王 前 王璞鈺 吳佳琪 徐 捷

1 蘇北人民醫(yī)院 江蘇揚州 225000; 2 揚州大學社會發(fā)展學院 江蘇揚州 225000

“口述檔案”一詞,在1984年國際檔案理事編纂并出版的《檔案術語詞典》中,其定義為“為研究利用而對個人進行有計劃采訪的結果,通常為錄音或錄音逐字記錄形式”[1]。自上世紀80年代被引入我國,口述檔案的理論與方法逐步被應用到歷史、社會、民族、新聞等多個領域,并誕生了一批兼具理論基礎與實踐價值的優(yōu)秀成果[2]。作為一種以私人記憶為基礎的檔案,口述檔案在還原歷史、總結醫(yī)療經驗、提升信息化水平和營造良好社會氛圍等方面等都具有積極意義[3]。

近年來,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室采用現(xiàn)代化信息技術,在充分收集醫(yī)院口述檔案資源的基礎上,開展了一系列醫(yī)院口述檔案信息資源建設工作,在取得一定成績的同時,也發(fā)現(xiàn)了一些影響醫(yī)院口述檔案信息資源高質量建設的問題,并據此提出針對性的發(fā)展對策,以提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設的質量。

1 醫(yī)院口述檔案信息資源建設的內涵及現(xiàn)實價值

醫(yī)院口述檔案信息資源建設實現(xiàn)了醫(yī)療衛(wèi)生領域、檔案領域和信息技術領域的交叉融合。本文所稱的醫(yī)院口述檔案信息資源建設,是指以生命周期為視角,針對醫(yī)院醫(yī)務工作者為主體所產生的口述檔案,利用現(xiàn)代信息技術,結合檔案學、歷史學、社會學、新聞學和民族學等多學科領域方法,最終形成一套涵蓋口述檔案信息資源建設的統(tǒng)籌、規(guī)劃、創(chuàng)建、采集、整理、保存等多個環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)工程。近年來,口述檔案信息資源作為記錄醫(yī)院歷史和傳承醫(yī)院文化的原始記錄,成為醫(yī)院具有珍貴史料價值的“活歷史”“活檔案”,在醫(yī)院健康信息管理中具有不可替代的重要價值。

1.1 留存口述檔案史料,多重視角還原歷史

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室形成的口述史料資源較為豐富,為永久留存這一資源,項目組利用現(xiàn)代聲像技術,對醫(yī)務工作者進行口述史采集,并通過數字化多媒體、信息數據平臺、檔案數據庫等現(xiàn)代信息技術,實現(xiàn)了醫(yī)院口述歷史資料的系統(tǒng)性、全面性和永久性保存。此外,醫(yī)院綜合檔案室所形成的口述檔案資源,以文字、圖像、音頻和視頻等多種資源形式存在,其中包含的個人記憶與真實情感,從一定程度上彌補了宏觀敘事的不足。為了傳承百年院史,更多元、形象和立體地還原醫(yī)院發(fā)展歷程,綜合檔案室選取一批親歷或見證醫(yī)院發(fā)展的老專家,以口述形式講述醫(yī)院的光輝歷程,從微觀視角書寫醫(yī)院歷史篇章,從而填補了醫(yī)院發(fā)展歷程中的不足與空白,豐富了院史資料[4]。

1.2 總結醫(yī)療經驗,提升檔案利用價值

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室收集到的醫(yī)院口述檔案史料,能夠從諸多側面與視角彌補醫(yī)院文字、圖片、影像等檔案展示手段的不足。尤其是在新冠疫情下,新冠疫情的破壞性、擴散性、突發(fā)性,以及初期所帶來的未知性,對社會公眾造成了一定的恐慌與焦慮心理,從而刺激公眾對于當下疫情信息需求的多元化,包括防疫政策、復工復產、社會捐助、健康防護等[5]。通過口述訪談的形式及時收集了醫(yī)院參與一線救治患者的醫(yī)務工作者的應急診療方案和救治全過程,并進行詳細記錄和系統(tǒng)整理,這對醫(yī)院將來應對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有借鑒作用。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室整理的口述資料中,便有記錄揚州市支援武漢重癥醫(yī)療隊“醫(yī)護合作、針對不同類型患者制定個體化治療方案”“采取中西醫(yī)結合的方法”等抗疫經驗。其中,“托珠單抗”作為我院藥物臨床試驗的新藥,使用效果較好,故第7版指南也將其列入其中。以上口述資料對醫(yī)院應對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件也提供了有益的借鑒與參考[6]

1.3 利用信息化手段,提升檔案信息化水平

近年來,隨著蘇北人民醫(yī)院大力繼續(xù)推進“數字檔案室”建設,綜合檔案室更新了“數字檔案室”檔案管理系統(tǒng)。檔案工作人員將所有口述檔案資源導入至“數字檔案室”系統(tǒng),并借助“數字檔案室”系統(tǒng)所提供的數字資源創(chuàng)建、保存、檢索與查閱等功能,實現(xiàn)了醫(yī)院口述檔案資源的數字化管理。此外,綜合檔案室通過制定有效的索引目錄,優(yōu)化了醫(yī)院口述檔案的資源結構,并基于國家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數據方案》,制定了規(guī)范、系統(tǒng)的醫(yī)院口述檔案元數據方案,從而進一步提高了口述檔案數字化管理的工作質量。相較于以錄音帶、錄影帶或紙質抄本等形式的靜態(tài)式管理[7],現(xiàn)代信息技術的使用打破了傳統(tǒng)的管理模式,并實現(xiàn)了以文檔、圖片、PDF和音視頻等形式的動態(tài)式管理,元數據、索引目錄、檢索數據庫的使用則更是極大地提升了檔案信息化水平[8]。

1.4 構筑“集體記憶”,營造良好社會氛圍

口述史料的一大價值在于留存記憶與塑造集體認同[7]。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室利用信息技術,實現(xiàn)了醫(yī)院口述檔案資源的信息化建設,從而實現(xiàn)了口述檔案信息資源的永久性留存,而其中所包含的醫(yī)務工作者的個體記憶,構筑了“集體記憶”,從而提升了醫(yī)務工作者的自豪感、積極性與士氣。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室利用信息技術推出《百年濟世》電子書,其中“戰(zhàn)疫檔案”版塊利用信息化手段,以電子檔案的形式,全方位、多角度地向社會各界敘述蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務工作者抗擊疫情的真實故事,一方面向社會傳播了抗疫精神和正能量;另一方面也緩解了公眾的焦慮心態(tài),從而營造尊醫(yī)愛醫(yī)良好社會氛圍。

2 醫(yī)院口述檔案信息資源建設的現(xiàn)實問題

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室開展醫(yī)院口述檔案信息資源建設工作已有3年。在建設期間,項目組也發(fā)現(xiàn)了直接影響醫(yī)院口述檔案信息資源建設質量的關鍵性問題,并根據生命周期的階段劃分,歸納為:第一,規(guī)劃階段:建設方案的系統(tǒng)性不足;第二,生產階段:工作人員的綜合素質偏低;第三,歸檔階段:軟件設施及配套建設亟須完善;第四,總結與評價階段:資源權限和開放條件尚未明確。

2.1 規(guī)劃階段:建設方案的系統(tǒng)性不足

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在正式發(fā)起醫(yī)院口述檔案信息資源的建設工作前,項目組雖然已開展了較為細致的方案設計,包括資源采集方式、資源整理方法、資源管理模式、資源應用規(guī)則和項目計劃等的制定,但在實際操作中,實施的方案很難具備較好的實際操作性,或是兼顧程度不足,覆蓋范圍不廣,無法確保醫(yī)院口述檔案信息資源建設工作的系統(tǒng)統(tǒng)一。例如,在實際方案中元數據的構建程度仍不夠完善。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在進行醫(yī)院口述檔案信息資源的元數據標準建設時,主要依托國家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數據方案》,并結合其他領域的元數據標準,初步構建了醫(yī)院口述檔案信息資源的元數據方案,見圖1。但在實際應用時,發(fā)現(xiàn)該方案對醫(yī)院口述檔案信息資源的部分概念及屬性的定義尚不完善,且口述檔案電子元數據整理工作量較大,耗時長,進而導致蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數據加工程度不深,口述檔案信息資源庫建設程度有待提高。因此,在建設工作正式開展口述檔案信息資源建設前,應科學、全面、系統(tǒng)地設計醫(yī)院口述檔案信息資源建設的方案,盡可能做到統(tǒng)籌兼顧與操作實用。

2.2 生產階段:軟件設施及配套建設亟須完善

在醫(yī)院口述檔案信息資源的生產階段,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室主要根據上一階段所設計的方案,利用現(xiàn)代信息技術將采集到的口述檔案資源進行系統(tǒng)建設,形成口述檔案信息資源庫。該階段對于技術與工具的要求較高,既需要使用錄音筆、數碼相機、高清攝像機等硬件設施,還需要專門的口述訪談同步編目系統(tǒng)、編目工具等軟件,以此確保高效率地建設醫(yī)院口述檔案信息資源庫。當前,綜合檔案室已購進了一批質量高、技術先進的硬件設施,但較為缺乏相關的軟件及配套系統(tǒng),現(xiàn)有的“數字檔案室”系統(tǒng)功能較為單一,無法滿足口述檔案信息資源建設的現(xiàn)代信息技術要求。

2.3 歸檔階段:工作人員的綜合素質偏低

在進行醫(yī)院口述檔案信息資源的歸檔工作中,需要利用信息化手段對資源進行發(fā)現(xiàn)、評估、入庫等深層次操作,并制定后續(xù)的長期保存計劃,從而進一步完善醫(yī)院口述檔案信息資源的建設。這一階段對于工作人員的知識面,尤其是信息化方面的要求越來越高,要求工作人員在檔案學、歷史學、文獻學和現(xiàn)代信息科學等方面均具備一定的知識深度與廣度,應基本掌握口述訪談的技巧、訪談人員的歷史背景、多媒體工具的操作技巧,以及基礎的數據庫技術。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室成立于2014年,目前有3名專職檔案工作人員,醫(yī)院檔案管理頭緒多,工作量大,檔案員需花大量精力處理日常檔案管理工作。醫(yī)院口述檔案工作的開展,需要通過后續(xù)招募在校大學生來協(xié)助完成,其知識面仍有待拓寬,因此,現(xiàn)階段醫(yī)院口述檔案信息資源的建設處于一個瓶頸期[9]。

表1 蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數據方案

2.4 總結與評價階段:資源權限和開放條件尚未明確

隨著醫(yī)院口述檔案信息資源建設逐步推進,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室將根據規(guī)劃階段所設計的方案,評估總結整個醫(yī)院口述檔案信息資源建設工作效果,并根據現(xiàn)有的法律法規(guī)和權限設置,實行資源開放。此外,結合歸檔階段所制定的長期保存計劃,實行醫(yī)院口述檔案信息資源后續(xù)的監(jiān)控、維護與更新。該階段最為關注的便是資源權限與開放條件問題,由于國內關于口述檔案倫理問題尚無一個統(tǒng)一的回答,因此綜合檔案室目前開放的口述檔案信息資源僅能在局域網內供醫(yī)院內部人員訪問和使用,而外部人員需要利用醫(yī)院口述檔案信息資源,則需要通過電話或郵件咨詢等方式獲取。除此以外,醫(yī)院口述檔案信息資源中所涉及的信息隱私、敏感歷史等問題也一定程度影響了相關資源更大范圍的開放和利用[10]。

3 醫(yī)院口述檔案信息資源建設對策與思考

針對上述蘇北人民醫(yī)院在口述檔案信息資源建設存在的問題,本文擬從建設方案設計、信息基礎設施、人員團隊建設和資源權限與開放等4個方面入手,提出醫(yī)院口述檔案信息資源建設對策建議,以此提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設質量[11]。

3.1 明確醫(yī)院口述檔案信息資源的建設原則,設計科學、全面、系統(tǒng)的建設方案

在設計醫(yī)院口述檔案信息資源的建設方案前,應明確建設原則,即確立整個醫(yī)院口述檔案信息資源建設最基本準則,包括規(guī)范性、可擴展性、可持續(xù)性和開放性等。①規(guī)范性要求建設中所涉及的所有標準、術語和規(guī)定符合業(yè)界要求,并形成完整的規(guī)范性手冊。②可擴展性則要求醫(yī)院口述檔案信息資源建設的每一個階段都可根據需要進行靈活構造與擴展,以確保建設的順利進行。③持續(xù)性旨在提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設的最大價值,強調通過不同手段,對資源內容進行及時更新與維護。④開放性是整個建設的最終目的,項目組應盡可能地開放建設的資源,從而宣傳和弘揚疫情下醫(yī)院口述檔案信息資源所蘊含的寶貴精神與文化內涵。鑒于上述建設原則,在制定建設方案時,應參照學界與業(yè)界的標準,提升方案的科學性。此外,建設方案中除了建設計劃、應用綱要之外,還應根據建設需要,撰寫配套的應用手冊、方案指南和注意事項,從而做到方案更加科學、全面和系統(tǒng)。

3.2 制定完備的采購計劃,建成先進、實用、高效的醫(yī)院口述檔案信息基礎設施

建成先進、高效的信息基礎設施,仍是提升信息資源建設效率的必由之路。醫(yī)院口述檔案信息資源建設的健康發(fā)展,離不開相應的信息基礎設施的支持。因此,根據實際需求,在充分調研市場的前提下,制定完備的硬軟件設備采購計劃,并考慮如下因素:①價格是否合理;②購買周期是否適宜;③廠商是否正規(guī)。在制定采購計劃時,也應廣泛聽取信息部門以及項目組成員的意見,基于信息專家和成員們意見形成的草案,不斷地進行修改與完善,從而讓計劃更為周密、完備與詳細,也更能適應醫(yī)院的實際需求,最終建成先進、高效與實用的醫(yī)院口述檔案信息基礎設施,最大程度地提升工作效率。

3.3 制定合理的人員培養(yǎng)計劃,實現(xiàn)人才培養(yǎng)的前瞻性、動態(tài)性與前沿性

人才是推動醫(yī)院口述檔案信息資源建設持續(xù)發(fā)展的關鍵所在。為滿足醫(yī)院口述檔案信息資源建設跨領域、跨學科的需求,應對人員培養(yǎng)提出了更高要求,即應具備多元的知識面、較強的交叉學科素養(yǎng)、前沿的視野和優(yōu)秀的溝通協(xié)調能力。因此,在進行人員培養(yǎng)時,應實施“全方位、多步走”的培養(yǎng)計劃。首先,在醫(yī)院口述檔案信息資源建設準備階段,組織項目組成員前往專業(yè)的研究機構交流學習,并參加由專業(yè)研究機構舉辦的培訓班和學術論壇,以此擴大項目組成員知識面。其次,在醫(yī)院口述檔案信息資源建設過程中,項目組成員間要定期開展頭腦風暴、案例分享和文獻閱讀會,一方面拓展思路、開闊眼界,另一方面提升彼此間的溝通協(xié)調能力[12]。最后,鼓勵項目組成員發(fā)表學術論文,參與學術會議,并對表現(xiàn)積極且優(yōu)秀的成員給予一定的精神和物質獎勵,從而調動項目組成員積極性[13]。

3.4 關注口述檔案倫理與法律問題,最大限度地開放醫(yī)院口述檔案信息資源

當前,隨著國內數據法律與倫理建設的推進,信息環(huán)境下資源的安全問題受到了多方的關注。因此,醫(yī)院逐步建立口述檔案信息資源庫的同時,應將注意力轉移至信息資源開放中的倫理與法律問題上,時刻關注學界與業(yè)界的最新動態(tài),并根據國內相關法律修訂或倫理準則修改的變動,對開放權限進行及時調整。此外,為盡可能地確保醫(yī)院口述檔案信息資源開放的安全與規(guī)范,可咨詢法律專家,并根據專家的合理意見明確資源開放與利用中法律與倫理要求。同時,所有開放的資源都需要得到訪談者與資源持有者雙方同意的前提下,方可進行資源的開放,力求實現(xiàn)醫(yī)院口述檔案信息資源的最大限度開放,最終實現(xiàn)其存史、資政和育人的作用。

3.5 注意經驗的及時總結,確立醫(yī)院口述檔案信息資源建設的最佳實踐模式

在整個醫(yī)院口述檔案信息資源的建設過程中,項目組應時刻關注建設經驗的總結,定期開展小組交流會,商討建設中所遇到的問題與挑戰(zhàn),以及一些優(yōu)秀的做法,并進行記錄保存。此外,項目組也應關注國內外的醫(yī)院口述檔案信息資源建設的實踐案例,并總結歸納其做法,將其融入整個醫(yī)院的口述檔案信息資源建設的實踐模式中。在結束實踐工作后,項目組應針對醫(yī)院口述檔案信息資源建設中所涉及的規(guī)劃、標準制定、工具應用、評估、長期保存和發(fā)布等方面進行詳盡總結,并結合國內外其他相關案例的調研結果,發(fā)現(xiàn)與確立最佳實踐模式,從而為后續(xù)開展類似的實踐工作提供參考與借鑒[14]。同時,確立好的最佳實踐模式也可通過經驗分享與交流,進一步擴大醫(yī)院口述檔案信息資源建設工作的社會影響力[15-16]。

4 結論

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室基于現(xiàn)代信息技術,結合歷史學、檔案學、傳播學、社會學等多學科知識,充分挖掘與利用醫(yī)院口述檔案信息資源,為社會公眾進一步了解醫(yī)務工作者提供了更寬廣的視角[17]。醫(yī)院口述檔案信息資源建設是醫(yī)院檔案數字化和精細化管理的重要組成部分,對醫(yī)院歷史傳承、醫(yī)療經驗傳承、醫(yī)院集體記憶塑造等均有非常重要的實踐與應用價值[18]。