摘要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理模式也隨之不斷發(fā)生革新，其工作形式的創(chuàng)新不僅可以保障單位的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，也對單位的發(fā)展和經(jīng)營具有積極作用，有利于促進(jìn)單位管理水平的不斷提升。未來檔案管理工作會(huì)持續(xù)向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化可為目前檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展提供助益。本文收集整理大量資料并進(jìn)行整合分析，研究檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)流程的重要意義，解決落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)政策過程中存在的問題，并提出幾點(diǎn)建議，以期推動(dòng)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；問題現(xiàn)狀；對策分析

檔案管理幾乎是所有單位日常工作的重要一環(huán)，具備專業(yè)性與綜合性特征，檔案管理工作的高質(zhì)高效開展具有一定難度，但其對單位發(fā)展的影響不可忽視，要將檔案管理工作納入日常工作范圍，將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化定為工作目標(biāo)，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案管理工作有章可循，以推動(dòng)單位穩(wěn)定長足建設(shè)。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化概述

（一）定義

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化指的是檔案管理工作中以重復(fù)性內(nèi)容為依據(jù)制定的標(biāo)準(zhǔn)總稱，是妥善完成檔案管理工作必須遵循的原則。該工作模式借助人工智能推進(jìn)工作流程，是一種制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則的過程，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化能在同一標(biāo)準(zhǔn)的約束下進(jìn)行單位檔案資料的管控，通過放大檔案資料使用價(jià)值促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，提高單位工作效率與質(zhì)量。

（二）原則

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化具有統(tǒng)一性原則、適時(shí)性原則與繼承性原則。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化需要保證建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)高度統(tǒng)一，各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)之間應(yīng)具有明確聯(lián)系，保證內(nèi)容與形式協(xié)調(diào)發(fā)展，以此為基礎(chǔ)保障此工作的完整程度，并使其與單位日?；顒?dòng)高度契合。該工作應(yīng)遵循明確的適時(shí)性原則，在構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化過程中需要結(jié)合單位實(shí)際情況與國家現(xiàn)行法律法規(guī)制度，以此保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化能夠滿足單位發(fā)展需求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的落實(shí)需要遵循十項(xiàng)基本原則。[1]

（三）內(nèi)容

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容眾多，包括檔案工作名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、檔案收集整理鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)提供使用標(biāo)準(zhǔn)、檔案編撰出版格式標(biāo)準(zhǔn)等。依據(jù)檔案管理工作的流程與特征創(chuàng)作專屬于其自身的專業(yè)名詞，此舉有利于推進(jìn)檔案管理工作順利進(jìn)行，若能針對檔案工作名詞術(shù)語制定標(biāo)準(zhǔn)就能提高檔案管理工作效率，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性。檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)與使用是檔案管理工作必須注重的幾個(gè)內(nèi)容，對其制定標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)。除此以外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化還包括許多其他內(nèi)容，單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的制定。

二、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)際價(jià)值

（一）促進(jìn)檔案管理高速發(fā)展

當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展與科技水平的不斷進(jìn)步推動(dòng)許多單位開始落實(shí)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案資料處理是大勢所趨，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系將其全面落實(shí)有利于推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，有利于檔案管理工作達(dá)到應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，符合單位發(fā)展需要，使其形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一的結(jié)合體，從而提高檔案管理工作質(zhì)量，防止出現(xiàn)檔案管理混亂等現(xiàn)象，加強(qiáng)檔案資源利用便利性。[2]由此可見，構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化管理需要以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化為依據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，對于檔案管理未來的發(fā)展具有積極影響。

（二）提高檔案管理科學(xué)性

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對于提升該工作的科學(xué)性與合理性具有重要價(jià)值。若想使檔案管理工作的價(jià)值和有效性得到體現(xiàn)，就必須構(gòu)建檔案管理科學(xué)化管控體系，根據(jù)單位發(fā)展情況與實(shí)際需求，制定與檔案管理工作相關(guān)的強(qiáng)有力規(guī)章制度，規(guī)范其技術(shù)與方法，從而保證檔案管理工作順利推進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化、管理方法科學(xué)化、管理技術(shù)新穎化。全面貫徹落實(shí)檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，可保證與之有關(guān)的各項(xiàng)工作處于有章可循的局面，不僅能夠從根本上提高該工作的質(zhì)量與效率，也可減少檔案丟失、遺漏、泄密等不良情況發(fā)生。

（三）提高檔案管理效率與質(zhì)量

落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化能使單位檔案管理質(zhì)量與效率得到提高，充分節(jié)約單位人力與物力資源，落實(shí)高效、完備的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度，在有關(guān)人員調(diào)取所需的檔案材料時(shí)，檔案管理人員能夠迅速為使用者找到需要的檔案材料，從而提高檔案資料使用價(jià)值，保證檔案管理工作質(zhì)量。構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系能使檔案管理工作的整體效率得到增強(qiáng)，加強(qiáng)檔案調(diào)取的便利性，真正實(shí)現(xiàn)克亂求治。構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化還能有效節(jié)約單位人力物力資源，可借助現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理與調(diào)取，建立儲存量豐富的檔案數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存模式，此舉不僅能夠降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也可保證檔案管理的穩(wěn)定性，以此支撐檔案管理事業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。

三、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化存在的問題

（一）單位缺乏對檔案管理的重視

對我國目前的檔案管理工作展開調(diào)查分析可知，我國部分單位目前仍存在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重視程度不足的問題，部分單位未能建立高效、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)理論認(rèn)識不足，在日常展開工作時(shí)并不會(huì)主動(dòng)對單位檔案進(jìn)行有效利用，導(dǎo)致檔案資料使用價(jià)值不高。部分單位忽視檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理工作雖只是將單位從建立初期直至今日所形成的各種文件材料進(jìn)行儲存保管，但部分單位擁有的檔案資料數(shù)量龐大，若不對其進(jìn)行規(guī)范化處理，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理混亂，甚至可能出現(xiàn)檔案損壞或丟失等現(xiàn)象，直接對單位發(fā)展造成影響。

（二）單位檔案資料缺乏真實(shí)性有效性

部分單位內(nèi)部存在的檔案資料缺乏真實(shí)性有效性，究其成因，部分單位的檔案管理工作人員在建設(shè)該部門時(shí)并未對已存在的檔案信息資料進(jìn)行細(xì)致的整理、篩查、重新編排，導(dǎo)致內(nèi)部存在的檔案資料真實(shí)性與有效性無法得到保障，以上現(xiàn)象對后續(xù)檔案管理工作的開展造成極大的不利影響。同時(shí)，由于檔案管理工作并非某個(gè)部門的特定任務(wù)，而應(yīng)涉及單位中的諸多崗位，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就必須綜合這些部門進(jìn)行檔案資料真實(shí)性和有效性的保證。[3]然而現(xiàn)階段我國部分單位在檔案資料收集時(shí)并未對其信息真實(shí)性與可靠性進(jìn)行核查，甚至無法保證檔案信息收集的完整性，檔案管理人員只是進(jìn)行資料的收集和儲存，沒有明確自身職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)無法得到全面落實(shí)，檔案管理工作開展價(jià)值不高。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度不健全

據(jù)調(diào)查研究顯示，當(dāng)前部分單位仍未建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度，導(dǎo)致檔案管理工作的開展無據(jù)可依。許多單位為了完成檔案管理工作而設(shè)立檔案管理部門，對于檔案管理工作的細(xì)節(jié)也并未制定針對性的管理措施，致使部分單位的檔案管理工作存在敷衍了事、應(yīng)付檢查等不良現(xiàn)象，實(shí)際使用價(jià)值不高，也無法為單位的發(fā)展起到助推作用。由于單位對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理部門與其他部門人員無法認(rèn)識到檔案管理工作的價(jià)值，在實(shí)際工作過程中缺乏對檔案資料的有效利用，也不會(huì)主動(dòng)遵守檔案管理制度，從而影響檔案資料的價(jià)值發(fā)揮。部分單位即便認(rèn)識到了檔案管理工作的重要性，也并未及時(shí)對其進(jìn)行科學(xué)性、規(guī)范性處理，因此無法解決目前工作中存在的亟待解決的諸多問題，嚴(yán)重阻礙了單位的正向發(fā)展。

（四）單位檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

人員素質(zhì)與能力也是影響單位展開檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵所在，部分單位在進(jìn)行管理人員應(yīng)聘時(shí)并未注重對其能力的考察，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理工作人員專業(yè)能力較差，檔案管理專業(yè)知識結(jié)構(gòu)無法承擔(dān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的落實(shí)。部分單位為了降低管理成本，甚至對檔案管理工作人員采用兼職的形式，部分工作人員缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，在遇到具體問題時(shí)難以解決，常處于手忙腳亂的狀態(tài)，同時(shí)其無法對現(xiàn)實(shí)工作進(jìn)行有效推進(jìn)，極大影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建成。某些部門直接從其他單位照搬照抄，沒有依據(jù)自身實(shí)際需求進(jìn)行建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理工作效率差，也無法為單位發(fā)展與建設(shè)起到支撐作用。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑

（一）提高單位人員標(biāo)準(zhǔn)化工作意識

首先，必須提升工作人員檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識，使單位人員能夠配合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作開展，單位應(yīng)為檔案管理人員明確自身職責(zé)與工作內(nèi)容，向其強(qiáng)調(diào)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義和價(jià)值，要求其在日常展開檔案管理工作時(shí)嚴(yán)格把控檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并對檔案資料進(jìn)行整理；[4]其次，單位管理人員還應(yīng)不斷提高自身對該工作的重視程度，在日常展開工作時(shí)向基層員工傳達(dá)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義，要求有關(guān)人員積極配合；最后，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督與檢查，保證檔案管理的完整性與有效性，從而借助檔案資料推動(dòng)單位發(fā)展。

（二）增強(qiáng)檔案管理資料管理力度

單位應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案管理工作的真實(shí)可靠程度，提高檔案管理保密等級，在落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的過程中，檔案管理人員應(yīng)全面了解單位內(nèi)部業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，深度把握單位經(jīng)營與發(fā)展?fàn)顟B(tài)，并以單位發(fā)展需求為依據(jù)進(jìn)行檔案管理工作模式的調(diào)整，選擇有利于推動(dòng)單位發(fā)展的檔案信息加以應(yīng)用，從而彰顯檔案資料的實(shí)用價(jià)值。單位應(yīng)引進(jìn)可提高檔案管理工作效率的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，利用信息化設(shè)備與現(xiàn)代化設(shè)備，建設(shè)檔案管理平臺，構(gòu)建數(shù)字檔案庫，提高檔案管理安全性與可靠性，為檔案調(diào)動(dòng)提供便利條件，避免出現(xiàn)檔案資料丟失或損壞的現(xiàn)象，為單位構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化打下基礎(chǔ)。

（三）建立完備的制度體系

完善的制度體系是保障檔案管理工作順利推進(jìn)的前提與基礎(chǔ)，是保證工作達(dá)到客觀標(biāo)準(zhǔn)的基本途徑。有關(guān)單位必須深入貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，加大對檔案管理工作的監(jiān)督力度，約束、規(guī)范其行為，大力宣傳檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，要求單位內(nèi)部人員嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)，不斷壯大企業(yè)發(fā)展規(guī)模。各單位還應(yīng)根據(jù)自身需求對檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行建設(shè)與完善及調(diào)整，針對檔案管理構(gòu)建專門的檔案管理部門，安排專業(yè)管理人員進(jìn)行檔案資料的管控，對各崗位人員明確職責(zé)，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到員工個(gè)人，保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能有人負(fù)責(zé)，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供基礎(chǔ)依據(jù)。

（四）提高人員綜合素質(zhì)

推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的落實(shí)需要單位加強(qiáng)對檔案管理工作人員技術(shù)使用能力與素質(zhì)的培訓(xùn)，檔案管理人員自身能力與素質(zhì)直接影響檔案管理質(zhì)量與效率，也對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)情況造成直接影響。目前，我國部分單位檔案管理工作人員學(xué)歷偏低，專業(yè)能力較差，缺乏專業(yè)知識積累，對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知不充分，對檔案管理信息化技術(shù)的使用能力較差，且缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化認(rèn)知，不僅影響檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化全面落實(shí)，還會(huì)影響單位檔案資料安全性。因此，單位應(yīng)針對相關(guān)崗位人員技能與素質(zhì)展開培訓(xùn)，并不斷提高對相關(guān)人員技能與素質(zhì)的培訓(xùn)力度，可以帶領(lǐng)有關(guān)工作人員走出單位、走向社會(huì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并可為其定期舉辦主題講座，提升其專業(yè)能力。通過分析管理人員考核成績評價(jià)其工作能力，將能力較差的人員調(diào)離崗位，從而使檔案管理機(jī)構(gòu)整體實(shí)力得到提升。[5]

五、結(jié)束語

信息技術(shù)的高速發(fā)展給我國各行各業(yè)帶來積極影響，其不僅推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，也給企業(yè)各項(xiàng)管理工作的開展創(chuàng)造了便利條件，有關(guān)單位必須掙脫傳統(tǒng)檔案管理觀念束縛，全面進(jìn)行優(yōu)化改革，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的各項(xiàng)策略制度，大力推動(dòng)檔案管理信息化現(xiàn)代化建設(shè)，全面彰顯該工作的實(shí)際價(jià)值。同時(shí)，有關(guān)單位的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，使檔案管理工作人員意識到自身肩負(fù)的責(zé)任，形成標(biāo)準(zhǔn)化意識，提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)揮價(jià)值，促進(jìn)單位建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[5] 沈栩如，姜遇楊，楊思凡，等.干部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展史及標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建研究[J].中國標(biāo)準(zhǔn)化，2022（S1）：96-102.

作者簡介： 孫楠，女，漢族，江蘇鹽城人，本科，辦公室副主任，館員，研究方向：機(jī)關(guān)檔案管理。