先進(jìn)的管理理念，逐步推進(jìn)財務(wù)報銷流程再造的實施。最后學(xué)校要加強(qiáng)各科室間的協(xié)調(diào)配合，對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一的信息平臺、使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換中心、采用統(tǒng)一的財務(wù)管理軟件以及信息編碼標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)得以順利傳輸，促進(jìn)財務(wù)信息資源的整合。

（二）強(qiáng)化技術(shù)支撐

財務(wù)報銷流程再造是多元化平臺的智能集成，其順利運行離不開信息技術(shù)的支撐。中小學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極調(diào)研，選取既能熟練掌握信息技術(shù)又能熟知財務(wù)知識的信息平臺開發(fā)商進(jìn)行平臺的研究與開發(fā)。在財務(wù)軟件的研發(fā)階段，單位應(yīng)當(dāng)與技術(shù)人員充分溝通，對單位廣大教職員工的信息技術(shù)水平和財務(wù)收支特點進(jìn)行說明，便于技術(shù)人員依據(jù)單位現(xiàn)狀及未來可能的需求設(shè)置財務(wù)報銷系統(tǒng)的主界面，主界面應(yīng)當(dāng)簡潔明了，便于日后財務(wù)人員與廣大非財務(wù)人員的順利操作。同時，在這個多元化平臺中，教職員工為開展業(yè)務(wù)需要隨時切換財務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，數(shù)據(jù)的交互使財務(wù)信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因此，技術(shù)人員既要安裝防火墻軟件，防止黑客、木馬以及病毒的肆意侵入，又要安裝防水墻系統(tǒng)，防止財務(wù)信息從內(nèi)部泄露，通過“兩道墻”的雙重保護(hù)，確保財務(wù)信息的安全可靠。在財務(wù)軟件的運行階段，操作人員應(yīng)當(dāng)及時反饋系統(tǒng)存在的問題或者可以進(jìn)一步優(yōu)化的意見，技術(shù)人員據(jù)此進(jìn)行軟件的再設(shè)置，同時，技術(shù)人員要不斷進(jìn)行系統(tǒng)的更新?lián)Q代與升級，升級過程中做好信息的防護(hù)，避免財務(wù)信息失真。

（三）強(qiáng)化資金支持

財務(wù)報銷流程再造是一項巨大的工程，需要耗費大量的財力。從調(diào)研項目、交流學(xué)習(xí)、考察開發(fā)商、機(jī)構(gòu)整合到系統(tǒng)軟件、配套硬件設(shè)備的購入，再到財務(wù)報銷系統(tǒng)的試運行、廣大教職工的培訓(xùn)、后期運維與更新?lián)Q代等，財務(wù)報銷流程再造無不需要資金做后盾，僅靠撥付的日常公用經(jīng)費難以推行。因此，學(xué)校可以向主管部門、財政部門申請專項資金，請求相關(guān)部門的支持，以此避免擠占公用經(jīng)費而影響單位的正常運轉(zhuǎn)。專項經(jīng)費下?lián)芎螅瑢W(xué)校要嚴(yán)格實行專項管理，單設(shè)明細(xì)科目進(jìn)行收支核算，規(guī)范支付結(jié)算方式，嚴(yán)格控制開支范圍，精打細(xì)算，對每一項開支都要求問效。同時，要嚴(yán)守財經(jīng)紀(jì)律，做到教學(xué)業(yè)務(wù)經(jīng)費對專項經(jīng)費的“不擠占、不擴(kuò)面”，杜絕挪用侵吞財務(wù)報銷流程再造的專項經(jīng)費，財務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組和相關(guān)部門要不定期對專項經(jīng)費的使用情況進(jìn)行自查和監(jiān)督，確保專項經(jīng)費花在刀刃上，保障財務(wù)報銷流程再造的順利推進(jìn)。

（四）強(qiáng)化隊伍建設(shè)

財務(wù)報銷流程的再造離不開高素質(zhì)的人才隊伍。首先，應(yīng)該擴(kuò)大財務(wù)人員規(guī)模，招錄會計專業(yè)人才，合理安排人員配置，安排專人對財務(wù)報銷流程再造進(jìn)行研究，參與財務(wù)報銷流程再造的調(diào)研工作，為財務(wù)報銷流程再造的實施提供充足的人力資源。其次，設(shè)置財務(wù)報銷助理，基層學(xué)校的財務(wù)人員除財務(wù)報銷工作外，往往還有諸如預(yù)決算編制、工資調(diào)整、社保金繳納等其他工作事項，工作任務(wù)重、工作壓力大，缺乏充足的時間向報銷人員解讀財務(wù)報銷流程再造中的具體政策等，此時財務(wù)報銷助理便可發(fā)揮橋梁作用，既能為報銷人員答疑解惑又能減輕財務(wù)人員的工作量，有效緩解了報銷人員和財務(wù)人員之間的矛盾。最后，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高財務(wù)人員信息技術(shù)的應(yīng)用水平，財務(wù)人員不僅要掌握軟件操作的基本知識，更要提高利用系統(tǒng)軟件反饋的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步財務(wù)分析、決策的能力，促使財務(wù)人員向復(fù)合型人才發(fā)展，同時，加強(qiáng)全體教職員工的培訓(xùn)，引導(dǎo)下載手機(jī)智能APP，提升其運用PC端和手機(jī)移動端進(jìn)行網(wǎng)上報銷的能力。